基金會(huì)檔案管理制度

基金會(huì)檔案管理制度第一章總則第一條系統(tǒng)目的為規(guī)范基金會(huì)檔案管理工作，保障基金會(huì)檔案的安全、完整、可靠以及便于查閱和使用，提高基金會(huì)的管理效能和決策本領(lǐng)，訂立本制度。第二條適用范圍本制度適用于我司基金會(huì)的全部檔案管理工作。第三條定義檔案：指基金會(huì)業(yè)務(wù)部門或員工在處理業(yè)務(wù)過程中產(chǎn)生或收到的各類文件、資料、電子文件等載體形成的記錄。檔案管理：指對(duì)基金會(huì)檔案進(jìn)行有效地收集、分類、整理、存儲(chǔ)、借閱、銷毀等活動(dòng)的過程。檔案管理人員：指為基金會(huì)檔案管理工作負(fù)責(zé)的特地人員或委派的相關(guān)部門人員。第二章檔案管理的基本原則第四條安全性原則對(duì)檔案采取嚴(yán)格的安全措施，確保檔案的保密性、不丟失性和安全可控。第五條完整性原則保障基金會(huì)檔案的完整性，確保檔案料子的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、可靠。第六條有序性原則對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)合理的分類、編目和整理，使檔案可快速查閱和使用。第七條規(guī)范性原則基于法律法規(guī)和相關(guān)政策的要求，對(duì)檔案管理制度和操作進(jìn)行規(guī)范，提高檔案管理的效率和規(guī)范化水平。第八條責(zé)任制原則明確檔案管理人員的管理職責(zé)和權(quán)力，建立健全檔案管理人員的管理制度。第三章檔案管理的組織機(jī)構(gòu)和職責(zé)第九條檔案管理機(jī)構(gòu)和職責(zé)基金會(huì)設(shè)立檔案管理部門，重要負(fù)責(zé)檔案管理工作，具體職責(zé)包含但不限于：1.負(fù)責(zé)起草和修訂檔案管理制度，確保其與法律法規(guī)和相關(guān)政策的要求相符；2.組織實(shí)施檔案分類、編目、整理和裝訂等工作，確保檔案有序、完整；3.負(fù)責(zé)訂立檔案的入庫、借閱、歸還、銷毀等流程和具體操作規(guī)范；4.引導(dǎo)基金會(huì)各部門檔案管理工作，供應(yīng)相關(guān)培訓(xùn)和咨詢服務(wù)；5.定期進(jìn)行檔案安全檢查，確保檔案的安全性；6.將電子文檔轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)檔案，并確保其完整性和安全性。第十條檔案管理人員職責(zé)負(fù)責(zé)參加檔案的日常管理工作，包含分類、整理、裝訂等工作；負(fù)責(zé)檔案的入庫、借閱、歸還等流程操作，確保操作規(guī)范和及時(shí)性；負(fù)責(zé)對(duì)外供應(yīng)檔案查詢、復(fù)制等服務(wù)；監(jiān)督檔案的使用情況，防止檔案的濫用和損壞；參加檔案的定期檢查和統(tǒng)計(jì)工作，確保檔案的完整性和安全性。第四章檔案管理的具體要求第十一條檔案的收集和歸檔基金會(huì)全體員工都有義務(wù)定時(shí)供應(yīng)符合檔案要求的文件和資料；依照規(guī)定的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和流程，將檔案文件進(jìn)行歸類、編號(hào)、歸檔。第十二條檔案的存儲(chǔ)和保管檔案應(yīng)存放在特地的檔案室或檔案柜內(nèi)，確保其安全性和防火防潮；在檔案存放區(qū)域設(shè)置防火報(bào)警系統(tǒng)，并定期檢測(cè)和維護(hù)和修理；檔案應(yīng)依照肯定的索引和編目方式進(jìn)行管理，保證檔案的有序性。第十三條檔案的借閱和歸還借閱檔案需要填寫借閱申請(qǐng)表，并得到相關(guān)部門負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)；檔案借閱期限一般為15天，逾期需要書面申請(qǐng)延期，并得到批準(zhǔn)；檔案歸還后需填寫歸還登記表，并經(jīng)負(fù)責(zé)人核對(duì)后方可入庫。第十四條檔案的銷毀和轉(zhuǎn)存符合銷毀條件的檔案，經(jīng)過書面申請(qǐng)，并經(jīng)過相關(guān)部門批準(zhǔn)后予以銷毀；應(yīng)訂立檔案轉(zhuǎn)存計(jì)劃，將不再需要使用的檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)存。第十五條檔案的電子化管理需將緊要紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化備份，并確保其完整性和可靠性；電子檔案必需采取安全措施，防止惡意操作和數(shù)據(jù)泄露；定期進(jìn)行電子檔案的備份和恢復(fù)，確保其安全可靠。第五章檔案管理的監(jiān)督和檢查第十六條監(jiān)督檔案管理工作檔案管理部門有權(quán)對(duì)各部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查；檔案管理部門有權(quán)要求其他部門供應(yīng)相關(guān)檔案和資料；對(duì)于檔案管理不到位的部門，檔案管理部門有權(quán)提出整改要求。第十七條檔案管理的檢查定期進(jìn)行檔案的安全檢查和檔案借閱情況統(tǒng)計(jì)；發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在問題時(shí)，及時(shí)通知相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行整改；對(duì)檔案管理工作進(jìn)行年度考核，評(píng)比出優(yōu)秀檔案管理單位和個(gè)人。第六章附則第十八條本制度的解釋權(quán)本制度由基金會(huì)檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋，如有需要，經(jīng)相關(guān)部門批準(zhǔn)后可進(jìn)行修訂