采購管理辦法

采購管理辦法為了進一步規(guī)范公司采購管理，本著保證質(zhì)量、降低成本、提高效率的原則，根據(jù)《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)辦法》，結(jié)合公司招標(biāo)管理辦法及公司實際情況，制定本辦法。一、采購范圍本辦法的采購范圍主要包括：工程物資類。線路建設(shè)、線路改線、維修、安裝等所需要的材料。原材料類。營業(yè)中心開戶、銷售等所需要的材料。固定資產(chǎn)類。包括辦公設(shè)備：如各種電腦、打印機、服務(wù)器及其配套軟件等；各種有線傳輸設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，如接收機、調(diào)制器、交換機、路由器等。二、采購程序整個采購流程大體上分為：采購申請、采購計劃編制、領(lǐng)導(dǎo)審準(zhǔn)、采購執(zhí)行、到貨記錄、發(fā)票報銷。具體流程如下：由相關(guān)職能部門按要求填寫采購申請單，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后交采購部門辦理。采購部門接到申請單后要對申請單內(nèi)容進行尋價后形成采購計劃表，經(jīng)部門經(jīng)理審核簽字后報請總經(jīng)理批示。批示完成后按照相關(guān)規(guī)定進行具體采購活動，其中金額在5萬元以上的采購必須簽定合同。到貨后要由相關(guān)接受人員在采購員所持采購計劃上填寫收貨日期、收獲種類、收獲數(shù)量、保管人等信息，該表留存作為工作進展情況的考量依據(jù)，同時作為辦理入庫等相關(guān)發(fā)票核銷手續(xù)的依據(jù)。貨物到齊后采購人員應(yīng)該及時對相關(guān)發(fā)票進行核銷。需求部門填寫采購申請需求部門填寫采購申請采購部門制定采購計劃部門經(jīng)理簽字確認(rèn)領(lǐng)導(dǎo)審核簽字執(zhí)行采購到貨后庫房或使用者簽字確認(rèn)發(fā)票核銷三、采購申請采購申請根據(jù)產(chǎn)生的原因分為以下三種：1.常備材料采購。主要是為滿足日常安裝、維修、銷售等所需要的庫存材料。該部分材料由庫房根據(jù)庫存最低線和按進貨周期和領(lǐng)用情況制定的進貨數(shù)量提交采購申請。具體填寫內(nèi)容見表一。2.計劃材料采購。由使用部門按照設(shè)計圖紙、工程進度安排及采購周期提交采購申請。要具體注明所對應(yīng)項目名稱及合同編號嚴(yán)格按照圖紙執(zhí)行。具體填寫內(nèi)容見表二。3.非計劃性材料采購。對一些計劃外用料或各種固定資產(chǎn)類物資根據(jù)需要由使用部門進行采購申請。在申請中要詳細(xì)寫明其用途，經(jīng)部門經(jīng)理審核后交總經(jīng)理簽字生效。具體填寫內(nèi)容見表三。三、采購方法采購活動根據(jù)不同情況可采用以下方式：1.公開（或邀請）招標(biāo)；2．競爭性談判；3．詢價；4．單一來源采購；5．臨時性購買；具體達到以下標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)采取相應(yīng)的采購方法進行采購。金額超過20萬元的大宗物資，且非經(jīng)常性采購的，需要進行公開招標(biāo)。招標(biāo)過程要嚴(yán)格按照公司招標(biāo)管理辦法相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。經(jīng)常性物資采取定點采購的方式進行，對于年采購金額超過30萬元的定點采購應(yīng)通過招標(biāo)或競爭性談判方式確定定點單位，同時為方便采購，體現(xiàn)競爭，原則上應(yīng)該確定2-3個供應(yīng)商，每次以詢價的方式確定最終供應(yīng)商。金額在5千以上30萬元以下的經(jīng)常性物資或5千以上20萬以下的非經(jīng)常性物資應(yīng)該采用競爭性談判或詢價等方式進行采購，至少要比對3家以上的供應(yīng)商，針對價格、質(zhì)量、服務(wù)等方面的情況擇優(yōu)選定。金額在5千元以內(nèi)的物資，可以進行臨時性采購，由采購部門到市場比質(zhì)比價后直接購買。對工期緊等情況，不能按上述辦法進行采購的，要填寫非計劃材料采購申請，并詳細(xì)寫名工期要求及其原因，需求部門領(lǐng)導(dǎo)審核后需要總經(jīng)理簽字或兩位總經(jīng)理助理共同簽字后可直接采購。四、到貨及發(fā)票處理在物資到貨后由采購部門會同接受部門共同接收。采購人員應(yīng)該出示經(jīng)兩到批準(zhǔn)后的采購計劃表，認(rèn)真核對到貨數(shù)量與采購數(shù)量是否相符，在該表的完成部分由接收部門填寫到貨時間、數(shù)量及驗收人，如分批到貨的應(yīng)該在該表的完成部分詳細(xì)注明。采購部門在接收到發(fā)票后應(yīng)該及時核對該給容是否全部到貨，貨物到齊后，憑經(jīng)過接收部門簽字確認(rèn)過的采購計劃表到庫房辦理入庫手續(xù)。手續(xù)齊全后持采購計劃表、發(fā)票、入庫單請領(lǐng)導(dǎo)簽字核銷。核銷后將采購計劃表，會同采購申請及相關(guān)合同一起存檔備查。五、供方的要求和評價為確保采購活動的順利實施，采購前應(yīng)對供方的資格進行必要的審查，一般應(yīng)具備以下條件：1.具有企業(yè)獨立法人資格和采購項目所要求的企業(yè)規(guī)模；2.具有良好的商業(yè)信譽；3.在經(jīng)營活動中沒有重大違法記錄；4.對相關(guān)設(shè)備廠商要有相應(yīng)的設(shè)備、專業(yè)技術(shù)能力、維修能力和相應(yīng)的服務(wù)能力。要對定點采購的廠家的這些相關(guān)資質(zhì)文件進行匯總留存。 表一：常備材料采購申請表產(chǎn)品名稱規(guī)格型號單位庫存警戒數(shù)量申請采購數(shù)量備注制表人：部門經(jīng)理申請時間采購部門接收人：接受時間該表一式兩份，一分申請部門留存，一份交采購部門表二：計劃材料采購申請表用途項目名稱圖紙編號擬使用時間產(chǎn)品名稱規(guī)格型號單位數(shù)量備注制表人：申請時間部門經(jīng)理簽字采購部門經(jīng)手人該表一式兩份，用A4紙直接打印，根據(jù)需要可以自行調(diào)整相關(guān)行數(shù)。一份申請部門留存，一份交采購部門。表三：非計劃性采購申請表申請部門申請人申請時間需要完成的時間用途：名稱規(guī)格型號單位數(shù)量部門經(jīng)理簽字總經(jīng)理簽字采購部門經(jīng)手人受理時間采購計劃表采購計劃表部門名稱制表人日期產(chǎn)品名稱規(guī)格型號單位數(shù)量計劃單價計劃