《學(xué)生檔案與證書管理》程序文件

《學(xué)生檔案與證書管理》程序文件

1目的

規(guī)范學(xué)生檔案及證書的管理，確保證書及時(shí)辦理、正確發(fā)放，向用人單位

提供學(xué)生在校期間完整的檔案材料。

2適用范圍

學(xué)生在校期間教育教學(xué)和培訓(xùn)的檔案記載、遞交相關(guān)費(fèi)料和證書的辦理與

發(fā)放過程管理。

3職責(zé)

3.1院長(zhǎng)負(fù)責(zé)審批畢業(yè)證書的驗(yàn)印文件。

3.2分管教學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)審核各類培訓(xùn)證書的申辦文件。

3.3教務(wù)處負(fù)責(zé)學(xué)生學(xué)籍檔案的管理工作，審查畢業(yè)生資格，辦理和發(fā)放學(xué)生

畢（結(jié)）業(yè)證書。

3.4各教學(xué)系負(fù)責(zé)組織學(xué)生檔案材料的管理，學(xué)生畢業(yè)前向招就處移交畢業(yè)生

的檔案材料。

3.5學(xué)生處負(fù)責(zé)學(xué)生證的辦理，圖書館負(fù)責(zé)借書證的辦理，各系部負(fù)責(zé)學(xué)生證

和借書證的發(fā)放與回收；

3.6教務(wù)處負(fù)責(zé)辦理與發(fā)放船員專業(yè)培訓(xùn)證書及適任考試準(zhǔn)考證。

4工作流程

4.1學(xué)生證、借書證的管理

4.1.1學(xué)生學(xué)籍注冊(cè)后，各系部從學(xué)生處和圖書館領(lǐng)取本系部的學(xué)生證和借書證

后，按班級(jí)向新入學(xué)的學(xué)生發(fā)放，并做好發(fā)放記錄。

4.1.2學(xué)生處根據(jù)財(cái)務(wù)出具收取丟失學(xué)生證的學(xué)生所付的證書工本費(fèi)證明后，為

學(xué)生補(bǔ)辦學(xué)生證，并做好補(bǔ)發(fā)記錄。

4.1.3學(xué)生離校后，各系部做好對(duì)學(xué)生證、借書證的回收記錄。

4.2畢業(yè)證書

4.2.1教務(wù)處學(xué)籍管理人員根據(jù)學(xué)生成績(jī)總表，對(duì)高職學(xué)生成績(jī)及格以及綜合素

質(zhì)評(píng)定合格的畢業(yè)班學(xué)生制作學(xué)歷證書電子注冊(cè)數(shù)據(jù)庫(kù)，同時(shí)根據(jù)《學(xué)生

學(xué)籍管理?xiàng)l例》提出對(duì)不及格學(xué)生的處理意見報(bào)教務(wù)處處長(zhǎng)審核、分管院

領(lǐng)導(dǎo)復(fù)核后，由院長(zhǎng)最終審核和批準(zhǔn)。

4.2.1學(xué)籍管理人員根據(jù)院長(zhǎng)批準(zhǔn)的電子注冊(cè)名冊(cè)，填寫學(xué)歷教育畢業(yè)生畢（結(jié)）

業(yè)證書的相關(guān)項(xiàng)目，加蓋學(xué)院印章和院長(zhǎng)印章，到山東省教育廳辦理電子

注冊(cè)手續(xù)。

4.2.2學(xué)籍管理人員到山東省教育廳領(lǐng)回已制作好的畢業(yè)證書和結(jié)業(yè)證書，登錄

證書編號(hào)。根據(jù)院長(zhǎng)批示,對(duì)不及格的學(xué)生填寫驗(yàn)印肄業(yè)證書或結(jié)業(yè)證明。

4.2.3畢業(yè)生待畢業(yè)實(shí)習(xí)完成后，由各系批改實(shí)習(xí)報(bào)告，成績(jī)報(bào)教務(wù)處，教務(wù)處

審核合格后，根據(jù)財(cái)務(wù)處提供的畢（結(jié)）業(yè)生培養(yǎng)費(fèi)收繳情況、由教務(wù)處

根據(jù)畢業(yè)生去向匯總表寄發(fā)畢（結(jié)）業(yè)證書。

4.2.4不及格學(xué)生結(jié)束在校的學(xué)習(xí)，可以向?qū)W院申請(qǐng)補(bǔ)考，經(jīng)教務(wù)處安排補(bǔ)考及

格后，學(xué)籍管理人員到山東省教育廳辦理有關(guān)手續(xù)。

4.4兩年制航海類教育學(xué)生的畢業(yè)證書

4.4.1學(xué)生修完所有課程成績(jī)合格后，教務(wù)處匯總畢業(yè)學(xué)生名單，送教學(xué)副院長(zhǎng)

長(zhǎng)審核，院長(zhǎng)批準(zhǔn)。

4.4.2教務(wù)處按教育主管部門規(guī)定的時(shí)間、辦法，持《濰坊市中等職業(yè)學(xué)校學(xué)籍

備案登記表》到濰坊教育局辦理畢業(yè)證書的申報(bào)手續(xù)，做好畢業(yè)證書制做、

發(fā)放與保存工作。

4.5海船船員培訓(xùn)合格證書和適任證書

4.5.1學(xué)歷班的學(xué)生參加專業(yè)培訓(xùn)考試成績(jī)及格的，由教務(wù)處負(fù)責(zé)向主管海事機(jī)

關(guān)辦理并領(lǐng)取證書，在學(xué)生畢業(yè)時(shí)按學(xué)院要求登記、發(fā)放培訓(xùn)證書。

4.5.2社會(huì)培訓(xùn)學(xué)員的培訓(xùn)證書，由教務(wù)處申辦并領(lǐng)取后轉(zhuǎn)交培訓(xùn)處，由培訓(xùn)處

負(fù)責(zé)對(duì)社會(huì)培訓(xùn)學(xué)員證書的發(fā)放。

4.5.3學(xué)員培訓(xùn)證書必須由本人領(lǐng)取，若本人無法領(lǐng)取，在校生的證書由教務(wù)處

保存；社會(huì)培訓(xùn)學(xué)員的證書由培訓(xùn)處保存。

4.4學(xué)生檔案

4.4.1學(xué)生報(bào)到后，各教學(xué)系將學(xué)生錄取名冊(cè)及學(xué)生個(gè)人材料建立檔案袋。各

系部按照學(xué)生處要求領(lǐng)回木系部學(xué)生的學(xué)生檔案。學(xué)生檔案存檔范圍包

括：學(xué)生畢業(yè)派遣存根、畢業(yè)生登記表、入團(tuán)入黨資料、團(tuán)證明及初（高）

中時(shí)的檔案材料、在校期間的各種獎(jiǎng)懲材料、年終考評(píng)、考試成績(jī)等。

4.4.2學(xué)生檔案經(jīng)學(xué)生處負(fù)責(zé)人及各系部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，借檔應(yīng)在監(jiān)督下查閱，

嚴(yán)禁涂抹、添加、更換等變動(dòng)檔案的行為。

4.4.3借檔部門（人員）對(duì)借閱的檔案必須嚴(yán)格保密，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還；

嚴(yán)禁查閱自己的檔案。

4.4.4學(xué)生被退學(xué)或開除時(shí)，各教學(xué)系將其檔案轉(zhuǎn)送至學(xué)生戶籍所在地。

4.4.5學(xué)生畢業(yè)時(shí)，招就處根據(jù)學(xué)生就業(yè)情況，負(fù)責(zé)將其檔案轉(zhuǎn)送用人單位，無

法交用人單位或被用人單位退回的檔案，由招就處暫時(shí)保管半年，半年后

由招就處轉(zhuǎn)送相關(guān)部門。

4.4.6教務(wù)處和培訓(xùn)處及時(shí)建立學(xué)生培訓(xùn)檔案，并在培訓(xùn)結(jié)束后，出具相應(yīng)的《船

員培訓(xùn)證明》。對(duì)培訓(xùn)出勤率低于規(guī)定培訓(xùn)課時(shí)90%的學(xué)員，不得出具培

訓(xùn)證明。未取得《船員培訓(xùn)證明》的學(xué)歷班學(xué)生由教務(wù)處安排其跟隨下一

級(jí)學(xué)生重修直至完成規(guī)定的培訓(xùn)課時(shí)方能報(bào)名考試；社會(huì)版學(xué)員由培訓(xùn)處

安排其跟隨其他培訓(xùn)班完成規(guī)定的培訓(xùn)課時(shí)方能報(bào)名考試。

4.4.7學(xué)生檔案由各教學(xué)系專人維護(hù)和保管，學(xué)生畢業(yè)前將畢業(yè)生檔案經(jīng)院長(zhǎng)審

核后交招就處。

4.4.8學(xué)生落實(shí)就業(yè)單位后，招就處將檔案移交給就業(yè)單位，并做好交接記錄。

無法交用人單位或被用人單位退回的檔案，由招就處暫時(shí)保管半年，半年

后轉(zhuǎn)送相關(guān)部門。

5相關(guān)/支持性文件

5.1中華人民共和國(guó)海船船員適任考試和發(fā)證規(guī)則

5.2中華人民共和國(guó)培訓(xùn)合格證簽發(fā)管理辦法

5.3學(xué)生管理規(guī)定

5.4普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定

6質(zhì)?記錄

版本/版次：D/2生效日期：2015.6.5第3頁(yè)共4頁(yè)

6.1學(xué)生情況登記表SDHS-02-06-01（各系部保存，3年）

6.2學(xué)生檔案歸檔記錄SDHS-02-06-02（各系部保存，3年）

6.3學(xué)生檔案歸檔及移交記錄SDHS-02-06-03（各系部保存，3年）

6.4學(xué)生證發(fā)放清單SDHS-02-06-04（學(xué)生處保存，1年）

6.7畢業(yè)證書驗(yàn)印名單（教務(wù)處保存，長(zhǎng)