上海市政府會議管理制度

上海市政府會議管理制度第一章總則

第一條目的與原則

本制度旨在規(guī)范上海市政府會議的組織與管理，確保會議的高效、有序進(jìn)行，提高決策質(zhì)量和執(zhí)行力度。會議管理應(yīng)遵循公開、公正、高效、節(jié)儉的原則。

第二條適用范圍

本制度適用于上海市政府及其各部門召開的各類工作會議，包括但不限于全體會議、專題會議、協(xié)調(diào)會議等。

第三條會議分類

根據(jù)會議的性質(zhì)和內(nèi)容，會議分為以下幾類：

1.全體會議：討論和決定重大事項，全體成員參加。

2.專題會議：針對特定議題進(jìn)行研究、協(xié)調(diào)和決策。

3.協(xié)調(diào)會議：協(xié)調(diào)相關(guān)部門工作，解決跨部門問題。

第四條組織架構(gòu)

會議的組織與管理實行層級負(fù)責(zé)制，明確各層級職責(zé)，確保會議的順利進(jìn)行。

1.會議召集人：負(fù)責(zé)確定會議議題、議程、參會人員等。

2.會議主持人：負(fù)責(zé)主持會議，確保會議按照既定議程進(jìn)行。

3.會議記錄人：負(fù)責(zé)記錄會議內(nèi)容，整理會議紀(jì)要。

4.會議室管理人員：負(fù)責(zé)會議室的預(yù)定、布置、設(shè)施保障等。

第五條會議紀(jì)律

參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會議紀(jì)律，按時參加會議，積極參與討論，保守會議秘密。

第六條會議公開

根據(jù)政務(wù)公開的要求，會議內(nèi)容應(yīng)適時公開，接受社會監(jiān)督。

第七條制度修訂

本制度根據(jù)實際情況適時修訂，以適應(yīng)會議管理的發(fā)展需要。

第二章會議流程

第一條會議籌備

1.會議召集人根據(jù)工作需要，確定會議議題、議程、參會人員、會議時間及地點。

2.會議主持人提前熟悉會議議題，做好主持會議的準(zhǔn)備工作。

3.會議記錄人準(zhǔn)備會議記錄所需的文具、設(shè)備等。

4.會議室管理人員負(fù)責(zé)預(yù)定會議室，并根據(jù)會議需求布置會議室，檢查設(shè)施設(shè)備是否正常運行。

第二條會議通知

1.會議召集人應(yīng)在會議召開前至少3個工作日，向參會人員發(fā)出會議通知，明確會議時間、地點、議程等內(nèi)容。

2.會議通知應(yīng)采用書面形式，并通過電子郵件、短信等方式進(jìn)行提醒。

第三條會議簽到

1.參會人員應(yīng)在會議開始前15分鐘到達(dá)會場，進(jìn)行簽到。

2.會議主持人應(yīng)在會議開始前5分鐘，對參會人員的到會情況進(jìn)行確認(rèn)。

第四條會議議程

1.會議主持人按照既定議程逐項組織討論，確保會議有序進(jìn)行。

2.會議討論過程中，主持人應(yīng)充分聽取各方意見，保證決策的民主性和科學(xué)性。

第五條會議決策

1.會議對議題進(jìn)行充分討論后，由主持人組織表決。

2.表決可采用口頭、舉手、投票等方式進(jìn)行，根據(jù)議題性質(zhì)和會議類型，確定表決通過的條件。

第六條會議記錄

1.會議記錄人應(yīng)詳細(xì)記錄會議討論內(nèi)容、表決結(jié)果、參會人員發(fā)言要點等。

2.會議紀(jì)要應(yīng)在會議結(jié)束后3個工作日內(nèi)完成初稿，提交給會議主持人審核。

第七條會議總結(jié)

1.會議主持人應(yīng)在會議結(jié)束時對會議成果進(jìn)行總結(jié)，明確下一步工作要求和責(zé)任分工。

2.會議紀(jì)要經(jīng)審核無誤后，由會議主持人簽發(fā)，分發(fā)給參會人員及相關(guān)部門。

第八條會議資料的歸檔

1.會議結(jié)束后，會議召集人應(yīng)將會議通知、會議紀(jì)要、表決結(jié)果等資料進(jìn)行歸檔。

2.歸檔資料應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定保存，以備查閱。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

第一條會議紀(jì)要的發(fā)布與傳達(dá)

1.會議紀(jì)要經(jīng)會議主持人審核批準(zhǔn)后，應(yīng)及時發(fā)布。

2.會議紀(jì)要應(yīng)通過電子郵件、內(nèi)部辦公系統(tǒng)等渠道傳達(dá)給所有參會人員及相關(guān)部門，確保相關(guān)人員了解會議內(nèi)容和精神。

第二條任務(wù)分工與責(zé)任落實

1.會議紀(jì)要中明確的任務(wù)和決策，應(yīng)明確責(zé)任人和完成時限。

2.各責(zé)任部門和責(zé)任人應(yīng)按照會議紀(jì)要的要求，制定具體實施方案，并報會議召集人備案。

第三條執(zhí)行情況的反饋

1.責(zé)任部門應(yīng)在任務(wù)執(zhí)行過程中，定期向會議召集人報告工作進(jìn)展和存在的問題。

2.會議召集人應(yīng)跟蹤了解任務(wù)執(zhí)行情況，對發(fā)現(xiàn)的問題及時協(xié)調(diào)解決。

第四條監(jiān)督與評估

1.會議紀(jì)要的執(zhí)行情況納入部門績效考核，作為評價部門和員工工作的重要依據(jù)。

2.督察部門應(yīng)定期對會議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，對未按期完成或執(zhí)行不力的部門和個人進(jìn)行問責(zé)。

第五條會議紀(jì)要的更新與調(diào)整

1.如因?qū)嶋H情況發(fā)生變化，需要對會議紀(jì)要中的決策進(jìn)行調(diào)整，應(yīng)按照原決策程序進(jìn)行審批。

2.調(diào)整后的會議紀(jì)要應(yīng)重新發(fā)布，并通知相關(guān)人員進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。

第六條檔案管理

1.會議紀(jì)要的跟蹤落實情況應(yīng)作為重要檔案進(jìn)行管理，確保資料的完整性和可追溯性。

2.會議紀(jì)要及相關(guān)執(zhí)行情況檔案應(yīng)按照規(guī)定期限保存，以備審計、監(jiān)督和查詢。

第四章會議室管理規(guī)定

第一條會議室預(yù)定

1.會議室的預(yù)定應(yīng)提前進(jìn)行，預(yù)定時應(yīng)提供會議主題、參會人數(shù)、時間等信息。

2.會議室管理人員負(fù)責(zé)審核預(yù)定請求，確保會議室的使用符合政府工作優(yōu)先級。

第二條會議室布置

1.會議室布置應(yīng)根據(jù)會議類型和參會人數(shù)進(jìn)行，確保座位安排合理，設(shè)施齊全。

2.會議室內(nèi)應(yīng)配備必要的會議設(shè)備，如投影儀、音響系統(tǒng)、白板等，并保證設(shè)備處于良好狀態(tài)。

第三條會議室衛(wèi)生與安全

1.會議室應(yīng)保持整潔，會議前后應(yīng)進(jìn)行必要的清潔工作。

2.會議室管理人員應(yīng)定期檢查消防、安全設(shè)施，確保會議環(huán)境安全無隱患。

第四條會議室使用規(guī)范

1.參會人員應(yīng)愛護(hù)會議室內(nèi)的設(shè)施，遵守會議室使用規(guī)定。

2.會議期間，應(yīng)保持安靜，禁止吸煙、進(jìn)食或在會議室內(nèi)進(jìn)行其他非會議活動。

第五條會議室設(shè)備管理

1.會議室設(shè)備的使用應(yīng)遵循操作規(guī)程，使用前后應(yīng)進(jìn)行檢查。

2.如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)及時報告會議室管理人員，盡快進(jìn)行維修或更換。

第六條會議服務(wù)

1.會議室管理人員應(yīng)提供專業(yè)的會議服務(wù)，包括但不限于會場布置、設(shè)備調(diào)試、茶水服務(wù)等。

2.會議期間，會議室管理人員應(yīng)隨時待命，及時解決會議過程中出現(xiàn)的問題。

第七條會議室使用記錄

1.會議室使用情況應(yīng)進(jìn)行記錄，包括會議主題、使用時間、參會人數(shù)等信息。

2.使用記錄應(yīng)作為檔案保存，以便于會議室使用的統(tǒng)計分析和管理改進(jìn)。