現(xiàn)代辦公事務(wù)處理信息的收集與處理

信息的收集與處理——信息的開發(fā)和傳遞現(xiàn)代辦公事務(wù)處理一、信息的開發(fā)

通過(guò)各種信息渠道搜集的原始信息，豐富而龐雜，如果不進(jìn)行深入的開發(fā)整理，“一攬子”提供給領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)者的精力、時(shí)間和關(guān)注點(diǎn)就會(huì)被紛繁的原始信息所淹沒(méi)，不利于決策和提高工作效率。這就要求秘書對(duì)大量的、零散的、隨機(jī)的、個(gè)別的信息進(jìn)行加工、提煉和概括。示例

1天地公司新上任的客戶經(jīng)理趙飛要去拜訪公司的一個(gè)客戶。為讓趙經(jīng)理了解這個(gè)客戶，經(jīng)理助理高葉通過(guò)檢索索引和目錄查找客戶信息，包括以前的客戶采購(gòu)建議和該客戶的全部歷史資料。如訂單、支付、送貨、客戶支持以及市場(chǎng)營(yíng)銷等。趙經(jīng)理仔細(xì)閱讀了高葉提供的客戶信息，掌握了該客戶與公司所有來(lái)往的細(xì)節(jié)，做到了心中有數(shù)，對(duì)與客戶的這次合作充滿信心。示例2

擔(dān)任總經(jīng)理助理的高葉有剪報(bào)并從中獲取信息的習(xí)慣，她經(jīng)常翻閱各種國(guó)內(nèi)外經(jīng)濟(jì)報(bào)刊，專門從報(bào)刊上收集消費(fèi)市場(chǎng)的信息進(jìn)行分類剪貼，匯集成冊(cè)，供自己或他人使用。通過(guò)對(duì)剪報(bào)內(nèi)容的分析研究，高葉把握到公司所經(jīng)營(yíng)產(chǎn)品的市場(chǎng)消費(fèi)者需求變化的情況和發(fā)展趨勢(shì)，她還通過(guò)市場(chǎng)調(diào)研來(lái)驗(yàn)證自己的判斷，這為領(lǐng)導(dǎo)掌握市場(chǎng)行情、進(jìn)行新產(chǎn)品開發(fā)決策提供了有益的借鑒和參考。分析以上兩個(gè)示例，秘書使用了什么手段進(jìn)行信息的開發(fā)利用？信息的開發(fā)利用對(duì)工作有什么幫助？一、信息的開發(fā)

信息開發(fā)是在掌握大量信息的基礎(chǔ)上，根據(jù)決策、管理、經(jīng)營(yíng)等需要，利用科學(xué)的研究方法，對(duì)信息進(jìn)行全面挖掘、綜合分析和概括提煉，以獲得事物發(fā)生、發(fā)展、變化的高層次信息，從而對(duì)事物的發(fā)展趨勢(shì)作出判斷和預(yù)測(cè)，提供全面性、高層次的信息，為工作活動(dòng)服務(wù)。（一）信息開發(fā)的類型一次信息即原始信息，如會(huì)議文書、企業(yè)單位的技術(shù)文獻(xiàn)、產(chǎn)品目錄、備忘錄、內(nèi)部報(bào)告、信件等。一次信息具有直接參考和借鑒的價(jià)值。一次信息開發(fā)主要是將無(wú)序信息轉(zhuǎn)變?yōu)橛行蛐畔?，提高信息利用率，如剪?bào)、外文文獻(xiàn)編譯等。三次信息開發(fā)是在一、二次信息的基礎(chǔ)上，通過(guò)分析概括而形成更深層次的信息。三次信息是高度濃縮的信息，提供評(píng)價(jià)性、動(dòng)態(tài)性、預(yù)測(cè)性的信息。其主要形式有簡(jiǎn)訊、綜述、述評(píng)、調(diào)查報(bào)告等。010203一次信息開發(fā)三次信息開發(fā)二次信息開發(fā)二次信息開發(fā)是對(duì)一次信息進(jìn)行加工整理后所形成的新信息，提供信息線索，便于人們對(duì)信息進(jìn)行概括了解。它是對(duì)新信息進(jìn)行加工而得到濃縮的信息，容納的信息量大，在較短的時(shí)間對(duì)較大范圍內(nèi)的信息有概括的了解。其主要的開發(fā)形式有目錄、索引、文摘、摘要、簡(jiǎn)介等。確定專題確定圈選報(bào)刊準(zhǔn)備剪刀、膠水、儲(chǔ)存架、計(jì)算機(jī)及相關(guān)軟件用具進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化工作。01020304剪報(bào)（二）信息開發(fā)的主要形式（一）剪報(bào)剪報(bào)的操作步驟如下：（二）索引

信息資料索引可分為篇目索引和內(nèi)容索引。（三）目錄

根據(jù)具體情況，可以編制分類目錄、專題目錄、行業(yè)目錄、產(chǎn)品目錄等。目錄編制屬于二次信息開發(fā)。（三）信息開發(fā)的主要形式（三）信息開發(fā)的主要形式（四）文摘1.文摘的類型（1）指示性文摘（2）報(bào)道性文摘2.文摘的特點(diǎn)（1）篇幅短??；（2）主要內(nèi)容語(yǔ)義上相同；（3）對(duì)信息進(jìn)行準(zhǔn)確簡(jiǎn)化；（4）不加評(píng)論和補(bǔ)充解釋。3.編寫文摘的步驟（1）瀏覽信息，初步確定編寫哪種文摘較合適；（2）分析信息內(nèi)容，將有用信息分解為要素，理清主次；（3）選擇并確定內(nèi)容要素；（4）綜合概括并書寫成文；（5）進(jìn)行內(nèi)容準(zhǔn)確性檢查與文字的推敲潤(rùn)色。（三）信息開發(fā)的主要形式（五）信息資料冊(cè)

信息資料冊(cè)既有歷史資料又有近期資料。人們通過(guò)它可以對(duì)有關(guān)行業(yè)、產(chǎn)品的歷史與現(xiàn)狀有所了解，使用價(jià)值很大。（六）簡(jiǎn)訊

簡(jiǎn)訊是一種以簡(jiǎn)明扼要的語(yǔ)言報(bào)道最新動(dòng)態(tài)信息的三次信息產(chǎn)品，通常用“××快報(bào)”“××動(dòng)態(tài)”“××快訊”等冠名。（七）調(diào)研報(bào)告

調(diào)研報(bào)告是在通過(guò)實(shí)地調(diào)查獲得數(shù)據(jù)、事實(shí)的基礎(chǔ)上，經(jīng)過(guò)分析研究后得出的能真實(shí)反映有關(guān)事件本質(zhì)特征信息的三次信息產(chǎn)品。（四）信息開發(fā)的基本途徑編寫是信息開發(fā)的基本途徑。所謂的編寫就是以書面形式，利用文字對(duì)信息進(jìn)行整理、提煉，形成信息材料的過(guò)程。信息編寫的步驟：1.確定主題2.分析材料3.組合材料二、信息的傳遞古代人傳遞信息的方式有：人們用語(yǔ)言、圖符、鐘鼓、煙火、竹簡(jiǎn)、紙書、旗語(yǔ)、狼煙等方式傳遞信息.現(xiàn)代社會(huì)信息傳遞方式:書信、電報(bào)、電話，報(bào)紙、廣播、電視、互聯(lián)網(wǎng)、衛(wèi)星、MSN、手機(jī)、小靈通、快速投遞，網(wǎng)上傳遞案例1“海爾”洗衣機(jī)廠專門成立了市場(chǎng)調(diào)查部，聘有一批高素質(zhì)人員，活躍于全國(guó)各地，了解、分析消費(fèi)趨勢(shì)，收集同類商品的新產(chǎn)品開發(fā)和產(chǎn)品銷售狀況，研究市場(chǎng)發(fā)展走勢(shì)，并把這些市場(chǎng)信息每天通過(guò)電話或電子郵件傳遞到總部?？偛棵刻旒皶r(shí)分析處理傳遞過(guò)來(lái)的市場(chǎng)信息，并利用早晚例會(huì)將市場(chǎng)信息傳達(dá)給全體管理人員，根據(jù)這些信息，公司加快了新產(chǎn)品開發(fā)速度，及時(shí)調(diào)整銷售策略，銷售業(yè)績(jī)不斷提高。此外，公司定期派人走訪客戶，根據(jù)客戶意見，及時(shí)改進(jìn)產(chǎn)品性能。如公司根據(jù)信息反饋了解到，部分地區(qū)家庭因電壓不穩(wěn)定影響了洗衣機(jī)壽命，于是，在產(chǎn)品中增加了高低壓保護(hù)裝置，解決了這一問(wèn)題；有的客戶反映因環(huán)境潮濕洗衣機(jī)外殼生銹，于是公司開發(fā)出不銹鋼箱體洗衣機(jī)，受到消費(fèi)者的歡迎。問(wèn)題1：試述市場(chǎng)信息流通的一般過(guò)程;

問(wèn)題2：此案例中的信息傳遞采用了哪些方法？還可通過(guò)什么方法傳遞信息？（一）信息傳遞必須具備三個(gè)要素信源信息的來(lái)源信道信息傳遞的通道，包括信息傳遞的媒介和運(yùn)行方式信宿信息傳遞的終點(diǎn)，包括接受信息和利用信息（二）信息流通的一般過(guò)程信源信道信宿信息反饋信息傳遞的方法語(yǔ)言傳遞對(duì)話、座談、講座、會(huì)議、錄音等電訊傳遞電話、傳真、電子郵件文字傳遞文本、表格、圖表可視化輔助物傳遞攝像、投影、展示架、布告欄等語(yǔ)言傳遞信息對(duì)話會(huì)議講座文字傳遞信息文本表格圖表餅狀圖折線圖電訊傳遞電話傳真機(jī)電子郵件可視化輔助物傳遞信息投影（三）信息傳遞的基本方式內(nèi)向傳遞和外向傳遞1、內(nèi)向傳遞企業(yè)、單位內(nèi)部的信息交流，加強(qiáng)協(xié)調(diào)和合作內(nèi)容：當(dāng)前工作了解員工進(jìn)展情況、重要安排和部屬；員工對(duì)工作的看法；顧客對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量、銷售、售后服務(wù)方面的意見。形式：信件、備忘錄、通知、告示