工程建設(shè)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《城建檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范》

工程建設(shè)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《城建檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范》城建檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范CodeforManagementofUrbanConstructionArchives前言本規(guī)范是根據(jù)建設(shè)部“關(guān)于印發(fā)《二00六年度工程建設(shè)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制訂、修訂計(jì)劃》的通知”（建標(biāo)[2006]77號(hào)）的要求，由建設(shè)部城建檔案工作辦公室、北京市城建檔案館會(huì)同有關(guān)單位編制而成的。在標(biāo)準(zhǔn)編制過(guò)程中，編制組開(kāi)展了專(zhuān)題研究，進(jìn)行了深入的調(diào)查研究，總結(jié)了新中國(guó)建立以來(lái)，尤其是近30年來(lái)城建檔案工作的經(jīng)驗(yàn)，參考借鑒了國(guó)家檔案局制定的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，并以多種方式廣泛征求了全國(guó)有關(guān)單位的意見(jiàn)，對(duì)主要問(wèn)題進(jìn)行了反復(fù)修改，最后經(jīng)有關(guān)專(zhuān)家審查定稿。本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)、收集與移交、整理、編目、統(tǒng)計(jì)、鑒定、保管與保護(hù)、電子文件與電子檔案管理、聲像檔案、信息化與信息安全、檔案編研、信息公開(kāi)與服務(wù)、綜合評(píng)估體系等方面業(yè)務(wù)工作的內(nèi)容與程序、管理方法與要求等，并對(duì)城建檔案的基本工作用表、目錄等進(jìn)行了統(tǒng)一示例，為全國(guó)統(tǒng)一信息平臺(tái)、實(shí)現(xiàn)城建檔案信息資源共享奠定了基礎(chǔ)。本規(guī)范中以黑體字標(biāo)志的條文為強(qiáng)制性條文，必須嚴(yán)格執(zhí)行。本規(guī)范由建設(shè)部負(fù)責(zé)管理，建設(shè)部城建檔案工作辦公室負(fù)責(zé)具體技術(shù)內(nèi)容的解釋。為了提高本規(guī)范質(zhì)量，請(qǐng)各單位在執(zhí)行過(guò)程中，注意總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，積累資料，隨時(shí)將有關(guān)意見(jiàn)和建議反饋給建設(shè)部城建檔案工作辦公室（地址：北京市海淀區(qū)三里河路9號(hào)，郵政編碼100835），以供今后修訂時(shí)參考。本規(guī)范主編單位、參編單位和主要起草人：主編單位：住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部城建檔案工作辦公室北京市城建檔案館參編單位：南京市城建檔案館天津市城建檔案館滄州市城建檔案館江西省住房和城鄉(xiāng)建設(shè)廳城建檔案辦公室參加單位：青島市城建檔案館主要起草人：姜中橋周健民張斌劉福利劉志清秦屹梅白石王恩江胡士剛趙丹群鄧尚元主要審查人：目錄1總則(1)2術(shù)語(yǔ)(2)3基本規(guī)定(5)4業(yè)務(wù)指導(dǎo)(7)4.1原則與要求(7)4.2類(lèi)型與內(nèi)容(7)4.3方法和形式(9)5收集與移交(10)5.1形成、積累與歸檔要求(10)5.2接收與移交(11)5.3征集(12)6整理(14)6.1整理的原則和內(nèi)容(14)6.2組卷(14)6.3案卷與卷內(nèi)文件的排列(15)6.4案卷編目(16)７編目(17)7.1編目工作的內(nèi)容(17)7.2著錄(17)7.3檔案標(biāo)引(18)7.4目錄的編制與組織(19)7.5必備目錄(20)8統(tǒng)計(jì)(21)8.1統(tǒng)計(jì)工作內(nèi)容和任務(wù)(21)8.2統(tǒng)計(jì)工作的要求(21)8.3統(tǒng)計(jì)工作的步驟和方法(21)8.4主要統(tǒng)計(jì)報(bào)表(22)9鑒定(23)9.2鑒定工作的要求(23)9.3鑒定的基本工作方法(23)9.4檔案室鑒定工作(24)9.5檔案館鑒定工作(24)9.6檔案的降密、解密與銷(xiāo)毀(25)10保管與保護(hù)(26)10.1檔案室?guī)旆恳?26)10.2工程建設(shè)中文件材料管理要求(26)10.3城建檔案館（室）館庫(kù)、設(shè)備、裝具要求(26)10.4城建檔案館（室）日常設(shè)備管理要求(27)10.5城建檔案館（室）庫(kù)房管理(27)10.6保護(hù)(28)10.7縮微(30)10.8修復(fù)(31)11電子文件與電子檔案管理(33)11.1電子文件與電子檔案管理的基本要求(33)11.2電子文件的收集與積累(33)11.3電子文件整理與歸檔的方式及要求(34)11.4電子檔案的管理與利用(35)12聲像檔案(36)12.1收集范圍與內(nèi)容(36)12.2照片檔案收集與歸檔要求(37)12.3錄音、錄像檔案歸檔要求(37)12.4聲像檔案整理(37)12.5聲像檔案編目(39)12.6聲像檔案保管(40)13信息化與信息安全(41)13.1信息化建設(shè)的原則與要求(41)13.2檔案管理系統(tǒng)(42)13.4城建檔案數(shù)字化(43)13.5信息安全(44)14檔案編研(46)14.1檔案編研的原則與要求(46)14.2檔案編研的內(nèi)容和程序(46)15信息公開(kāi)與服務(wù)(48)15.1信息公開(kāi)(48)15.2檔案的開(kāi)放與控制利用(48)15.3提供利用服務(wù)(49)15.4技術(shù)服務(wù)(50)16城建檔案管理綜合評(píng)估體系(51)16.1綜合評(píng)估內(nèi)容(51)16.2等級(jí)劃分(54)16.3組織實(shí)施(54)16.4綜合評(píng)估程序(55)附錄Ａ建設(shè)工程檔案報(bào)送責(zé)任書(shū)(56)附錄Ｂ建設(shè)工程檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收意見(jiàn)書(shū)(58)附錄Ｃ建設(shè)工程檔案接收證明書(shū)(59)附錄Ｄ城建檔案移交書(shū)(60)附錄Ｅ城建檔案移交目錄(61)附錄Ｆ城建檔案工程(項(xiàng)目)總目錄(62)附錄Ｇ城建檔案案卷總目錄(63)附錄Ｈ城建檔案工程（項(xiàng)目）分類(lèi)目錄(64)附錄Ｊ城建檔案案卷分類(lèi)目錄(65)附錄Ｋ城建檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表(67)附錄Ｌ城建檔案館館藏檔案分類(lèi)統(tǒng)計(jì)表(70)附錄Ｍ城建檔案接收、移出、銷(xiāo)毀統(tǒng)計(jì)表(71)附錄Ｎ城建檔案鑒定情況統(tǒng)計(jì)(72)附錄Ｐ城建檔案構(gòu)成情況統(tǒng)計(jì)表(73)附錄Ｑ城建檔案館檔案利用情況統(tǒng)計(jì)表(74)附錄Ｒ城建檔案鑒定表(75)附錄Ｓ檔案庫(kù)房溫濕度記錄簿(76)附錄Ｔ照片芯頁(yè)格式參考示例(77)附錄Ｕ城建檔案資料查閱登記表(78)附錄Ｖ城建檔案利用效果反饋表(79)本規(guī)范用詞說(shuō)明(80)1總則1.0.1為了加強(qiáng)城鄉(xiāng)建設(shè)檔案（以下簡(jiǎn)稱(chēng)城建檔案）工作的業(yè)務(wù)建設(shè)，提高城建檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化管理水平，特制定本規(guī)范。1.0.2本規(guī)范適用于城建檔案管理機(jī)構(gòu)、建設(shè)系統(tǒng)各業(yè)務(wù)管理部門(mén)和建設(shè)工程檔案形成單位的檔案業(yè)務(wù)管理工作。1.0.3開(kāi)展城建檔案業(yè)務(wù)管理工作，除應(yīng)符合本規(guī)范外，尚應(yīng)符合國(guó)家現(xiàn)行有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。2術(shù)語(yǔ)2.0.1城鄉(xiāng)建設(shè)檔案urbanandruraldevelopmentarchives在城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)及其管理活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文件、實(shí)物等不同形式和載體的歷史記錄，簡(jiǎn)稱(chēng)城建檔案。2.0.2建設(shè)工程文件engineeringdocument在工程建設(shè)過(guò)程中形成的各種形式的信息記錄，包括工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗(yàn)收文件，簡(jiǎn)稱(chēng)工程文件。2.0.3建設(shè)工程檔案engineeringarchive在工程建設(shè)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文件、實(shí)物等各種形式和載體的歷史記錄，簡(jiǎn)稱(chēng)工程檔案。2.0.4建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理檔案administrationarchivesofconstructionsystem建設(shè)系統(tǒng)各行業(yè)、專(zhuān)業(yè)管理部門(mén)(包括城鄉(xiāng)規(guī)劃、城市建設(shè)、村鎮(zhèn)建設(shè)、建筑業(yè)、住宅房地產(chǎn)業(yè)、勘察設(shè)計(jì)咨詢(xún)業(yè)、市政公用事業(yè)等行政管理部門(mén)，以及供水、排水、燃?xì)?、熱力、園林、綠化、市政、公用、市容、環(huán)衛(wèi)、公共客運(yùn)、規(guī)劃、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、抗震、人防、拆遷等專(zhuān)業(yè)管理單位)在其業(yè)務(wù)管理和業(yè)務(wù)技術(shù)活動(dòng)中形成的業(yè)務(wù)管理及業(yè)務(wù)技術(shù)檔案，簡(jiǎn)稱(chēng)業(yè)務(wù)管理檔案。2.0.5城鄉(xiāng)建設(shè)聲像檔案audio-visualarchivesgeneratedfromurbanandruraldevelopment記錄反映城鄉(xiāng)面貌和城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)、管理活動(dòng)，具有保存價(jià)值的，用照片、影片、錄音帶、錄像帶、光盤(pán)、硬盤(pán)等記載的聲音或影像檔案。2.0.6城建檔案業(yè)務(wù)管理urbanandruraldevelopmentarchivesmanagement為管理城建檔案而開(kāi)展的一系列活動(dòng)，包括業(yè)務(wù)指導(dǎo)、收集與移交、整理、編目、統(tǒng)計(jì)、鑒定、保管與保護(hù)、電子文件管理、聲像檔案管理、信息化和信息安全、信息開(kāi)發(fā)、信息服務(wù)、綜合評(píng)估等。2.0.7城建檔案管理機(jī)構(gòu)urbandevelopmentarchivesorganization指城鄉(xiāng)建設(shè)（或規(guī)劃）行政主管部門(mén)設(shè)置的負(fù)責(zé)管理本地區(qū)城建檔案事業(yè)的機(jī)構(gòu)，或者受城鄉(xiāng)建設(shè)（或規(guī)劃）行政主管部門(mén)委托管理本地區(qū)城建檔案工作的機(jī)構(gòu)，以及收集、保管和提供利用本地區(qū)城建檔案的城建檔案館（室）。2.0.8業(yè)務(wù)指導(dǎo)guidanceforarchivalworks城建檔案管理機(jī)構(gòu)依據(jù)有關(guān)城建檔案的法律、法規(guī)、規(guī)章和技術(shù)規(guī)范，對(duì)下級(jí)城建檔案機(jī)構(gòu)、建設(shè)系統(tǒng)各行業(yè)（專(zhuān)業(yè)）管理部門(mén)、建設(shè)工程檔案形成單位的檔案形成、積累、整理、編目、歸檔、移交等業(yè)務(wù)，進(jìn)行登記、告知、督促、檢查、驗(yàn)收以及提供咨詢(xún)、培訓(xùn)、示范等的過(guò)程。2.0.9接收receive城建檔案館（室）按照規(guī)定收存有關(guān)單位移交的城建檔案和有價(jià)值的歷史資料的過(guò)程。2.0.10移交transfer建設(shè)系統(tǒng)各業(yè)務(wù)管理部門(mén)和建設(shè)工程檔案形成單位按規(guī)定將城建檔案報(bào)送城建檔案管理機(jī)構(gòu)保存的過(guò)程。2.0.11工程檔案移交責(zé)任書(shū)contractfortransferingengineeringarchive建設(shè)單位在辦理建設(shè)工程規(guī)劃許可證或建設(shè)工程施工許可證前，與當(dāng)?shù)爻墙n案管理機(jī)構(gòu)簽訂的關(guān)于工程檔案移交內(nèi)容、移交期限、有關(guān)要求、雙方責(zé)任等內(nèi)容的協(xié)議。2.0.12建設(shè)工程檔案預(yù)驗(yàn)收pre-acceptanceofengineringarchive城建檔案管理機(jī)構(gòu)按照有關(guān)規(guī)定，在工程竣工驗(yàn)收前，對(duì)建設(shè)工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)性進(jìn)行驗(yàn)收和評(píng)價(jià)的過(guò)程，亦可稱(chēng)工程檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收。2.0.13建設(shè)工程檔案接收證明書(shū)certificateofreceivingengineeringarchive城建檔案管理機(jī)構(gòu)在接收到建設(shè)單位所移交的符合規(guī)定要求的建設(shè)工程檔案后，向建設(shè)單位出具的檔案交接文據(jù)。2.0.14征集collection城建檔案管理機(jī)構(gòu)向社會(huì)征收、收集散存、散失的城建檔案和其他文獻(xiàn)的活動(dòng)。2.0.15總目錄generalcatalogue城建檔案管理機(jī)構(gòu)按檔案接收時(shí)間的先后順序進(jìn)行登記而形成的目錄。2.0.16必備目錄requisitecatalogue為確保在脫離計(jì)算機(jī)狀況下仍能查找、檢索檔案，城建檔案管理機(jī)構(gòu)必須具備的檔案目錄。2.0.17檔案信息化archivesinformatization在檔案工作領(lǐng)域，廣泛應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，建設(shè)先進(jìn)的信息基礎(chǔ)設(shè)施，有效開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，不斷提高檔案工作綜合水平和效率，加速檔案工作現(xiàn)代化進(jìn)程的歷史過(guò)程。主要內(nèi)容應(yīng)包括：檔案信息管理系統(tǒng)軟件的開(kāi)發(fā)或商品軟件的選用，硬件設(shè)備的配備，網(wǎng)絡(luò)體系的建設(shè)（包括局域網(wǎng)的建設(shè)、與政府網(wǎng)的連接、國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)的利用），信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，標(biāo)準(zhǔn)體系的建立，業(yè)務(wù)隊(duì)伍的建設(shè)，管理方式和工作方式的規(guī)范等，簡(jiǎn)稱(chēng)信息化。2.0.18檔案數(shù)字化digitizationofrecords用計(jì)算機(jī)技術(shù)將傳統(tǒng)的檔案信息，包括文字、字符、數(shù)字、聲音、圖形、圖像等轉(zhuǎn)換為存儲(chǔ)在磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體上并能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字信號(hào)的處理過(guò)程。2.0.19編研compilationandresearch以城建檔案為主要對(duì)象，對(duì)城市規(guī)劃、建設(shè)和管理中經(jīng)常需要利用的信息，按照一定題目，經(jīng)過(guò)選材、加工、分析、編輯和研究，匯總成一定專(zhuān)題資料的研究性工作。2.0.20技術(shù)服務(wù)technicalservice根據(jù)用戶(hù)需求，利用檔案管理技術(shù)、數(shù)字化處理設(shè)備、聲像設(shè)備和人才資源，為用戶(hù)提供檔案整理編目、電子檔案制作和聲像檔案制作等服務(wù)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。2.0.21信息咨詢(xún)服務(wù)informationconsultationservice根據(jù)用戶(hù)委托，利用各種信息處理技術(shù)，通過(guò)搜集、加工、整理、匯總、分析館藏檔案信息和其它各類(lèi)信息，提供檔案信息增值服務(wù)，滿(mǎn)足用戶(hù)提出的信息需求的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。3基本規(guī)定3.0.1城建檔案管理機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)工作應(yīng)包括下列內(nèi)容：1指導(dǎo)和管理本地區(qū)城建檔案工作，擬訂城建檔案工作的發(fā)展規(guī)劃與工作計(jì)劃并指導(dǎo)實(shí)施；2研究擬訂本地區(qū)城建檔案工作的法規(guī)規(guī)章和政策性文件，組織擬訂有關(guān)城建檔案工作的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范并指導(dǎo)實(shí)施；3對(duì)本地區(qū)貫徹落實(shí)和執(zhí)行檔案、城建檔案方面的法律法規(guī)、部門(mén)規(guī)章及業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)范等情況進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查；4負(fù)責(zé)本地區(qū)城建檔案工作的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，組織經(jīng)驗(yàn)交流；5負(fù)責(zé)本地區(qū)城建檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作；6參加本地區(qū)重點(diǎn)工程（項(xiàng)目）檔案的驗(yàn)收，對(duì)其工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)；7組織并指導(dǎo)城建檔案理論、檔案技術(shù)與檔案信息利用的科學(xué)研究，及其成果的推廣工作；8指導(dǎo)本地區(qū)城建檔案協(xié)作組、學(xué)會(huì)、研究會(huì)開(kāi)展城建檔案理論研究與學(xué)術(shù)交流等活動(dòng)；9統(tǒng)一收集、保管和科學(xué)管理本地區(qū)城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)及其管理活動(dòng)中形成的重要城建檔案及有關(guān)資料，維護(hù)檔案的完整與安全；10積極開(kāi)發(fā)城建檔案信息資源，面向政府、面向社會(huì)，積極對(duì)外提供利用，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。3.0.2城建檔案館（室）應(yīng)重點(diǎn)管理下列城建檔案：1各類(lèi)城鄉(xiāng)建設(shè)工程檔案：1）工業(yè)、民用建筑工程；2）市政基礎(chǔ)設(shè)施工程；3）公用基礎(chǔ)設(shè)施工程；4）交通基礎(chǔ)設(shè)施工程；5）園林建設(shè)、風(fēng)景名勝建設(shè)工程；6）市容環(huán)境衛(wèi)生設(shè)施建設(shè)工程；7）城市防洪、抗震、人防工程；8）軍事工程中，除軍事禁區(qū)和軍事管理區(qū)以外的穿越城鄉(xiāng)行政區(qū)域的地下管線(xiàn)走向和有關(guān)隱蔽工程的位置圖。2建設(shè)系統(tǒng)各行業(yè)、專(zhuān)業(yè)管理部門(mén)形成的建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理檔案和業(yè)務(wù)技術(shù)檔案。3有關(guān)城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)及其管理的方針、政策、法規(guī)、計(jì)劃方面的文件、科學(xué)研究成果和城鄉(xiāng)歷史、自然、經(jīng)濟(jì)等方面的基礎(chǔ)資料。3.0.3為滿(mǎn)足工作需要，城建檔案管理機(jī)構(gòu)除配備檔案管理、工程建設(shè)、聲像制作等專(zhuān)業(yè)人才外，還應(yīng)加強(qiáng)配備計(jì)算機(jī)、勘察測(cè)繪等專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才。3.0.4建設(shè)系統(tǒng)各專(zhuān)業(yè)管理部門(mén)的檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)本單位城建檔案的收集、積累、歸檔、保管和提供利用工作，并將到期的、需要長(zhǎng)期和永久保存的城建檔案向城建檔案館（室）移交。3.0.5建設(shè)、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等建設(shè)工程檔案形成單位負(fù)責(zé)收集、管理本單位在工程建設(shè)活動(dòng)中形成的檔案，并向工程建設(shè)單位移交。3.0.6工程建設(shè)單位應(yīng)設(shè)置檔案保管場(chǎng)所，配備城建檔案工作人員，及時(shí)收集、妥善保管工程建設(shè)過(guò)程中產(chǎn)生的檔案材料，并按規(guī)定向當(dāng)?shù)爻墙n案館（室）移交。3.0.7城建檔案管理機(jī)構(gòu)、建設(shè)系統(tǒng)各業(yè)務(wù)管理部門(mén)和建設(shè)工程檔案形成單位配備的檔案工作人員應(yīng)定期接受崗位培訓(xùn)。4業(yè)務(wù)指導(dǎo)4.1原則與要求4.1.1業(yè)務(wù)指導(dǎo)應(yīng)遵循以下原則:1統(tǒng)一指導(dǎo)；2分級(jí)指導(dǎo)；3分類(lèi)指導(dǎo)；4重點(diǎn)指導(dǎo)。4.1.2業(yè)務(wù)指導(dǎo)應(yīng)符合下列要求:1嚴(yán)格執(zhí)行黨和國(guó)家的法律法規(guī)，貫徹有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范；2面向基層，面向用戶(hù)，調(diào)查研究，熱情服務(wù)；3積極采用現(xiàn)代化手段，改革傳統(tǒng)的工作模式，改進(jìn)工作方式，不斷提高公共管理水平和效能，為社會(huì)提供高效優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。4.2類(lèi)型與內(nèi)容4.2.1業(yè)務(wù)指導(dǎo)通常包括以下三種類(lèi)型：1上級(jí)建設(shè)（規(guī)劃）行政主管部門(mén)的城建檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)下級(jí)城建檔案管理機(jī)構(gòu)城建檔案工作的指導(dǎo)；2城建檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)建設(shè)系統(tǒng)各行業(yè)、專(zhuān)業(yè)管理部門(mén)城建檔案工作的指導(dǎo)；3城建檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)建設(shè)工程檔案形成單位的城建檔案工作的指導(dǎo)。4.2.2上級(jí)建設(shè)（規(guī)劃）行政主管部門(mén)的城建檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)下一級(jí)城建檔案管理機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)應(yīng)包括下列內(nèi)容：1指導(dǎo)、幫助下級(jí)城建檔案管理機(jī)構(gòu)了解、掌握國(guó)家有關(guān)檔案工作、城建檔案工作的方針政策和法律法規(guī)，掌握業(yè)務(wù)監(jiān)督、指導(dǎo)的基本方法；2幫助下級(jí)城建檔案管理機(jī)構(gòu)理解和掌握各項(xiàng)技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程，指導(dǎo)建立、健全和組織實(shí)施城建檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度與業(yè)務(wù)技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程；3對(duì)下級(jí)城建檔案機(jī)構(gòu)的具體業(yè)務(wù)工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)；4對(duì)下級(jí)城建檔案機(jī)構(gòu)的工作開(kāi)展情況進(jìn)行綜合評(píng)估，并對(duì)存在的問(wèn)題提出整改意見(jiàn)和建議；5對(duì)下級(jí)城建檔案機(jī)構(gòu)其他各項(xiàng)工作的指導(dǎo)，包括對(duì)城建檔案理論與科學(xué)技術(shù)研究的指導(dǎo)、對(duì)城建檔案工作人員培訓(xùn)和繼續(xù)教育的指導(dǎo)、對(duì)城建檔案宣傳、出版工作的指導(dǎo)等。4.2.3城建檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)建設(shè)系統(tǒng)各行業(yè)、專(zhuān)業(yè)管理部門(mén)的指導(dǎo)應(yīng)包括如下內(nèi)容：1指導(dǎo)各部門(mén)、各單位全面理解和掌握國(guó)家有關(guān)城建檔案工作的方針政策和法律法規(guī)；2幫助各部門(mén)、各單位全面理解和掌握城建檔案工作基本知識(shí)和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)范，對(duì)其檔案工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)；3指導(dǎo)制訂城建文件材料管理工作的計(jì)劃、制度、辦法；4指導(dǎo)、檢查文件材料的形成、積累和立卷工作；5指導(dǎo)案卷的整理與歸檔；6參加重要活動(dòng)文件材料的收集和驗(yàn)收；7指導(dǎo)城建檔案移交工作。4.2.4城建檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)建設(shè)工程檔案形成單位城建檔案工作的指導(dǎo)應(yīng)包括下列內(nèi)容：1幫助各單位全面理解和掌握國(guó)家有關(guān)城建檔案工作的方針政策、法律法規(guī)和行政規(guī)章，使各單位了解和掌握應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任和要求；2與工程檔案形成單位簽訂工程檔案移交責(zé)任書(shū)（示例見(jiàn)附錄Ａ），并履行告知義務(wù)；3幫助各單位全面理解和掌握城建檔案工作基本知識(shí)和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)范，督促、指導(dǎo)各單位按《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》GB/T50328和《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》CJJ/T117的要求，收集、匯總勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等過(guò)程中所形成的建設(shè)工程文件材料；4指導(dǎo)建設(shè)、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位落實(shí)檔案管理人員，設(shè)置檔案保管場(chǎng)所，建立健全檔案工作制度，做好工程文件材料的形成、積累工作；5在工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前，對(duì)建設(shè)工程檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收，審核其內(nèi)在質(zhì)量和外在質(zhì)量，對(duì)預(yù)驗(yàn)收合格的，出具建設(shè)工程檔案預(yù)驗(yàn)收認(rèn)可文件（示例見(jiàn)附錄Ｂ），作為建設(shè)工程規(guī)劃驗(yàn)收、竣工驗(yàn)收和辦理建設(shè)工程竣工備案手續(xù)的依據(jù)之一；對(duì)不符合要求的提出限期整改意見(jiàn)；6指導(dǎo)檔案預(yù)驗(yàn)收合格的工程建設(shè)單位辦理檔案移交手續(xù)，出具建設(shè)工程檔案接收證明書(shū)（示例見(jiàn)附錄Ｃ）。4.3方法和形式4.3.1業(yè)務(wù)指導(dǎo)可采取以下幾種方法：1組織本地區(qū)從業(yè)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)；2對(duì)本地區(qū)的城建檔案工作進(jìn)行檢查評(píng)比；3召開(kāi)城建檔案工作會(huì)議；4組織交流城建檔案工作經(jīng)驗(yàn)；5組織開(kāi)展對(duì)城建檔案工作的研討；6樹(shù)立樣板、設(shè)立典型，對(duì)城建檔案工作實(shí)行示范指導(dǎo)；7表彰先進(jìn)集體和個(gè)人；8開(kāi)展城建檔案專(zhuān)項(xiàng)指導(dǎo)；4.3.2業(yè)務(wù)指導(dǎo)可采取以下形式：1面對(duì)面地進(jìn)行傳授、指導(dǎo)；2運(yùn)用電話(huà)、電報(bào)、傳真、有線(xiàn)電視、可視電話(huà)系統(tǒng)等電信方式對(duì)有關(guān)問(wèn)題和人員進(jìn)行指導(dǎo)；3運(yùn)用影片、錄音、錄像制品以及網(wǎng)站（頁(yè)）等手段和工具來(lái)進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)；4運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)進(jìn)行網(wǎng)上指導(dǎo)。5收集與移交5.1形成、積累與歸檔要求5.1.1城建檔案形成單位的檔案收集工作應(yīng)按下列分工進(jìn)行：1工程建設(shè)、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位負(fù)責(zé)收集本單位在工程建設(shè)活動(dòng)中形成的應(yīng)歸檔的工程文件。2工程建設(shè)單位負(fù)責(zé)匯總勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位收集的工程文件。3建設(shè)系統(tǒng)各專(zhuān)業(yè)和行業(yè)管理部門(mén)的檔案室負(fù)責(zé)收集本單位產(chǎn)生的應(yīng)歸檔的業(yè)務(wù)管理文件。5.1.2城建檔案形成單位應(yīng)建立健全文件材料的形成、積累與歸檔的規(guī)章制度，明確歸檔途徑與方法。5.1.3工程建設(shè)單位在工程招標(biāo)及與勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位簽訂協(xié)議、合同時(shí)，應(yīng)對(duì)工程文件的套數(shù)、費(fèi)用、質(zhì)量、移交時(shí)間等提出明確要求。5.1.4工程文件形成單位應(yīng)將文件的形成、積累和歸檔納入工程建設(shè)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍和考核內(nèi)容中。5.1.5工程文件形成單位應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)收集和積累工程文件，做到工程文件的收集、整理、歸檔與建設(shè)工程的進(jìn)度保持同步。5.1.6工程建設(shè)單位的檔案部門(mén)應(yīng)主動(dòng)參與建設(shè)工程的竣工驗(yàn)收，檢查檔案的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。只有檔案通過(guò)驗(yàn)收，該工程才能進(jìn)行竣工驗(yàn)收。5.1.7城建檔案館（室）收集本行政區(qū)域內(nèi)形成的重要工程檔案、建設(shè)系統(tǒng)各專(zhuān)業(yè)管理部門(mén)形成的應(yīng)當(dāng)永久和長(zhǎng)期保管的業(yè)務(wù)管理檔案，收集與歸檔的范圍按《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》（建設(shè)部令第90號(hào)）和《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》GB/T50328的規(guī)定執(zhí)行。5.1.8歸檔文件應(yīng)為原件，內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確。5.1.9歸檔文件的質(zhì)量應(yīng)符合下列要求：1歸檔文件的紙張應(yīng)采用能夠長(zhǎng)期保存的韌性大、耐久性強(qiáng)的紙張；2歸檔文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水，不得使用易褪色的書(shū)寫(xiě)材料，如紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫(xiě)紙、鉛筆等；3計(jì)算機(jī)輸出文字和圖件應(yīng)使用激光打印，不宜使用色帶式打印機(jī)、水性墨打印機(jī)和熱敏打印機(jī)；4歸檔文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備；5歸檔文件材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面（297mm×210mm），圖紙宜采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)圖幅；6歸檔文件必須經(jīng)過(guò)分類(lèi)整理，并組成符合要求的案卷（冊(cè)、盒）。5.2接收與移交5.2.1接收和移交檔案必須辦理交接手續(xù)。5.2.1城建檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理檔案的接收可按下列步驟進(jìn)行：1擬定年度接收工作任務(wù)目標(biāo)；2確定接收工作的重點(diǎn)及對(duì)象；3組織實(shí)施人員分工；4對(duì)擬接收檔案的單位開(kāi)展接收前的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和服務(wù)；5審核準(zhǔn)備移交的檔案內(nèi)容；6審核檔案的內(nèi)、外在質(zhì)量；7辦理接收手續(xù)，核對(duì)移交清單與實(shí)物；8雙方在移交清單上簽名蓋章。5.2.2城建檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)建設(shè)工程檔案的接收應(yīng)按下列步驟進(jìn)行：1核對(duì)移交清單和檔案實(shí)物；2辦理接收