集團公司公文格式規(guī)范要求

第第頁集團公司公文格式規(guī)范要求公文格式規(guī)范要求集團公文格式分為兩種，紅頭公文和一般公文。1.紅頭公文（見式樣1）1.1適用情況：（1）集團本部向上級政府部門、有合同合作關(guān)系的單位的正式行文。（2）集團向各職能部門、各子公司的正式下行文，包含人事任免、獎懲，緊要通知、通告、決議、決議等。1.2構(gòu)成部分本格式將公文劃分為眉首、主體、版記三大構(gòu)成部分。公文首頁紅色線以上部分統(tǒng)稱眉首；紅色線以下至主題詞（不含）的部分統(tǒng)稱主體；主題詞以下部分統(tǒng)稱版記。1.3眉首眉首由集團全稱、發(fā)文字號、簽發(fā)人構(gòu)成。（1）集團全稱：即“上海A集團控股（集團）有限公司文件”，套紅居中印在公文首頁上部，字體為一號黑體字。（2）發(fā)文字號：即“A集團控字+發(fā)文年份+發(fā)文序號”，發(fā)文序號用（）括起，從001號起編。在第二行居中排布，字體為四號黑體字。（3）簽發(fā)人平行排列于發(fā)文字號右側(cè)，用冒號標注簽發(fā)人姓名，字體為四號黑體字。1.4主體主體由標題、主送單位、正文、附件說明、發(fā)文單位、成文日期、印章、附件等部分構(gòu)成。除標題用小2號宋體字外，其余內(nèi)容均用4號宋體字。（1）標題：在紅色線下空2行，可分1行或多行，居中排布，回行時要保證詞意完整，排列對稱美觀。標題的內(nèi)容一般由發(fā)文單位或規(guī)范化建成、公文主題和文種三個要素構(gòu)成。標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號及并列的幾個單位或部門之間加頓號外，一般不用標點符號。（2）主送單位：是指行文的對象，是要求主板和回復(fù)的單位或部門，亦即負有對文件內(nèi)容進行掌握、回復(fù)或貫徹執(zhí)行責任的受文單位或部門。主送單位必需是以單位作為收件人標注，而不得以個人標注。因告知集團全體員工的“人事任免”可以不寫主送單位。在標題下空1行，左側(cè)頂格標注，主送單位名稱后標全符冒號。（3）正文用來表述公文的內(nèi)容，準確反映行文的目的。在主送單位名稱之下一行，左空2字開始，回行頂格。以下每起一個自然段均空2字。每行28個漢字，行距1.5倍，頁碼編在每頁末行居中。（4）附件：公文如有附件，應(yīng)在正文之后，發(fā)文機關(guān)之上，注明附件的名稱和次序。最終另起一段標識“附件+附件序號+:+附件名稱“，附件名稱后不加標點符號。（5）發(fā)文單位或部門署名應(yīng)用全稱，為于正文右下方。聯(lián)合行文時，各單位名稱應(yīng)平行排列，主辦單位排在第一位。（6）成文日期：也叫發(fā)文日期，即發(fā)文的年、月、日，在發(fā)文單位下面，一般以簽發(fā)的實在時間為準，會議通過文件，以會議通過時間為準。一般性公文料子，如涉及實在事項的通知、公告、函等的發(fā)文日期，常常用它的印發(fā)時間。日期需用漢字書寫，“0”寫為“零”，成文日期位置應(yīng)靠右邊距。（7）用?。汗脑灞匦杞?jīng)過簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)核簽后才可以蓋章，集團公司的公章用印核簽人為總裁、常務(wù)副總裁，子公司公章的核簽人為子公司負責人。用印應(yīng)當端正、清楚，上不壓正文，下壓成文日期。用印頁如無正文，應(yīng)當在頁首用圓括號標明“此頁無正文”字樣。（8）附件。公文附件應(yīng)與正文一起裝訂，并在附件的左上角第1行頂格標識“附件”二字并加全符冒號，如有序號在序號后加全符冒號。附件的序號和名稱應(yīng)與“附件說明”中的附件序號、名稱保持全都。1.5版記版記由主題詞、抄報單位、抄報人、擬文單位等部分構(gòu)成。一般情況下，集團“紅頭”公文不用版記，除非有特殊情況，才標注“版記”。2.一般公文2.1一般公文種類：可以是集團發(fā)文、集團行政人事部發(fā)文、也可以是子公司發(fā)文，包含通知、通告、請示、信函、會議紀要等。一般公文的緊要特點是不標注發(fā)文字號，屬于常規(guī)性公文。2.2通知、通告：集團內(nèi)部通知、通告公文格式見式樣2.通知、通告由標題、版記、主體三大構(gòu)成部分。（1）標題用3號黑體字，可分1行或多行，居中排布。一般通知通告標題為“關(guān)于的通知”。（2）版記由擬稿人、擬稿單位、擬稿部門、收件人、發(fā)件人、公司、日期、抄送、總頁數(shù)、咨詢電話、附件、保密等級、簽發(fā)人以及實在要求。其中，收件人、發(fā)件人都以單位部門標注，不得標注個人作為收件人、發(fā)件人。保密等級分為：“絕密、機密、秘密、一般”四種情況。依據(jù)相應(yīng)項目填寫。（3）主體格式與集團紅頭公文主體格式同等要求，不再概述。2.3請示。集團請示分為請示（申請）、報告，見式樣3.請示單位部門依據(jù)請示單相應(yīng)欄目要求填寫，請示內(nèi)容可以另外附頁。2.4工作協(xié)調(diào)單，見式樣4用于集團職能部門之間、子公司之間因工作布置上需要相互協(xié)調(diào)、相互支持的行文，實在內(nèi)容依據(jù)表單格式填寫。2.5信函格式，見式樣5公文標題為集團全稱加“函”字，居中排布。信函字體為宋體，標題為小2號，正文內(nèi)容為4號宋體。2.6會議紀要格式，見式樣6（1）標題由會議名稱加“會議紀要”構(gòu)成，用3號黑體字，居中排布。（2）標題之后為會議紀要要項，依照要求有以下要項：會議名稱、會議時間、會議地方、出席人員（遲到人員、缺席人員）、會議主持、會議記錄等。（3）會議紀要正文每一段發(fā)言內(nèi)容必需寫明發(fā)言部門、發(fā)言人、發(fā)言時間，用小4號宋體加粗，會議紀要實在內(nèi)容用小4號宋體字。3.公文文字版面從左至右橫排，一般采用國際標準A4型。附件2:A集團集團公文式樣式樣1：紅頭公文格式；式樣2：通知通告格式；式樣3：請示（申請）報告格式；式樣4：工作請示單格式；式樣5：信函格式；式樣6：會議紀要格式；式樣7：文件呈報表格式；式樣8：制度（發(fā)文）審批單格式。篇2:高校黨辦電子公文辦理程序及規(guī)范州蘇高校黨辦電子公文辦理程序及規(guī)范一、電子公文類型及適用范圍電子公文辦理是指通過蘇州高校網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)進行的公文辦理。“學(xué)校發(fā)文”緊要用于起草學(xué)校的“紅頭文件”，只有機關(guān)部門的各用戶才有權(quán)起草，假如院系、直屬單位要起草有關(guān)學(xué)校文件，需向職能部門提出申請，由職能部門起草。“校內(nèi)行文”緊要用于各院系、各部門、各直屬單位向?qū)W校行文報告、請示各類事情?！霸合挡块T行文”緊要用于各院系、各部門、各直屬單位之間的公文（無須報告、請示學(xué)校的）流轉(zhuǎn)，每個單位都有一個存檔庫，可以自行編號?！靶Ｍ鈦砦摹本o要用于各類非涉密校外文件的流轉(zhuǎn)?！巴ㄖ妗本o要用于公布各院系、各部門、各直屬單位的有關(guān)通知，該通知起草的權(quán)限是：各單位的領(lǐng)導(dǎo)以及秘書（每單位僅限一人）。二、緊要電子公文辦理程序（一）學(xué)校發(fā)文辦文程序?qū)W校發(fā)文包含上行文和下行文。辦文程序一般包含擬稿核稿編號套紅頭審核審簽校對用印發(fā)送存檔等環(huán)節(jié)。1、擬稿委系統(tǒng)的發(fā)文種類一般為通知、請示、報告、批復(fù)、決議、決議、指示、條例、規(guī)定、會議紀要等，擬稿人員應(yīng)按領(lǐng)導(dǎo)要求和文件內(nèi)容加以選定。（1）選擇公文類型、公文種類、緊急程度、文件類型。（2）擬文要素①擬文單位。②標題：公文標題應(yīng)當準確簡要地概括公文的緊要內(nèi)容。③主送單位和抄送單位。④正文：正文內(nèi)容每自然段左空2個全角字符，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。三號仿宋GB2312字體，段落1.5倍行距。⑤附件：公文如有附件，在正文下空l行左空2字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應(yīng)當與上一行附件名稱的首字對齊。多個附件：用阿拉伯數(shù)字標注次序號（如“附件：1.”）。⑥行文機關(guān)名稱、成文日期。發(fā)文時間與發(fā)文機關(guān)署名分二行置于正文右下方，發(fā)文機關(guān)署名在上，發(fā)文時間在下。單一機關(guān)行文時，在行文日期之上，以成文日期為準居中編排發(fā)文機關(guān)署名；聯(lián)合行文時，一般將各發(fā)文機關(guān)署名依照發(fā)文機關(guān)次序整齊排列在相應(yīng)位置，先編排主辦機關(guān)署名，其余發(fā)文機關(guān)署名依次向下編排。發(fā)文日期一般署會議通過或者領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期；聯(lián)合行文以最終簽發(fā)人的簽發(fā)日期為準。發(fā)文日期應(yīng)當用漢字將年、月、日標全，“零”寫為“○”。（3）草擬公文內(nèi)容實在要求：①符合國家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。②情況確實，觀點明確，表述準確，結(jié)構(gòu)嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標點正確，篇幅力求簡短。③公文的文種應(yīng)當依據(jù)行文目的、發(fā)文機關(guān)的職權(quán)和與主送機關(guān)的行文關(guān)系確定。④擬制緊急公文，應(yīng)電話聯(lián)系發(fā)文單位，說明緊急原因，并依據(jù)實際需要確定緊急程度。⑤人名、地名、數(shù)字、引文準確。引用公文應(yīng)當先引標題，后引發(fā)文字號。引用外文應(yīng)當注明中文含義。日期應(yīng)當寫明實在的年、月、日。⑥結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和字體。文中結(jié)構(gòu)層次次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標注；一級標題用黑體字，二級用楷體字，三級和四季用仿宋字體標注。⑦應(yīng)當使用國家法定計量單位。⑧文內(nèi)使用規(guī)范化簡稱，應(yīng)當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當在第一次顯現(xiàn)時注明準確的中文譯名。⑨公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修飾顏色語句中作為詞素的數(shù)字必需使用漢字外，應(yīng)當使用阿拉伯數(shù)字。（4）擬制公文，對涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，主辦部門應(yīng)當自動與有關(guān)部門協(xié)商，取得全都看法后方可行文。（5）擬制公文必需經(jīng)擬稿部門負責人核稿、并在承辦核稿欄簽名后方可進入網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)流轉(zhuǎn)。2、核稿黨委辦公室秘書收到文件后，要對文稿內(nèi)容和發(fā)文名義進行初步審核，再發(fā)給黨辦主任進行審核。（1）核稿內(nèi)容：①是否確需行文；②報批程序是否符合規(guī)定；③內(nèi)容是否符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規(guī)及上級機關(guān)的指示精神，是否完整、準確地體現(xiàn)發(fā)文機關(guān)的意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)文件精神相銜接；④涉及有關(guān)部門業(yè)務(wù)的事項是否經(jīng)過協(xié)調(diào)并取得全都看法；⑤所提措施和方法是否切實可行；⑥人名、地名、時間、數(shù)字、引文和文字表述、密級、印發(fā)轉(zhuǎn)達范圍、主題詞是否準確、恰當，漢字、標點符號、計量單位、數(shù)字的用法及文種使用、公文格式是否規(guī)范。（2）確定發(fā)文名義：①黨委的工作計劃、學(xué)習(xí)布置、中層黨務(wù)領(lǐng)導(dǎo)干部的任命、校黨委對下屬單位請示的批復(fù)、校黨委向上級機關(guān)的請示和報告、轉(zhuǎn)發(fā)上級黨的領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的文件均應(yīng)以黨委名義發(fā)文。②一般事務(wù)性通知，轉(zhuǎn)發(fā)黨委其他職能部門的實在事務(wù)性布置、對同級對口單位的函件應(yīng)以黨委辦公室名義發(fā)文。③印發(fā)學(xué)校長時期發(fā)展計劃、年度工作要點等重點事項或緊要改革舉措的通知以學(xué)校黨委和行政名義聯(lián)合發(fā)文。（3）對于不符合辦文內(nèi)容、程序和格式要求的文稿，黨委辦公室應(yīng)退還擬文部門修改或重擬。3、編號：將擬文發(fā)送黨辦秘書，在公文系統(tǒng)里編文號，實在文號擬定如下：（1）以學(xué)校黨委和行政名義聯(lián)合發(fā)布的文件、學(xué)校中長期發(fā)展規(guī)劃、學(xué)校年度工作計劃及要點、部分特別設(shè)機構(gòu)的設(shè)立及調(diào)整、校黨委對下屬單位請示的批復(fù)、校黨委向上級機關(guān)的請示和報告、轉(zhuǎn)發(fā)上級黨的領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的文件等編號為：蘇大委號。（2）中層黨務(wù)領(lǐng)導(dǎo)干部的任命、校黨委對各黨委（總支）、工委換屆工作事宜的有關(guān)批復(fù)，以及黨委組織部下發(fā)的一些規(guī)章制度等編號為：蘇大委組號。（3）黨委宣傳部稱贊決議，學(xué)習(xí)計劃等編號為：蘇大委宣號。（4）黨委人武部的軍訓(xùn)有關(guān)文件等編號為：蘇大委武號。（5）以黨辦名義專項上報或下發(fā)的文件編號為：蘇大委辦號。（6）全委會決議、常委（擴大）會議紀要編號為：蘇大委辦紀號。（7）全委會決議、常委（擴大）會、黨政聯(lián)席會議紀要涉及職能部門需要抄送的內(nèi)容編號為：蘇大委辦函號。（8）提交黨委常委會審議通過的保密相關(guān)管理制度及方法編號為:蘇大委密號。（9）其他不用提交黨委常委會審議通過的保密日常管理制度及方法編號為：蘇大委密辦號。4、套紅頭：除蘇大委辦、蘇大委辦函和蘇大委辦密文號為*蘇州高校委員會辦公室紅頭，其他均為*蘇州高校委員會紅頭。下行文發(fā)文字號右側(cè)無需簽發(fā)人，上行文則發(fā)文字號居左空一字，右側(cè)保管簽發(fā)人。5、審核：發(fā)送黨辦主任，進行擬文審核。6、審簽（1）以黨委名義上報或下發(fā)的文件由黨委書記或主管副書記簽發(fā)。（2）以黨委和行政名義聯(lián)合上報或下發(fā)的文件由黨委書記和校長聯(lián)合簽發(fā)。（3）以黨委辦公室名義發(fā)出的上報文件料子，由分管黨辦工作的書記或副書記簽發(fā)；黨委辦公室名義發(fā)出的下發(fā)文件，由黨委辦公室主任簽發(fā)。上行文在校領(lǐng)導(dǎo)審簽后可添加簽發(fā)人，簽發(fā)人在發(fā)文字號右側(cè)居右空一字，簽發(fā)人姓名用3號楷體。遇多個簽發(fā)人，按發(fā)文機關(guān)次序排列。7、校對已經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人審簽過的文稿，在發(fā)送之前應(yīng)交由擬文部門校對。經(jīng)校對如需對文稿內(nèi)容作實質(zhì)性修改，須報原審批領(lǐng)導(dǎo)人復(fù)審。8、用印印章端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，頂端上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。9、發(fā)送選擇發(fā)文方式：依據(jù)公文性質(zhì)、內(nèi)容選擇普發(fā)或點發(fā)。（1）普發(fā)：直接發(fā)布學(xué)校網(wǎng)學(xué)校發(fā)文。（2）點發(fā)：依據(jù)文件或會議紀要的內(nèi)容分送領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)職能部門。上行文一般將紙質(zhì)稿打印后加蓋學(xué)校黨委或黨委、行政印章，寄送主送、抄送單位，并給擬稿部門留存一份。10、存檔（1）打印底稿，加蓋黨委辦公室印章后以備紙質(zhì)存檔。（2）電子公文發(fā)送后存檔。（二）校外來文辦文程序非涉密校外來文可在電子公文系統(tǒng)辦理。校辦來文途徑緊要有：1、江蘇省電子政務(wù)平臺。2、蘇州市電子公文交換系統(tǒng)。3、來信來函。4、兩辦傳真。5、蘇州市教育局。6、蘇州市文件交換站。7、校領(lǐng)導(dǎo)開會帶回文件。8、部門郵件來文辦理。校外來文辦文程序一般包含：核對錄入發(fā)送批辦流轉(zhuǎn)催辦辦結(jié)存檔等環(huán)節(jié)。1、核對：依據(jù)來文途徑核對來文是否需要辦理。緊要查閱來文抬頭、發(fā)文機構(gòu)以及文件內(nèi)容，確定是否需要辦理或周知。在確定辦理后，按來文的輕重緩急，分黨委和行政兩類辦理。2、錄入：全部來文均按PDF或WORD格式錄入公文系統(tǒng)校外來文，錄入內(nèi)容包含：（1）收文編號：按黨委、行政（DW、*Z）分別按次序編號。（2）來文編號：來文的文號。（3）來文標題：來文的文件名。（4）來文日期：接收來文的日期。（5）來文單位：來文成文機構(gòu)單位。（6）頁數(shù)：一般是來文的正文頁數(shù)。（7）緊急類型：按文件的輕重緩急選擇：普通、緊急、特急。（8）備注：對來文正文中的緊要信息加以備注。（9）上傳正文及附件，若有多個附件按次序上傳。附件名一般是文件標題名+來文文