學校會議記錄管理制度

學校會議記錄管理制度學校會議記錄管理制度

第一章總則

第一條目的與依據

為保證學校會議的效率與效果，規(guī)范會議的組織、記錄及后續(xù)工作，根據學校管理需要，特制定本制度。

第二條適用范圍

本制度適用于學校內所有層級、類型的會議，包括但不限于校務會議、教職工大會、部門例會等。

第三條會議原則

（一）會議應堅持精簡、高效原則，嚴格控制會議次數、規(guī)模和時間。

（二）會議應注重實際效果，防止形式主義，提倡務實、創(chuàng)新的工作作風。

（三）會議應充分發(fā)揚民主，尊重不同意見，確保決策的科學性、合理性。

第四條會議類別

（一）定期會議：按照學校工作計劃定期召開的會議。

（二）臨時會議：因特殊情況或緊急事項需要臨時召集的會議。

（三）專題會議：針對某一特定主題召開的會議。

第五條會議組織與管理

（一）會議的組織與管理由會議主持人負責，會議主持人應具備相關職責和權限。

（二）會議的組織與管理應遵循本制度的規(guī)定，確保會議的順利進行。

第六條會議記錄與保密

（一）會議記錄應及時、準確、完整地記錄會議內容，主要包括：會議時間、地點、主持人、參會人員、議題、討論情況、決策結果等。

（二）會議記錄應做好保密工作，防止泄露會議內容涉及的國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私。

第七條本制度的解釋權歸學校行政管理處。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題和目的：根據學校工作需要，明確會議的主題和目的，確保會議的針對性和實效性。

2.制定會議方案：包括會議時間、地點、參會人員、議程安排等，必要時可制定會議預案。

3.發(fā)送會議通知：提前向參會人員發(fā)送會議通知，明確會議主題、時間、地點、議程等內容，并要求回復確認。

4.準備會議材料：整理與會議主題相關的資料、報告、數據等，提前分發(fā)給參會人員，以便于會前閱讀和討論。

二、會議召開

1.會議簽到：會議開始前進行簽到，確保參會人員準時到場。

2.會議主持人宣布會議開始，介紹會議主題、目的、議程和參會人員。

3.各議題負責人或報告人按照議程安排，對相關事項進行匯報、討論。

4.參會人員針對議題進行充分討論，提出建議、意見和決策。

5.會議主持人對討論情況進行總結，形成會議決策。

三、會議記錄

1.會議記錄人應認真記錄會議內容，確保記錄的準確性、完整性。

2.會議記錄應包括以下內容：會議時間、地點、主持人、參會人員、議題、討論情況、決策結果等。

3.會議記錄應在會議結束后及時整理、歸檔，并分發(fā)給相關人員。

四、會議決策的執(zhí)行與跟蹤

1.會議決策事項應明確責任人、完成時限和驗收標準。

2.責任人應按照會議決策要求，制定具體實施方案，確保決策的落實。

3.會議主持人或指定人員對會議決策的執(zhí)行情況進行跟蹤、督促，并及時匯報進度。

五、會議總結

1.會議結束后，會議主持人應對會議情況進行總結，評估會議效果，提出改進措施。

2.會議總結應包括以下內容：會議的成效、存在的問題、改進措施等。

3.會議總結報告應及時報送學校領導，以便于領導了解會議情況，指導工作。

六、會議資料的歸檔與保管

1.會議結束后，會議記錄、決策文件、實施方案等資料應按照規(guī)定進行歸檔。

2.會議資料的保管應確保安全、保密，防止遺失、泄露。

3.會議資料歸檔和保管期限按照學校相關規(guī)定執(zhí)行。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的編制與審批

1.會議結束后，會議記錄人應盡快整理會議紀要，確保內容準確、完整。

2.會議紀要應包括會議基本信息、討論的主要觀點、決策結果、任務分工、責任人和完成時限等。

3.會議紀要編制完成后，應提交給會議主持人審批，確保紀要內容的準確性和權威性。

二、會議紀要的發(fā)布與傳達

1.審批通過的會議紀要應以書面形式發(fā)布，同時可通過學校內部網絡、郵件等方式傳達給所有參會人員及相關執(zhí)行部門。

2.會議紀要的發(fā)布應及時，確保相關人員能夠迅速了解會議決策內容，便于后續(xù)工作的開展。

三、任務分工與責任落實

1.根據會議紀要，明確各任務的責任人，并將任務分解為具體的執(zhí)行步驟。

2.責任人應按照會議紀要的要求，制定詳細的工作計劃，確保任務按時完成。

3.會議主持人或指定跟蹤人對任務執(zhí)行情況進行定期檢查，督促責任人按計劃推進工作。

四、執(zhí)行進度監(jiān)控與匯報

1.責任人應定期向會議主持人或指定跟蹤人匯報任務執(zhí)行進度，確保工作透明、可控。

2.會議主持人應及時了解任務執(zhí)行情況，對存在的問題和困難提供支持和指導。

3.對于重要或緊急的任務，應建立專門的匯報和協調機制，確保任務順利進行。

五、問題反饋與調整

1.在任務執(zhí)行過程中，如遇到問題或困難，責任人應及時反饋給會議主持人。

2.會議主持人根據問題性質和影響程度，組織相關人員進行分析、討論，制定解決方案。

3.對于影響任務完成的重大問題，應及時調整計劃，必要時重新召開會議進行決策。

六、會議紀要的歸檔與應用

1.會議紀要作為重要的決策依據和執(zhí)行記錄，應按照學校檔案管理規(guī)定進行歸檔。

2.會議紀要的歸檔應便于查詢和利用，為學校工作提供參考。

3.定期對會議紀要的執(zhí)行情況進行回顧，總結經驗教訓，為提高會議管理效果提供借鑒。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預訂

1.會議室使用應提前預訂，預訂者需向行政管理處提交會議室申請，注明會議時間、參會人數、所需設備等。

2.行政管理處根據申請內容，合理安排會議室，確保會議的順利進行。

3.預訂者應在會議開始前15分鐘到達會議室，進行現場確認和準備工作。

二、會議室配置

1.會議室應配備必要的設施，如投影儀、音響、白板、會議桌椅等，以滿足不同會議需求。

2.行政管理處定期檢查會議室設施，確保設備正常運行，如有損壞應及時維修或更換。

3.會議室應保持干凈、整潔，提供良好的會議環(huán)境。

三、會議室使用規(guī)范

1.會議室內應保持安靜，禁止大聲喧嘩、吸煙、進食等行為。

2.參會人員應愛護會議室設施，遵守使用規(guī)范，不得隨意移動或損壞設備。

3.會議結束后，預訂者應負責清理會議室，確保場地整潔，并關閉所有設備電源。

四、會議室安全管理

1.會議室使用期間，預訂者應負責安全事項，確保參會人員的人身安全。

2.會議室應配備必要的安全設施，如消防器材、應急照明等，并定期檢查、維護。

3.遵守學校的安全管理規(guī)定，遇到緊急情況時，及時啟動應急預案，確保人員安全。

五、會議室開放時間

1.會議室的開放時間應根據學校工作需要合理安排，原則上應在工作時間內開放。

2.特殊情況下，需在非工作時間使用會議室，預訂者應提前申請，并經行政管理處批準。

六、會議室使用費用

1.學校內部會議使用會議室，原則上不收取費用。

2.特殊情況或外部單位借用會議室，按照學校相關規(guī)定收取相應費用。

3.會議室使用費用由行政管理處負責收取，并納入學校財務統(tǒng)一管理。

七、會議室的維護與改進

1.行政管理處定期收集會議室使用反饋，針對存在的問題進行改進。

2.根據學校發(fā)展和會議需求，適時更新會議室設施，提升會議室功能。

3.鼓勵創(chuàng)新和采用新技術，提高會議室的使用效率和管理水平。

第五章附則

一、本制度的解釋權歸學