監(jiān)理企業(yè)檔案管理制度

監(jiān)理企業(yè)檔案管理制度（內部資料）XXXXX有限公司目錄TOC\o"1-2"\h\u第一章行政管理制度 1第一節(jié)公司組織機構系統(tǒng)圖 1第二節(jié)規(guī)章 1第三節(jié)部門責任制 17第四節(jié)崗位責任制 21第二章技術管理制度 26第一節(jié)總則 26第二節(jié)開工前期技術準備 26第三節(jié)施工階段技術管理 29第四節(jié)工程驗收技術管理 37第五節(jié)保修及回訪制度 40第六節(jié)監(jiān)理文件編制要求 41第三章檔案管理制度 52第一節(jié)監(jiān)理資料的管理制度 52第二節(jié)監(jiān)理文件檔案資料收文及登記 53第三節(jié)監(jiān)理文件檔案資料傳閱與登記 53第四節(jié)監(jiān)理文件資料發(fā)文與登記 54第五節(jié)記錄資料分類存放 54第六節(jié)監(jiān)理文件檔案資料歸檔 58第七節(jié)監(jiān)理文件檔案資料借閱、更改與作廢 60第四章質量管理體系及運行程序 61第一節(jié)質量方針和質量目標 61第二節(jié)現(xiàn)場質量監(jiān)理工作管理制度 61第三節(jié)監(jiān)理運行工作制度 66第四節(jié)現(xiàn)場安全監(jiān)理管理制度 76附：監(jiān)理工作程序 81第一章檔案管理制度第一節(jié)監(jiān)理資料的管理制度依據(jù)《建設工程監(jiān)理規(guī)范》（GB/T50319-2013）、建設工程監(jiān)理文件資料管理規(guī)程（DB37/T5009-2014）、山東省地方標準《建筑工程施工技術資料管理規(guī)程》（DBJ）、國家標準《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328-2001）制定公司監(jiān)理資料管理制度?？偙O(jiān)理工程師為項目監(jiān)理部資料的總負責人，并指定專職或兼職資料員具體管理；1、監(jiān)理資料應滿足“整理及時、真實齊全、分類有序”的要求；2、監(jiān)理資料填寫應使用黑色、藍黑墨水或黑色圓珠筆；3、各專業(yè)工程監(jiān)理工程師應隨著工程項目的進度負責收集、整理本專業(yè)的監(jiān)理資料，并于每月編制月報之后次月5日前將資料交于資料管理員存放保管；4、資料管理員應按時驗收各專業(yè)的監(jiān)理資料，并按分類、各專業(yè)建立案卷盒（袋），按規(guī)定編號整理，做到存放有序、整齊；5、對于已歸檔資料員的監(jiān)理資料，如果項目監(jiān)理部人員需要借用，必須辦理借用手續(xù)，用后及時歸還；其他人員借用需經(jīng)總監(jiān)同意，辦理借用手續(xù)，資料員負責收回；6、在工程竣工時，由總監(jiān)理工程師組織項目監(jiān)理人員對監(jiān)理資料進行整理、裝訂，監(jiān)理資料在移交公司檔案資料部門前必須由總監(jiān)理工程師審核簽字；7、監(jiān)理資料整理合格后，報送公司檔案資料部門辦理移交、歸檔手續(xù)（包括監(jiān)理部軟盤）；8、公司檔案資料部門對各項目部負有指導、檢查的責任?？偣こ處煘楣镜谋O(jiān)理檔案總負責人。第二節(jié)監(jiān)理文件檔案資料收文及登記記錄內容：文件名稱、文件摘要信息、文件發(fā)放單位（部門）、文件編號、收文人員簽字。要求：所有收文應在收文登記表上進行登記；各項內容填寫和記錄真實完整；用碳素墨水填寫。表-1序號文件名稱摘要信息發(fā)放單位文件編號收文日期收文人員第三節(jié)監(jiān)理文件檔案資料傳閱與登記項目監(jiān)理部總監(jiān)理工程師或其授權的監(jiān)理工程師確定文件、記錄是否傳閱，并在傳閱紙上認真填寫。表-2文件名稱收發(fā)文日期責任人（總監(jiān)）傳閱期限至傳閱人員李某某（簽字）王某某（簽字）趙某某（簽字）第四節(jié)監(jiān)理文件資料發(fā)文與登記發(fā)文由總監(jiān)理工程師或其授權的監(jiān)理工程師簽名，對蓋章工作應進行專項登記。所有發(fā)文按監(jiān)理信息資料分類和編碼要求進行分類編碼，并在發(fā)文登記表上登記。發(fā)文應留有底稿，資料管理人員應及時將發(fā)文原件歸相應的資料盒（袋）中，并在目錄清單中予以記錄。表-3編碼文件名稱摘要信息發(fā)文日期接受文件單位名稱接收人接受日期第五節(jié)記錄資料分類存放資料管理人員應根據(jù)本項目部規(guī)模規(guī)劃各資料盒（袋）內容。文件檔案資料應保持清晰，不得隨意涂改記錄，文件整潔、不破損。基本內容及編號（暫定）1、合同文件（A類）委托監(jiān)理合同（含招投標文件）建設工程施工合同工程分包合同、各類建設單位與第三方簽訂的涉及監(jiān)理業(yè)務的合同有關合同變更的協(xié)議文件工程暫停及復工文件費用索賠處理的文件工程延期及工程延誤處理文件合同爭議調解文件違約處理文件2、勘察、設計文件（B類）可行性研究報告設計任務書工程測繪資料、地形圖工程地質、水文勘察報告測量基礎資料施工圖及說明文件圖紙會審有關記錄設計交底有關記錄及會議紀要工程變更文件3、監(jiān)理工作指導文件（C類）工程項目記錄大綱工程項目監(jiān)理規(guī)劃監(jiān)理實施細則監(jiān)理機構編制的其他文件4、施工工作指導文件（D類）施工組織設計分部施工方案分項施工方案季節(jié)性施工方案（冬季、雨季）5、資質資料（E類）（1）總包單位資質資料及人員上崗證（2）分包單位資質資料及人員上崗證（3）材料、構配件、設備供應單位資質資料（4）工程實驗室資質資料6、工程進度文件（F類）（1）工程開工報審文件（2）工程進度計劃報審文件（3）工程竣工報審文件（4）其他有關工程進度控制的文件7、工程質量文件（G類）（1）建筑材料、構配件、設備報審文件（2）施工測量放線報審文件（3）施工試驗報審文件（4）有見證取樣送檢試驗報審文件（5）分項工程質量報審文件（6）分部、單位工程質量報審文件（7）工程質量問題處理記錄及質量事故處理報告（8）其他有關工程質量控制的文件8、工程造價審批文件（H類）（1）工程施工概預算報驗資料（2）工程量申報及報批資料（3）工程預付款報批文件（4）工程款報批文件（5）工程變更費用報批文件（6）工程竣工結算報批文件（7）其他有關工程造價控制的資料9、會議紀要（I類）（1）第一次工地會議紀要（2）監(jiān)理例會會議紀要（3）專題工地會議紀要（4）其他會議紀要文件10、監(jiān)理報告（J類）監(jiān)理周報監(jiān)理月報監(jiān)理專題報告11、監(jiān)理工作函件（K類）監(jiān)理工程師通知單、回復單監(jiān)理工作聯(lián)系單12、工程驗收文件（L類）工程基礎、主體結構等中間驗收文件單位工程驗收記錄工程竣工預驗收報驗表工程質量評估報告工程竣工驗收備案表及竣工移交證書13、監(jiān)理日記（M類）項目監(jiān)理日志監(jiān)理人員監(jiān)理日記14、監(jiān)理工作總監(jiān)（N類）階段工作小結監(jiān)理工作總結15、監(jiān)理工作記錄文件（O類）監(jiān)理巡視記錄旁站檢查記錄監(jiān)理抽檢記錄監(jiān)理測量資料16、工程管理往來函件（P類）建設、設計、施工等單位部門文件17、監(jiān)理內部文件（Q類）技術性、法規(guī)性、管理性文件第六節(jié)監(jiān)理文件檔案資料歸檔一、監(jiān)理檔案的組卷應執(zhí)行山東省城市建設檔案館的統(tǒng)一規(guī)定。二、監(jiān)理檔案待驗收、移交和管理：1、總監(jiān)理工程師組織監(jiān)理資料的歸檔整理工作，負責審核并簽字驗收；2、工程竣工驗收后1月內總監(jiān)理工程師負責將監(jiān)理檔案送公司總工程師審閱，并于監(jiān)理單位檔案管理人員辦理移交手續(xù)。3、存檔的監(jiān)理檔案需要借閱時應辦理借閱和歸檔手續(xù)。4、一般工程建設檔案保存期至少為工程保修期結束后一年，超過保存期的監(jiān)理檔案，應經(jīng)公司總經(jīng)理批準后銷毀，但應有記錄。5、臨沂市城市建設檔案館有要求時，應按有關規(guī)定執(zhí)行。三、文件保存1、建設單位保存文件（1）監(jiān)理規(guī)劃（2）監(jiān)理實施細則（3）監(jiān)理總控制計劃文件（4）監(jiān)理月報中的有關質量問題文件（5）監(jiān)理會議紀要中的有關質量問題文件（6）工程開工、復工審批表（7）工程開工、復工暫停令（8）不合格項目通知（9）質量事故報告及處理意見（10）工程竣工結算審核意見書（11）有關進度、質量、造價控制的監(jiān)理通知（12）工程延期報告及審批（13）費用索賠報告及審批（14合同爭議、違約報告及處理意見（15）合同變更材料（16）監(jiān)理專題總結（17）監(jiān)理月報總結（18）工程竣工總結（19）質量評估報告2、監(jiān)理單位保存文件（1）短期保存文件監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則、監(jiān)理部總控制規(guī)劃、監(jiān)理專題總結、月報總結（2）長期保存文件監(jiān)理月報中的有關質量問題：工程開工、復工審批表；工程開工、復工暫停令；不合格項目通知；質量事故報告及處理意見；有關進度、質量、投資控制的監(jiān)理通知；工程延期報告及審批；費用索賠報告及審批；合同爭議、違約報告及處理意見；合同變更材料；工程竣工總結；質量評估報告。3、送檔案館文件（1）監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則（2）監(jiān)理月報中的有關質量問題文件；監(jiān)理會議紀要中的有關質量問題文件（3）工程開工、復工審批表；工程開工、復工暫停令（4）不合格項目；質