華為時(shí)間管理培訓(xùn)

時(shí)間的有效管理21一、什么是時(shí)間管理二、如何進(jìn)行有效的時(shí)間管理目錄33一、什么是時(shí)間管理目錄時(shí)間管理理論是個(gè)人管理理論的一部分，即如何更有效地安排自己的工作計(jì)劃，掌握重點(diǎn)，合理有效地利用工作時(shí)間。簡而言之，時(shí)間管理的目標(biāo)是掌握工作的重點(diǎn)，其本質(zhì)是管理個(gè)人，是自我的一種管理。方法是通過良好的計(jì)劃和授權(quán)來完成這些工作。

5二、如何進(jìn)行有效的時(shí)間管理目錄680/20法則精簡法則四象限法則方圓法則目標(biāo)法則自省法則韻律法則1、自省法則時(shí)間管理的方法7

自省是行為者通過自我意識(shí)來省察自己時(shí)間使用情況的過程，是自我意識(shí)能動(dòng)性的表現(xiàn)自省法則自省法則8自省法則追蹤時(shí)間使用狀況規(guī)劃我的時(shí)間管理認(rèn)識(shí)時(shí)間管理掃除時(shí)間管理心理障礙用好情緒提升時(shí)間利用率自省法則123459認(rèn)識(shí)時(shí)間管理時(shí)間的4個(gè)特性:無法積蓄：時(shí)間無法像人力，財(cái)力，物力和技術(shù)那樣被儲(chǔ)藏。不論行為者是否愿意，他都必須消費(fèi)時(shí)間。供給毫無彈性：時(shí)間供給量固定不變，每天都是24小時(shí)，不會(huì)增加或是減少。無法取代：時(shí)間是任何活動(dòng)所不可缺少的基本資源，因而無法被取代。無法失而復(fù)得：時(shí)間的喪失是永久性的，任何人無力挽回。項(xiàng)目時(shí)間睡覺21年工作14年個(gè)人衛(wèi)生7年吃飯6年旅行6年排隊(duì)6年學(xué)習(xí)4年開會(huì)3年打電話2年找東西1年其他3年一個(gè)活到73歲的人對(duì)時(shí)間的使用情況:10認(rèn)識(shí)時(shí)間管理不珍惜小額時(shí)間的時(shí)間浪費(fèi)不專心的時(shí)間浪費(fèi)效率不彰的時(shí)間浪費(fèi)情緒不佳的時(shí)間浪費(fèi)時(shí)間浪費(fèi)包攬工作的時(shí)間浪費(fèi)隨意出借的時(shí)間浪費(fèi)11認(rèn)識(shí)時(shí)間管理規(guī)避時(shí)間管理不善的問題工作缺乏計(jì)劃。從來不做計(jì)劃或不重視做計(jì)劃組織工作不當(dāng)。工作內(nèi)容重復(fù)、事必躬親、溝通不良、工作時(shí)段時(shí)續(xù)。時(shí)間控制不夠。最大惡習(xí)就是拖延時(shí)間。整理整頓不足。辦公室的雜亂與大小無關(guān)，是人為原因。進(jìn)取意識(shí)不強(qiáng)。缺乏對(duì)工作的進(jìn)取意識(shí)、責(zé)任感、認(rèn)真態(tài)度。12掃除時(shí)間管理的心理障礙用自尊心強(qiáng)化時(shí)間意識(shí)讓拖延得到有效控制決策時(shí)不再猶豫13追蹤時(shí)間使用狀況

其實(shí)，了解自己的時(shí)間使用狀況并非什么難事，列一份在一周內(nèi)花費(fèi)時(shí)間的清單，并非計(jì)算每一分鐘的“時(shí)間難題”，而只是記錄下一周內(nèi)每隔半個(gè)小時(shí)的所有活動(dòng)。只要持之以恒地記錄，即可獲得一份完整的時(shí)間開銷單，接下來就可以進(jìn)行時(shí)間開銷清單的分析和診斷。14NO.工作任務(wù)預(yù)計(jì)花費(fèi)時(shí)間實(shí)際花費(fèi)時(shí)間兩項(xiàng)時(shí)間之差占總工作時(shí)間的百分比1上下班交接2開會(huì)3打電話4閱讀文件5整理通信6幫助下屬7接待賓客8向上級(jí)匯報(bào)9公務(wù)出差10拜訪客戶11……統(tǒng)計(jì)追蹤時(shí)間使用狀況每周時(shí)間開銷清單15時(shí)間周一周二周三周四周五9:00—9:309:30—10:00……17:00—17:3017:30—18:00一周事件記錄表追蹤時(shí)間使用狀況16規(guī)劃時(shí)間管理1、收集任務(wù)3、管理任務(wù)清單4、回顧與檢查5、開始行動(dòng)2、整理任務(wù)五步完成個(gè)人時(shí)間規(guī)劃17規(guī)劃時(shí)間管理個(gè)人時(shí)間規(guī)劃六種方法將一天要做的任務(wù)列成清單重新安排未完成的任務(wù)規(guī)劃好本月和下月的優(yōu)先事項(xiàng)設(shè)置時(shí)間規(guī)劃的提示保持辦公室的整潔清理暫時(shí)不用的文件材料18用好情緒提升時(shí)間利用效率消除“憂慮”改變“妒忌”遠(yuǎn)離“自卑”19謹(jǐn)記“自我形象決定表現(xiàn)”謹(jǐn)記“新習(xí)慣的養(yǎng)成需要重復(fù)練習(xí)”做出時(shí)間承諾改變阻礙進(jìn)步的時(shí)間管理惡習(xí)培養(yǎng)新的時(shí)間管理習(xí)慣采用“試對(duì)法”，而非“試錯(cuò)法”。他們建議員工從失敗中吸取教訓(xùn)相信自己是出色的時(shí)間管理者。用好情緒提升時(shí)間利用效率提高時(shí)間效率七項(xiàng)練習(xí)2080/20法則精簡法則四象限法則方圓法則目標(biāo)法則自省法則韻律法則2、目標(biāo)法則時(shí)間管理的方法21目標(biāo)法則目標(biāo)法則沒有目標(biāo)是時(shí)間管理的最大禁忌，明確目標(biāo)則是時(shí)間管理的一大法寶。不僅要有目標(biāo)，還要讓目標(biāo)達(dá)到SMART標(biāo)準(zhǔn)。S--specific具體的M--measurable可度量的A--actionable可實(shí)現(xiàn)的R--realistic結(jié)果導(dǎo)向T--time-based時(shí)間限定225W1H讓目標(biāo)明確What：目標(biāo)是什么？When：什么時(shí)候執(zhí)行最合理Where：選擇什么地點(diǎn)最適宜Who：選擇最合適的人選Why：這樣操作的原因How：怎樣做才最有效率specific具體的23measurable可度量的目標(biāo)可衡量的三個(gè)關(guān)鍵指標(biāo)期限、天數(shù)、周期等時(shí)量指標(biāo)數(shù)量、產(chǎn)量、次數(shù)、頻率、額度等準(zhǔn)確性、滿意度、通過率、達(dá)標(biāo)率等數(shù)量指標(biāo)質(zhì)量指標(biāo)24actionable可實(shí)現(xiàn)的可實(shí)現(xiàn)目標(biāo)應(yīng)該在能力范圍內(nèi)

目標(biāo)應(yīng)該有一定的難度可實(shí)現(xiàn)的含義在于兩重25time-based時(shí)間限定給出任務(wù)完成的最后期限必須給出最后期限給予的時(shí)間越多，工作完成的速度越慢全程監(jiān)控目標(biāo)執(zhí)行的進(jìn)度時(shí)間目標(biāo)的確定跟蹤進(jìn)度情況分析進(jìn)度落實(shí)的偏差調(diào)整進(jìn)度反應(yīng)敏捷，行動(dòng)快速采取理性的速度，確定速度目標(biāo)從小處著手解放員工的能力提升員工速度2680/20法則精簡法則四象限法則方圓法則目標(biāo)法則自省法則韻律法則3、方圓法則時(shí)間管理的方法27方圓法則“沒有規(guī)矩，不成方圓”方圓是一種做事的堅(jiān)守和策略。也就是說，要想做事成功必須堅(jiān)守一定規(guī)則，以不變應(yīng)萬變。當(dāng)員工以“方”來堅(jiān)持做事的原則，以“圓”來靈活處理問題時(shí)，工作效率將大大提高。方圓法則28方圓法則用紀(jì)律保證工作的按時(shí)完成好習(xí)慣利于時(shí)間的控制未雨綢繆的計(jì)劃控制無規(guī)則，不成方圓將隱藏的時(shí)間充入計(jì)劃方圓法則1234529未雨綢繆的計(jì)劃控制1、制定高可行性計(jì)劃2、設(shè)置計(jì)劃的關(guān)鍵控制點(diǎn)30無規(guī)則，不成方圓一時(shí)只做一件事做了就一定要做完工作中要有節(jié)奏感31用紀(jì)律保證工作完成

紀(jì)律培養(yǎng)員工紀(jì)律性沒做到時(shí)的“懲罰”消滅偶發(fā)的懈怠之心32好習(xí)慣利于時(shí)間的控制1、保持良好的肢體語言2、讓精力更集中3、今日事，今日畢33將隱藏的時(shí)間充入計(jì)劃1、善用空檔時(shí)間2、創(chuàng)造時(shí)間區(qū)3、逆勢操作換來時(shí)間3480/20法則精簡法則四象限法則方圓法則目標(biāo)法則自省法則韻律法則4、四象限法則時(shí)間管理的方法35四象限法則將工作按照“重要”和“緊急”兩個(gè)維度進(jìn)行劃分，讓行為者很容易分出輕重緩急，是一種極有效的時(shí)間規(guī)劃方法四象限法則重要但不緊急重要且緊急既不緊急也不重要緊急但不重要緊急重要四象限法則37包括：交通事故、安全因素、人事危機(jī)、客戶投訴、即將到期的任務(wù)、財(cái)務(wù)危機(jī)、上級(jí)要求立即處理的事情、活動(dòng)現(xiàn)場調(diào)度與配合事宜等。處理原則：此類事項(xiàng)必須立刻處理！第一象限重要且緊急38包括：長期的規(guī)劃、問題的發(fā)掘與預(yù)防、參加培訓(xùn)、建立人際關(guān)系、制定改進(jìn)措施及計(jì)劃等處理原則：只要是沒有前一類事的壓力，應(yīng)該當(dāng)成緊急的事去做，而不是拖延。平時(shí)，要把精力和時(shí)間集中放在第二象限，即處理重要但不緊急的工作上，這樣可以防微杜漸，避免重要的事進(jìn)入第一象限，變得緊急。第二象限重要但不緊急39包括：閑談、上網(wǎng)、寫博客、網(wǎng)絡(luò)游戲等處理原則：有閑工夫再說。第三象限不重要也不緊急40包括：電話、會(huì)議、突然訪客處理原則：這一類的事情表面上容易與第一象限重要又緊急的事情相混淆，因?yàn)槠惹械氖虑闀?huì)讓我們產(chǎn)生錯(cuò)覺，認(rèn)為這件事很重要。二者的區(qū)別就在于這件事是否有助于完成某種重要的目標(biāo)，如果答案是否定的，便應(yīng)歸入第四象限。只有在優(yōu)先考慮了重要的事情后，再來考慮這類事。學(xué)會(huì)辨別，然后學(xué)會(huì)說“不”。第四象限緊急但不重要41重要性緊急性二：重要但不緊急65%－80%一：重要而且緊急20%－25%四：不重要且不緊急

<1%三：緊急但不重要15%成功的時(shí)間分配管理四象限法則4280/20法則精簡法則四象限法則方圓法則目標(biāo)法則自省法則韻律法則5、精簡法則時(shí)間管理的方法43精簡法則

“崔西定律”是指任何工作的困難度等于其執(zhí)行步驟數(shù)目的平方。如完成一項(xiàng)工作任務(wù)需要3個(gè)步驟，則該任務(wù)的難度是9，如果完成一項(xiàng)工作需要5個(gè)步驟，則該任務(wù)難度是25。所以必須簡化工作流程。無論對(duì)于個(gè)人的工作流量還是部門工作流量，都應(yīng)該奉行“能省就省”的精簡法則。精簡法則Strengths（優(yōu)勢）Opportunities(機(jī)會(huì))Threats（威脅）

Weaknesses（劣勢）

SWOT分析法運(yùn)用SWOT分析法明確流程作業(yè)的時(shí)間，從時(shí)間的角度進(jìn)行分析45劃繁為簡地優(yōu)化流程去除流程中的冗余環(huán)節(jié)合并可簡化的環(huán)節(jié)對(duì)不合理的環(huán)節(jié)重新排序

簡化流程46推到重來也是流程優(yōu)化深層次理解現(xiàn)有流程設(shè)計(jì)新流程檢驗(yàn)新流程運(yùn)作效果重新設(shè)計(jì)流程讓新流程運(yùn)作更協(xié)調(diào)47工作環(huán)境的簡化看到這樣的辦公桌，你的工作效率如何提升？！48工作環(huán)境的簡化文件柜資料架名片冊文件袋裝訂工具筆筒49善用網(wǎng)絡(luò)網(wǎng)絡(luò)日程管理電子郵件為辦公助力學(xué)會(huì)搜索

善用網(wǎng)絡(luò)提高工作效率5080/20法則精簡法則四象限法則方圓法則目標(biāo)法則自省法則韻律法則6、韻律法則時(shí)間管理的方法51韻律法則特定的做事習(xí)慣、態(tài)度、節(jié)奏。重點(diǎn)是一要保持自己的韻律，二要與合作者的韻律相協(xié)調(diào)。韻律法則52確認(rèn)自己的工作韻律工作任務(wù)工作計(jì)劃時(shí)間實(shí)際工作時(shí)間是否與預(yù)期有差距是否被打擾被打擾的時(shí)間長度和原因19：00-10:009：00-10:20是是20分鐘/任務(wù)咨詢210：00-11:0010：20-11:20是否——311：00-12:3011：20-12:50否否——414:00-15:3014:00-16:30是是1小時(shí)/請(qǐng)求幫助515:40-16:30是否原計(jì)劃取消616:40-18:3016:40-18:30否否——1、截至第四項(xiàng)工作，完成的時(shí)間延長了1小時(shí)；2、直接導(dǎo)致第五項(xiàng)工作取消。53如何保持韻律4321公示自己的忙碌時(shí)間，建立工作氛圍；安排一段可以被打擾的時(shí)間；快速排除外來干擾；不浪費(fèi)他人時(shí)間。54如何快速處理電話干擾研究表明，人們平均每8分鐘會(huì)受到1次打擾，每小時(shí)大約7次，平均每次打擾時(shí)間大約是5分鐘！五種方法過濾電話：拒接：在處理重要工作時(shí)切斷電話線路；處理：有條件請(qǐng)秘書來回答；轉(zhuǎn)接：轉(zhuǎn)給團(tuán)隊(duì)其他人員處理；暫緩：由團(tuán)隊(duì)人員記下問題，在其他時(shí)間回復(fù)；速辦：特別緊急或來電者特別重要，可以直接接聽盡量壓縮辦理時(shí)間。55應(yīng)對(duì)突然來訪突然來訪不受歡迎，因?yàn)樗騺y了被訪者的工作韻律，但是如果被訪者處理不當(dāng)，要么影響自己的工作，要么造成人際關(guān)系的惡化。2、迅速起身4、安排特定的會(huì)面時(shí)間1、為工作創(chuàng)造安靜的時(shí)間3、結(jié)束討論5680/20法則精簡法則四象限法則方圓法則目標(biāo)法則自省法則韻律法則7、80/20法則時(shí)間管理的方法5720/80法則

80%的價(jià)值來自20%的因素，其余20%的價(jià)值來自80%的因素。因此，做事時(shí)，要避免為了那20%的效果，花去80%的時(shí)間，而應(yīng)關(guān)注少數(shù)重要問題，只需花20%的時(shí)間，取得80%的效果。20/80法則5880%最佳效果的工作20%較為次要的工作80%的時(shí)間20%的時(shí)間來自花去普通人時(shí)間分配5980%最佳效果的工作20%較為次要的工作80%的時(shí)間20%的時(shí)間高效率人員時(shí)間分配60分析工作價(jià)值預(yù)期成果數(shù)量個(gè)人成就感對(duì)達(dá)成目標(biāo)的影響最