市場主體登記檔案管理規(guī)范DB41-T 2539-2023

ICS01.140.20

CCSA14

41

河南省地方標準

DB41/T2539—2023

市場主體登記檔案管理規(guī)范

2023-10-31發(fā)布2024-01-29實施

河南省市場監(jiān)督管理局發(fā)布

DB41/T2539—2023

目次

前言.................................................................................II

1范圍...............................................................................1

2規(guī)范性引用文件.....................................................................1

3術(shù)語和定義.........................................................................1

4文件歸檔...........................................................................2

5檔案整理...........................................................................2

6檔案保管...........................................................................3

7檔案移交...........................................................................3

8檔案查詢...........................................................................4

附錄A（資料性）市場主體遷移登記調(diào)檔通知函樣式.......................................6

附錄B（資料性）市場主體登記檔案移交表...............................................7

附錄C（資料性）市場主體登記檔案查詢承諾書和登記表樣式...............................8

I

DB41/T2539—2023

前言

本文件按照GB/T1.1—2020《標準化工作導則第1部分：標準化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定

起草。

請注意本文件的某些內(nèi)容可能涉及專利。本文件的發(fā)布機構(gòu)不承擔識別專利的責任。

本文件由河南省市場監(jiān)督管理局提出并歸口。

本文件起草單位：河南省市場監(jiān)督管理局企業(yè)信用中心、河南省工商行政管理學校、河南中靖文博

檔案整理有限公司。

本文件主要起草人：韓曉明、趙中林、李靜、王棟、張妍、李紅瑞、畢延超、張其姝、趙文豪、張

靖武、許凱、李兆雨、趙志通。

II

DB41/T2539—2023

市場主體登記檔案管理規(guī)范

1范圍

本文件規(guī)定了市場主體登記檔案的收集、整理、保管、移交、查詢等要求。

本文件適用于市場主體登記檔案的管理。

2規(guī)范性引用文件

下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，

僅該日期對應的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本

文件。

GB/T18894電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范

DA/T18檔案著錄規(guī)則

DA/T22歸檔文件整理規(guī)則

DA/T31紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范

DA/T69紙質(zhì)歸檔文件裝訂規(guī)范

DA/T85政務服務事項電子文件歸檔規(guī)范

DA/T93電子檔案移交接收操作規(guī)程

JGJ25檔案館建筑設計規(guī)范

3術(shù)語和定義

下列術(shù)語和定義適用于本文件。

市場主體

在中華人民共和國境內(nèi)以營利為目的從事經(jīng)營活動的下列自然人、法人及非法人組織：

a)公司、非公司企業(yè)法人及其分支機構(gòu)。

b)個人獨資企業(yè)、合伙企業(yè)及其分支機構(gòu)。

c)農(nóng)民專業(yè)合作社(聯(lián)合社)及其分支機構(gòu)。

d)個體工商戶。

e)外國公司分支機構(gòu)。

f)法律、行政法規(guī)規(guī)定的其他市場主體。

市場主體登記檔案

市場主體設立、變更、注（吊）銷、年報（年檢）、遷移等登記、備案、監(jiān)管等活動中形成的具有

保存價值的文件。其中，通過市場監(jiān)管綜合業(yè)務管理系統(tǒng)歸檔保存的市場主體登記電子文件稱為市場主

體登記電子檔案。

市場主體登記電子文件

1

DB41/T2539—2023

市場監(jiān)管部門在履行其法定職責或處理事務過程中，通過計算機等電子設備形成的辦理、傳輸和存

儲的數(shù)字格式的各種信息記錄。電子文件由內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景組成。

紙質(zhì)檔案數(shù)字化

采用掃描儀等設備對紙質(zhì)檔案進行掃描加工，使其轉(zhuǎn)化為可在網(wǎng)上存儲、利用的數(shù)字信息，并按照

紙質(zhì)檔案的內(nèi)在聯(lián)系，建立目錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像關(guān)聯(lián)關(guān)系的處理過程。

遷移

市場主體因住所、經(jīng)營場所發(fā)生變化；或因市場主體類型發(fā)生變化，超越原登記機關(guān)地域管轄范圍

或級別管轄權(quán)限；或者其他原因，需從原登記機關(guān)遷至新登記機關(guān)的情形。

4文件歸檔

歸檔范圍

市場主體登記、變更、備案、注銷、歇業(yè)、股權(quán)出質(zhì)、證照管理、登記機關(guān)監(jiān)督管理、司法協(xié)助執(zhí)

行等活動中形成的文件。

歸檔方式

包括自動歸檔和上傳歸檔兩種方式。自動歸檔指全程電子化登記方式（線上）產(chǎn)生的材料，包括原

始電子申請材料、登記機關(guān)電子審核表單、其他需要歸檔保存的電子信息和數(shù)據(jù)庫文件，直接通過市場

監(jiān)管綜合業(yè)務管理系統(tǒng)歸檔的方式；上傳歸檔指窗口登記方式（線下），申請人線下提交的紙質(zhì)材料，

經(jīng)收集整理，將相關(guān)數(shù)據(jù)上傳至市場監(jiān)管綜合業(yè)務管理系統(tǒng)歸檔的方式。

歸檔時間

登記事項完結(jié)后，5個工作日內(nèi)完成紙質(zhì)文件材料的歸集整理并在市場監(jiān)管綜合業(yè)務管理系統(tǒng)中完

成紙質(zhì)檔案數(shù)字化；線上提交的市場主體登記電子文件材料2個工作日內(nèi)自動歸檔。

歸檔要求

4.4.1歸檔數(shù)據(jù)采集應符合國家市場監(jiān)管總局《市場主體準入退出數(shù)據(jù)規(guī)范》《“多證合一”改革信

息化數(shù)據(jù)規(guī)范》《注銷便利化工作數(shù)據(jù)規(guī)范》等數(shù)據(jù)標準。

4.4.2歸檔數(shù)據(jù)質(zhì)量應標準化、規(guī)范化，符合國家市場監(jiān)管總局《市場主體登記數(shù)據(jù)質(zhì)量建設實施方

案》及相關(guān)數(shù)據(jù)質(zhì)量評價標準。

4.4.3歸檔的材料應及時、完整、準確、系統(tǒng)、規(guī)范、安全，同時保證“一戶一檔”的成套性特點。

4.4.4歸檔的材料應準確反映市場主體各項活動的真實情況和歷史過程。

4.4.5歸檔的材料應層次分明，符合形成規(guī)律，程序手續(xù)完備。

4.4.6歸檔的紙質(zhì)材料應紙質(zhì)優(yōu)良、字跡耐久、書寫工整清晰。

4.4.7歸檔的市場主體登記電子文件應經(jīng)過真實性、完整性、可用性、安全性檢測并確保來源可靠、

程序規(guī)范、要素合規(guī)。

5檔案整理

檔號編制

2

DB41/T2539—2023

市場主體登記檔案應按市場主體登記注冊號或統(tǒng)一社會信用代碼編制檔號。

電子檔案整理

5.2.1市場主體登記電子檔案整理應符合GB/T18894、DA/T85、DA/T93要求。

5.2.2市場主體登記電子檔案應具備完整性和一致性，按“一戶一檔”“一檔多卷”的原則立卷管理，

“一戶”市場主體登記電子檔案應具備“一檔”的數(shù)據(jù)完整性和“多卷”的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)一致性。

5.2.3市場主體登記電子檔案應具備數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的規(guī)范性，對于結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，應包括市場主體基本信息、

案卷基本信息、卷內(nèi)文件目錄、頁級別信息、各項編碼等；對于非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，以符合國家檔案數(shù)字資

源標準規(guī)范的形式，建立與元數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)。

5.2.4應依據(jù)檔號等標識符逐級建立文件夾，分門別類、集中有序存儲市場主體登記電子檔案及其組

件，并在元數(shù)據(jù)中自動記錄市場主體登記電子檔案在線存儲路徑。

紙質(zhì)檔案整理

5.3.1市場主體登記紙質(zhì)檔案整理應符合DA/T18、DA/T22、DA/T31、DA/T69要求。

5.3.2紙質(zhì)檔案裝訂前，應按照檔案登記、掃描成像、著錄標引、圖文校核等流程進行紙質(zhì)檔案數(shù)字

化。

5.3.3卷內(nèi)文件材料按照“企業(yè)類型”分類，并按卷內(nèi)目錄順序排放，同一類文件材料按時間先后順

序排列。

5.3.4歸檔文件應按市場主體自設立登記以來的時間順序進行排列。

6檔案保管

檔案數(shù)字資源安全管理

6.1.1市場主體登記電子檔案安全管理應符合國家信息安全三級等級保護測評要求。

6.1.2對市場主體登記電子檔案及其元數(shù)據(jù)、市場主體登記電子檔案管理系統(tǒng)及其配置數(shù)據(jù)、日志數(shù)

據(jù)等，采取異地異質(zhì)備份措施。

6.1.3采取有效技術(shù)措施，防止數(shù)字檔案被非法讀取、復制、更改、增加、刪除等。

6.1.4建立市場主體登記電子檔案災難恢復機制，嚴格實行用戶認證管理，完善信息訪問控制和痕跡

追溯等防控措施，確保市場主體登記電子檔案的安全。

6.1.5定期對涉密市場主體登記電子檔案進行密級審查，根據(jù)市場主體登記電子檔案所標密級并結(jié)合

國家有關(guān)政策、要求，實施解密、延長保密期限或提升密級等處置措施。

檔案庫房安全管理

6.2.1檔案庫房溫度、濕度應符合JGJ25要求。

6.2.2檔案庫房防護應符合檔案庫房技術(shù)管理規(guī)定。

7檔案移交

移交辦理

電子檔案和紙質(zhì)檔案的移交辦理，應在市場主體遷移業(yè)務辦理的同時進行。檔案遷入、遷出應當記

錄備案（附錄A、附錄B）。

3

DB41/T2539—2023

完成時限

登記機關(guān)應當于3個月內(nèi)將該市場主體所有登記檔案移交遷入地登記機關(guān)管理。

8檔案查詢

實施部門

各級市場監(jiān)管部門或政務服務機構(gòu)。

查詢申請

8.2.1申請查詢市場主體登記檔案，需填寫《市場主體登記檔案查詢承諾書和登記表》（附錄C）。

8.2.2公安機關(guān)、國家安全機關(guān)、檢察機關(guān)、審判機關(guān)、紀檢監(jiān)察機關(guān)、審計機關(guān)等國家機關(guān)進行查

詢，應當出具本部門公函及查詢?nèi)藛T的有效證件。

8.2.3市場主體查詢自身登記檔案，應當出具市場主體營業(yè)執(zhí)照原件或加蓋公章的復印件以及查詢?nèi)?/p>

員的有效證件。查詢已經(jīng)注銷的市場主體，還應當出具注銷通知書原件及復印件。

a)自然人股東查詢，應當出具查詢?nèi)藛T的有效證件原件及復印件。

b)法人股東查詢，應當出具法人股東的有效主體資格復印件、加蓋公章的介紹信或委托書及查

詢?nèi)藛T的有效證件。

8.2.4法院指定破產(chǎn)管理人（清算組）查詢，應當出具人民法院受理破產(chǎn)案件《民事裁定書》和指定

破產(chǎn)管理人（清算組）《決定書》等復印件、破產(chǎn)管理人（清算組）的有效主體資格復印件或身份證明、

加蓋公章的介紹信或委托書、被委托人（查詢?nèi)藛T)的有效身份證件。

8.2.5律師查詢與其承辦法律事務有關(guān)的市場主體登記檔案，應當出具執(zhí)業(yè)證書、律師事務所證明。

8.2.6企業(yè)、事業(yè)單位、公證機構(gòu)、仲裁機構(gòu)、社會組織及已進入訴訟程序的個人查詢：

a)企業(yè)、事業(yè)單位因與被查詢市場主體共同涉案，應當提交與被查詢市場主體共同涉案的法院

或仲裁機構(gòu)出具的相關(guān)司法文書（文件）、本企業(yè)或事業(yè)單位有效主體資格復印件、加蓋公

章的介紹信及查詢?nèi)藛T的有效證件。

b)公證機構(gòu)、仲裁機構(gòu)工作人員查詢，應當提交所在機構(gòu)出具的有效證明并出示查詢?nèi)藛T的有

效證件。

c)社會組織因與被查詢市場主體共同涉案，應當提交與被查詢市場主體共同涉案的法院或仲裁

機構(gòu)出具的相關(guān)司法文書（文件）、社會組織有效主體資格復印件、加蓋公章的介紹信及查

詢?nèi)藛T的有效證件。

d)已進入訴訟程序的個人因與被查詢市場主體共同涉案，應當提交顯示其身份信息的、與被查

詢市場主體共同涉案的法院或仲裁機構(gòu)出具的相關(guān)司法文書（文件）及查詢?nèi)藛T的有效證件。

e)鑒定機構(gòu)工作人員查詢，應當出具鑒定委托書、鑒定機構(gòu)加蓋公章的介紹信（公函）、鑒定

機構(gòu)資質(zhì)復印件、鑒定人的有效執(zhí)業(yè)證件原件及復印件。

查詢權(quán)限

8.3.1公安機關(guān)、國家安全機關(guān)、檢察機關(guān)、審判機關(guān)、紀檢監(jiān)察機關(guān)、審計機關(guān)等國家機關(guān)具有查

詢市場主體登記檔案全部內(nèi)容的權(quán)限。

8.3.2市場主體具有查詢自身登記檔案內(nèi)容的權(quán)限。

8.3.3律師具有查詢與其承辦法律事務有關(guān)市場主體登記檔案內(nèi)容的權(quán)限。

8.3.4市場監(jiān)管部門內(nèi)部審批文書，在辦理涉及市場監(jiān)管部門的案件時方可查閱。

8.3.5除需要鑒定字跡或印鑒等司法鑒定事項外，一般不提供紙質(zhì)原件查閱。

4

DB41/T2539—2023

8.3.6市場主體登記檔案查詢內(nèi)容涉及國家秘密、商業(yè)秘密、個人信息的，按照《中華人民共和國民

法典》《中華人民共和國保守國家秘密法》《中華人民共和國個人信息保護法》等法律法規(guī)執(zhí)行。

加蓋專用章

8.4.1市場主體登記電子檔案的打印件和紙質(zhì)檔案的復制件，根據(jù)申請人需要加蓋同級檔案查詢專用

章。

8.4.2市場主體遷移至外省份，市場主體登記電子檔案打印件應全部加蓋審批專用章。

5

DB41/T2539—2023

A

A

附錄A

（資料性）

市場主體遷移登記調(diào)檔通知函樣式

市場主體遷移登記調(diào)檔通知函

（區(qū)域名稱）登記遷字〔〕第號

市場監(jiān)督管理局：

同意你局登記的（市場主體名稱）至我局登記注冊，請按規(guī)定辦理有關(guān)遷移手續(xù)，并

將該市場主體登記檔案移送我局。

（印章）

年月日

抄送:

（本通知函適用于市場主體遷入審批程序）

6

DB41/T2539—2023

B

B

附錄B

（資料性）

市場主體登記檔案移交表

市場主體登記檔案移交表參見表B.1

表B.1市場主體登記檔案移交表

市場主體名稱（蓋章）

統(tǒng)一社會信用代碼：注冊號：

移交事由：地址變更

接收部門意見：遷出部門意見：

同意遷入同意遷出

年月日年月日

檔案管理人員移交意見：該市場主體檔案已密封，由攜帶于年月日送往局處

簽名：年月日

移交檔案材料情況共卷頁。其中：

16

27

38

49

510

檔案管理人員意見：

收到

（接收部門蓋章）

簽名：年月日

注：郵寄地址：

本表一式兩份，市場主體檔案接收部門、遷出部門各留存一份

7

DB41/T2539—2023

C

C

附錄C

（資料性）

市場主體登記檔案查詢承諾書和登記表樣式

市場主體登記檔案查詢承諾書

申請人鄭重承諾：

一、嚴格遵守國家法律、法規(guī)和規(guī)章，全面履行應盡的責任和義務。

二、承諾不侵犯他人隱私、商業(yè)秘密等在先合法權(quán)益，僅限于查詢與承辦法律事務相關(guān)的市場

主體登記檔案信息。

三、因本人非法泄露所查檔案涉及個人隱私、商業(yè)秘密等相關(guān)信息，承擔相應的法律責任。

特此承諾。

申請人：

身份證號：

年月日

市場主體登記檔案查詢登記表

序號日期查詢市場主體名稱查詢?nèi)寺?lián)系電話備注

8

DB41/T2539—2023

目次

前言.................................................................................II

1范圍...............................................................................1

2規(guī)范性引用文件.....................................................................1

3術(shù)語和定義.........................................................................1

4文件歸檔...........................................................................2

5檔案整理...........................................................................2

6檔案保管...........................................................................3

7檔案移交...........................................................................3

8檔案查詢...........................................................................4

附錄A（資料性）市場主體遷移登記調(diào)檔通知函樣式.......................................6

附錄B（資料性）市場主體登記檔案移交表...............................................7

附錄C（資料性）市場主體登記檔案查詢承諾書和登記表樣式...............................8