公司檔案建立與管理的方法與制度

公司檔案建立與管理的方法與制度第一章總則第一條目的為規(guī)范公司檔案的建立與管理，確保檔案的安全性、完整性與有效性，根據(jù)國家相關法規(guī)及公司內(nèi)部規(guī)章制度，特制定本制度。本制度旨在為公司檔案管理提供指導，確保檔案信息能夠有效支持公司的管理與決策。第二條適用范圍本制度適用于公司所有部門及員工所涉及的各類檔案管理，包括但不限于人事檔案、財務檔案、合同檔案及其他重要文件。所有員工均應遵守本制度。第三條法規(guī)依據(jù)本制度的制定依據(jù)包括但不限于：1.《中華人民共和國檔案法》2.《企業(yè)檔案管理規(guī)范》3.公司相關內(nèi)部管理規(guī)章制度第二章檔案管理的任務與職責第一條任務檔案管理的主要任務包括：1.收集、整理、歸檔各類檔案材料。2.確保檔案的安全存儲與保密性。3.及時更新與維護檔案信息。4.提供檔案查閱和借用服務，保證檔案使用的規(guī)范性。第二條職責1.綜合服務部：負責公司所有檔案的集中管理，包括檔案的收集、整理、存儲、查閱及借用等。2.各部門負責人：負責本部門檔案的初步整理與歸檔，確保檔案材料的完整與準確。3.員工：對自身產(chǎn)生的檔案材料負責，確保及時、準確地提交給相關部門。第三章檔案的收集與歸檔第一條收集檔案材料的收集包括：1.員工登記表、個人簡歷、考核材料。2.相關證書復印件、獎懲材料及兼職情況。3.勞動合同、各類審批材料及其他可供參考的文件。第二條歸檔1.材料歸檔應遵循“誰產(chǎn)生、誰歸檔”的原則，確保材料的時效性與有效性。2.歸檔的材料應保證字跡工整、內(nèi)容完整，綜合服務部負責對不符合要求的材料進行校正與完善。3.所有歸檔材料應按類別、時間順序進行編號及分類存放，便于后續(xù)查閱。第四章檔案的保管與維護第一條保管1.檔案由綜合服務部專人負責保管，存放于專用檔案室。2.檔案室應具備防火、防潮、防盜等安全措施，確保檔案的安全性。3.定期對檔案進行檢查，確保檔案的完好與完整。第二條維護1.定期更新檔案，及時補充新的材料，確保檔案信息的準確性。2.對于過時或失效的檔案，應按照公司規(guī)定進行銷毀或移交。第五章檔案的查閱與借用第一條查閱1.員工如需查閱檔案，需提前向綜合服務部提出申請，填寫查閱申請表。2.查閱過程應遵循保密原則，嚴禁對檔案進行涂改、圈劃、拆換。3.查閱結束后，應及時歸還檔案，并填寫查閱記錄。第二條借用1.檔案原則上不外借，特殊情況需外借時，須經(jīng)綜合服務部及相關負責人批準。2.外借檔案時，需填寫借用登記表，明確借用人及歸還日期。3.借用人對外借檔案負有全責，若遺失或損壞需承擔相應責任。第六章檔案的轉(zhuǎn)遞與銷毀第一條轉(zhuǎn)遞1.檔案轉(zhuǎn)遞需由綜合服務部負責，采用密封、機要的方式進行，禁止個人隨意攜帶。2.轉(zhuǎn)遞檔案需填寫轉(zhuǎn)遞通知單，并記錄轉(zhuǎn)遞時間、轉(zhuǎn)遞人、接收人等信息。第二條銷毀1.對于超過保存期限的檔案，綜合服務部應根據(jù)相關規(guī)定進行銷毀。2.銷毀過程需由專人監(jiān)督，并記錄銷毀情況，確保銷毀檔案的安全性。第七章監(jiān)督與評估機制第一條監(jiān)督1.建立檔案管理監(jiān)督機制，定期對檔案管理工作進行檢查與評估。2.各部門應定期向綜合服務部反饋檔案管理中的問題與建議。第二條評估1.綜合服務部應定期對檔案管理工作進行總結與評估，形成評估報告，并提出改進建議。2.根據(jù)評估結果，適時修訂本制度，確保其適應性與有效性。附則1.本制度由綜合服務部負責解釋，自頒布之日起實施。2.本制度如需調(diào)整或修訂，需經(jīng)公司管理層批準后方可實施。---通過以上制度的制定，旨在為公司建