集團成本管理中心合同管理程序

集團成本管理中心合同管理程序目的為規(guī)范集團公司及各下屬地產(chǎn)公司合同管理，減少錯誤成本，確保公司的利益，防范和控制合同風險。術(shù)語和定義合同：是指廣義的合同，具體指以公司名義對外簽訂的一切合同、協(xié)議或合同性文件。狹義的合同指以公司名義對外簽訂的各類國內(nèi)及涉外經(jīng)濟合同，如商品采購、銷售，房屋租賃、保險，工程承包，加工承攬以及聯(lián)營、兼并、合資、合作、股權(quán)轉(zhuǎn)讓合同等，但即時結(jié)清者、采用固定格式的勞動合同等除外。下面所稱合同如無特別說明均指廣義的合同。合同性文件：指以會議紀要、承諾書等方式簽署的具有合同要點并具有法律約束力的文件。合同責任部門：根據(jù)成本責任劃分及專業(yè)管理需求，相關(guān)專業(yè)管理部門對本專業(yè)管理范圍的合同的簽署、執(zhí)行及信息歸集負責，稱為相關(guān)合同的責任部門。合同負責人：合同負責人主要負責協(xié)調(diào)與組織合同的履約實施，具體承擔與合同有關(guān)的事務，保證合同執(zhí)行按規(guī)定全面到位；負責合同履約期間，履約雙方往來文件、簽證、信件等相關(guān)合同檔案的管理，及合同檔案的完整移交行政檔案管理部門。一般情況下由地區(qū)公司總經(jīng)理指定分管部門負責人擔任合同負責人。適用范圍集團公司及各下屬公司的合同標準化、合同策劃（分判）、合同審查（評標與談判）、合同執(zhí)行（合同分析、合同交底、合同監(jiān)督、合同支付、合同跟蹤、合同變更、合同索賠）合同評價與獎懲等工作環(huán)節(jié)相關(guān)管理。職責地區(qū)公司合同責任部門根據(jù)成本控制標桿，編制本部門責任范圍內(nèi)的合同分判清單；根據(jù)合同分判清單指定相應的合同負責人；對審定的本部門合同分判清單存檔備案，作為招標及合同管理的主要依據(jù)；跟蹤本部門合同分判清單執(zhí)行情況；審核并確定合同技術(shù)條款；負責在定標基礎上組織合同談判；根據(jù)合同談判結(jié)果，組織合同簽定的相關(guān)工作；按照集團合同簽定的流程要求，負責合同會簽工作；對相關(guān)合同進行備案管理；負責本部門合同臺帳的登記，合同動態(tài)信息的歸集；負責本部門合同“實際+預測”的月度統(tǒng)計分析。負責將合同簽約信息及臺帳動態(tài)信息向成本管理部備案。合同責任人起草合同技術(shù)條款；參與合同會簽與審批的每一個程序，并對其他人的會簽審批意見作出回應或修改；負責協(xié)調(diào)、組織相關(guān)合同的履約實施以及過程監(jiān)督；負責合同動態(tài)信息的及時歸集；負責合同“實際+預測”的月度統(tǒng)計分析，負責合同執(zhí)行中的成本超支報警。地區(qū)公司成本部審核合同分判清單，并報地區(qū)公司總經(jīng)理審定；將地區(qū)總經(jīng)理審定后的合同分判清單報集團審核；對合同分判清單存檔備案，作為招標及合同管理的主要依據(jù)；跟蹤合同分判清單執(zhí)行情況；負責合同經(jīng)濟條款的起草；負責合同條款的審核，對經(jīng)濟條款把關(guān)；依照集團制度與授權(quán)，參與合同商務談判；按照集團合同簽定的流程要求，負責合同會簽工作；監(jiān)督合同的簽訂，嚴防合同簽定中徇私舞弊行為；負責工程合同經(jīng)濟條款執(zhí)行的過程監(jiān)督；負責工程合同“實際+預測”的月度統(tǒng)計分析及合同執(zhí)行中的成本超支報警；負責工程類合同簽約及臺帳信息匯總統(tǒng)計，形成月度報表，并報集團公司成本管理部；建立本公司的合同管理總臺帳，全面掌握合同的簽定、履行及成本狀況，進行合同動態(tài)管理。集團各職能中心審核業(yè)務屬類合同，針對合同中涉及的專業(yè)技術(shù)條款提出專業(yè)意見；按照職責及授權(quán)范圍對合同進行參與、審查、監(jiān)督和糾偏等管理工作，承擔各類業(yè)務合同的歸口備案管理，通過審查監(jiān)督合同訂立、合同執(zhí)行與變更。集團成本中心負責組織集團有關(guān)專業(yè)職能部門對各地區(qū)合同分判清單進行審核，定稿后發(fā)送地區(qū)公司；對各地區(qū)合同分判清單存檔備案，作為評標及合同管理的主要依據(jù)；對集團各地區(qū)公司合同分判清單的履行情況做動態(tài)管理；牽頭組織集團各專業(yè)管理部門的合同審核工作；審核合同，針對合同中經(jīng)濟條款提出專業(yè)意見；對項目類合同進行備案管理，形成合同匯總臺帳，作為成本動態(tài)管理的依據(jù)；負責工程合同標準文本的統(tǒng)籌編制與修改完善；負責招標文件中合同商務條款的審核；負責對集團所有項目合同簽約及動態(tài)信息的管理、分析。負責牽頭組織，有選擇地對各地區(qū)公司合同執(zhí)行進行總結(jié)評估。公司領(lǐng)導層4.6.1按照審批權(quán)限履行相關(guān)的合同和合同性文件的審批。工作規(guī)定合同管理原則合同管理的總目標是達到行為規(guī)范化，傳遞程序化，經(jīng)營管理和合同管理一體化的標準，將公司合同風險降到最低。集團在合同管理體制上采取統(tǒng)一的歸口與分類管理相結(jié)合的辦法。合同管理要切實做到人員、制度落實，實行有領(lǐng)導主管、有專人專管的體系,切實做到分工明確。為對合同進行集中性、規(guī)范性管理，在集團董秘處專門設一名合同管理員，主要職責是負責合同報批、蓋章、銷毀等程序性工作，涉及需與合同相對方溝通確認等實際性工作仍由業(yè)務部門辦理。于項目結(jié)算成本測算確定時啟動，30天內(nèi)完成報告并提交。委托與授權(quán)法定代表人可依法對外簽訂經(jīng)濟合同，其他人作為法定代表人的代理人簽訂合同時必須有法定代表人的書面授權(quán)，且不得超越授權(quán)權(quán)限。任何人未經(jīng)授權(quán)，不得以本集團及下屬公司名義對外簽訂合同。經(jīng)濟合同必須加蓋公章或合同專用章。集團的公章和合同專用章集中由集團設專人保管，合同經(jīng)辦人必須經(jīng)法定代表人或授權(quán)人的書面批準文件方可用印。業(yè)務人員外出聯(lián)系業(yè)務，原則上不準攜帶已蓋公章或合同專用章的空白合同書，如確因特殊需要，必須攜帶已蓋公章或合同章的空白合同外出簽訂的，必須同時符合下列條件：A.經(jīng)辦業(yè)務人員提出書面報告，明確空白合同書使用范圍，受托人的權(quán)限、期限。B須經(jīng)集團主管領(lǐng)導審查加具意見，報法定代表人批準。C.持有法定代表人簽署的《法人授權(quán)委托書》。D、經(jīng)辦業(yè)務人員應盡量爭取公司利益最大化，并簽訂保證書，保證其在簽訂合同時不會存在假公濟私現(xiàn)象。已蓋合同專用章的空白合同書由合同管理員統(tǒng)一編號發(fā)放，簽訂合同返回后，未使用完的蓋章空白合同書應及時交還合同管理員銷號。訂立合同的基本要求必須遵守國家的法律、法規(guī)及各地方有關(guān)法規(guī)的規(guī)定,避免簽訂無效合同。必須以維護集團合法權(quán)利和提高經(jīng)營效率為宗旨，貫徹“平等互利、協(xié)商一致、等價有償”的雙贏原則。訂立合同條款文字的表達必須準確、清晰，各方當事人權(quán)力和義務的規(guī)定必須明確、具體，內(nèi)容要素包括（不限于）：A. 簽約各方的名稱、地址、聯(lián)系人及方法B. 合同標的及數(shù)量要求C. 質(zhì)量及技術(shù)標準要求D. 價款或報酬E. 履約期限、地點和方式F. 違約責任G. 解決爭議的辦法H. 合同生效約定I. 合同編號和簽約日期合同形式有書面、口頭、電子等其他形式，本集團要求對外訂立的正式合同，一律采用書面（紙質(zhì)）的合同文本形式，并在現(xiàn)有條件下優(yōu)先考慮參照集團提供的各類合同示范文本訂立合同。簽訂合同應確定履約地在我方所在地,并力爭由我方所在地仲裁委員會仲裁或我方所在地人民法院管轄。歸口管理部門對違反國家和集團管理規(guī)定的合同條款有最終否決權(quán)。合同分類管理項目合同除綜合歸口管理部門外，合同履約實施過程根據(jù)授權(quán)由合同負責人（合同責任部門）和專業(yè)分管部門負責。各專業(yè)分管部門須嚴格按照授權(quán)文件要求對從合同履約過程中的監(jiān)督、控制直至履約順利完成負責。分類與專業(yè)分管（包括不限于）如下:序號類別合同或協(xié)議名稱主要專業(yè)分管部門1土地類合同土地轉(zhuǎn)讓、拍賣、出讓合同/拆遷補償?shù)韧恋孬@取相關(guān)合同投資發(fā)展部2前期類合同勘察/規(guī)劃/設計/評估/監(jiān)理/顧問等設計部3施工類合同工程施工合同/與工程施工相關(guān)合同工程管理部4采購類合同電梯供貨及安裝合同/甲供材料設備等成本管理部5租售營銷類合同銷售合同/租賃合同/委托代理合同/策劃合同/廣告媒介合同/委托物業(yè)管理合同等營銷管理部6財務與資金類合同借貸合同/按揭合同/抵押合同/擔保合同/抵押物保險合同/審計合同等與資金和財務管理相關(guān)的商務合同計劃財務部7人事類合同員工聘用合同人力資源部8行政類合同辦公室裝修合同/非生產(chǎn)性資產(chǎn)采購合同/辦公室租用合同/宿舍租用合同/會議事務安排類別合同等與行政事務相關(guān)的合同集團總裁辦其他……按專業(yè)歸口管理關(guān)鍵事項合同談判重大合同項目需按公司要求和“公開、公平、公正”的原則，對外招投標，招投標文件中的法律條款，應經(jīng)法律監(jiān)察室預先審查認可。下列合同原則上必須有法律監(jiān)察室人員參與談判：合同標的在500萬元人民幣或等額外幣以上的。B.聯(lián)營、兼并、合資、合作、股權(quán)轉(zhuǎn)讓合同。C.知識產(chǎn)權(quán)類合同。D.合同履行期限在三年(含三年)以上的長期性合同。E.公司總裁或分管計財副總裁或分管該項業(yè)務的直接領(lǐng)導認為有必要的合同。F.特別重大的合同（如國際貿(mào)易、重大項目投資等金額在500萬元以上的合同），必須組織精干的談判班子，包括懂政策、熟悉業(yè)務的領(lǐng)導干部和懂技術(shù)、法律、財務的專業(yè)人員。合同項目經(jīng)過前期篩選洽談，進入實質(zhì)性的合同談判階段，需要法律監(jiān)察室參與的，業(yè)務部門負責人應視具體情況提前一段合理時間向法律監(jiān)察室發(fā)出內(nèi)部聯(lián)系函，寫明談判時間，地點，談判內(nèi)容及需法律監(jiān)察室提供的具體協(xié)助等，并負責提供相關(guān)背景資料。法律監(jiān)察室收到上述內(nèi)部聯(lián)系函后，根據(jù)具體事項和公司整體工作安排指派相關(guān)法律人員參加。如有其他事務沖突難以安排的，與業(yè)務部門協(xié)商改期，不能協(xié)商的，報各自上級領(lǐng)導共同協(xié)商處理。法律監(jiān)察室參與重大合同項目的談判，負責防范法律風險和法律條款的把關(guān)，對其他事項只起輔助和參考建議的作用。合同起草或與對方聯(lián)絡協(xié)調(diào)等工作，應由業(yè)務部門負責。合同審查與批準由合同責任部門申報，根據(jù)權(quán)責逐級審批。合同責任部門應對送審合同資料的真實性、可行性、完整性等方面負責；董秘處合同管理員對合同資料的形式完整性和傳遞及時性負責；財務部門對己方的履約能力和稅務問題等方面負責；法律監(jiān)察室對合同的合法性、合規(guī)性負責；分管副總總攬全局，全面對總裁負責。如因?qū)彶閷徟熑稳说倪^錯最終導致公司損失的，各級審查審批部門在其職責范圍內(nèi)依其過錯程度承擔相應的責任。合同責任部門應在合同訂立前收集如下資料，合同送審時一并提交：A.對方的主體資格。經(jīng)辦人員有義務全面調(diào)查了解合同相對方的主體資格,并應要求對方提供加蓋公章的企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照復印件、組織機構(gòu)代碼證書復印件、稅務登記證復印件、特許經(jīng)營許可證復印件等證明資料。必要時還須深入了解其注冊情況的真實性。B.對方資信情況，看其是否具備履約能力。如對方有關(guān)資金證明不足履約的，應要求其提供履約保函或有實力的企業(yè)法人單位擔保。C.對方是個人的，應收齊其個人及擔保人（如有）身份證或護照復印件。D.對方單位發(fā)生重大變更(如企業(yè)名稱、法定代表人、注冊資本、注冊地址等)，業(yè)務部門必須重新提供上述文件。E.如合同總價在人民幣100萬元或等值外幣以上或我司需先履行合同義務的，業(yè)務部門還應對對方的涉訴情況、債權(quán)債務情況等進行調(diào)查，以保證對方的履約能力。F.簽約前，還必須要求對方提供加蓋單位公章的《營業(yè)執(zhí)照》、《法定代表人身份證明書》，作為簽訂合同的法定憑證;與授權(quán)代理人簽訂合同的，還應要求對方出具《法定代表人身份證明書》、《法人授權(quán)委托書》及被授權(quán)人身份證復印件，同時審查對方授權(quán)委托書規(guī)定的授權(quán)權(quán)限、期限及被委托人的身份證明。合同條款的分類和審查責任A.法律條款：合同中有關(guān)擔保、雙方權(quán)利義務、履行方式、違約責任、爭議解決等條款為法律條款，由法律監(jiān)察室審查。B.商務條款：合同具體標的、數(shù)量、價款、定金、保證金、付款方式、履行期限、地點等條款屬商務條款，由成本和計財部門根據(jù)公司需要和授權(quán)與對方談判確定，審查部門對此提出參考意見或建議。C.技術(shù)條款：合同中有關(guān)設備的規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量要求、驗收標準、工程范圍、委托事項、成果提交、售后服務等具體要求屬技術(shù)條款，由合同責任部門專業(yè)人員審查，審查部門可提出參考意見或建議，但不負責實質(zhì)性審查。D.知識產(chǎn)權(quán)條款：合同中有關(guān)知識產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓的范圍、年限等具體要求由業(yè)務部門與法律監(jiān)察室共同審查，并報集團領(lǐng)導審批。合同送審要求：1）合同送審前，合同經(jīng)辦人及業(yè)務部門，應負責就合同的以下內(nèi)容進行自檢：A.簽約雙方的名稱是否準確；B.合同及附件中的專業(yè)技術(shù)約定；C.為完成合同項目，所必須的雙方職責；D.合同及附件行文前后有無文字、數(shù)據(jù)等的錯誤或矛盾。2）送審時必須嚴格按規(guī)定填寫《合同審查審批表》，并按照本制度6.2.3之具體規(guī)定收集齊對方相關(guān)資料。若上述資料不齊，或無法提供的，業(yè)務部門應特別書面說明。3）合同經(jīng)辦人員未按上述規(guī)定向?qū)彶槿苏f明有關(guān)情況，致使公司遭受損失的，合同經(jīng)辦人和經(jīng)辦人所在合同責任部門領(lǐng)導應承擔相應責任。合同審查內(nèi)容：1）合同責任部門對合同審查的內(nèi)容包括：A.合同的經(jīng)濟性，包括市場供應、需求情況調(diào)研屬實性；市場供應、需求價格預測可靠、合理性；應予考慮的其它經(jīng)濟因素。B.合同的技術(shù)性，包括技術(shù)依據(jù)真實、可靠性；技術(shù)措施完備、可行性；技術(shù)標準和參數(shù)科學、可行性。C.合同的可行性，整體項目技術(shù)具有可靠性；經(jīng)濟效益或社會效益具有真實性；具有可操作性。D.合同的安全性，涉及的知識產(chǎn)權(quán)已采取相應的保護或限制措施；簽訂合同不會導致本公司商譽、商業(yè)秘密及其他利益受損。E、業(yè)務部門認為必須審核的其他內(nèi)容。2）財務部門對合同審查的內(nèi)容包括：A.合同涉及資金的使用是否符合公司統(tǒng)一的資金調(diào)度計劃；B、資金是否在集團核定的預算內(nèi)；C.資金、資產(chǎn)的合法性，包括資金使用和資產(chǎn)動用的審批手續(xù)是否合法；資金、資產(chǎn)的用途及使用方式是否合法。D.價款、酬金和結(jié)算的合理、合法性：價款、酬金的確定是否合理、合法；資金結(jié)算、酬金支付方式是否明確、具體、合法；資金支付時間的財務可行性、是否符合集團利益及要求；與資金、資產(chǎn)等有關(guān)的其他事項。E.稅票的種類、開具時間等；F.財務部門認為需審查的其他內(nèi)容。3)法律監(jiān)察室對合同的審查內(nèi)容包括：A.合同的形式要件是否齊備合法。即合同文本是否規(guī)范、合同附件包括對方營業(yè)執(zhí)照復印件、特種經(jīng)營許可證復印件、法定代表人身份證明書、法人授權(quán)委托書等是否齊全、合法，對方單位是否加蓋公章及在復印件上簽字。B.主體資格是否合格。主要審查對方營業(yè)執(zhí)照復印件是否有效（即是否經(jīng)過工商年檢）、是否具有相應的資質(zhì)證件、其合同行為是否超越法律禁止的特許經(jīng)營范圍，是否具備相應資信能力。C.合同內(nèi)容是否明確、具體、合法，合同條款是否完整、齊備，文字有無歧義，設定的權(quán)利和義務是否具體、確切。重大的經(jīng)濟合同、技術(shù)合同、涉及公司資本運營的有關(guān)合同應當訂有保密條款、廉潔協(xié)議。D.簽約程序有無特殊要求。對于法律、行政法規(guī)規(guī)定應當辦理批準、登記等手續(xù)后方可生效的合同，應告知合同經(jīng)辦人員依法辦理。4)各部門審查人主要依據(jù)經(jīng)辦部門提交的書面資料，對合同及相關(guān)資料進行獨立審查并發(fā)表意見，不受其他人員的干涉。5)送審合同形式要件不齊備或不合法，主體資格不合格時，合同審查人有權(quán)退回合同或要求經(jīng)辦部門補齊相關(guān)合法證件。合同審查人認為對方單位資信能力不足，確有必要進行資信調(diào)查時，可提出建議。6）各部門合同審查人對送審合同涉及的專業(yè)技術(shù)問題和技術(shù)條款有權(quán)提出看法和建議，對經(jīng)詢問后經(jīng)辦人及其業(yè)務部門仍未說明清楚的問題，有權(quán)提出保留意見或不予審查。合同審查時限：合同責任部門應根據(jù)實際情況在合同審查審批表上標明緊急程度，法律監(jiān)察室、財務部門按特急、急、一般的順序進行審查，未注明緊急程度的按一般處理。2）緊急程度為同一級別的，審查人一般按送審時間順序進行審查。如遇特殊情況，審查人有權(quán)從公司整體利益出發(fā)，分輕重緩急程度，調(diào)整合同審查時間順序。3)一般合同，二個工作日內(nèi)審查完畢，較重大或復雜的合同，在三個工作日內(nèi)審查完畢。特殊情況需要延長的，經(jīng)審查部門與業(yè)務部門經(jīng)辦人或部門經(jīng)理協(xié)商后適當延長。協(xié)商不成的，報共同上級領(lǐng)導協(xié)商處理。合同審查意見:1)各部門審查意見應明確、具體，禁止使用“原則同意”、“基本可以”等模糊性詞語。否則，視為對合同沒有審查。2)送審合同經(jīng)各部門合同審查人審查并提出修改意見，業(yè)務部門一般應按照修改意見修改，之后將修改稿連同合同原稿交由原合同審查人復核。對經(jīng)合同審查人審核修改后的合同，再次修改送審的，經(jīng)辦人應將修改處向合同審查人說明或在合同中標明。復核不合格的，合同審查人有權(quán)退回，要求其繼續(xù)修改直至合格。3)合同審查完畢，各部門審查人應提出明確的審查意見后，將審查完成的合同退回合同管理員進入下一個審批環(huán)節(jié)。4)合同經(jīng)審查存在問題的，審查人可以口頭或書面形式通知經(jīng)辦人，并將合同移交合同管理員退回。經(jīng)辦人再次送審合同的，應附送退回人退回時的書面意見。5)送審合同（含預審合同）規(guī)定過于簡單，不能說明主要問題或雙方責任極不明確時，合同審查人有權(quán)不作具體修改，而在就合同存在的問題提出建議后，將合同移交合同管理員退回。6)合同經(jīng)辦人或業(yè)務部門對合同審查人的審查意見有異議時，應對該審查人明確提出，并闡明理由。雙方經(jīng)協(xié)商不能達成一致意見時，報各自上級主管領(lǐng)導協(xié)調(diào)。7)合同經(jīng)辦人或業(yè)務部門對合同審查人意見有異議，堅持要求上報的，合同審查人應將審查意見在《合同審查審批表》或其他相關(guān)表格上注明，由經(jīng)辦人報上級領(lǐng)導裁決。8)如有需要，合同審查人可采取《合同評審意見表》的形式進行審查。對于審查人出具的意見表等，經(jīng)辦人必須隨合同一起上報。9)合同審查人認為合同中存在需提醒經(jīng)辦部門及經(jīng)辦人員特別注意的重要事項時，可在合同審查結(jié)束時填寫《合同履行注意事項表》交經(jīng)辦部門簽收。10)合同評審中形成的一系列意見和表格等為公司內(nèi)部機密，未經(jīng)授權(quán)許可，任何人不得向公司以外的人員包括合同對方提供。11)為避免工作被動和反復，合同在對方簽字蓋章確認之前，應盡可能先通過我方評審；對方是否蓋章不影響我司對合同的評審；同時，對于我司單方修改過條款，經(jīng)辦人也必須及時征得經(jīng)對方同意，方可審批用印。否則，由此造成的后果，由經(jīng)辦人負責。合同印章管理原則上合同需由對方先同意或蓋章，然后送交總裁審批。合同由對方當事人簽字蓋章后，經(jīng)辦人及業(yè)務部門應審查合同是否由對方法定代表人或授權(quán)代表人簽字并加蓋公章，且合同正文及附件是否蓋上騎縫章。不符合上述要求的，經(jīng)辦人應退回并要求對方改正。合同送交總裁審批前，業(yè)務部門必須認真核對合同內(nèi)容，一旦定稿不得再有改動。經(jīng)總裁審批同意后，合同經(jīng)法律監(jiān)察室加蓋審核章確認與審核通過的合同版本一致后，才能送交合同章管理員用印。每份合同除應在蓋章處蓋章后，還須在合同側(cè)面加蓋騎縫章。合同業(yè)務部門或其他相關(guān)人員若在總裁審批后簽訂前發(fā)現(xiàn)合同文本確有錯誤，需填寫《審批后合同修改申請表》，由法律監(jiān)察室審批。修改后的合同，涉及商務條款或技術(shù)條款內(nèi)容更改或法律條款的重大更改的，需要重新進行審批，由經(jīng)辦人按合同審批程序重新上報審批。其他文字性修改，經(jīng)法律監(jiān)察室審核后不再重新審批?？偛脤徟笕粲写蟮母膭樱贤毻嘶刂匦滦抻?，然后再報總裁批示；若為非實質(zhì)性的小改動可在改動處由經(jīng)辦人及法律監(jiān)察室簽字后加蓋校正章或合同章。由總裁簽字的原件將由檔案管理員保留存檔。已審合同因故未能簽署，合同經(jīng)辦人應及時通知合同管理員登記備案。因特殊情況造成已蓋章合同作廢的，業(yè)務部門需報合同管理員，由合同管理員與法律監(jiān)察室共同辦理銷毀手續(xù)。合同檔案管理經(jīng)審批通過并簽訂的內(nèi)容合法、形式要件合格的合同原件連同合同審查審批表及合同履行過程中所形成的各種單據(jù)、憑證和相關(guān)資料，應及時交由檔案管理員歸檔，同時由業(yè)務部門投入運作。對沒有簽字或者沒有蓋章等不符合合同形式要件的合同在存檔時，檔案管理員應退回相關(guān)部門補齊。除與政府部門簽訂的或傳真即生效的特殊合同外，一般合同版本應留存于檔案室、財務部、業(yè)務部門至少各一份。檔案管理員應及時對歸檔合同進行登記。檔案管理人員應健全合同臺帳管理，所有送存合同原件均應由合同經(jīng)辦人在《合同原件簽收登記表》上簽字。對經(jīng)辦人送存的合同原件,合同管理人員應統(tǒng)一登記、編號,分類保管歸檔并裝訂成冊。檔案管理人員保管的合同原件，可經(jīng)授權(quán)人批準后調(diào)閱、復印，原則上不準借出。特殊情況下需要借出的，必須辦理書面出借手續(xù)，重要的合同還須相關(guān)負責人批準。合同檔案的保管期限：1）國內(nèi)、外貨物買賣合同：A、已按時履約無糾紛的小額合同，短期保管（三年）；金額較大的（100萬元人民幣或等值外幣以上）做長期保管（十年）。B、凡發(fā)生索賠、理賠或有其他糾紛、遺留問題及特殊情況的做長期保管（十年）。2）國內(nèi)、外成套項目買賣、投資、工程承包、房地產(chǎn)項目、勞務合作、科技合作等合同、協(xié)議，及實施中形成的主要文件材料等，重要的永久保管，一般的長期保管。3）合同保管期限屆滿，報集團領(lǐng)導書面批準后，由檔案室在法律監(jiān)察室的參與下銷毀。合同的履行與監(jiān)督合同依法成立,即具有法律約束力,必須嚴格遵守,全面履行。合同責任部門及合同經(jīng)辦人負責合同的履行,具體事項如：1）履行合同義務（如辦理付款，接受或驗收標的物，通知對方履行等）；督促合同相對方履行合同義務；及時填寫《合同履行情況跟進表》，并在填寫內(nèi)容發(fā)生變化時及時將該表報送法律監(jiān)察室備查；起草或準備相關(guān)資料提交法律監(jiān)察室審核，根據(jù)審核人的要求補充相關(guān)資料或解答相關(guān)問題；辦理合同公證、變更、補充等手續(xù)。與合同相對方聯(lián)絡等合同履行過程中的其他事項。合同履行的跟蹤、審核及監(jiān)督1）法律監(jiān)察室有權(quán)根據(jù)實際情況，安排專人負責對合同履行情況進行檢查，了解合同權(quán)利義務、進度、付款等執(zhí)行情況，合同業(yè)務部門及經(jīng)辦人應予以配合。2）合同經(jīng)辦人應及時將合同履行情況填寫《合同履行情況跟進表》并報送法律監(jiān)察室，并及時將合同履行中的異常情況通知法律監(jiān)察室。3）法律監(jiān)察室在跟蹤合同履行過程中，發(fā)現(xiàn)合同履行有偏差時，應及時通過《內(nèi)部聯(lián)系函》通知合同業(yè)務部門及經(jīng)辦人采取措施糾正偏差，并視偏差具體情況決定是否向領(lǐng)導匯報。合同付款的跟蹤監(jiān)督：合同付款由合同責任部門和財務部門負責辦理。具體事項按公司財務制度的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。合同異議的審查及監(jiān)督1）合同履行過程中，合同雙方或單方對合同所涉法律條款或合同執(zhí)行具體事宜提出異議時或發(fā)生爭執(zhí)時，業(yè)務部門及經(jīng)辦人不能解決，應及時填寫《合同爭議審核表》，并將所有資料提交法律監(jiān)察室進行審核。2）法律監(jiān)察室合同對上述異議事項是否合法及符合合同目的等方面進行審查后，應填寫《合同爭議審核表》，并視情況交還經(jīng)辦人簽收或上報領(lǐng)導。合同補充修改的審查及監(jiān)督1）對經(jīng)審批通過的合同或協(xié)議，業(yè)務執(zhí)行部門應嚴格按合同或協(xié)議條款執(zhí)行，不得私自修改合同或協(xié)議。若遇合同或協(xié)議條款發(fā)生變更時，對于補充和修改的條款應按規(guī)定及時送審和報批后，方可執(zhí)行新的合同或協(xié)議條款。2）任何人以傳真、會議紀要、備忘錄、補充協(xié)議等形式對已通過審查的合同進行任何實質(zhì)性修改和變更的，必須再次填寫《合同審查審批表》并提供所有相關(guān)資料按合同審查流程重新報審。向合同對方發(fā)出的一般函件及對方提出意見的函件報法律監(jiān)察室審核。3）實質(zhì)性修改或變更指對合同履行方式、價款、付款方式、雙方權(quán)利義務、違約責任、質(zhì)量保修期、糾紛解決方式等條款作出修改或變更。4）已審并生效合同的修改，經(jīng)重新報審通過后，應在修改處加蓋合同雙方合同專用章或校正章并由合同雙方授權(quán)委托人簽名確認。5）對私自修改合同或協(xié)議條款并執(zhí)行者，視情節(jié)按獎懲規(guī)定給予處罰，直至追究其法律責任。合同糾紛處理合同發(fā)生糾紛，需要法律監(jiān)察室出具法律意見的，業(yè)務部門按要求填寫書面的《法律咨詢意見表》，并由主管領(lǐng)導簽字后連同相關(guān)資料一并交法律監(jiān)察室處理。在糾紛未由總裁指定移送法律監(jiān)察室處理之前，由業(yè)務部門負責處理，法律監(jiān)察室可提供參考法律意見和必要的協(xié)助，不直接負責對外聯(lián)絡、談判等。合同在履行過程中發(fā)生糾紛的，具體經(jīng)辦人及其經(jīng)辦部門首先應積極協(xié)商解決;經(jīng)協(xié)商，確實無法解決而需法律監(jiān)察室通過法律程序解決的，業(yè)務部門應以文件呈批表的形式將爭議情況上報，由總裁指定法律監(jiān)察室處理。法律監(jiān)察室得到總裁批復后，轉(zhuǎn)入訴訟流程處理。支持文件7.1【采購管理流程】7.2【成本管理流程】7.3【權(quán)責手冊】記錄和表單《合同審查審批表》《合同評審意見表》附件：合同審批流程圖合同責任部門2.部門負責人審查決定合同是否呈批1.經(jīng)辦人經(jīng)談判后擬定合同內(nèi)容3.報審資料齊全否?全4.補充材料或特殊情況說明否2.部門負責人審查決定合同是否呈批1.經(jīng)辦人經(jīng)談判后擬定合同內(nèi)容3.報審資料齊全否?全4.補充材料或特殊情況說明否是是董秘處·合同管理員5.審查報審資料是否齊全并登記10.辦理蓋章是5.審查報審資料是否齊全并登記10.辦理蓋章是財務部門11.財務付款復核否6.審查履約能力、稅務問題等11.財務付款復核否6.審查履約能力、稅務問題等是 是法律監(jiān)察室7.法律風險審查7.法律風險審查否12.合同履行情況跟蹤 12.合同履行情況跟蹤 是是分管副總流程結(jié)束是否8.合同總體情況審查流程結(jié)束是否8.合同總體情況審查總裁（或被授權(quán)人）是9.最終審批否是9.最終審批否合同審批流程圖說明步驟1、業(yè)務部門經(jīng)辦人與對方單位就合同主要內(nèi)容進行談判后，擬訂合同初稿(優(yōu)先適用標準合同)，必要時由法律監(jiān)察室協(xié)助起草；步驟2、業(yè)務部門經(jīng)理審查合同的可行性和真實性，填寫合同審查審批表；步驟3、業(yè)務經(jīng)理檢查合同相應資料是否齊全，及其它特殊情況，若無問題，則到步驟5；步驟4、業(yè)務經(jīng)理對需修改補充的合同進行修改或填寫合同特殊情況說明書；步驟5、董秘處合同管理員審查報審資料是否齊全并進行登記，不齊全則返還步驟4；資料符合要求則按流程移交各部門審查；步驟6、財務部門對我方的履約能力和稅務問題等進行審查，不合格返還合同管理員交業(yè)務部門補正；合格則進入步驟7；步驟7、法律監(jiān)察室對合同的要件、主體和內(nèi)容等進行合法性與合規(guī)性審查，不合格返還合同管理員進行修改；合格則進入步驟8。步驟8、分管副總裁對合同進行全面審查，未通過則返還合同管理員；同意則進入步驟9；步驟9、總裁或授權(quán)人審批，未通過則返還合同管理員修改或交業(yè)務部門進行處理；步驟10、總裁批準，由合同管理員辦理蓋章后返還業(yè)務部門；步驟11、財務部門對合同付款進行監(jiān)督，根據(jù)合同規(guī)定和合同執(zhí)行進度審核付款，確保公司利益不受損失，直至合同履行完畢。步驟12、法律監(jiān)察室在簽訂合同之后對合同執(zhí)行進行跟蹤，監(jiān)督合同的執(zhí)行進度和執(zhí)行情況。《合同審查表》（工程類合同適用）提交單位提交人提交合同名稱合同編號合同概況★必填項目簽約單位合同對方工程概況合同總價付款時間及金額履行時間存在風險與防范措施其他問題行政采購采購專員簽名：______________日期：______________總監(jiān)簽名：______________日期：______________提交日期：年