醫(yī)院員工人事檔案管理制度

醫(yī)院員工人事檔案管理制度第一章總則為加強醫(yī)院員工人事檔案管理，保障檔案的安全性、有效性和可追溯性，確保人事管理工作的規(guī)范化、科學化，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《勞動合同法》及醫(yī)院內(nèi)部相關規(guī)章制度，制定本制度。第一條目的本制度旨在明確醫(yī)院員工人事檔案的管理規(guī)范、流程和責任，確保檔案的完整性和實用性，為醫(yī)院人力資源管理、人才選拔和績效考核提供可靠依據(jù)。第二條適用范圍本制度適用于醫(yī)院全體員工的人事檔案管理，涵蓋新員工入職、在職員工檔案更新、檔案借閱及轉遞等各個環(huán)節(jié)。第二章檔案管理職責第三條責任分工1.人力資源部：負責全院員工人事檔案的收集、整理、保管和使用。2.部門負責人：協(xié)助人力資源部收集員工相關材料，確保材料的真實性和完整性。3.員工：負責提供個人信息及相關材料，確保信息的及時更新。第四條檔案工作任務人事檔案管理的主要任務包括：-收集員工的各類人事材料；-整理、歸檔和保管人事檔案；-負責檔案的查閱、借用和轉遞；-定期對檔案進行檢查和更新。第三章檔案的收集和歸檔第五條收集材料人事檔案應包括但不限于以下材料：-員工登記表-個人簡歷-勞動合同-職業(yè)資格證書及復印件-考核材料-獎懲記錄-兼職情況說明-其他相關證明文件第六條歸檔要求1.收集的材料必須字跡工整、內(nèi)容完整，符合歸檔標準。2.歸檔材料應逐一編號登記，并由人力資源部進行審核。3.不符合歸檔要求的材料，需及時糾正和完善。第四章檔案的保管第七條保管要求1.人事檔案由人力資源部專人負責保管，存放在專門的檔案室內(nèi)。2.檔案室應具備防火、防潮、防盜等安全措施，未經(jīng)授權人員不得隨意進入。3.每年對檔案進行一次全面檢查，確保檔案的完整性和安全性。第八條交接管理1.檔案交接時，需填寫交接清單，并由交接雙方簽字確認。2.交接檔案時，應進行核對，確保檔案數(shù)量和內(nèi)容的一致性。第五章檔案的查閱和借用第九條查閱流程1.員工或外部人員需查閱檔案時，應提前向人力資源部提出申請，并說明查閱目的。2.人力資源部應在5個工作日內(nèi)審核申請，給予答復。3.查閱檔案時，必須遵守醫(yī)院的保密規(guī)定，嚴禁對檔案進行涂改、圈劃。第十條借用規(guī)定1.任何檔案原則上不外借，特殊情況需外借時，須經(jīng)醫(yī)院領導批準。2.借用檔案的人員需填寫借閱登記表，并確保在指定時間內(nèi)歸還。第六章檔案的轉遞第十一條轉遞流程1.人員內(nèi)部調(diào)動時，檔案隨人轉遞，由人力資源部負責。2.檔案轉遞時需密封處理，禁止個人攜帶，確保檔案的安全。3.轉遞的檔案需填寫轉遞通知單，并通過機要途徑進行轉遞。第十二條收到檔案的管理1.對轉進的檔案，應及時核對無誤，并辦理通知單回執(zhí)。2.收到檔案后，需將其歸檔至相應員工的人事檔案中。第七章檔案的更新和維護第十三條更新流程1.員工信息發(fā)生變化時，如崗位變動、聯(lián)系方式更改等，需及時向人力資源部反饋。2.人力資源部對更新信息進行審核，并做相應的檔案更新。第十四條定期檢查1.每年開展一次檔案全面檢查，確保檔案信息的準確性和完整性。2.對發(fā)現(xiàn)的問題，應及時進行整改，并記錄整改情況。第八章監(jiān)督機制第十五條監(jiān)督責任1.醫(yī)院應成立檔案管理監(jiān)督小組，定期對檔案管理工作進行檢查。2.監(jiān)督小組應對檔案管理的合規(guī)性、有效性進行評估，并提出改進建議。第十六條反饋機制1.員工可對檔案管理工作提出意見和建議，醫(yī)院應予以重視并及時處理。2.定期召開檔案管理工作會議，通報工作進展和問題。附則第十七條解釋權本制度由人力資源部負責解釋。第十八條生效日期本制度自發(fā)布之日起實施，所有員工應遵守執(zhí)行。第十九條修訂流程制度的修訂需經(jīng)過人力資源部及醫(yī)院管理層審核，確保制度