內(nèi)控手冊-191 合同管理

19.1合同管理

1.1概述

規(guī)定了XX股份有限公司集團總部及其下屬公司（下屬公司是指XX股份有限公司投資（參

股或控股）或托管或由上海XX有限公司托管的公司）合同管理工作，旨在確保合同管理符合國

家法律、法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)章制度的要求，規(guī)范合同管理制度及管理模式，依據(jù)公平公正及誠實

信用原則訂立合同，依法有效監(jiān)督、管理，保證履約順利進行，維護企業(yè)合法權(quán)益。

1.2適用范圍

適用于XX股份有限公司集團總部及其卜屬公司。

1.3相關制度

合同管理制度。

1.4職責分工

合同經(jīng)辦部門：對合同簽訂和全面履行負責，具體包括：確定經(jīng)辦人，合同招投標，合同談

判，相對人資信調(diào)查，起草合同文本，辦理合同評審流程，負責合同的簽署、用印流程，全面履

行合同并跟蹤履行情況，及時保存證據(jù)，協(xié)助法律事務部處理合同糾紛。

財務部：負責評審合同的單價、總價、付款方式、結(jié)算辦法、稅務、保險等條款。

法律事務部：負責制定合同管理制度，制作合同范本，評審合同的完整性、有效性、用語準

確性、合法性、合規(guī)性，監(jiān)督合同履行情況。

質(zhì)量部：負責品質(zhì)協(xié)議、環(huán)保協(xié)議、買賣合同中有關質(zhì)量條款的評審。

其他相關業(yè)務部門：按照部門職責權(quán)限結(jié)合合同的實際情況進行評審。

行政部：對公司合同檔案進行管理，登記簽訂合同的情況：督促合同及時歸檔。

I

運營中心：負責合同專用章保管和按規(guī)定使用。

2

1.5流程圖

19.1合同管理

相關合同評審監(jiān)督總經(jīng)理或授權(quán)

合同經(jīng)辦人合同經(jīng)辦部門法律事務部

部門代表

開始

-起草、確定合同,

>內(nèi)容*

合同評

合同經(jīng)辦人與合

同相時人進行合

同條款協(xié)商

反饋協(xié)商結(jié)果

確定合同最終內(nèi)

容

合同經(jīng)辦人發(fā)起.

^5^未通過

合同審批流程

審批簽核

合同經(jīng)辦人

獲取合同編號

加蓋合同專?用手

11/R16

4檔案管理員存檔

并更新合同臺賅

R12-13

監(jiān)督合同實施HR14-15

-出現(xiàn)糾紛按法律

I糾紛流程處理

ms

叵結(jié)束

<=

3

1.6控制目標

序號《內(nèi)控手冊》唯一具體控制目標編號控制目標目標類別

I19.1-CT1確保有明確的合同歸n管理部門相關規(guī)章制度經(jīng)營效率目標

219.1-CT2陶保合同條款符合公司利益經(jīng)營效率目標

319.1-CT3確保合同器訂得到適當授權(quán)審批經(jīng)營效率目標

419.1-CT4確保合同按照條款履行合法合規(guī)目標

519.1-CT5確保合同及時、完擅歸檔經(jīng)營效率目標

619.1-CT6確保合同及時至相關監(jiān)管部門進行登記合法合規(guī)目標

719.1-CT7確保合同爭議得到妥善處理經(jīng)營效率目標

819.1-CT8確保與合同有關的證據(jù)得到妥善保存經(jīng)營效率目標

1.7控制矩陣

會計報表認定

1存在和發(fā)生/真實

對應控關鍵控

風除不相容控制活對應制控制痕性；2完整性；3權(quán)利會計報表

風險描述制目標制措麓關鍵控制措施

編號職務動類型度跡與義務；4估價或分項目

編號編號

攤；5表達和披露

12345

沒有南大合同和?

般合同的區(qū)分，導

致重大合同和一般公司應當制定合同管理規(guī)定，并在合

19.1-合同審批簽訂潦程19.I-C19.I-C司簽署授權(quán)時,應根據(jù)合同金額、合合同管

憤防型

Rl完全相同，可能導T2Al同類型授予審批權(quán)限，明確相關授權(quán)理制度

致公司利益損失，人審批的權(quán)限范圍。

影響公司經(jīng)營效率

目標

未時擬簽約對望進合同經(jīng)辦人負貢對指定業(yè)務進行前期

行針對合同條款中調(diào)研、市場詢價、對方資信調(diào)查和制

I9.1-的履約能力和獨立19.I-CI9.1-C作招標文件等業(yè)務.合同管

預防型

R2承擔民事責任的能T2A2合同經(jīng)辦人應對所備訂合同的真實理制度

力進行梆審,影晌性、完整性和可行性負貴，在黑約前，

后續(xù)合同的執(zhí)行.合同經(jīng)辦人應到合同相對人現(xiàn)場時其

會計報表認定

1存在和發(fā)生/真實

對應控關鍵控

風除不相容控制活對應制控制痕性：2完整性：3權(quán)利會計報表

風險描述制目標制措施關鍵控制措施

編號職務動類型度跡與義務；4估價或分項目

編號編號

攤：5表達和披露

12345

產(chǎn)生法律風險，影主體資格、經(jīng)營狀況、資信情況、履

響公司合法合規(guī)目約能力進行調(diào)杳和審核。必要時應要

標求其出具資產(chǎn)負面表、資金證明、注

出會計師簽署的驗資報告等相關文

件.交由公司財務部審核確認.

合同談判的理要事

項沒有形成文件記合同經(jīng)辦部門與對方進行合同談判

19.1-錄,出現(xiàn)爭議時無19.I-C19.1-C時,應形成雙方認可的會議紀要（一合同管會議紀

預防型

R3據(jù)可依，影響后續(xù)T8A3式二份），作為合同簽訂依據(jù)由雙方妥理制度要

合同的簽訂,影響著保管。

公司經(jīng)營效率目標

合同審批中提出的合同簽訂前,經(jīng)辦人須將各合同審核

審核幻見未具體落監(jiān)督部門及領導審核意見予以落實，

19.1-19.I-C19.bC編制/合同管0A審批

實到最終合同條款添加或修改合同文本后，方可提交合預防型

R4T2A4審核理制度流程

中,導致法律風險同審核OA流程。要求經(jīng)辦人嚴格按

及經(jīng)濟損失，影響照OA流程中的合同內(nèi)容打印正本。

6

會計報表認定

1存在和發(fā)生/真實

對應控關鍵控

風騷不相容控制活對應制控制痕性：2完整性：3權(quán)利會計報表

風險描述制目標制措施關鍵控制措施

編號職務動類型度跡與義務；4估價或分項目

編號編號

攤：5表達和披露

12345

公司合法合規(guī)目標后續(xù)OA流程中合同經(jīng)法務審批通過

后將標注電子水印。

合同對違約約定條

款不夠明確?導致合同審核監(jiān)督部門對合同中的違約處

出現(xiàn)違約，進而公理進行嚴格評審，法律事務部負責違

1Q.1-19.I-CIQ.I-C編制/合同管

司退償困難，造成約貨任的滿確、完整、合規(guī)，合同經(jīng)預防型

R5T2A5審核理制度

經(jīng)濟損失和法律風辦部門及財務諉對違約處理條款的合

險,影響公司合法理性進行審批。

合規(guī)目標

合同約定的處理糾花合同會審過程中，法務管理人員須

紛方式不合理，導對合同條款中的爭議/糾紛處理內(nèi)容

19.1-19.I-CI9.1-C編制/合同管

致財公司處理糾紛做出合理性評價，嚴格依據(jù)國家有關預防型

R6T2A6審核理制度

不利，影響公司合法律法規(guī)對爭收/糾紛處理條款進行

法合規(guī)目標評估.確認該條款是否合規(guī)合法.

19.1-合同簽訂人未經(jīng)授I9.1-C19.1-C行職權(quán)的領導因特殊原因確實不能履合同管書面委

預防型

R7權(quán)籃署合同，或投卜A7行其在合同上簽字的職責時，可在合理制度托授權(quán)

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會計報表認定

1存在和發(fā)生/真實

對應控關鍵控

風騷不相容控制活對應制控制痕性：2完整性：3權(quán)利會計報表

風險描述制目標制措施關鍵控制措施

編號職務動類型度跡與義務；4估價或分項目

編號編號

攤：5表達和披露

12345

權(quán)范圍、期間不明同管理制度規(guī)定的職權(quán)內(nèi)授權(quán)本級副書

確、被授權(quán)人不符織領導或下屬簽字，并出具書面委托

合授權(quán)條件，導致授權(quán)書。受委托人不得再轉(zhuǎn)授權(quán)，授

法律風險,影響公權(quán)人對授權(quán)簽字事項承擔賁任

司合法合規(guī)目標

公司合同實行嚴格的授權(quán)簽署制度。

合同審批0A流程中，對于常見類型

公司部門或下屬單

的合同已設定授權(quán)簽字人：法務在審

位未經(jīng)授權(quán)或委托19.1-C19.1-C合同管

批OA時，亦會對授權(quán)簽字人是否正預防型合同

簽訂超越權(quán)限的合T3A8理制度

19.1-蛹進行檢杳：不符合相關授權(quán)簽罟規(guī)

同，導致舞弊風險

R8定的合同，合同管理員不附加蓋合同

和經(jīng)濟損失風險，

量.

影響公司合法合規(guī)

f公司領導根據(jù)授權(quán)簽訂本單位生產(chǎn)

目標I9.1-CI9.1-C合同管

經(jīng)營、企業(yè)管理、發(fā)展建設等合同和預防型合同

T3A9理制度

公司授權(quán)范用內(nèi)的其他合同。

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會計報表認定

1存在和發(fā)生/真實

對應控關鍵控

風除不相容控制活對應制控制痕性：2完整性：3權(quán)利會計報表

風險描述制目標制措施關鍵控制措施

編號職務動類型度跡與義務；4估價或分項目

編號編號

攤：5表達和披露

12345

1、如合同各方當事人均已簽字蓋章完

華,合同經(jīng)辦人應在一周內(nèi)將合同原

件送合同專用章管理員處存檔。

2、合同經(jīng)辦人應督促合同相對人在一

合同簽訂后，介同十月內(nèi)笠署完成并將正本返還公司。

副本及相關審核資合同逾期未歸檔的，合同經(jīng)辦人應至

料未交由檔案管理合同專用阜管理員處說明情況.

19.1-19.I-C19.1-C合同管合同臺

部門進行歸檔，導預防型

R9T5AIO，檔案管理員每月統(tǒng)注合同歸檔率，理制度賬

致對合同無印檔管

并報各部門總監(jiān)，部門總監(jiān)對本部門

理，影響公司經(jīng)營

合同經(jīng)辦人進行督促，

效率目標

4、凡與合同有關的文件、函件、傳真、

會議紀要、招標投標資料、詢價資料、

合同履行和驗收等資料均應附在合同

卷內(nèi)歸檔.

會計報表認定

1存在和發(fā)生/真實

對應控關鍵控

風除不相容控制活對應制控制痕性：2完整性：3權(quán)利會計報表

風險描述制目標制措施關鍵控制措施

編號職務動類型度跡與義務；4估價或分項目

編號編號

攤：5表達和披露

12345

按照規(guī)定，合同簽

訂處理后應當至有

合同承辦部門對于需要登記的合同，

關部門登記而未登

19.1-19.I-C19.I-C應通過查閱相關法律法規(guī)明確登記的合同管

記，導致公司未來預防型

RI0T6All具體要求，包括登記時間、登記需攜理制度

業(yè)務受到影響.從

帚的資料等

而影響公司合法合

規(guī)目標

未對合同登記資料

進行及時存檔需合同經(jīng)辦部門根據(jù)合同登記要求準備

案，可能導致資料登記材料,包括向相關部門收集相關

19.1-19.I-C19.1-C合同管

丟失、遺漏等，給材料，杳閱相關文件的蓋率用印是否預防型

RIIT5A12理制度

企業(yè)帶來損失，影規(guī)范等,并應將登記材料獨立存檔保

響公司合法合規(guī)目管，以備登記時用。

標

19.1-合同未按約定條款19.1-C19.1-C1、合同成立生效后由合同經(jīng)辦人員負經(jīng)辦/合同管

發(fā)現(xiàn)型

R12履行，導致法律風T4A13登合同的全面履行，井監(jiān)悌合同實施理制度

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會計報表認定

1存在和發(fā)生/真實

對應控關鍵控

風除不相容控制活對應制控制痕性：2完整性：3權(quán)利會計報表

風險描述制目標制措施關鍵控制措施

編號職務動類型度跡與義務；4估價或分項目

編號編號

攤：5表達和披露

12345

險和經(jīng)濟損失，影情況，記錄管理臺賬,發(fā)現(xiàn)任何違反

響公司合法合規(guī)和合同條款的現(xiàn)象須及時上報本部門負

資產(chǎn)安全目標五人、法律事務部及分管領副總。

2、公司有司約行為的，應及時改正,

并按《合同管理規(guī)定》對相關人員進

行懲處。

"合同相對人不按照合同約定履行

時，合同經(jīng)辦人應當在法律事務部的

新導卜在法定或者合同約定期跟內(nèi)以

法定或者合同約定方式向合同相對人

書面催促履行、提出索賠或行使其他

權(quán)利。

未能對合同進行持法律事務部按季度對合同,履行情況進合同履

19.1-續(xù)跟蹤監(jiān)督，導致I9.1-CI9.1-C行調(diào)查，并形成履行情況調(diào)杳報告。經(jīng)辦/合同管行情況

發(fā)現(xiàn)型

R13未能對對方合同履T4A14每年組織所有合同的履行自查,并上考核理制度調(diào)查報

行情況進行有效控兼上級單位.對于崔行調(diào)查、自查中告

會計報表認定

1存在和發(fā)生/真實

對應控關鍵控

風除不相容控制活對應制控制痕性：2完整性：3權(quán)利會計報表

風險描述制目標制措施關鍵控制措施

編號職務動類型度跡與義務；4估價或分項目

編號編號

攤：5表達和披露

12345

制,影晌合同的履發(fā)現(xiàn)的風險,要求責任部門及時整改，

行,影響公司的資并監(jiān)悌整改結(jié)果。

產(chǎn)安全

合同爭議或糾紛發(fā)

生后未及時上報相

關職能部門和領發(fā)生合同爭議或糾紛時，相關人員須

19.1-導，導致合同爭議19.1-CI9.1-C及時上報法律事務部及分管領導商討合同管

預防型

R14或糾紛無法及時解T7A15和議斛決方案并在法律事務部備案記理制度

決，造成損失進一出

步擴大，影響公司

合法合規(guī)目標

出現(xiàn)糾紛時，未經(jīng)1）合同履行過程中發(fā)生爭議或橫行風

合同歸口管理部門險，合同經(jīng)辦人應及時通知本部門負

19.1-19.KI9.1-C經(jīng)辦/合同管

和主管領導審核批黃人及相關部門，并報法律事務部備預防型

R15T7A16審批理制度

準,合同經(jīng)辦部il宴.同時應迅速收集有關合同簽訂及

或個人即向?qū)Ψ阶鱿扌械淖C據(jù).

會計報表認定

1存在和發(fā)生/真實

對應控關鍵控

風除不相容控制活對應制控制痕性：2完整性：3權(quán)利會計報表

風險描述制目標制措施關鍵控制措施

編號職務動類型度跡與義務；4估價或分