學(xué)校會(huì)議記錄管理制度

學(xué)校會(huì)議記錄管理制度學(xué)校會(huì)議記錄管理制度

第一章總則

第一條目的與依據(jù)

為保證學(xué)校會(huì)議的效率與效果，規(guī)范會(huì)議的組織、記錄及后續(xù)工作，根據(jù)學(xué)校管理需要，特制定本制度。

第二條適用范圍

本制度適用于學(xué)校內(nèi)所有層級(jí)、類型的會(huì)議，包括但不限于校務(wù)會(huì)議、教職工大會(huì)、部門例會(huì)等。

第三條會(huì)議原則

（一）會(huì)議應(yīng)堅(jiān)持精簡(jiǎn)、高效原則，嚴(yán)格控制會(huì)議次數(shù)、規(guī)模和時(shí)間。

（二）會(huì)議應(yīng)注重實(shí)際效果，防止形式主義，提倡務(wù)實(shí)、創(chuàng)新的工作作風(fēng)。

（三）會(huì)議應(yīng)充分發(fā)揚(yáng)民主，尊重不同意見，確保決策的科學(xué)性、合理性。

第四條會(huì)議類別

（一）定期會(huì)議：按照學(xué)校工作計(jì)劃定期召開的會(huì)議。

（二）臨時(shí)會(huì)議：因特殊情況或緊急事項(xiàng)需要臨時(shí)召集的會(huì)議。

（三）專題會(huì)議：針對(duì)某一特定主題召開的會(huì)議。

第五條會(huì)議組織與管理

（一）會(huì)議的組織與管理由會(huì)議主持人負(fù)責(zé)，會(huì)議主持人應(yīng)具備相關(guān)職責(zé)和權(quán)限。

（二）會(huì)議的組織與管理應(yīng)遵循本制度的規(guī)定，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。

第六條會(huì)議記錄與保密

（一）會(huì)議記錄應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地記錄會(huì)議內(nèi)容，主要包括：會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參會(huì)人員、議題、討論情況、決策結(jié)果等。

（二）會(huì)議記錄應(yīng)做好保密工作，防止泄露會(huì)議內(nèi)容涉及的國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私。

第七條本制度的解釋權(quán)歸學(xué)校行政管理處。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題和目的：根據(jù)學(xué)校工作需要，明確會(huì)議的主題和目的，確保會(huì)議的針對(duì)性和實(shí)效性。

2.制定會(huì)議方案：包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程安排等，必要時(shí)可制定會(huì)議預(yù)案。

3.發(fā)送會(huì)議通知：提前向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，明確會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、議程等內(nèi)容，并要求回復(fù)確認(rèn)。

4.準(zhǔn)備會(huì)議材料：整理與會(huì)議主題相關(guān)的資料、報(bào)告、數(shù)據(jù)等，提前分發(fā)給參會(huì)人員，以便于會(huì)前閱讀和討論。

二、會(huì)議召開

1.會(huì)議簽到：會(huì)議開始前進(jìn)行簽到，確保參會(huì)人員準(zhǔn)時(shí)到場(chǎng)。

2.會(huì)議主持人宣布會(huì)議開始，介紹會(huì)議主題、目的、議程和參會(huì)人員。

3.各議題負(fù)責(zé)人或報(bào)告人按照議程安排，對(duì)相關(guān)事項(xiàng)進(jìn)行匯報(bào)、討論。

4.參會(huì)人員針對(duì)議題進(jìn)行充分討論，提出建議、意見和決策。

5.會(huì)議主持人對(duì)討論情況進(jìn)行總結(jié)，形成會(huì)議決策。

三、會(huì)議記錄

1.會(huì)議記錄人應(yīng)認(rèn)真記錄會(huì)議內(nèi)容，確保記錄的準(zhǔn)確性、完整性。

2.會(huì)議記錄應(yīng)包括以下內(nèi)容：會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參會(huì)人員、議題、討論情況、決策結(jié)果等。

3.會(huì)議記錄應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)整理、歸檔，并分發(fā)給相關(guān)人員。

四、會(huì)議決策的執(zhí)行與跟蹤

1.會(huì)議決策事項(xiàng)應(yīng)明確責(zé)任人、完成時(shí)限和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。

2.責(zé)任人應(yīng)按照會(huì)議決策要求，制定具體實(shí)施方案，確保決策的落實(shí)。

3.會(huì)議主持人或指定人員對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤、督促，并及時(shí)匯報(bào)進(jìn)度。

五、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議主持人應(yīng)對(duì)會(huì)議情況進(jìn)行總結(jié)，評(píng)估會(huì)議效果，提出改進(jìn)措施。

2.會(huì)議總結(jié)應(yīng)包括以下內(nèi)容：會(huì)議的成效、存在的問題、改進(jìn)措施等。

3.會(huì)議總結(jié)報(bào)告應(yīng)及時(shí)報(bào)送學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，以便于領(lǐng)導(dǎo)了解會(huì)議情況，指導(dǎo)工作。

六、會(huì)議資料的歸檔與保管

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄、決策文件、實(shí)施方案等資料應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行歸檔。

2.會(huì)議資料的保管應(yīng)確保安全、保密，防止遺失、泄露。

3.會(huì)議資料歸檔和保管期限按照學(xué)校相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的編制與審批

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人應(yīng)盡快整理會(huì)議紀(jì)要，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議基本信息、討論的主要觀點(diǎn)、決策結(jié)果、任務(wù)分工、責(zé)任人和完成時(shí)限等。

3.會(huì)議紀(jì)要編制完成后，應(yīng)提交給會(huì)議主持人審批，確保紀(jì)要內(nèi)容的準(zhǔn)確性和權(quán)威性。

二、會(huì)議紀(jì)要的發(fā)布與傳達(dá)

1.審批通過的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)以書面形式發(fā)布，同時(shí)可通過學(xué)校內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、郵件等方式傳達(dá)給所有參會(huì)人員及相關(guān)執(zhí)行部門。

2.會(huì)議紀(jì)要的發(fā)布應(yīng)及時(shí)，確保相關(guān)人員能夠迅速了解會(huì)議決策內(nèi)容，便于后續(xù)工作的開展。

三、任務(wù)分工與責(zé)任落實(shí)

1.根據(jù)會(huì)議紀(jì)要，明確各任務(wù)的責(zé)任人，并將任務(wù)分解為具體的執(zhí)行步驟。

2.責(zé)任人應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要的要求，制定詳細(xì)的工作計(jì)劃，確保任務(wù)按時(shí)完成。

3.會(huì)議主持人或指定跟蹤人對(duì)任務(wù)執(zhí)行情況進(jìn)行定期檢查，督促責(zé)任人按計(jì)劃推進(jìn)工作。

四、執(zhí)行進(jìn)度監(jiān)控與匯報(bào)

1.責(zé)任人應(yīng)定期向會(huì)議主持人或指定跟蹤人匯報(bào)任務(wù)執(zhí)行進(jìn)度，確保工作透明、可控。

2.會(huì)議主持人應(yīng)及時(shí)了解任務(wù)執(zhí)行情況，對(duì)存在的問題和困難提供支持和指導(dǎo)。

3.對(duì)于重要或緊急的任務(wù)，應(yīng)建立專門的匯報(bào)和協(xié)調(diào)機(jī)制，確保任務(wù)順利進(jìn)行。

五、問題反饋與調(diào)整

1.在任務(wù)執(zhí)行過程中，如遇到問題或困難，責(zé)任人應(yīng)及時(shí)反饋給會(huì)議主持人。

2.會(huì)議主持人根據(jù)問題性質(zhì)和影響程度，組織相關(guān)人員進(jìn)行分析、討論，制定解決方案。

3.對(duì)于影響任務(wù)完成的重大問題，應(yīng)及時(shí)調(diào)整計(jì)劃，必要時(shí)重新召開會(huì)議進(jìn)行決策。

六、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與應(yīng)用

1.會(huì)議紀(jì)要作為重要的決策依據(jù)和執(zhí)行記錄，應(yīng)按照學(xué)校檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔。

2.會(huì)議紀(jì)要的歸檔應(yīng)便于查詢和利用，為學(xué)校工作提供參考。

3.定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行回顧，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為提高會(huì)議管理效果提供借鑒。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室使用應(yīng)提前預(yù)訂，預(yù)訂者需向行政管理處提交會(huì)議室申請(qǐng)，注明會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備等。

2.行政管理處根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，合理安排會(huì)議室，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。

3.預(yù)訂者應(yīng)在會(huì)議開始前15分鐘到達(dá)會(huì)議室，進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)確認(rèn)和準(zhǔn)備工作。

二、會(huì)議室配置

1.會(huì)議室應(yīng)配備必要的設(shè)施，如投影儀、音響、白板、會(huì)議桌椅等，以滿足不同會(huì)議需求。

2.行政管理處定期檢查會(huì)議室設(shè)施，確保設(shè)備正常運(yùn)行，如有損壞應(yīng)及時(shí)維修或更換。

3.會(huì)議室應(yīng)保持干凈、整潔，提供良好的會(huì)議環(huán)境。

三、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)保持安靜，禁止大聲喧嘩、吸煙、進(jìn)食等行為。

2.參會(huì)人員應(yīng)愛護(hù)會(huì)議室設(shè)施，遵守使用規(guī)范，不得隨意移動(dòng)或損壞設(shè)備。

3.會(huì)議結(jié)束后，預(yù)訂者應(yīng)負(fù)責(zé)清理會(huì)議室，確保場(chǎng)地整潔，并關(guān)閉所有設(shè)備電源。

四、會(huì)議室安全管理

1.會(huì)議室使用期間，預(yù)訂者應(yīng)負(fù)責(zé)安全事項(xiàng)，確保參會(huì)人員的人身安全。

2.會(huì)議室應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、應(yīng)急照明等，并定期檢查、維護(hù)。

3.遵守學(xué)校的安全管理規(guī)定，遇到緊急情況時(shí)，及時(shí)啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，確保人員安全。

五、會(huì)議室開放時(shí)間

1.會(huì)議室的開放時(shí)間應(yīng)根據(jù)學(xué)校工作需要合理安排，原則上應(yīng)在工作時(shí)間內(nèi)開放。

2.特殊情況下，需在非工作時(shí)間使用會(huì)議室，預(yù)訂者應(yīng)提前申請(qǐng)，并經(jīng)行政管理處批準(zhǔn)。

六、會(huì)議室使用費(fèi)用

1.學(xué)校內(nèi)部會(huì)議使用會(huì)議室，原則上不收取費(fèi)用。

2.特殊情況或外部單位借用會(huì)議室，按照學(xué)校相關(guān)規(guī)定收取相應(yīng)費(fèi)用。

3.會(huì)議室使用費(fèi)用由行政管理處負(fù)責(zé)收取，并納入學(xué)校財(cái)務(wù)統(tǒng)一管理。

七、會(huì)議室的維護(hù)與改進(jìn)

1.行政管理處定期收集會(huì)議室使用反饋，針對(duì)存在的問題進(jìn)行改進(jìn)。

2.根據(jù)學(xué)校發(fā)展和會(huì)議需求，適時(shí)更新會(huì)議室設(shè)施，提升會(huì)議室功能。

3.鼓勵(lì)創(chuàng)新和采用新技術(shù)，提高會(huì)議室的使用效率和管理水平。

第五章附則

一、本制度的解釋權(quán)歸學(xué)