監(jiān)理企業(yè)檔案管理制度

監(jiān)理企業(yè)檔案管理制度（內(nèi)部資料）XXXXX有限公司目錄TOC\o"1-2"\h\u第一章行政管理制度 1第一節(jié)公司組織機(jī)構(gòu)系統(tǒng)圖 1第二節(jié)規(guī)章 1第三節(jié)部門責(zé)任制 17第四節(jié)崗位責(zé)任制 21第二章技術(shù)管理制度 26第一節(jié)總則 26第二節(jié)開工前期技術(shù)準(zhǔn)備 26第三節(jié)施工階段技術(shù)管理 29第四節(jié)工程驗(yàn)收技術(shù)管理 37第五節(jié)保修及回訪制度 40第六節(jié)監(jiān)理文件編制要求 41第三章檔案管理制度 52第一節(jié)監(jiān)理資料的管理制度 52第二節(jié)監(jiān)理文件檔案資料收文及登記 53第三節(jié)監(jiān)理文件檔案資料傳閱與登記 53第四節(jié)監(jiān)理文件資料發(fā)文與登記 54第五節(jié)記錄資料分類存放 54第六節(jié)監(jiān)理文件檔案資料歸檔 58第七節(jié)監(jiān)理文件檔案資料借閱、更改與作廢 60第四章質(zhì)量管理體系及運(yùn)行程序 61第一節(jié)質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo) 61第二節(jié)現(xiàn)場質(zhì)量監(jiān)理工作管理制度 61第三節(jié)監(jiān)理運(yùn)行工作制度 66第四節(jié)現(xiàn)場安全監(jiān)理管理制度 76附：監(jiān)理工作程序 81第一章檔案管理制度第一節(jié)監(jiān)理資料的管理制度依據(jù)《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》（GB/T50319-2013）、建設(shè)工程監(jiān)理文件資料管理規(guī)程（DB37/T5009-2014）、山東省地方標(biāo)準(zhǔn)《建筑工程施工技術(shù)資料管理規(guī)程》（DBJ）、國家標(biāo)準(zhǔn)《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328-2001）制定公司監(jiān)理資料管理制度。總監(jiān)理工程師為項(xiàng)目監(jiān)理部資料的總負(fù)責(zé)人，并指定專職或兼職資料員具體管理；1、監(jiān)理資料應(yīng)滿足“整理及時(shí)、真實(shí)齊全、分類有序”的要求；2、監(jiān)理資料填寫應(yīng)使用黑色、藍(lán)黑墨水或黑色圓珠筆；3、各專業(yè)工程監(jiān)理工程師應(yīng)隨著工程項(xiàng)目的進(jìn)度負(fù)責(zé)收集、整理本專業(yè)的監(jiān)理資料，并于每月編制月報(bào)之后次月5日前將資料交于資料管理員存放保管；4、資料管理員應(yīng)按時(shí)驗(yàn)收各專業(yè)的監(jiān)理資料，并按分類、各專業(yè)建立案卷盒（袋），按規(guī)定編號整理，做到存放有序、整齊；5、對于已歸檔資料員的監(jiān)理資料，如果項(xiàng)目監(jiān)理部人員需要借用，必須辦理借用手續(xù)，用后及時(shí)歸還；其他人員借用需經(jīng)總監(jiān)同意，辦理借用手續(xù)，資料員負(fù)責(zé)收回；6、在工程竣工時(shí)，由總監(jiān)理工程師組織項(xiàng)目監(jiān)理人員對監(jiān)理資料進(jìn)行整理、裝訂，監(jiān)理資料在移交公司檔案資料部門前必須由總監(jiān)理工程師審核簽字；7、監(jiān)理資料整理合格后，報(bào)送公司檔案資料部門辦理移交、歸檔手續(xù)（包括監(jiān)理部軟盤）；8、公司檔案資料部門對各項(xiàng)目部負(fù)有指導(dǎo)、檢查的責(zé)任?？偣こ處煘楣镜谋O(jiān)理檔案總負(fù)責(zé)人。第二節(jié)監(jiān)理文件檔案資料收文及登記記錄內(nèi)容：文件名稱、文件摘要信息、文件發(fā)放單位（部門）、文件編號、收文人員簽字。要求：所有收文應(yīng)在收文登記表上進(jìn)行登記；各項(xiàng)內(nèi)容填寫和記錄真實(shí)完整；用碳素墨水填寫。表-1序號文件名稱摘要信息發(fā)放單位文件編號收文日期收文人員第三節(jié)監(jiān)理文件檔案資料傳閱與登記項(xiàng)目監(jiān)理部總監(jiān)理工程師或其授權(quán)的監(jiān)理工程師確定文件、記錄是否傳閱，并在傳閱紙上認(rèn)真填寫。表-2文件名稱收發(fā)文日期責(zé)任人（總監(jiān)）傳閱期限至傳閱人員李某某（簽字）王某某（簽字）趙某某（簽字）第四節(jié)監(jiān)理文件資料發(fā)文與登記發(fā)文由總監(jiān)理工程師或其授權(quán)的監(jiān)理工程師簽名，對蓋章工作應(yīng)進(jìn)行專項(xiàng)登記。所有發(fā)文按監(jiān)理信息資料分類和編碼要求進(jìn)行分類編碼，并在發(fā)文登記表上登記。發(fā)文應(yīng)留有底稿，資料管理人員應(yīng)及時(shí)將發(fā)文原件歸相應(yīng)的資料盒（袋）中，并在目錄清單中予以記錄。表-3編碼文件名稱摘要信息發(fā)文日期接受文件單位名稱接收人接受日期第五節(jié)記錄資料分類存放資料管理人員應(yīng)根據(jù)本項(xiàng)目部規(guī)模規(guī)劃各資料盒（袋）內(nèi)容。文件檔案資料應(yīng)保持清晰，不得隨意涂改記錄，文件整潔、不破損?；緝?nèi)容及編號（暫定）1、合同文件（A類）委托監(jiān)理合同（含招投標(biāo)文件）建設(shè)工程施工合同工程分包合同、各類建設(shè)單位與第三方簽訂的涉及監(jiān)理業(yè)務(wù)的合同有關(guān)合同變更的協(xié)議文件工程暫停及復(fù)工文件費(fèi)用索賠處理的文件工程延期及工程延誤處理文件合同爭議調(diào)解文件違約處理文件2、勘察、設(shè)計(jì)文件（B類）可行性研究報(bào)告設(shè)計(jì)任務(wù)書工程測繪資料、地形圖工程地質(zhì)、水文勘察報(bào)告測量基礎(chǔ)資料施工圖及說明文件圖紙會審有關(guān)記錄設(shè)計(jì)交底有關(guān)記錄及會議紀(jì)要工程變更文件3、監(jiān)理工作指導(dǎo)文件（C類）工程項(xiàng)目記錄大綱工程項(xiàng)目監(jiān)理規(guī)劃監(jiān)理實(shí)施細(xì)則監(jiān)理機(jī)構(gòu)編制的其他文件4、施工工作指導(dǎo)文件（D類）施工組織設(shè)計(jì)分部施工方案分項(xiàng)施工方案季節(jié)性施工方案（冬季、雨季）5、資質(zhì)資料（E類）（1）總包單位資質(zhì)資料及人員上崗證（2）分包單位資質(zhì)資料及人員上崗證（3）材料、構(gòu)配件、設(shè)備供應(yīng)單位資質(zhì)資料（4）工程實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)資料6、工程進(jìn)度文件（F類）（1）工程開工報(bào)審文件（2）工程進(jìn)度計(jì)劃報(bào)審文件（3）工程竣工報(bào)審文件（4）其他有關(guān)工程進(jìn)度控制的文件7、工程質(zhì)量文件（G類）（1）建筑材料、構(gòu)配件、設(shè)備報(bào)審文件（2）施工測量放線報(bào)審文件（3）施工試驗(yàn)報(bào)審文件（4）有見證取樣送檢試驗(yàn)報(bào)審文件（5）分項(xiàng)工程質(zhì)量報(bào)審文件（6）分部、單位工程質(zhì)量報(bào)審文件（7）工程質(zhì)量問題處理記錄及質(zhì)量事故處理報(bào)告（8）其他有關(guān)工程質(zhì)量控制的文件8、工程造價(jià)審批文件（H類）（1）工程施工概預(yù)算報(bào)驗(yàn)資料（2）工程量申報(bào)及報(bào)批資料（3）工程預(yù)付款報(bào)批文件（4）工程款報(bào)批文件（5）工程變更費(fèi)用報(bào)批文件（6）工程竣工結(jié)算報(bào)批文件（7）其他有關(guān)工程造價(jià)控制的資料9、會議紀(jì)要（I類）（1）第一次工地會議紀(jì)要（2）監(jiān)理例會會議紀(jì)要（3）專題工地會議紀(jì)要（4）其他會議紀(jì)要文件10、監(jiān)理報(bào)告（J類）監(jiān)理周報(bào)監(jiān)理月報(bào)監(jiān)理專題報(bào)告11、監(jiān)理工作函件（K類）監(jiān)理工程師通知單、回復(fù)單監(jiān)理工作聯(lián)系單12、工程驗(yàn)收文件（L類）工程基礎(chǔ)、主體結(jié)構(gòu)等中間驗(yàn)收文件單位工程驗(yàn)收記錄工程竣工預(yù)驗(yàn)收報(bào)驗(yàn)表工程質(zhì)量評估報(bào)告工程竣工驗(yàn)收備案表及竣工移交證書13、監(jiān)理日記（M類）項(xiàng)目監(jiān)理日志監(jiān)理人員監(jiān)理日記14、監(jiān)理工作總監(jiān)（N類）階段工作小結(jié)監(jiān)理工作總結(jié)15、監(jiān)理工作記錄文件（O類）監(jiān)理巡視記錄旁站檢查記錄監(jiān)理抽檢記錄監(jiān)理測量資料16、工程管理往來函件（P類）建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工等單位部門文件17、監(jiān)理內(nèi)部文件（Q類）技術(shù)性、法規(guī)性、管理性文件第六節(jié)監(jiān)理文件檔案資料歸檔一、監(jiān)理檔案的組卷應(yīng)執(zhí)行山東省城市建設(shè)檔案館的統(tǒng)一規(guī)定。二、監(jiān)理檔案待驗(yàn)收、移交和管理：1、總監(jiān)理工程師組織監(jiān)理資料的歸檔整理工作，負(fù)責(zé)審核并簽字驗(yàn)收；2、工程竣工驗(yàn)收后1月內(nèi)總監(jiān)理工程師負(fù)責(zé)將監(jiān)理檔案送公司總工程師審閱，并于監(jiān)理單位檔案管理人員辦理移交手續(xù)。3、存檔的監(jiān)理檔案需要借閱時(shí)應(yīng)辦理借閱和歸檔手續(xù)。4、一般工程建設(shè)檔案保存期至少為工程保修期結(jié)束后一年，超過保存期的監(jiān)理檔案，應(yīng)經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀，但應(yīng)有記錄。5、臨沂市城市建設(shè)檔案館有要求時(shí)，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。三、文件保存1、建設(shè)單位保存文件（1）監(jiān)理規(guī)劃（2）監(jiān)理實(shí)施細(xì)則（3）監(jiān)理總控制計(jì)劃文件（4）監(jiān)理月報(bào)中的有關(guān)質(zhì)量問題文件（5）監(jiān)理會議紀(jì)要中的有關(guān)質(zhì)量問題文件（6）工程開工、復(fù)工審批表（7）工程開工、復(fù)工暫停令（8）不合格項(xiàng)目通知（9）質(zhì)量事故報(bào)告及處理意見（10）工程竣工結(jié)算審核意見書（11）有關(guān)進(jìn)度、質(zhì)量、造價(jià)控制的監(jiān)理通知（12）工程延期報(bào)告及審批（13）費(fèi)用索賠報(bào)告及審批（14合同爭議、違約報(bào)告及處理意見（15）合同變更材料（16）監(jiān)理專題總結(jié)（17）監(jiān)理月報(bào)總結(jié)（18）工程竣工總結(jié)（19）質(zhì)量評估報(bào)告2、監(jiān)理單位保存文件（1）短期保存文件監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理部總控制規(guī)劃、監(jiān)理專題總結(jié)、月報(bào)總結(jié)（2）長期保存文件監(jiān)理月報(bào)中的有關(guān)質(zhì)量問題：工程開工、復(fù)工審批表；工程開工、復(fù)工暫停令；不合格項(xiàng)目通知；質(zhì)量事故報(bào)告及處理意見；有關(guān)進(jìn)度、質(zhì)量、投資控制的監(jiān)理通知；工程延期報(bào)告及審批；費(fèi)用索賠報(bào)告及審批；合同爭議、違約報(bào)告及處理意見；合同變更材料；工程竣工總結(jié)；質(zhì)量評估報(bào)告。3、送檔案館文件（1）監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則（2）監(jiān)理月報(bào)中的有關(guān)質(zhì)量問題文件；監(jiān)理會議紀(jì)要中的有關(guān)質(zhì)量問題文件（3）工程開工、復(fù)工審批表；工程開工、復(fù)工暫停令（4）不合格項(xiàng)目；質(zhì)