藝術(shù)檔案收集規(guī)范

藝術(shù)檔案收集與整理規(guī)范范圍本文件規(guī)定了藝術(shù)檔案收集與整理的術(shù)語和定義、基本要求、收集方式、收集內(nèi)容、實物整理、數(shù)字化整理和歸檔。本文件適用于藝術(shù)檔案的收集和整理工作。規(guī)范性引用文件下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，僅該日期對應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。GB/T11821-2002照片檔案管理規(guī)范GB/T18894電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范GB/T39784-2021電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求DA/T1檔案工作基本術(shù)語DA/T13檔號編制規(guī)則DA/T18檔案著錄規(guī)則DA/T52檔案數(shù)字化光盤標識規(guī)范DA/T58電子檔案管理基本術(shù)語DA/T74電子檔案存儲用可錄類藍光光盤（BD-R）技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范DA/T75檔案數(shù)據(jù)硬磁盤離線存儲管理規(guī)范DA/T78-2019錄音錄像檔案管理規(guī)范術(shù)語和定義DA/T1、DA/T58界定的以及下列術(shù)語和定義適用于本文件。

藝術(shù)檔案指文化藝術(shù)單位和藝術(shù)工作者在藝術(shù)創(chuàng)作、藝術(shù)演出、藝術(shù)教育、藝術(shù)研究、文化交流、社會文化等工作和活動中形成的，對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像、實物等不同形式的歷史記錄?；疽笪幕囆g(shù)資料的收集與整理應(yīng)堅持原始性、真實性、可靠性的原則，并遵守國家相關(guān)保密規(guī)定。應(yīng)以藝術(shù)內(nèi)容為單位，隨時隨地進行收集。收集的文化藝術(shù)資料應(yīng)齊全、完整、系統(tǒng)，應(yīng)收盡收。應(yīng)遵循文化藝術(shù)資料形成的規(guī)律，保持內(nèi)容間的有機聯(lián)系。文化藝術(shù)資料歸檔應(yīng)保證紙質(zhì)文件與電子文件協(xié)調(diào)統(tǒng)一。資料收集收集方式通過接收文化藝術(shù)相關(guān)單位在文化藝術(shù)活動中形成的資料。通過征集散失在社會上的反映文化藝術(shù)活動內(nèi)容的資料。通過代管方式和現(xiàn)代化管理條件代為保管。收集內(nèi)容綜合性資料包括但不限于以下內(nèi)容：各類藝術(shù)節(jié)形成的資料；調(diào)演、匯演、巡演形成的資料；各種藝術(shù)比賽評獎活動形成的資料；專場文藝演出活動形成的資料；各類藝術(shù)展覽形成的資料；各種藝術(shù)活動獲獎形成的資料；各種藝術(shù)學術(shù)會議形成的資料；各類藝術(shù)活動的計劃、方案、總結(jié)；各類藝術(shù)活動的統(tǒng)計報表；各類對外文化交流活動形成的資料；文藝集成、史志、藝術(shù)志等的原稿、定稿、書籍等；革命文化史匯編的書籍和原素材；各類藝術(shù)調(diào)研成果；各類文藝刊物和出版的重要刊物原稿；各種藝術(shù)評論、報道、剪報等；歷史文化遺產(chǎn)的搶救、挖掘形成的資料；藝術(shù)單位的大事記、組織沿革史等。文學創(chuàng)作資料包括但不限于以下內(nèi)容：文學本（手稿與印刷本）；創(chuàng)作；采風素材。藝術(shù)表演資料包括但不限于以下內(nèi)容：劇本，包括導演本、演出本、改編本、移植本、外國劇作譯稿；還應(yīng)保留創(chuàng)作的手稿、修改本、發(fā)表本；導演和舞蹈編導資料、導演構(gòu)思、導演計劃、導演闡述、導演總結(jié)、排練計劃；場記、舞臺調(diào)度資料；舞譜資料；歌曲資料（包括詞、曲）；總譜、分譜、旋律曲譜、鋼琴譜、合唱譜；劇照、造型照、空景照、氣氛照、活動照；角色手記和演員心得；舞臺布景設(shè)計和制作圖；燈光設(shè)計圖；音響效果圖；服裝設(shè)計圖(附衣料）；化妝造型設(shè)計圖；道具設(shè)計與制作圖；?。ü?jié)）目審查意見資料；演出日志、說明書（節(jié)目單）；?。ü?jié)）目廣告、海報、評論文章；觀眾來信等。美術(shù)、攝影資料包括但不限于以下內(nèi)容：繪畫（中國畫、油畫、版畫、水彩畫、素描、速寫、壁畫、宣傳畫、年畫、掛歷、漫畫、連環(huán)畫等）創(chuàng)作形成的草稿、定稿、作品照片和文字說明等；雕塑形成的畫稿、三維畫稿、定稿和作品說明等；工藝美術(shù)創(chuàng)作資料；民間美術(shù)創(chuàng)作資料；書法篆刻作品資料；美術(shù)展覽活動資料；攝影藝術(shù)活動資料。社會文化資料包括但不限于以下內(nèi)容：群眾文學（小說、詩歌、散文、民間文學等）創(chuàng)作活動中形成的資料；群眾藝術(shù)活動形成的資料；組織群眾藝術(shù)業(yè)務(wù)培訓和輔導形成的資料；群眾文化藝術(shù)理論研究形成的資料：民族民間藝術(shù)調(diào)查研究形成的資料；傳統(tǒng)民族民間藝術(shù)挖掘、搶救、整理形成的資料；民間剪紙藝術(shù)形成的資料；少數(shù)民族文化藝術(shù)活動中形成的資料；少兒文化藝術(shù)活動中形成的資料。藝術(shù)研究包括但不限于以下內(nèi)容：文學藝術(shù)論著研究資料；美術(shù)研究形成的課題資料；藝術(shù)史研究形成的課題資料；藝術(shù)品種研究形成的課題資料；藝術(shù)專題研究資料；藝術(shù)作品研究形成的資料；樂器研究資料。個人藝術(shù)檔案包括但不限于以下內(nèi)容：個人藝術(shù)經(jīng)歷登記表：姓名、筆名（藝名）、性別、籍貫、出生年月、民族、何時何地加入何種黨派、文化程度、級別（職稱）、業(yè)務(wù)專長、婚姻、健康狀況、主要社會職務(wù)、本人簡歷、藝術(shù)經(jīng)歷、藝術(shù)成果（特色）；藝術(shù)活動資料：生活照和藝術(shù)照各一張、個人藝術(shù)總結(jié)、角色自傳、學術(shù)性的發(fā)言稿件、發(fā)表的文章、被邀請參加的各類藝術(shù)活動資料、創(chuàng)作的作品、說明書、活動照片、獲獎的獎狀（復(fù)印件）等實物；應(yīng)對知名老藝術(shù)家在文化藝術(shù)工作、學習、生活中形成的具有保存、利用價值的，不同載體的各種文字、聲像資料和實物進行搶救性收集、保護。檔案整理實物整理分類藝術(shù)檔案的分類主要包括：綜合類：在組織、參與、協(xié)辦的評選、匯演、晚會，年度計劃總結(jié)、大事記、對外交流等綜合藝術(shù)活動中形成的各種形式和載體的資料。業(yè)務(wù)類：在開展藝術(shù)創(chuàng)作、藝術(shù)演出、藝術(shù)研究、藝術(shù)教育和社會文化活動中形成的各種形式和載體的資料。個人類：在職務(wù)活動中或參與其他社會活動中形成的有保存和參考價值的資料。應(yīng)采用實體分類和檢索分類的方法進行分類。立卷分類成卷的檔案，應(yīng)遵循藝術(shù)資料的形成規(guī)律和特點，保持資料之間的有機聯(lián)系。卷內(nèi)文件應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的資料應(yīng)依序排列在一起，便于保管和利用。立卷的資料應(yīng)符合一體化管理要求，資料份數(shù)以及每份存檔文件的組成、內(nèi)容均應(yīng)齊全完整。排列應(yīng)按照三大類和載體的不同，根據(jù)內(nèi)容結(jié)合產(chǎn)生時間的順序，以大流水編號，各年度間組成的案卷連貫排列。大類與大類之間的排列不應(yīng)交叉排列編號，保持獨立流水編號排列。編號應(yīng)按照藝術(shù)檔案分類、立卷和排列順序編號。編號應(yīng)遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性的原則。編號時應(yīng)做到類別內(nèi)不重號、各類不缺號。藝術(shù)檔案的編號應(yīng)符合DA/T13的要求。編目案卷盒和案卷目錄編制案卷盒封面應(yīng)設(shè)置立檔單位、主題詞、類別、作者、日期、保管期限、歸檔排列案卷號、卷內(nèi)件排列序號、全宗號、目錄歸檔號等項目。案卷盒封面式樣及規(guī)格見附錄A。案卷目錄應(yīng)設(shè)置案卷號、劇目號、時間、內(nèi)容、件數(shù)等項目。案卷目錄式樣見附錄B。件內(nèi)目錄編制件內(nèi)目錄應(yīng)設(shè)置順序號、作者、日期、內(nèi)容、頁號等項目。件內(nèi)目錄式樣見附錄C。錄音、錄像、光盤目錄編制錄音錄像卡目錄的編制應(yīng)符合DA/T78-2019第6章的規(guī)定。光盤卡目錄的編制應(yīng)符合DA/T52的規(guī)定。錄音卡應(yīng)設(shè)置名稱、時間、磁帶性能、分鐘、錄制者等項目。錄音卡式樣見圖D.1。錄像卡應(yīng)設(shè)置名稱、錄制日期、演出單位、錄制地點、片長、錄制形式等項目。錄像卡式樣見表D.1。光盤卡應(yīng)設(shè)置編號、立卷人、名稱、時間、單位、地點、長度、格式等項目。光盤卡式樣見表D.2。聲像目錄應(yīng)設(shè)置日期、順序號、類別、名稱、規(guī)格、制作等項目。聲像目錄式樣見表D.3。照片目錄編制照片目錄的編制應(yīng)符合GB/T11821-2002中5.5的規(guī)定。照相冊目錄應(yīng)設(shè)置順序、時間、內(nèi)容、張?zhí)柕软椖?。照相冊目錄式樣見表E.1。照相冊案卷目錄應(yīng)設(shè)置卷號、日期、內(nèi)容、張數(shù)、底片光盤號等項目。照相冊案卷目錄式樣見表E.2。數(shù)字化整理數(shù)字數(shù)據(jù)藝術(shù)檔案電子文件數(shù)字數(shù)據(jù)應(yīng)與藝術(shù)檔案電子文件一并歸檔。藝術(shù)檔案電子文件數(shù)字數(shù)據(jù)的管理與維護應(yīng)符合GB/T39784-2021中11.3的要求。分類藝術(shù)檔案電子文件的分類應(yīng)符合6.1.1的要求。排列藝術(shù)檔案電子文件的排列應(yīng)符合6.1.3的要求。編號藝術(shù)檔案電子文件的編號應(yīng)符合6.1.4的要求，并能唯一識別和定位歸檔電子文件。編目藝術(shù)檔案電子、紙質(zhì)文件的編目應(yīng)統(tǒng)籌進行。藝術(shù)檔案電子文件應(yīng)按DA/T18要求著錄，并按6.1.5的要求形成歸檔文件目錄。儲存藝術(shù)檔案電子文件整理完畢后，應(yīng)根據(jù)編號等標識符構(gòu)成要素，在計算機存儲器中逐級建立文件夾，分門別類、集中有序地存儲電子文件，并在數(shù)字數(shù)據(jù)中自動記錄電子文件在線存儲路徑。藝術(shù)檔案電子文件及其數(shù)字數(shù)據(jù)應(yīng)配置安全在線存儲，定期掃描、診斷硬磁盤，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時處置。應(yīng)選擇具備高容量、高速度、高穩(wěn)定性的存儲介質(zhì)，并及時更新。備份藝術(shù)檔案電子文件應(yīng)定期離線存儲到可長期保存的脫機載體上。離線存儲應(yīng)按6.2.6進行存儲。離線存儲應(yīng)一式二套，一套磁盤介質(zhì)，一套光盤磁帶介質(zhì)。離線存儲可采用一次寫光盤、磁帶、硬磁盤等載體。載體管理應(yīng)符合DA/T74和DA/T75的要求。歸檔歸檔時應(yīng)經(jīng)過科學分類、整理，便于保管和利用。歸檔文件應(yīng)完整、準確、系統(tǒng)。移交歸檔應(yīng)有相應(yīng)目錄，交接資料由交接雙方簽字確認后歸入檔案。對臨時形成的檔案應(yīng)及時進行整理和保管，確保檔案的完整性和準確性。電子文件歸檔應(yīng)符合GB/T18894的要求。紙質(zhì)文件歸檔應(yīng)符合相關(guān)檔案管理的規(guī)定。

（資料性）

案卷盒封面式樣及規(guī)格案卷盒封面式樣及規(guī)格見圖A.1。案卷盒封面及規(guī)格圖

（資料性）

案卷目錄式樣案卷目錄式樣見表B.1。案卷目錄案卷號劇目號時間內(nèi)容件數(shù)備注

（資料性）

件內(nèi)目錄式樣件內(nèi)目錄式樣件內(nèi)目錄式樣見表C.1。件內(nèi)目錄…………裝訂線…………順序號作者日期內(nèi)容頁號備注備案表式樣備考表式樣見表C.2。備考表全宗號：分類號：目錄號：總頁數(shù)：情況說明：立卷人：年月日

（資料性）

錄音、錄像、光盤目錄式樣錄音卡式樣錄音卡式樣見圖D.1。錄音卡錄像卡式樣錄像卡式樣見表D.1。錄像卡XXX藝術(shù)檔案錄像記錄卡No名稱錄制日期共盤第盤演出單位錄制地點片長錄制形式機型開始TC結(jié)束TC導播攝像錄像剪輯字幕聲源錄制聲道CH1CH2唱詞光盤主要演職員備注光盤卡式