公路工程建設(shè)項目電子文件與電子檔案管理規(guī)范編制說明

1公路工程建設(shè)項目電子文件與電子檔案管理規(guī)范編制說明根據(jù)公路工程檔案工作的發(fā)展需求，及信息化建設(shè)的需要，發(fā)展電子檔案的工作勢在必行，陜西省公路行業(yè)檔案也將順從市場發(fā)展，努力使陜西省公路檔案實現(xiàn)檔案工作電子化。經(jīng)陜西省交通運輸廳批準，依據(jù)陜市監(jiān)函[2022]380號《陜西省市場監(jiān)督管理局關(guān)于下達2022年地方標準計劃的通知》，項目編號：SDBXM094-2022，本部分標準由陜西省公路學會牽頭組織起草。隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，傳統(tǒng)的公路工程項目檔案資料在建設(shè)中大體量檔案造成的人力及資源消耗，在工程行業(yè)屬于勞動密集型產(chǎn)業(yè)，需要多個部門協(xié)同合作，各部門之間業(yè)務交流頻繁，產(chǎn)生大量紙質(zhì)版文件，該部分文件在行政審批、工程驗收、經(jīng)費撥付和項目審計等方面作為憑證，是工程建設(shè)中必不可少的資料。但與之相伴的是紙質(zhì)文件簽批時需要辦公人員四處奔波，大大降低了流程辦理效率，也增加了建設(shè)成本。本規(guī)范將致力于減少工程建設(shè)過程中檔案管理工作量，提高流程簽批效率，降低文件異地簽批時產(chǎn)生的交通費用，節(jié)約人力資源及財力資源消耗。公路工程項目建設(shè)周期長，跨度廣，以黃陵至延安高速公路擴能工程為例，整個建設(shè)周期中檔案高達6.5萬余卷，該過程中產(chǎn)生的紙質(zhì)檔案存儲需要大量的空間，在保管過程中檔案丟失現(xiàn)象也時有發(fā)生，導致審計過程中檔案翻閱工作量大，甚至部分有效憑證無法找到。針對上述問題，本規(guī)范提出的電子檔案管理系統(tǒng)可大大節(jié)約檔案存儲所需的物理空間，徹底杜絕檔案丟失現(xiàn)象，并保證檔案查閱和審計工作的高效性。伴隨著互聯(lián)網(wǎng)與信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，通信移動技術(shù)、大數(shù)據(jù)與云計算在工程施工階段的應用，使施工過程數(shù)字化與信息化管理成為可能，從而為傳統(tǒng)粗放型施工轉(zhuǎn)向精細化施工管理指明了方向。為進一步提升建筑業(yè)信息化水平，國務院以及住建部相繼印發(fā)《國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略綱要》、《國務院辦公廳關(guān)于促進建筑業(yè)持續(xù)健康發(fā)展的意見》等多個文件通知，對相關(guān)工作做了具體部署，積極探索“互聯(lián)網(wǎng)+”，推進工程建設(shè)行業(yè)的轉(zhuǎn)型升級。電子檔案管理是智能交通建設(shè)中重要的一環(huán)，也是對我省智能交通號召的積極響應。電子文件歸檔與電子檔案管理，不但節(jié)約了人員、耗材和空間成本，而且有利于保管和查閱，可實現(xiàn)審計單位查閱資料時無紙化辦公，也避免了檔案資料在保管、組卷、歸檔、查閱過程中人為失誤造成2的檔案丟失現(xiàn)象。采用檔案管理系統(tǒng)對檔案資料進行統(tǒng)一存儲，統(tǒng)一管理，對結(jié)構(gòu)化、非結(jié)構(gòu)化和半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一審查，提升電子文件的標準性和完善性，可大大提高辦公效率，提升檔案自身價值。電子檔案管理系統(tǒng)的應用，可大大節(jié)約工程檔案管理資金，具有顯著的經(jīng)濟效益。十四五發(fā)展規(guī)劃中制定了《國家綜合立體交通網(wǎng)規(guī)劃綱要》，明確提出了統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，綠色發(fā)展的理念。本規(guī)范的順利實施，將加快我省高速公路建設(shè)項目電子檔案管理智能化步伐，與當前公路建設(shè)全周期其他方向信息化相協(xié)調(diào)匹配，率先在行業(yè)內(nèi)形成公路工程電子檔案管理系統(tǒng)標準化方案，順應省交通運輸廳“智慧交通”的科技發(fā)展主題，引領(lǐng)行業(yè)向更深度的智能化方向發(fā)展。此外，大大減少的紙質(zhì)版材料節(jié)約了森林資源，也是對習近平總書記和黨中央提出的綠色發(fā)展理念的多方位貫徹。根據(jù)本規(guī)范所涉及的內(nèi)容及行業(yè)技術(shù)要求，主要參與起草單位為：陜西省公路學會；陜西華駿凱萊交通科技咨詢有限公司。2022年5月由陜西省公路學會向陜西省質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局提出申請的《公路工程建設(shè)項目電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》標準獲得陜西省市場監(jiān)督管理局批準立項。本標準下達后陜西省公路學會；陜西路橋集團有限公司；陜西華駿凱萊交通科技咨詢有限公司積極組織，成立編寫小組，明確標準編寫任務。編制組在對國內(nèi)相關(guān)建設(shè)項目檔案標準、電子檔案標準及其他省地方建設(shè)檔案相關(guān)標準充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，開始起草該地方標準。并于2022年5月開始起草，2023年6月完成初稿。編寫人員就標準內(nèi)容反復討論、修正，并邀請相關(guān)領(lǐng)導和知名專家提供寶貴意見和建議。歷經(jīng)多次修改和完善，于2024年6月形成了標準征求意見稿。2024年6月開始通過網(wǎng)絡(luò)、信函等方式向同行業(yè)、省內(nèi)外有關(guān)方面專家征求意見。本標準的編制重點是立足于在建項目電子檔案管理應用現(xiàn)狀，積極借鑒國內(nèi)相關(guān)標準與規(guī)范，遵循“科學性、實用性、統(tǒng)一性、規(guī)范性”的原則，制定《公路工程建設(shè)項目電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》，本標準嚴格按照本文件按照GB/T1.1-2020《標準化工作導則第1部分：標準化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定進行編寫和表述。本地方標準包含以下主要內(nèi)容：1范圍；2規(guī)范性引用文件；3術(shù)語和定義；4基本要求；5業(yè)務系3統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)；6電子文件的收集與整理；7電子文件歸檔；8電子檔案的管理；9電子檔案的處置。目前該電子文件及檔案管理系統(tǒng)在馬家堡至涇陽高速公路進行了試點應用，各項操作反應良好；同時也在G210國道耀州惠塬至印臺陳爐公路中進行了應用。為滿足各單位的需求，該系統(tǒng)也在不斷地更新與優(yōu)化，盡可能的為用戶提供更方便。本標準根據(jù)陜西實際情況及課題研究成果制定，電子檔案管理系統(tǒng)的研發(fā)及應用，解決了紙質(zhì)檔案占用空間較大，查詢不易，保存及利用不便的問題。也為建設(shè)項目日后審計、運營養(yǎng)護提供了方便，減少了檔案工作人員的工作量，同時也提高了工作效率。本標準在制定期間，采用調(diào)研、走訪黃延、平鎮(zhèn)等項目檔案室，了解檔案資料的查找及利用以及相關(guān)檔案管理工作人員的具體工作等情況?？隙穗娮訖n案管理系統(tǒng)的開發(fā)符合建設(shè)項目信息化管理，本系統(tǒng)按照相關(guān)標準制定好的公路工程檔案分類大綱對檔案資料進行分類、歸檔、組卷、編號。實現(xiàn)了自動組卷、歸檔、系統(tǒng)保存的功能。與國內(nèi)相關(guān)標準間的關(guān)系：通過對檔案管理及電子文件歸檔與電子檔案相關(guān)文獻資料標準檢索識別，國家、行業(yè)和地方層面建立了相關(guān)電子檔案標準，大多是包含內(nèi)容較為寬泛涵蓋整個建筑行業(yè)，僅安徽省發(fā)布了高速公路建設(shè)項目電子源文件同步歸檔指南，就本規(guī)范與上述標準比對而言，本規(guī)范整體構(gòu)架和內(nèi)容布局適用與各等級公