基于SWOT和PDCA的Total-IVD診斷試劑采購管理平臺案例

降成本，提效率，保合規(guī)——“診斷試劑采購管理平臺”的建設(shè)與應(yīng)用基于SWOT和PDCA的Total-IVD診斷試劑采購管理平臺案例診斷試劑長期面臨試劑更新快、種類多，資質(zhì)復(fù)雜，供應(yīng)商集中度低、市場透明度低等問題，醫(yī)院管理難度大。北京大學(xué)第三醫(yī)院綜合使用PDCA質(zhì)量控制方法、SWOT分析等多種管理工具，基于試劑管理知識庫、相關(guān)政策法規(guī)以及多年運營經(jīng)驗，開發(fā)應(yīng)用“Total-IVD診斷試劑采購管理平臺”。通過該平臺的上線及實際運行，統(tǒng)籌全院15個一級臨床科室、多個管理處室，從招標(biāo)采購、資質(zhì)管理、訂單審核、物流跟蹤、預(yù)算管理、報銷審核、統(tǒng)計監(jiān)控等方面進行診斷試劑在院采購使用的全生命周期信息化管控。項目實施兩年來，在降成本、提效率、保合規(guī)三方面取得進展：①管理成本和采購成本雙降低，僅設(shè)1人專職負(fù)責(zé)試劑采購管理，即可完成采購審核、對賬、結(jié)算、資質(zhì)管理等工作；當(dāng)年降低采購成本5%，第二年降低16%。②提效率，優(yōu)化院內(nèi)試劑結(jié)構(gòu)，試劑數(shù)量減少58%，供應(yīng)商減少32%，品牌減少38%。③招標(biāo)、采購、管理、報銷動態(tài)監(jiān)控，合規(guī)管理，招標(biāo)遴選實現(xiàn)高效合規(guī)，管控水平精確到單品、訂單、最末級科室，實現(xiàn)即時動態(tài)預(yù)算管理，優(yōu)化報銷流程。本平臺及配套的運營管理體系，已推廣至3家兄弟三甲醫(yī)院，取得良好效果，并在本次疫情中發(fā)揮重要作用。案例簡介01背景問題目標(biāo)SWOT分析利用PDCA管理工具建設(shè)應(yīng)用試劑平臺案例效果創(chuàng)新性、案例價值背景問題目標(biāo)體外診斷試劑作為非直接收費產(chǎn)品，是檢驗項目的成本核心，也是醫(yī)院運營成本的重要組成部分，其采購數(shù)量及金額快速增加。以我院為例，試劑采購金額占醫(yī)院總醫(yī)療收入占比逐年遞增，至2019年已經(jīng)達到5%。立項背景1體外診斷試劑用量逐年快速增長并直接影響醫(yī)院運營成本傳統(tǒng)試劑管理方式已經(jīng)不適應(yīng)新的發(fā)展趨勢合規(guī)要求高→試劑資質(zhì)管理繁瑣，品種多、證件更新快，我院2017年平均每個工作日需處理80個資質(zhì)，難以實時更新、動態(tài)監(jiān)管，存在管理合規(guī)風(fēng)險。管理成本高→2018年前我院純手工方式進行試劑管理，涉及15個一級科室、30多個二級科室。覆蓋從招標(biāo)采購、資質(zhì)管理、訂單審核、物流跟蹤、預(yù)算管理、報銷審核、統(tǒng)計監(jiān)控等全流程，試劑管理所需的時間成本、人力成本及復(fù)雜流程自身產(chǎn)生的制度性成本等均較高，易出錯、管理難度大。采購成本高→如何能既滿足臨床使用科室試劑需求，又最大限度地降低庫存量，避免試劑過多地積壓而造成的過期與浪費，同時減少醫(yī)院資金的占用和資源損失，尚需管理模式創(chuàng)新。

背景、問題1傳統(tǒng)試劑管理方式已經(jīng)不適應(yīng)新的發(fā)展趨勢采購量迅速增加→體外診斷試劑用量逐年快速增長并直接影響醫(yī)院運營成本。試劑管理“三高”→傳統(tǒng)試劑管理方式已經(jīng)不適應(yīng)新的發(fā)展趨勢，合規(guī)要求高，管理成本高，采購成本高改變管理方式→“互聯(lián)網(wǎng)+”試劑采購管理體系或可合規(guī)、提效、降本

背景、問題1立項目標(biāo)開發(fā)適用于醫(yī)療機構(gòu)的“診斷試劑采購管理平臺”，具備招標(biāo)遴選、資質(zhì)審核、采購監(jiān)控、訂單跟蹤、預(yù)算管理、財務(wù)結(jié)算、目錄調(diào)整等功能。構(gòu)建與平臺配套的可快速復(fù)制的試劑管理體系，實現(xiàn)試劑全程信息化閉環(huán)管理，保障醫(yī)院試劑采購供應(yīng)合規(guī)，有效控制試劑的采購預(yù)算，降低醫(yī)院試劑管理的各方面成本，減少管理風(fēng)險，提升醫(yī)院整體運營效率。1SWOT分析02背景問題目標(biāo)SWOT分析利用PDCA管理工具建設(shè)應(yīng)用試劑平臺案例效果創(chuàng)新性、案例價值SWOT分析2S優(yōu)勢我院設(shè)立試劑招標(biāo)委員會北京市第一家試劑招標(biāo)的醫(yī)院試劑管理相對規(guī)范信息中心大力支持開發(fā)商有大型藥品平臺開發(fā)經(jīng)驗自行建設(shè)平臺，更適合我院流程和需求W劣勢試劑種類繁多、供應(yīng)商多、品牌多試劑資質(zhì)管理復(fù)雜，更新快不能進行即時動態(tài)的預(yù)算管理手工管理難度大T威脅網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險O機遇政府有規(guī)范管理的要求醫(yī)院有管理的要求行業(yè)引領(lǐng)作用SWOT分析2進攻策略調(diào)整策略建設(shè)應(yīng)用試劑采購管理平臺梳理各科室試劑品種和供應(yīng)商資質(zhì)各科室分期分批上線試劑使用平臺采購優(yōu)化試劑報銷審核流程資質(zhì)文檔數(shù)字化管理實現(xiàn)到期預(yù)警功能防守策略生存策略試劑采購規(guī)范化信息化管理簡化工作流程確保實際的使用規(guī)范基于SWOT制定管理策略基于SWOT分析，得出明確的結(jié)論——建設(shè)應(yīng)用試劑采購管理平臺、及其配套管理體系，是解決原有試劑諸多問題的最佳策略。背景問題目標(biāo)SWOT分析利用PDCA管理工具建設(shè)應(yīng)用試劑平臺案例效果創(chuàng)新性、案例價值利用PDCA管理工具建設(shè)應(yīng)用試劑平臺03Plan

原因分析3資質(zhì)資質(zhì)復(fù)雜更新快手工管理缺乏預(yù)警手段代理層級復(fù)雜試劑管理效率低新品匯總復(fù)雜遴選評審效率低談判缺乏客觀參考品牌品牌復(fù)雜品牌、供應(yīng)商、科室關(guān)系復(fù)雜外企子公司多品牌統(tǒng)計難專職管理人員少科室多流程不同缺乏監(jiān)管措施管理難以動態(tài)控制預(yù)算Plan

制定對策序號原因?qū)?/p>

策責(zé)任部門1產(chǎn)品關(guān)系復(fù)雜徹底梳理采購目錄，所有數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化藥劑科牽頭全科室配合2資質(zhì)管理全部資質(zhì)審核、補充齊全，電子化管理藥劑科3動態(tài)跟蹤管理上線試劑平臺，實現(xiàn)對采購全環(huán)節(jié)動態(tài)監(jiān)管，加強預(yù)算控制。藥劑科信息中心、全科室4招標(biāo)遴選建設(shè)應(yīng)用招標(biāo)遴選模塊，優(yōu)化招標(biāo)流程藥劑科信息中心試劑招標(biāo)委員會3Do

對策與措施對策一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化主要原因產(chǎn)品更新速度快，與供應(yīng)商、科室關(guān)系不清晰，供應(yīng)商和品牌多且復(fù)雜。目標(biāo)通過數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化，徹底梳理所有產(chǎn)品及其與供應(yīng)商、品牌、科室、規(guī)格單位的映射關(guān)系。所有在供試劑的產(chǎn)品、供應(yīng)商、品牌、科室，進行標(biāo)準(zhǔn)化處理，徹底梳理對應(yīng)關(guān)系三步復(fù)核法：科室、企業(yè)、藥劑科三次復(fù)核后固定數(shù)據(jù)2017年3月-10月負(fù)責(zé)人：楊毅恒配合：藥劑科、所有相關(guān)科室、

世濟海虹在上線前暫不調(diào)整數(shù)據(jù)產(chǎn)品信息與資質(zhì)不符的暫時禁用，單獨處理繼續(xù)完善“產(chǎn)品組套”信息實施評估效果良好；所有數(shù)據(jù)固定，供應(yīng)商固定產(chǎn)品精簡一半，供應(yīng)商減少15%P→D

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↓A←C對策二徹底梳理資質(zhì)主要原因資質(zhì)種類多、到期快、變更頻繁目標(biāo)徹底審核所有資質(zhì)，發(fā)布通知企業(yè)補交齊全，所有資質(zhì)電子化，包括資質(zhì)重要信息電子化、資質(zhì)文檔掃描上傳審核所有在供產(chǎn)品資質(zhì)，核對信息、有效性。發(fā)布通知，供應(yīng)商補交資質(zhì)。在資質(zhì)系統(tǒng)中錄入所有資質(zhì)重要信息，紙質(zhì)資質(zhì)掃描修圖上傳。2017年1月-12月負(fù)責(zé)人：楊毅恒配合：藥劑科、所有相關(guān)科室、世濟海虹繼續(xù)保持動態(tài)更新資質(zhì)對代理商整體變更的情況，制定處理流程和方案根據(jù)科室意見優(yōu)化資質(zhì)功能資質(zhì)全部梳理完畢，按計劃完成電子化工作。資質(zhì)近效期向醫(yī)院和供應(yīng)商預(yù)警，過期鎖定產(chǎn)品。建立補充資質(zhì)的長效機制。P→D

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↓A←C3Do

對策與措施對策三上線“試劑采購管理平臺”主要原因多科室流程不統(tǒng)一，動態(tài)管理難度大；多供應(yīng)商，訂單不能及時跟蹤目標(biāo)利用“試劑采購管理平臺”，全面規(guī)范采購流程和制度，實現(xiàn)動態(tài)預(yù)算控制；對訂貨實現(xiàn)動態(tài)跟蹤，提高效率。系統(tǒng)實施：設(shè)計系統(tǒng)架構(gòu)，總結(jié)流程需求、開發(fā)實施與HRP對接，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享所有科室分六批上線，先選擇試點科室，總結(jié)經(jīng)驗，穩(wěn)妥推進2017年6月-2018年5月負(fù)責(zé)人：楊毅恒配合：藥劑科、所有相關(guān)科室、世濟海虹、北大醫(yī)信在上線前暫不調(diào)整數(shù)據(jù)合格資質(zhì)上傳到系統(tǒng)，啟動資質(zhì)動態(tài)催收機制資質(zhì)不齊全的繼續(xù)催收全部科室上線；通過流程優(yōu)化，科室效率得到提高、精確管控沒有影響一線工作和使用。對策四上線“招標(biāo)遴選模塊”主要原因原有招標(biāo)工作量大，手工操作，流程也有待優(yōu)化規(guī)范。目標(biāo)規(guī)范招標(biāo)流程，提高評審效率，全程電子記錄，自動生成《評審報告》，招標(biāo)結(jié)果可量化評估。系統(tǒng)實施：設(shè)計系統(tǒng)架構(gòu)，優(yōu)化流程需求、開發(fā)實施完成2018年度新品招標(biāo)評審項目2017年11月-2018年2月負(fù)責(zé)人：楊毅恒配合：藥劑科、所有相關(guān)科室、世濟海虹后續(xù)優(yōu)化措施：科室線上提交新品，供應(yīng)商線上提交資質(zhì)、報價持續(xù)積累數(shù)據(jù)，對招標(biāo)的新品進行評價按時開發(fā)、驗收、實施、上線2018年度新品招標(biāo)達到預(yù)期效果探索出優(yōu)化之后的招標(biāo)流程P→D

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↓A←CP→D

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↓A←C3Do

實施Total-IVD試劑平臺架構(gòu)機場院區(qū)黨校院區(qū)二門診臨床科室檢驗科財

務(wù)

處采購管理北醫(yī)三院HRP財務(wù)處采購管理11個科室某三甲醫(yī)院HIS（全云端部署）檢

驗

科供應(yīng)商A供應(yīng)商B供應(yīng)商Z運營端云端服務(wù)器醫(yī)院端醫(yī)院端企業(yè)端交易模塊基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫資質(zhì)模塊招標(biāo)模塊新品遴選SPD結(jié)算管理…………3Do

實施項目實施甘特圖涉及15個一級臨床科室、130多家供應(yīng)商、兩家系統(tǒng)開發(fā)商，在保證不影響日常工作的前提下，全部上線。3Do

上線進度科室分期分批上線進度試點科室→總結(jié)經(jīng)驗→分批推進→全院上線→升級提高3Check實施結(jié)果與目標(biāo)對比產(chǎn)品優(yōu)化效果：經(jīng)過一年使用，增加了新品，但總體試劑產(chǎn)品數(shù)量減少了58%，供應(yīng)商減少32%，品牌減少38%，體現(xiàn)出明顯的優(yōu)化效果。降低成本：某三甲醫(yī)院使用“診斷試劑管理平臺”兩年，當(dāng)年降低采購成本5%，第二年降低16%，效果顯著。電子化資質(zhì)管理進入常態(tài)，在線監(jiān)測，預(yù)警：所有產(chǎn)品和供應(yīng)商的資質(zhì)進行數(shù)字化管理，到期資質(zhì)即時預(yù)警，即時更新，可以隨時查閱所有資質(zhì)的電子文檔。多次順利通過檢查。新品招標(biāo)流程規(guī)范，評審時間縮短一半，232條中標(biāo)新品年節(jié)約金額300余萬元。摸索優(yōu)化了新品招標(biāo)的流程。全程管理和監(jiān)控各環(huán)節(jié)，實現(xiàn)了單品種、最末級科室級的精確即時監(jiān)控。實現(xiàn)動態(tài)管理：動態(tài)管理預(yù)算額度、付款審批、動態(tài)監(jiān)控訂單物流狀態(tài)。3Action

改進糾正項目已改進待改進下一步對策1.基礎(chǔ)數(shù)據(jù)全部是優(yōu)質(zhì)數(shù)據(jù)，用于院內(nèi)信息共享，下一步加強管理數(shù)據(jù)量不夠大需持續(xù)積累數(shù)據(jù)1-2年之后，將體現(xiàn)出精細管控效果2.降低成本優(yōu)化了產(chǎn)品、供應(yīng)商，優(yōu)化招標(biāo)流程降低試劑成本占檢驗收費比例從采購量大的產(chǎn)品開始測算檢驗項目的試劑成本占比3.結(jié)算管理實現(xiàn)結(jié)算精確到單品、具體訂單提高財務(wù)管控的效率與財務(wù)系統(tǒng)和HIS對接4.組套管理實現(xiàn)了按試劑組套進行管理檢驗項目全部試劑成本的管理增加試劑盒+質(zhì)控品+檢驗耗材的測算。5.系統(tǒng)安全綜合運用多種安全手段、備份措施根據(jù)第三方安全公司的測試，有需要改進之處使用U-key硬件加密，增加本地備份3Action

改進糾正根據(jù)PDCA成功經(jīng)驗，總結(jié)確定的制度和流程1

科室試劑采購管理流程，涉及訂貨、驗收、預(yù)算管理、付款報銷、新品申報。2

資質(zhì)文檔管理流程，涉及資質(zhì)的遞交、審核、上傳、補充、預(yù)警。3招標(biāo)流程和規(guī)范，涉及新品申報、價格比對，資質(zhì)審核，集中報價、談判議價、專家評審。4試劑平臺與HRP數(shù)據(jù)交換的標(biāo)準(zhǔn)及校驗流程5禁用及變更試劑的審批流程6試劑召回處理流程，涉及召回試劑的查詢、鎖定、退換處理。3背景問題目標(biāo)SWOT分析利用PDCA管理工具建設(shè)應(yīng)用試劑平臺案例效果創(chuàng)新性、案例價值案例效果04案例效果1、提高管理效率，降低管理成本我院試劑年采購額數(shù)億元，年增速15%，涉及15個一級科室、30多個二級科室。試劑采購管理只設(shè)一名專人，即實現(xiàn)了日常采購、對賬、結(jié)算、資質(zhì)管理及動態(tài)更新、供應(yīng)商變更、統(tǒng)計匯總等。多次檢查均合格，獲得好評。北醫(yī)三院對照醫(yī)院IVD采購額3億元1億元IVD采購管理人員1人4人2020年預(yù)計節(jié)約3000萬元無數(shù)據(jù)2、降低采購成本某兄弟三甲醫(yī)院上線“診斷試劑管理平臺”兩年，當(dāng)年降低采購成本5%，第二年降低16%，效果顯著。4案例效果5、全流程精細管控管控能力首次實現(xiàn)精確到產(chǎn)品、訂單、末級科室。原有《試劑采購目錄》3366條產(chǎn)品優(yōu)化減少到2200條，供應(yīng)商減少30家。系統(tǒng)上線兩年多以來，動態(tài)管理、有進有出，雖然我院檢驗項目不斷增加，試劑產(chǎn)品總數(shù)僅增加200條。43、招標(biāo)遴選高效、合規(guī)上線后組織試劑招標(biāo)遴選，40多家供應(yīng)商的200多個新品，僅三小時即完成談判、評審，自動生成《評審報告》，效率比之前提高三倍。4、加強對新院區(qū)試劑管控：新的院區(qū)一個月即上線，試劑采購納入總院統(tǒng)一管理，加強了對新院區(qū)的有效管控，有效解決歷史遺留問題，降低采購成本。背景問題目標(biāo)SWOT分析利用PDCA管理工具建設(shè)應(yīng)用試劑平臺案例效果創(chuàng)新性、案例價值創(chuàng)新性、案例價值05創(chuàng)新性（1）問題導(dǎo)向：在發(fā)現(xiàn)