《新編經(jīng)濟應(yīng)用文寫作》課件第6章

第六章公文概述第一節(jié)公文的含義與特點 第二節(jié)公文的作用與分類 第三節(jié)公文的格式 第四節(jié)公文的行文規(guī)則第五節(jié)公文處理

一、公文的含義

公文，是公務(wù)文書的簡稱，有廣義和狹義之分。

廣義的公文是黨政機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位以及其他社會組織行使法定職權(quán)、處理日常事務(wù)時經(jīng)常使用的文書。公文有其特定的撰寫程序和行文格式，是傳達黨和國家的方針政策、發(fā)布黨規(guī)政令、指導(dǎo)和商洽工作、請示和答復(fù)問題、報告情況以及交流各方面經(jīng)驗的重要文字工具。第一節(jié)公文的含義與特點狹義的公文特指中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳2012年4月16日聯(lián)合頒布，2012年7月1日起施行的《黨政機關(guān)公文處理工作條例》中所規(guī)定的15種文種，包括決議、決定、命令(令)、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、議案、函、紀要等。

本章介紹的就是狹義的公文，即黨政機關(guān)公文，簡稱機關(guān)公文。二、公文的特點

公文作為依法行政和進行公務(wù)活動的重要工具，具有如下幾個特點。

1.鮮明的政策性

公文既然是國家行政機關(guān)在處理公務(wù)活動中運用的文書，其內(nèi)容必然涉及黨和國家的各項方針、政策，因此在內(nèi)容上具有鮮明的政策性。各級機關(guān)使用公務(wù)文書時，其內(nèi)容必須貫徹黨和國家的路線、方針、政策，有利于維護國家和人民的利益。

2.法定的權(quán)威性

公文是機關(guān)或組織在職能活動中形成的，是職能活動的直接產(chǎn)物。它代表執(zhí)法機關(guān)頒布法律、命令、決定，下發(fā)通知或報送請示、報告，傳達制發(fā)機關(guān)的決策與意圖。各級機關(guān)所發(fā)公文在有效的時限和范圍內(nèi)，具有國家法律所賦予的權(quán)威性和約束力，不允許任意違背，有關(guān)單位和個人都要遵照執(zhí)行，不能有隨意性；如果不執(zhí)行，就要受到法律和行政紀律的制裁。這是因為發(fā)布公文就是為了執(zhí)行政策法令，行使法律賦予的權(quán)力，因而公文必須具有一定的強制性，這是法定權(quán)威的重要體現(xiàn)。公文這一特色，是其他文體所沒有的。公文法定的權(quán)威性取決于兩個方面：一是公文制發(fā)機關(guān)的法定地位和職權(quán)；二是公文本身內(nèi)容的合法性，兩者缺一不可。

3.作者的法定性

公文的作者是依法成立并能以自己的名義行使職權(quán)和擔(dān)負義務(wù)的機關(guān)或組織。指出這一點，是要明確公文的行文主體的資格。按照《黨政機關(guān)公文處理工作條例》中對公文所下的定義以及其他規(guī)定，具有公文行文資格的組織是：

(1)各級黨委、政府機關(guān)；

(2)黨政機關(guān)的各職能部門及其辦公廳(室)；

(3)人民團體；

(4)具有行政職能的事業(yè)單位。公文的作者和公文的撰寫者不同。撰寫公文的工作人員和簽發(fā)公文的機關(guān)負責(zé)人都不能稱為公文的作者。一篇公文，即使以機關(guān)負責(zé)人的名義發(fā)布，代表的也是他所在的機構(gòu)，而不是代表個人。公文的法定作者的名義不容侵犯，但是公文的法定作者只能在自己的職權(quán)范圍內(nèi)制發(fā)公文，超越職權(quán)范圍制發(fā)的公文一律無效。

4.體式的規(guī)范性

公文的規(guī)范體式，一是指撰寫公文所采用的語體，必須采用規(guī)范的現(xiàn)代漢語語體；二是指公文的格式，包括公文的結(jié)構(gòu)和各構(gòu)成要素排列的法定位置及規(guī)定形式(字體、字號、色彩等)；三是指公文的印刷、裝訂的固定格式。公文的擬制必須遵循規(guī)范化的體式，其目的是為了維護公文的法定效力和機關(guān)的權(quán)威性，也是為了實現(xiàn)公文工作的標準化，提高工作效率。

5.制發(fā)的程序性

公文由法定作者制發(fā)，在撰寫和制發(fā)過程中要受公文處理程序的嚴格制約。公文是一種高度程式化的應(yīng)用文體，從起草成文，到收發(fā)、傳遞、分辦、立卷、歸檔、銷毀等，都有一套規(guī)范化的制度。公文的擬制必須經(jīng)過起草、審核、簽發(fā)等程序；發(fā)文必須經(jīng)過復(fù)核、登記、印制、核發(fā)等程序；對收文的辦理，一般包括簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦、答復(fù)等程序。制發(fā)的程序性保證了制發(fā)的質(zhì)量，維護了公文的法定效力和機關(guān)的權(quán)威性。

6.文風(fēng)的莊重性

撰制公文是一項嚴肅的工作。公文要維護其政策性和權(quán)威性，就必須保持準確、嚴肅、莊重的文體特點。這就要求反映事物客觀實際，表達意見態(tài)度明朗，選詞用語嚴謹準確，從而形成理正辭嚴、簡練明達、莊重有力的公文風(fēng)格。

一、公文的作用

1.依據(jù)和憑證作用

這是公文的基本作用之一。公文是聯(lián)系工作和開展公務(wù)活動的書面憑證，也是有關(guān)人員處理工作和解決問題的重要依據(jù)。換句話說，公文既是傳達發(fā)文機關(guān)意圖的工具和憑證，也是主送(收文)機關(guān)辦理公務(wù)的憑證。公文是機關(guān)工作的記錄和保存，需要查證或佐證時，也能起到依據(jù)和憑證的作用。第二節(jié)公文的作用與分類

2.領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)作用

對下級機關(guān)的各項工作實施有效的領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)是公文的重要作用。上級機關(guān)通過制發(fā)各種公文，傳達決定和意見、部署工作、提出原則和要求等，都是對下級機關(guān)單位進行直接或間接的領(lǐng)導(dǎo)和指揮。

3.溝通和交流作用

公文是機關(guān)之間溝通的重要工具。各級各類機關(guān)在一系列管理活動中，通過公文及時上情下達，下情上傳；各職能部門之間相互聯(lián)系、傳遞信息、交流經(jīng)驗、協(xié)調(diào)關(guān)系，在廣泛的溝通交流之中，保證工作的順利開展。

4.宣傳和教育作用

公文是傳達黨和政府的方針政策的重要工具，具有宣傳和教育作用。許多公文直接向廣大干部和人民群眾宣傳黨和國家的重大方針政策，宣傳單位個人的先進事跡和經(jīng)驗，報道重大情況，起著統(tǒng)一思想、鼓舞信心和宣傳教育的作用。二、公文的分類

1)按使用范圍劃分

公文可分為通用公文和專用公文、普發(fā)性公文和特定性公文。

2)按行文方向劃分

公文可分為上行文、下行文、平行文以及通行文。

3)按內(nèi)在屬性劃分

公文可分為指令性公文、指導(dǎo)性公文、知照性公文、公布性公文、商洽性公文、報請性公文和記錄性公文。

4)按辦理時限要求劃分

公文可分為特急件、加急件、常規(guī)件(電報分為特提、特急、加急、平急、常規(guī))。

5)按機密程度劃分

公文可分為絕密、機密、秘密和普通公文。

6)按載體劃分

公文可分為傳統(tǒng)紙質(zhì)公文和電子公文。

7)按具體的文種劃分

公文可分為決議、決定、命令(令)、

公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、議案、函、紀要等15種。

公文的格式是指正式印發(fā)并運行的公文各構(gòu)成要素排列的法定位置及標志樣式，也包括正式制發(fā)的公文的紙張要求、排版和印制裝訂要求，一般由用紙格式、印裝格式和書面文本格式三部分構(gòu)成。第三節(jié)公?文?的?格?式一、公文的用紙格式

(一)公文用紙的主要技術(shù)指標

公文用紙一般使用紙張定量為60

g/m2～80

g/m2的膠版印刷紙或復(fù)印紙。紙張白度80%～90%，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85%，pH值為7.5～9.5。

(二)公文用紙的幅面尺寸及版面要求

1.幅面尺寸

公文用紙采用GB/T148中規(guī)定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm

×

297mm。

2.版面

(1)頁邊與版心尺寸：公文用紙?zhí)祛^(上白邊)為37mm

±

1mm，公文用紙訂口(左白邊)為28mm

±

1mm，版心尺寸為156mm

×

225mm。A4型公文用紙頁邊及版心尺寸見圖6-1。

圖6-1A4型公文用紙頁邊及版心尺寸

(2)字體和字號：如無特殊說明，公文文本各要素一般用3號仿宋體字。特定情況下可以作適當(dāng)調(diào)整。

(3)行數(shù)和字數(shù)：一般每面排22行，每行排28個字，并撐滿版心。特定情況下可以作適當(dāng)調(diào)整。

(4)文字的顏色：如無特殊說明，公文中文字的顏色均為黑色。二、公文的印裝格式

1.制版要求

版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過1mm。

2.印刷要求

雙面印刷，頁碼套正，兩面誤差不超過2mm。黑色油墨應(yīng)當(dāng)達到色譜所標BL100%，紅色油墨應(yīng)當(dāng)達到色譜所標Y80%、M80%。印品著墨充實、均勻，字面不花、不白、無斷劃。

3.裝訂要求

公文應(yīng)當(dāng)左側(cè)裝訂，不掉頁，兩頁頁碼之間誤差不超過4mm，裁切后的成品尺寸允許誤差

±2mm，四角成90°，無毛茬或缺損。

騎馬訂或平訂的公文應(yīng)當(dāng)：

(1)訂位為兩釘外訂眼距版面上下邊緣各70mm處，允許誤差

±4mm；

(2)無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；

(3)騎馬訂釘鋸均在折縫線上，平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm～5mm。

包本裝訂公文的封皮(封面、書脊、封底)與書心應(yīng)吻合、包緊、包平、不脫落。三、公文的書面格式

公文書面格式是指構(gòu)成公文全部文面的組成要素的排列順序和標識規(guī)則。國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗檢疫總局、國家標準化管理委員會2012年6月29日發(fā)布、2012年7月1日起實施的《黨政機關(guān)公文格式》(GB/T9704—2012)將版心內(nèi)的公文格式各要素劃分為版頭、主體、版記三部分。公文首頁紅色分隔線以上的部分稱為版頭；公文首頁紅色分隔線(不含)以下、公文末頁首條分隔線(不含)以上的部分稱為主體；公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分稱為版記。頁碼位于版心外。

1.版頭部分

公文首頁紅色分隔線以上的部分稱為版頭，其排列順序和標識規(guī)則具體如下。

1)公文份號

公文份號也稱公文份數(shù)序號，即順序編號，是同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。如需標注份號，一般用6位3號阿拉伯?dāng)?shù)字，頂格編排在版心左上角第一行，即“1”編為“000001”。編份號是為了便于公文的登記、分發(fā)、清退，加強管理，表明責(zé)任。凡屬保密的公文都要標明份號，每份公文均要登記，發(fā)文和收文都要對號核點，按規(guī)定的簽發(fā)范圍發(fā)送、簽收。不需保密的普發(fā)公文，就不必編份號。

2)秘密等級和保密期限

秘密等級簡稱密級。需要保密的公文，都要標明其秘密程度的等級。密級分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。如需標注密級和保密期限，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第二行；保密期限中的數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字標注。秘密等級兩字之間應(yīng)間隔一字距離；如需同時表示保密期限，可用“★”與密級隔開標在后面。

3)緊急程度

緊急程度是對公文送達和辦理的時間要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標注“特急”或“加急”，電報應(yīng)當(dāng)分別標注“特提”、“特急”、“加急”或“平急”。注明緊急程度，可保證公文時效，使緊急公文得到優(yōu)先處理。具體的時間要求，由各地黨政機關(guān)主管部門自行確定，如有的規(guī)定“特急件”要隨到隨辦，不能超過24小時；“加急”要求僅次于“特急件”，3天內(nèi)處理完畢。如需標注緊急程度，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角。如需同時標注份號、密級和保密期限、緊急程度，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列(見圖6-2)。

圖6-2公文首頁版式

4)發(fā)文機關(guān)標志

發(fā)文機關(guān)標志也叫文件頭，由發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以只使用發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。

發(fā)文機關(guān)標志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35

mm，推薦使用小標宋體字，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則(見圖6-2)。聯(lián)合行文時，如需同時標注聯(lián)署發(fā)文機關(guān)名稱，一般應(yīng)當(dāng)將主辦機關(guān)名稱排列在前；如有“文件”二字，應(yīng)當(dāng)置于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè)，以聯(lián)署發(fā)文機關(guān)名稱為準上下居中排布(見圖6-3、圖6-4)。

圖6-3聯(lián)合行文公文首頁版式1

圖6-4聯(lián)合行文公文首頁版式2

5)發(fā)文字號

公文編排發(fā)文字號，是為了便于公文的登記、分類、保管和查詢。發(fā)文字號由機關(guān)代字、年份和序號組成，例如“國發(fā)〔1994〕23號”，其順序不能顛倒。其中機關(guān)代字一般由兩個層次組成：首先是發(fā)文機關(guān)代字，再是發(fā)文機關(guān)主辦文件的部門代字或發(fā)文形式，如“鐵辦”、“鐵財”、“國函”、“國發(fā)”。

年份和序號用阿拉伯?dāng)?shù)字標識，年份必須用六角括號括起來，不能略寫。序號不編虛位(即1不編為01)，在阿拉伯?dāng)?shù)字前不加“第”字，在阿拉伯?dāng)?shù)字后加“號”字。如果是聯(lián)合行文，只標明主辦機關(guān)發(fā)文字號。機關(guān)代字的確定，要科學(xué)、清楚、易解，并且不要與其他機關(guān)發(fā)生混淆，一般均由領(lǐng)導(dǎo)部門統(tǒng)一規(guī)定。黨政機關(guān)的代字多為“黨發(fā)”、“人發(fā)”、“人政發(fā)”；職能部門的代字常為“

字”。發(fā)文字號一般在發(fā)文機關(guān)標志下空兩行處，居中編排。上行文的發(fā)文字號居左空一字編排，與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行(見圖6-3、圖6-4)。

6)簽發(fā)人

簽發(fā)人是指發(fā)文機關(guān)簽發(fā)、批準公文的領(lǐng)導(dǎo)人。公文簽署主管領(lǐng)導(dǎo)姓名，以示對文件的負責(zé)和批準。上報公文應(yīng)當(dāng)在發(fā)文字號右側(cè)標注“簽發(fā)人”，“簽發(fā)人”后面標明簽發(fā)人姓名，其書寫位置與發(fā)文字號在同一行。發(fā)文字號居左空一字，簽發(fā)人姓名居右空一字?！昂灠l(fā)人”三字用3號仿宋體，后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發(fā)人姓名。如有多個簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機關(guān)的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發(fā)人姓名對齊(見圖6-4)。

7)分隔線

版頭中的分隔線也叫紅色反線，一般在發(fā)文字號下4mm處，其長度與版心等寬(即156mm)。

2.主體部分

公文首頁紅色分隔線(不含)以下、公文末頁首條分隔線(不含)以上的部分稱為主體。具體有：

1)公文標題

公文標題是對公文內(nèi)容的概括和對行文目的的揭示，應(yīng)當(dāng)準確扼要地反映公文的主要內(nèi)容。公文標題中除法律、法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不使用標點。公文標題一般由“發(fā)文機關(guān)

+

事由

+

文種”三部分構(gòu)成，稱為完全式標題，如《鎮(zhèn)平縣人民政府關(guān)于征收礦山地質(zhì)環(huán)境恢復(fù)治理保證金的通知》。有時也用非完全式標題，即根據(jù)實際情況省略其中事由部分(發(fā)文機關(guān)不能省略)，如《中華人民共和國主席令》、《外交部公告》。

公文標題一般用2號小標宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當(dāng)。多行標題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。

2)主送機關(guān)

主送機關(guān)俗稱“抬頭”，指公文發(fā)送的主要對象，是公文的主要接收和承辦機關(guān)。上級機關(guān)對下級機關(guān)發(fā)出的指示、通知、通報等公文，叫普發(fā)公文，凡下屬機關(guān)都是受文機關(guān)，也就是發(fā)文的主送機關(guān)；下級機關(guān)向上級機關(guān)報送的上行文，原則上只寫一個主送機關(guān)，如需同時報送另一機關(guān)，可采用抄報形式。

主送機關(guān)編排于標題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機關(guān)名稱后標全角冒號。如主送機關(guān)名稱過多導(dǎo)致公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)當(dāng)將主送機關(guān)名稱移至版記，標注方法見下文：“抄送機關(guān)”。

3)正文

正文是公文的主體，是敘述公文具體內(nèi)容的最重要的部分。正文寫法力求簡明扼要，條理清楚，實事求是，合乎文法，切忌冗長雜亂。

公文首頁必須顯示正文。正文一般用3號仿宋體字，編排于主送機關(guān)名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。正文中的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)應(yīng)準確掌握和使用，文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”標注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。

4)附件說明

附件不是每份公文都有，根據(jù)需要一般作為正文的補充說明或參考材料。

公文如有附件，要在正文最后一行后空一行的左側(cè)空二字，用3號仿宋體字排印“附件”二字后標全角冒號和附件名稱。如有兩個以上附件，則用阿拉伯?dāng)?shù)字依次標注序號，附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對齊(見圖6-5)。附件置于主件之后，另起一頁開始排印，延續(xù)主件頁碼，與主件裝訂在一起。附件的首頁左上角頂格用3號黑體字排印“附件”二字及附件的順序號。

圖6-5聯(lián)合行文公文末頁版式1

5)發(fā)文機關(guān)署名、成文日期和印章

(1)加蓋印章的公文。

成文日期一般右空四字編排，印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。

單一機關(guān)行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發(fā)文機關(guān)署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文(或附件說明)一行之內(nèi)(見圖6-6)。

圖6-6公文末頁版式1聯(lián)合行文時，一般將各發(fā)文機關(guān)署名按照發(fā)文機關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，并將印章一一對應(yīng)、端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名，最后一個印章端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文(或附件說明)一行之內(nèi)(見圖6-7、圖6-8)。

圖6-7聯(lián)合行文公文末頁版式2

圖6-8聯(lián)合行文公文末頁版式3

(2)不加蓋印章的公文。

單一機關(guān)行文時，在正文(或附件說明)下空一行右空二字編排發(fā)文機關(guān)署名，在

發(fā)文機關(guān)署名下一行編排成文日期，首字比發(fā)文機關(guān)署名首字右移二字，如成文日期長于發(fā)文機關(guān)署名，應(yīng)當(dāng)使成文日期右空二字編排，并相應(yīng)增加發(fā)文機關(guān)署名右空字數(shù)(見圖6-9)。

聯(lián)合行文時，應(yīng)當(dāng)先編排主辦機關(guān)署名，其余發(fā)文機關(guān)署名依次向下編排。

(3)加蓋簽發(fā)人簽名章的公文。

單一機關(guān)制發(fā)的公文加蓋簽發(fā)人簽名章時，在正文(或附件說明)下空二行右空四字加蓋簽發(fā)人簽名章，簽名章左空二字標注簽發(fā)人職務(wù)，以簽名章為準上下居中排布。在簽發(fā)人簽名章下空一行右空四字編排成文日期。

聯(lián)合行文時，應(yīng)當(dāng)先編排主辦機關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章，其余機關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章依次向下編排，與主辦機關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章上下對齊；每行只編排一個機關(guān)的簽發(fā)人職務(wù)、簽名章；簽發(fā)人職務(wù)應(yīng)當(dāng)標注全稱。

簽名章一般用紅色。

(4)成文日期中的數(shù)字。

用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標全，年份應(yīng)標全稱，月、日不編虛位(即1不編為01)。

(5)特殊情況說明。

當(dāng)公文排版后所剩空白處不能容下印章或簽發(fā)人簽名章、成文日期時，可以采取調(diào)整行距、字距的措施解決。

圖6-9公文末頁版式2

6)附注

附注一般是對公文的發(fā)放范圍、使用時需注意的事項等問題的說明，比如請示性公文應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人和聯(lián)系方式。

公文如有附注，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行(見圖6-5～圖6-9)。

7)附件

附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊樞蛱栍?號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標題應(yīng)當(dāng)與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文(見圖6-10)。

如附件與正文不能一起裝訂，應(yīng)當(dāng)在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號并在其后標注“附件”二字及附件順序號。

圖6-10帶附件公文末頁版式

3.版記部分

公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分稱為版記。公文的版記包括分隔線、抄送單位、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期等。版記應(yīng)置于公文最后一面，版記的最后一個要素置于版心最后一行。

1)版記中的分隔線

版記中的分隔線是版記部分各要素之間的間隔線，與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線(推薦高度為0.35mm)，中間的分隔線用細線(推薦高度為0.25mm)。首條分隔線位于版記中第一個要素之上，末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。

2)抄送機關(guān)

抄送機關(guān)指除主送機關(guān)以外的其他需要執(zhí)行或知曉內(nèi)容的上級、下級或無隸屬關(guān)系的機關(guān)，應(yīng)當(dāng)用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。

如有抄送機關(guān)，一般用4號仿宋體字，在印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排?！俺汀倍趾蠹尤敲疤柡统蜋C關(guān)名稱，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個抄送機關(guān)名稱后標句號(見圖6-10)。如需把主送機關(guān)移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機關(guān)。既有主送機關(guān)又有抄送機關(guān)時，應(yīng)當(dāng)將主送機關(guān)置于抄送機關(guān)之上一行，之間不加分隔線。

3)印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期

印發(fā)機關(guān)指具體主辦、制發(fā)公文的機關(guān)或部門。印發(fā)日期以公文付印日期為準。

印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期一般用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標全，年份應(yīng)標全稱，月、日不編虛位(即1不編為01)，后加“印發(fā)”二字(見圖6-10)。

版記中如有其他要素，應(yīng)當(dāng)將其與印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期用一條細分隔線隔開。

4.頁碼

一般用4號半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。四、公文中的橫排表格

A4紙型的表格橫排時，頁碼位置與公文其他頁碼保持一致，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。五、幾種公文的特定書面格式

1.信函格式

發(fā)文機關(guān)標志使用發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱，居中編排，上邊緣至上頁邊為30mm，推薦使用紅色小標宋體字。聯(lián)合行文時，使用主辦機關(guān)標志。

發(fā)文機關(guān)標志下4

mm處印一條紅色雙線(上粗下細)，距下頁邊20

mm處印一條紅色雙線(上細下粗)，線長均為170mm，居中編排。如需標注份號、密級和保密期限、緊急程度，應(yīng)當(dāng)頂格居版心左邊緣編排在第一條紅色雙線下，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列，第一個要素與該線的距離為3號漢字高度的7/8。

發(fā)文字號頂格居版心右邊緣編排在第一條紅色雙線下，與該線的距離為3號漢字高度的7/8。

標題居中編排，與其上最后一個要素相距二行。

第二條紅色雙線上一行如有文字，與該線的距離為3號漢字高度的7/8。首頁不顯示頁碼。

版記不加印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期、分隔線，位于公文最后一面版心內(nèi)最下方(見圖6-11)。

圖6-11信函格式首頁版式

2.命令(令)格式

發(fā)文機關(guān)標志由發(fā)文機關(guān)全稱加“命令”或“令”字組成，居中編排，上邊緣至版心上邊緣為20mm，推薦使用紅色小標宋體字。

發(fā)文機關(guān)標志下空二行居中編排令號，令號下空二行編排正文。簽發(fā)人職務(wù)、簽名章和成文日期的編排同“加蓋簽發(fā)人簽名章的公文”(見圖6-12)。

圖6-12命令(令)格式首頁版式

3.紀要格式

紀要標志由“×××××紀要”組成，居中編排，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用紅色小標宋體字。

標注出席人員名單，一般用3號黑體字，在正文或附件說明下空一行左空二字編排“出席”二字，后標全角冒號，冒號后用3號仿宋體字標注出席人單位、姓名，回行時與冒號后的首字對齊。

標注請假和列席人員名單，除依次另起一行并將“出席”二字改為“請假”或“列席”外，編排方法同出席人員名單。

紀要格式可以根據(jù)實際制定。使用少數(shù)民族文字印制的公文，其用紙、幅面尺寸及版面、印制等要求按照以上標準執(zhí)行，其余可以參照以上標準并按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

行文，指各級機關(guān)在其處理公務(wù)的過程中，以本機關(guān)名義制發(fā)公文的運行過程，簡單地講，就是公文的發(fā)送傳遞。

行文規(guī)則是機關(guān)單位在公文的發(fā)送傳遞過程中要共同遵循的制度和原則。第四節(jié)公文的行文規(guī)則公文能否順利發(fā)送傳遞，是關(guān)系到受文機關(guān)能否及時收到并順利辦理公文，從而提高工作效率的問題，更重要的是，還關(guān)系到各級黨委、政府機關(guān)的形象問題。因此，理順行文關(guān)系，遵守行文規(guī)則，是發(fā)揮公文作用、提高工作效率的必要條件。

機關(guān)之間的工作關(guān)系是由各自的組織系統(tǒng)或?qū)I(yè)系統(tǒng)的歸屬、地位、職責(zé)、權(quán)利范圍等因素決定的，它對行文關(guān)系有決定性的影響，規(guī)定著公文傳遞的基本方向。機關(guān)之間的工作關(guān)系有如下幾種類型：

(1)處于同一組織系統(tǒng)的上級機關(guān)與下級機關(guān)存在領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。

(2)處于同一專業(yè)系統(tǒng)的上級主管業(yè)務(wù)部門與下級主管業(yè)務(wù)部門之間存在指導(dǎo)與被指導(dǎo)的關(guān)系。

(3)處于同一組織系統(tǒng)或?qū)I(yè)系統(tǒng)的同級機關(guān)之間的平行關(guān)系，如全國各省、自治區(qū)、直轄市人民政府之間。

(4)非同一組織系統(tǒng)、專業(yè)系統(tǒng)的機關(guān)之間，無論級別高低，均為不相隸屬關(guān)系，如軍事機關(guān)與各級地方人民政府之間。根據(jù)公文授受機關(guān)的工作關(guān)系不同，可以將公文劃分為上行文、下行文和平行文。上行文和下行文主要存在于以上第一類和第二類工作關(guān)系類型中，上行文是指下級機關(guān)向上級機關(guān)發(fā)送的公文，如報告、請示等；下行文正好相反，是上級機關(guān)向下級發(fā)送的公文，如批復(fù)、決定等。平行文存在于以上第三類和第四類關(guān)系類型中，同級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)相互發(fā)送公文都是平行文，如函等。

正常有效的行文應(yīng)當(dāng)遵循以下普遍適用的基本規(guī)則。一、按機關(guān)隸屬關(guān)系和職責(zé)范圍行文的規(guī)則

這條規(guī)則要明確兩點：

一是按機關(guān)隸屬關(guān)系行文。上級機關(guān)對下級機關(guān)可以作指示、布置工作、提出要求；下級機關(guān)可以向直接的上級機關(guān)報告工作、提出請示，上級機關(guān)對請示事項應(yīng)予以研究答復(fù)。除了這一層關(guān)系外，在我們國家現(xiàn)行管理體制中，還形成了一種各業(yè)務(wù)部門上下垂直的條條關(guān)系，其中有些部門屬本級政府和上級部門雙重領(lǐng)導(dǎo)，大部分和上級業(yè)務(wù)部門之間雖然不屬于直接領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，但在業(yè)務(wù)上的確存在指導(dǎo)與被指導(dǎo)的關(guān)系，也就形成了直接的上下行文關(guān)系。當(dāng)然，不相隸屬機關(guān)之間也有公文往來，那只能是商洽工作、通知事項、征詢意見等，而不存在請示、報告或布置任務(wù)的性質(zhì)。

二是按機關(guān)的職責(zé)范圍行文。這一點的要求是，行文的內(nèi)容應(yīng)是本機關(guān)職責(zé)范圍內(nèi)的事項，而不能超出，超出了即為越權(quán)。如果干涉了別的機關(guān)事務(wù)，不僅在實踐中行不通，而且會造成政令混亂。二、授權(quán)行文的規(guī)則

這條規(guī)則是上一條規(guī)則的引申。如果一個部門的業(yè)務(wù)需要下級政府和有關(guān)部門的支持與配合，按隸屬關(guān)系和職責(zé)范圍又不具備布置工作提出要求的行文權(quán)限時，就可以通過授權(quán)行文來解決。具體說，這個部門可向本級政府請示，經(jīng)本級政府同意并授權(quán)后，向下級政府行文。在操作中，應(yīng)將文稿擬好，由本部門領(lǐng)導(dǎo)簽署，請本級政府分管領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)政府領(lǐng)導(dǎo)審批后的文稿，在行文時，才能在文首或文中注明“經(jīng)**政府同意”的字樣。這里特別需要說明的是，各級政府辦公廳(室)的行文都具有授權(quán)行文的性質(zhì)(內(nèi)部事務(wù)除外)。各級政府辦公廳(室)以及各部門的辦公室是政府和部門的綜合辦事機構(gòu)，對外行文都是代表政府和部門的，與本級政府和本部門的公文具有同等效力，下級機關(guān)(部門)都應(yīng)貫徹執(zhí)行，可不在文首或文中標注“經(jīng)***同意”的字樣。黨委、政府的部門向上級主管部門請示、報告重大事項，也應(yīng)當(dāng)經(jīng)本級黨委、政府同意或者授權(quán)。三、聯(lián)合行文的規(guī)則

這條規(guī)則仍屬第一條規(guī)則的引申。同級政府與政府之間，部門與部門之間，上級部門與下級政府之間可以聯(lián)合行文；政府與同級黨委、軍事機關(guān)之間可以聯(lián)合行文；政府部門與同級黨委部門、軍事機關(guān)部門之間可以聯(lián)合行文；政府部門與同級人民團體和行使行政職能的事業(yè)單位之間，就某些互相有關(guān)的業(yè)務(wù)，經(jīng)過會商一致后可以聯(lián)合行文。屬于黨委、政府各自職權(quán)范圍內(nèi)的工作，不得聯(lián)合行文。

聯(lián)合行文，既可聯(lián)合向上行文，也可聯(lián)合向下行文。聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)確有必要，單位不宜過多。四、一般情況下不越級行文的規(guī)則

不越級行文體現(xiàn)了一級抓一級、一級對一級負責(zé)的原則。一般情況下不能破壞這種原則，否則就會造成混亂，影響機關(guān)辦事效率。遇有特殊情況，如發(fā)生重大的事故、搶險救災(zāi)等突發(fā)事件或上級領(lǐng)導(dǎo)在現(xiàn)場辦公中特別交待的問題，可越級行文，特事特辦，但要抄送被越過的機關(guān)。否則，受文機關(guān)對越級公文，可退回原呈遞機關(guān)，或可作為閱件處理，不予辦理或答復(fù)。五、不越權(quán)行文的規(guī)則

第一條規(guī)則中已明確要求按機關(guān)職責(zé)范圍行文，如果有涉及其他部門職責(zé)范圍的事項又未與其他部門協(xié)商，或雖經(jīng)協(xié)商但未達成一致意見，不可以單獨向下行文。如果擅自行文就構(gòu)成侵權(quán)行為，會造成工作中的許多矛盾。上級機關(guān)如發(fā)現(xiàn)這種情況，有權(quán)責(zé)令糾正或撤銷這類公文。現(xiàn)實中，這類情況時有發(fā)生，因此造成“文件打架”、“政出多門”。解決這類問題，應(yīng)提倡部門之間多協(xié)商、多對話、多溝通，通過聯(lián)合行文或授權(quán)行文的方式解決。六、請示的規(guī)則

這條規(guī)則包括四項內(nèi)容。

1.一文一事

機關(guān)或部門都有明確分工，各自只能辦理職責(zé)范圍內(nèi)的事，如果一文數(shù)事，必然涉及幾個主管部門，給公文交辦帶來困難，即使勉強交辦出去，可能誰也不愿牽頭辦理，造成互相推諉、扯皮。

2.只主送一個機關(guān)

請示內(nèi)容是要求答復(fù)的事項，主送機關(guān)有責(zé)任研究并作出答復(fù)。相關(guān)的機關(guān)或部門采用抄送形式，以便主辦機關(guān)征求意見或會簽。如果多頭呈送，上級機關(guān)一般不予受理，如果辦理，會造成機關(guān)之間相互等待或意見不統(tǒng)一，增加協(xié)調(diào)難度，影響工作效率。

3.不同時抄送下級機關(guān)

請示內(nèi)容是未決事項，在上級機關(guān)還沒有批準前，向下級機關(guān)抄送透露，會引起不必要的誤會或矛盾，不利于工作的開展。因此，請示事項只能在上級機關(guān)答復(fù)或批準之后，通知下級機關(guān)。

4.不直接報送領(lǐng)導(dǎo)者個人

請示直接報送領(lǐng)導(dǎo)者個人，其危害性大體上有三點：一是未經(jīng)文秘機構(gòu)簽收、登記，成了“賬外公文”，公文的流向、處理情況不得而知，查無蹤跡，成了“斷線的風(fēng)箏”；二是這類公文到了領(lǐng)導(dǎo)同志手里，領(lǐng)導(dǎo)同志也頗為難，批，沒有部門的審批意見，只能以經(jīng)驗、憑感覺辦事，往往失去決策的科學(xué)性；不批，也有可能影響報送單位的工作；三是現(xiàn)實中一些單位拿著直送領(lǐng)導(dǎo)的批示件當(dāng)“尚方寶劍”，到有關(guān)部門要錢要物，借領(lǐng)導(dǎo)批示向?qū)Ψ绞┘訅毫?，引起矛盾。所以，領(lǐng)導(dǎo)同志一般不受理這類直報的請示，而退給文秘機構(gòu)統(tǒng)一簽收、登記、分辦，這便形成了公文“倒流”，破壞了公文處理的正常程序，造成了不必要的紊亂。如果遇到上級領(lǐng)導(dǎo)個別交辦、答應(yīng)的事項，由此而上報的請示，最好也應(yīng)主送該領(lǐng)導(dǎo)所在的機關(guān)，并在公文中作出說明。收文機關(guān)在分辦時，自然會把這份公文分送給這位領(lǐng)導(dǎo)同志批閱。七、報告中不得夾帶請示事項的規(guī)則

報告和請示是兩種不同的文種，適用范圍有明顯的界限，不能混用。報告是向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，或向上級機關(guān)提出意見、建議，供上級機關(guān)決策參考。上級機關(guān)對報告一般不作答復(fù)，如果報告中夾帶請示事項，很容易誤事。如果既想?yún)R報工作，讓上級掌握，又想請示解決問題，一般有兩種辦法解決：一是將報告和請示分開，形成兩份公文分別上報；二是以請示公文為主，將報告的內(nèi)容作為附件，附在請示后面作為背景材料，讓上級了解請示的充分理由。八、公文由文秘機構(gòu)統(tǒng)一處理的規(guī)則

為了使公文按正常的渠道運轉(zhuǎn)，按規(guī)范的程序辦理，機關(guān)都設(shè)有專司公文處理的文秘機構(gòu)或配備專人處理公文。公文的正常流程應(yīng)該是：“收”由文秘機構(gòu)統(tǒng)一簽收、拆封、清點分類、登記、擬辦、分辦、催辦；“發(fā)”由文秘機構(gòu)統(tǒng)一核稿，分送領(lǐng)導(dǎo)簽批，然后再回到文秘機構(gòu)登記編號、繕印、校對、用印、分發(fā)，分發(fā)前，要經(jīng)過復(fù)核無誤后，才可照單分發(fā)(參見下節(jié)“公文處理”)。這樣，無論是公文收進或發(fā)出，都經(jīng)過專司公文處理工作的一個口子把關(guān)，這樣就能保證公文在機關(guān)有秩序地運轉(zhuǎn)，規(guī)范辦理，提高機關(guān)辦事效率，保證公文質(zhì)量。行文規(guī)則中還要說明的是，黨的領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)根據(jù)工作需要可向同級政府及部門或下級政府機關(guān)行文；而政府機關(guān)不得向黨的組織行文作指示、交任務(wù)。

經(jīng)批準的報刊上全文發(fā)布的行政法規(guī)和規(guī)章，應(yīng)視為正式公文依照執(zhí)行，可不再發(fā)文。發(fā)文機關(guān)可印制少量文本，供存檔備查。九、不得以本機關(guān)負責(zé)人名義向上級機關(guān)報送公文的規(guī)則

除上級機關(guān)負責(zé)人直接交辦事項外，不得以本機關(guān)名義向上級機關(guān)負責(zé)人報送公文，不得以本機關(guān)負責(zé)人名義向上級機關(guān)報送公文。

公文處理工作是指公文擬制、辦理、管理等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。公文處理工作應(yīng)當(dāng)堅持實事求是、準確規(guī)范、精簡高效、安全保密的原則。各級黨政機關(guān)的辦公廳(室)主管本機關(guān)的公文處理工作，并對下級機關(guān)的公文處理工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查。第五節(jié)公文處理一、公文擬制

公文擬制包括公文的起草、審核、簽發(fā)等程序。

1.公文起草

機關(guān)負責(zé)人應(yīng)當(dāng)主持、指導(dǎo)重要公文的起草工作。公文起草應(yīng)當(dāng)做到：

(1)符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策，完整準確體現(xiàn)發(fā)文機關(guān)意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接。

(2)深入調(diào)查研究，充分進行論證，廣泛聽取意見。一切從實際出發(fā)，分析問題實事求是，所提政策措施和辦法切實可行。

(3)內(nèi)容簡潔，主題突出，觀點鮮明，結(jié)構(gòu)嚴謹，表述準確，文字精練。

(4)文種正確，格式規(guī)范。

(5)公文涉及其他地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，起草單位必須征求相關(guān)地區(qū)或者部門意見，力求達成一致。

2.公文審核

公文文稿起草完畢，應(yīng)當(dāng)由發(fā)文機關(guān)辦公廳(室)進行審核。審核的重點是：

(1)行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準確。

(2)內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策，是否完整準確體現(xiàn)發(fā)文機關(guān)意圖，是否同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接，所提政策措施和辦法是否切實可行。

(3)涉及有關(guān)地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項是否經(jīng)過充分協(xié)商并達成一致意見。

(4)文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準確；文字、數(shù)字、計量單位和標點符號等用法是否規(guī)范。

(5)其他內(nèi)容是否符合公文起草的有關(guān)要求。

經(jīng)審核不宜發(fā)文的公文文稿，應(yīng)當(dāng)退回起草單位并說明理由；符合發(fā)文條件但內(nèi)容需作進一步研究和修改的，由起草單位修改后重新報送。需要發(fā)文機關(guān)審議的重要公文文稿，審議前由發(fā)文機關(guān)辦公廳(室)進行初核。

3.公文簽發(fā)

公文應(yīng)當(dāng)經(jīng)本機關(guān)負責(zé)人審批簽發(fā)。重要公文和上行文由機關(guān)主要負責(zé)人簽發(fā)。黨委、政府的辦公廳(室)根據(jù)黨委、政府授權(quán)制發(fā)的公文，由受權(quán)機關(guān)主要負責(zé)人簽發(fā)或者按照有關(guān)規(guī)定簽發(fā)。簽發(fā)人簽發(fā)公文，應(yīng)當(dāng)簽署意見、姓名和完整日期；圈閱或者簽名的，視為同意。聯(lián)合發(fā)文由所有聯(lián)署機關(guān)的負責(zé)人會簽。二、公文辦理

公文辦理包括發(fā)文辦理、收文辦理和公文的整理歸檔。

1.發(fā)文辦理

發(fā)文辦理的主要程序是：復(fù)核、登記、印制和核發(fā)。

1)復(fù)核

已經(jīng)發(fā)文機關(guān)負責(zé)人簽批的公文，經(jīng)辦人應(yīng)在印發(fā)前對公文的審批手續(xù)、內(nèi)容、文種、格式等進行復(fù)核；需作實質(zhì)性修改的，應(yīng)當(dāng)報原簽批人復(fù)審。

2)登記

對復(fù)核后的公文，應(yīng)當(dāng)確定發(fā)文字號、分送范圍和印制份數(shù)并詳細記載。

3)印制

公文印制必須確保質(zhì)量和時效。涉密公文應(yīng)當(dāng)在符合保密要求的場所印制。

4)核發(fā)

公文印制完畢，應(yīng)當(dāng)對公文的文字、格式和印刷質(zhì)量進行檢查后分發(fā)。對涉密公文應(yīng)加編公文份數(shù)序號，對每份公文分發(fā)去向進行對號登記。涉