酒店人事檔案管理制度

酒店人事檔案管理制度第一章總則為加強(qiáng)酒店員工的人事檔案管理，保障檔案的安全和有效利用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合我酒店的實(shí)際運(yùn)營(yíng)情況，特制定本制度。員工人事檔案是記錄員工個(gè)人信息、經(jīng)歷、思想、能力及表現(xiàn)的重要文件材料，是酒店科學(xué)管理、提升人力資源利用效率的重要依據(jù)。第二章適用范圍本制度適用于本酒店所有員工的人事檔案管理工作，包括全職、兼職及實(shí)習(xí)員工。人事檔案管理的具體任務(wù)、流程及要求均應(yīng)遵循本制度。第三章檔案工作任務(wù)人事檔案管理的主要任務(wù)包括：1.檔案保管：確保檔案資料的安全、完整及保密。2.材料收集與整理：收集、整理員工的檔案材料，確保信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。3.查閱與借用管理：負(fù)責(zé)檔案查閱、借用的審批與登記，并提供必要的服務(wù)。4.檔案信息化管理：逐步推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化與信息化，提升管理效率。綜合服務(wù)部作為檔案管理的責(zé)任部門，需定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、更新和維護(hù)。第四章檔案的收集和歸檔4.1收集材料檔案材料的收集由綜合服務(wù)部與各部門協(xié)作完成，具體包括但不限于：-員工登記表-個(gè)人簡(jiǎn)歷-考核材料-各類證書復(fù)印件-獎(jiǎng)懲材料-兼職情況-承諾書-勞動(dòng)合同-其他相關(guān)材料4.2歸檔要求歸檔材料必須符合以下要求：-字跡工整、內(nèi)容完整；-由綜合服務(wù)部對(duì)不符合要求的材料進(jìn)行糾正和完善；-所有材料需在員工入職后一個(gè)月內(nèi)提交，逾期未提交的材料需由責(zé)任部門報(bào)告綜合服務(wù)部。第五章檔案的保管5.1保管原則檔案由綜合服務(wù)部專人負(fù)責(zé)保管，必須存放在指定的檔案柜內(nèi)，并采取以下措施確保檔案安全：-防火：定期檢查檔案柜的防火設(shè)施。-防潮：保持檔案柜內(nèi)的干燥，避免潮濕環(huán)境對(duì)檔案的損害。-防盜：制定檔案管理的保密措施，限制無(wú)關(guān)人員的隨意出入。5.2編號(hào)與登記所有檔案需逐一編號(hào)登記，每年進(jìn)行一次全面核對(duì)，確保檔案的完整性和安全性。檔案交接時(shí)，需填寫交接清單，并由雙方人員簽字確認(rèn)。第六章檔案的查閱和借用6.1查閱流程員工或外單位人員需查閱檔案時(shí)，需經(jīng)過綜合服務(wù)部的批準(zhǔn)并辦理以下登記手續(xù)：1.提交查閱申請(qǐng)，說明查閱目的。2.綜合服務(wù)部審核后，給予查閱權(quán)限。3.查閱期間，須遵守檔案保密制度，嚴(yán)禁對(duì)檔案進(jìn)行涂改、圈劃、拆換等行為。6.2借用管理檔案原則上不外借，特殊情況需外借時(shí)，須經(jīng)過執(zhí)行總裁的批準(zhǔn)，并遵循以下流程：1.提交借用申請(qǐng)，說明借用原因。2.綜合服務(wù)部審核并登記借用情況。3.借用結(jié)束后，及時(shí)歸還，并檢查檔案的完整性。第七章檔案的轉(zhuǎn)遞7.1轉(zhuǎn)遞流程檔案轉(zhuǎn)遞工作需認(rèn)真負(fù)責(zé)，人員內(nèi)部調(diào)動(dòng)時(shí)檔案隨人轉(zhuǎn)遞，具體流程如下：1.綜合服務(wù)部負(fù)責(zé)密封轉(zhuǎn)遞檔案，禁止個(gè)人攜帶。2.轉(zhuǎn)遞的檔案需填寫轉(zhuǎn)遞通知單，通過機(jī)要途徑進(jìn)行轉(zhuǎn)遞。3.對(duì)轉(zhuǎn)進(jìn)的檔案，責(zé)任部門應(yīng)及時(shí)核對(duì)無(wú)誤，并辦理通知單回執(zhí)。第八章監(jiān)督與評(píng)估機(jī)制8.1監(jiān)督機(jī)制為保障本制度的實(shí)施，設(shè)立監(jiān)督機(jī)制，具體包括：1.定期檢查：綜合服務(wù)部每季度對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查，確保檔案的完整性與安全性。2.反饋渠道：?jiǎn)T工可通過意見箱或溝通會(huì)議等渠道，向管理層反饋檔案管理中存在的問題。8.2評(píng)估機(jī)制每年度對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括檔案的完整性、查閱與借用的合規(guī)性等。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，適時(shí)調(diào)整和完善管理制度。附則本制度由綜合服務(wù)部負(fù)責(zé)解釋，自頒布之日起實(shí)施。若有與其他文件或制度不一致之處，以本制度為準(zhǔn)。制度如需修訂，需經(jīng)過管理層討論并批準(zhǔn)后實(shí)施