高等院校檔案管理制度指南

高等院校檔案管理制度指南第一章總則為加強(qiáng)高等院校檔案管理，提升檔案的規(guī)范化、系統(tǒng)化水平，確保檔案在教學(xué)、科研、行政等各項(xiàng)工作中的有效利用，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及教育部的指導(dǎo)意見(jiàn)，特制定本制度。高等院校檔案是記錄學(xué)校歷史、發(fā)展、教學(xué)、科研及管理活動(dòng)的重要文件材料，是學(xué)校資源管理和信息化建設(shè)的重要組成部分。第二章管理目標(biāo)本制度的管理目標(biāo)包括以下幾個(gè)方面：1.確保檔案的完整性、安全性和有效性，為學(xué)校的決策和管理提供重要依據(jù)。2.提高檔案管理工作的科學(xué)化水平，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的最大化利用。3.規(guī)范檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀流程，保障檔案管理工作的有序進(jìn)行。4.建立健全檔案管理的監(jiān)督機(jī)制，確保各項(xiàng)規(guī)章制度的有效實(shí)施。第三章適用范圍本制度適用于高等院校內(nèi)所有檔案的管理工作，包括但不限于：1.教學(xué)檔案，包括課程設(shè)置、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、學(xué)生成績(jī)及教學(xué)評(píng)估等材料。2.科研檔案，包括科研項(xiàng)目申報(bào)、研究成果、科研經(jīng)費(fèi)管理及相關(guān)評(píng)審材料。3.行政檔案，包括學(xué)校規(guī)章制度、會(huì)議記錄、文件材料及其他行政管理資料。4.人事檔案，包括教職員工的個(gè)人信息、聘用合同、考核材料及相關(guān)酬勞記錄。第四章檔案管理機(jī)構(gòu)高等院校應(yīng)設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)全校檔案工作的組織與實(shí)施。具體職責(zé)包括：1.制定并實(shí)施檔案管理制度，保障檔案管理工作的規(guī)范化。2.組織檔案的收集、整理、保管和利用，確保檔案信息的及時(shí)更新與維護(hù)。3.開(kāi)展檔案管理培訓(xùn)，提高教職工檔案管理意識(shí)和能力。4.監(jiān)督和評(píng)估檔案管理工作的實(shí)施效果，提出改進(jìn)建議。第五章檔案的收集與整理檔案的收集與整理是檔案管理工作的基礎(chǔ)。所有檔案材料應(yīng)按以下要求收集整理：1.收集范圍應(yīng)涵蓋學(xué)校的各項(xiàng)活動(dòng)和管理工作，確保檔案內(nèi)容的全面性。2.收集的檔案材料應(yīng)及時(shí)整理，分類歸檔，確保檔案的系統(tǒng)性與可查性。3.整理后的檔案材料應(yīng)進(jìn)行編號(hào)和登記，建立檔案目錄，方便查閱和利用。4.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案材料的收集與整理工作，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。第六章檔案的保管檔案的保管是確保檔案安全與有效利用的關(guān)鍵。高等院校應(yīng)采取以下措施加強(qiáng)檔案保管工作：1.所有檔案應(yīng)存放于專用檔案室，檔案室應(yīng)符合防火、防潮、防盜等安全要求。2.檔案材料應(yīng)分類存放，重要檔案可采取加密或保險(xiǎn)柜存放。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案安全完整。4.建立檔案借閱登記制度，確保借閱檔案的安全與追蹤。第七章檔案的利用與查閱檔案的利用與查閱是實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的重要環(huán)節(jié)。高等院校應(yīng)規(guī)范檔案查閱流程，確保檔案利用的合法性與合規(guī)性：1.任何單位或個(gè)人查閱檔案，應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門審核批準(zhǔn)后方可查閱。2.查閱時(shí)應(yīng)遵循保密制度，嚴(yán)禁對(duì)檔案進(jìn)行涂改、圈劃或拆換。3.檔案的復(fù)印、借用須經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，借用期限應(yīng)明確，借用人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.檔案管理人員應(yīng)協(xié)助查閱者找到需要的檔案信息，并提供必要的指導(dǎo)和幫助。第八章檔案的銷毀檔案的銷毀是檔案管理工作的重要內(nèi)容，涉及到檔案的生命周期管理。高等院校應(yīng)制定檔案銷毀的相關(guān)規(guī)定：1.銷毀檔案應(yīng)遵循合法、合規(guī)的原則，確保銷毀的檔案不再對(duì)外部產(chǎn)生影響。2.實(shí)行檔案銷毀審批制度，需經(jīng)檔案管理部門審核、校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。3.銷毀檔案應(yīng)采取安全措施，確保銷毀過(guò)程的安全與保密。4.建立檔案銷毀記錄，記錄銷毀檔案的種類、數(shù)量及銷毀時(shí)間、地點(diǎn)等信息，以備查閱。第九章監(jiān)督與評(píng)估為確保檔案管理制度的有效實(shí)施，建立監(jiān)督與評(píng)估機(jī)制至關(guān)重要：1.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行自查和評(píng)估，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，確保檔案管理的高效性。2.設(shè)立檔案管理工作考核制度，將檔案管理工作納入各部門的績(jī)效考核中。3.鼓勵(lì)教職員工對(duì)檔案管理工作提出意見(jiàn)和建議，形成良好的反饋機(jī)制。4.定期召開(kāi)檔案管理工作會(huì)議，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，分享最佳實(shí)踐，推動(dòng)檔案管理工作的持續(xù)改進(jìn)。附則本制度由檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋，自發(fā)布之日起實(shí)施。根據(jù)實(shí)際情況，定期對(duì)本制度進(jìn)