《Access數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用技術(shù)》課件第5章

第5章報(bào)表設(shè)計(jì)

5.1報(bào)表概述5.2創(chuàng)建報(bào)表操作實(shí)例5.3報(bào)表的編輯操作5.4創(chuàng)建多列報(bào)表5.5創(chuàng)建交叉表報(bào)表5.6在報(bào)表中進(jìn)行排序和分組操作5.7在報(bào)表中進(jìn)行計(jì)算5.8創(chuàng)建子報(bào)表5.9報(bào)表的預(yù)覽及打印輸出上機(jī)實(shí)驗(yàn)5報(bào)表的創(chuàng)建與應(yīng)用 5.1報(bào)表概述

5.1.1報(bào)表的定義

報(bào)表是以打印的格式表現(xiàn)用戶數(shù)據(jù)的一種有效的方式。因?yàn)橛脩艨刂屏藞?bào)表上的每個(gè)對(duì)象的大小和外觀，所以可以按照所需的方式顯示信息以便查看消息。報(bào)表中的大多數(shù)信息來自基礎(chǔ)的表、查詢或SQL語句(它們是報(bào)表數(shù)據(jù)的來源)。報(bào)表中的其他信息存儲(chǔ)在報(bào)表的設(shè)置中。

在報(bào)表中，通過使用稱為控件的圖形對(duì)象，也可以建立報(bào)表及其記錄來源之間的連接?？丶梢允秋@示名稱及編號(hào)的文本框，也可以是顯示標(biāo)題的標(biāo)簽，還可以是裝飾性的直線，它們可以以圖形化的方式顯示數(shù)據(jù)，從而使報(bào)表更吸引人。5.1.2報(bào)表的視圖

在數(shù)據(jù)庫(kù)窗口，選擇“對(duì)象”列表中的“報(bào)表”選項(xiàng)，即可顯示報(bào)表列表，如圖5-1所示。

在報(bào)表右側(cè)的列表中列出已經(jīng)創(chuàng)建好的報(bào)表和創(chuàng)建報(bào)表的兩種方法(“在設(shè)計(jì)視圖中創(chuàng)建報(bào)表”和“使用向?qū)?chuàng)建報(bào)表”)。若創(chuàng)建一個(gè)新的報(bào)表，可以使用這兩種方法，或單擊工具欄上的“新建”按鈕。若打開一個(gè)已經(jīng)存在的報(bào)表，應(yīng)選定需要打開的報(bào)表，單擊“打開”按鈕即可。若此時(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)中沒有報(bào)表，則“打開”和“設(shè)計(jì)”按鈕呈灰色顯示，不能使用。每個(gè)報(bào)表均有三種視圖：設(shè)計(jì)視圖、打印預(yù)覽視圖和版面預(yù)覽視圖。

使用設(shè)計(jì)視圖可以創(chuàng)建報(bào)表或更改已有報(bào)表的結(jié)構(gòu)，如圖5-2所示。圖5-1報(bào)表列表圖5-2報(bào)表設(shè)計(jì)視圖圖5-3報(bào)表打印預(yù)覽視圖5.1.3報(bào)表的組成

報(bào)表的窗口結(jié)構(gòu)包括報(bào)表頁眉、頁面頁眉、主體、頁面頁腳和報(bào)表頁腳等部分。下面介紹報(bào)表的不同節(jié)的出現(xiàn)位置及其使用范圍。

(1)報(bào)表頁眉。報(bào)表頁眉是整個(gè)報(bào)表的開始部分，通常也稱為首頁，出現(xiàn)在報(bào)表的最上方。報(bào)表頁眉通常只在報(bào)表的第一頁的頭部打印一次，利用它可以顯示徽標(biāo)、報(bào)表標(biāo)題、報(bào)表的打印日期或時(shí)間等。

(2)頁面頁眉。頁面頁眉位于報(bào)表頁眉之下，出現(xiàn)在報(bào)表每一頁的頂部，頁面頁眉主要顯示列名稱，如字段名，也可以顯示表中所列的數(shù)據(jù)單位。

(3)主體。報(bào)表的主體節(jié)包含了報(bào)表數(shù)據(jù)的主體部分，可以使用工具箱放置各種控件到報(bào)表的主體段，或?qū)?bào)表當(dāng)中的字段直接拖到主體段中顯示數(shù)據(jù)內(nèi)容。對(duì)報(bào)表中所列的數(shù)據(jù)的每條記錄而言，主體節(jié)重復(fù)出現(xiàn)。

(4)頁面頁腳。頁面頁腳存放的數(shù)據(jù)出現(xiàn)在報(bào)表每一頁的底部，主要用來顯示頁號(hào)、制作人員和打印日期等其他和報(bào)表相關(guān)的信息。

(5)報(bào)表頁腳。報(bào)表頁腳只在整個(gè)報(bào)表結(jié)尾出現(xiàn)一次。報(bào)表屬性中包含顯示所有報(bào)表頁腳和隱藏頁眉頁腳的選項(xiàng)。

5.2創(chuàng)建報(bào)表操作實(shí)例

報(bào)表是用來比較和匯總一組數(shù)據(jù)、顯示格式化及分組信息的數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象。為了實(shí)現(xiàn)報(bào)表的功能，創(chuàng)建報(bào)表非常重要。Access提供了以下五種創(chuàng)建報(bào)表的方法：

(1)使用自動(dòng)報(bào)表創(chuàng)建報(bào)表；

(2)使用報(bào)表向?qū)?chuàng)建報(bào)表；

(3)使用標(biāo)簽向?qū)?chuàng)建報(bào)表；

(4)使用圖表向?qū)?chuàng)建報(bào)表；

(5)使用設(shè)計(jì)視圖創(chuàng)建報(bào)表。5.2.1使用自動(dòng)報(bào)表創(chuàng)建報(bào)表

1.使用“自動(dòng)報(bào)表：縱欄式”創(chuàng)建報(bào)表

在創(chuàng)建報(bào)表時(shí)，如果要使報(bào)表上的控件按縱欄表的形式排列，這時(shí)就應(yīng)選擇“自動(dòng)創(chuàng)建報(bào)表：縱欄式”向?qū)А?/p>

實(shí)例5.1使用“自動(dòng)創(chuàng)建報(bào)表：縱欄式”向?qū)г诮虒W(xué)管理數(shù)據(jù)庫(kù)中以“成績(jī)”表為數(shù)據(jù)源創(chuàng)建報(bào)表。操作步驟如下：

(1)在“數(shù)據(jù)庫(kù)”窗口中，單擊“報(bào)表”選項(xiàng)，然后單擊“新建”按鈕，這時(shí)出現(xiàn)一個(gè)如圖5-4所示的“新建報(bào)表”對(duì)話框。

(2)在“新建報(bào)表”對(duì)話框中，單擊“自動(dòng)創(chuàng)建報(bào)表：縱欄式”，然后單擊“請(qǐng)選擇該對(duì)象數(shù)據(jù)的來源表或查詢”框右邊的箭頭，并從列表中選擇一個(gè)用于生成報(bào)表的表或查詢，例如選擇“成績(jī)”表，如圖5-4所示。

(3)單擊“確定”按鈕，Access就會(huì)創(chuàng)建如圖5-5所示的“成績(jī)”報(bào)表。圖5-4“新建報(bào)表”對(duì)話框圖5-5新建縱欄式“成績(jī)”報(bào)表

2.使用“自動(dòng)報(bào)表：表格式”創(chuàng)建報(bào)表

在創(chuàng)建報(bào)表時(shí)，如果要使報(bào)表上的控件按表格的形式排列，這時(shí)就應(yīng)選擇“自動(dòng)創(chuàng)建報(bào)表：表格式”向?qū)А?/p>

實(shí)例5.2

使用“自動(dòng)創(chuàng)建報(bào)表：表格式”向?qū)г诮虒W(xué)管理數(shù)據(jù)庫(kù)中以“成績(jī)”表為數(shù)據(jù)源創(chuàng)建報(bào)表。操作步驟如下：

(1)在“數(shù)據(jù)庫(kù)”窗口中，單擊“報(bào)表”選項(xiàng)，然后單擊“新建”按鈕，這時(shí)出現(xiàn)一個(gè)如圖5-4所示的“新建報(bào)表”對(duì)話框。

(2)在“新建報(bào)表”對(duì)話框中，單擊“自動(dòng)創(chuàng)建報(bào)表：表格式”，然后單擊“請(qǐng)選擇該對(duì)象數(shù)據(jù)的來源表或查詢”框右邊的箭頭，并從列表選擇一個(gè)用于生成報(bào)表的表或查詢，如選擇“成績(jī)”表。

(3)單擊“確定”按鈕，這時(shí)，Access就開始創(chuàng)建“成績(jī)”報(bào)表，如圖5-6所示。在該報(bào)表中，每位成績(jī)(記錄)的所有信息(字段)占用一行，所有記錄放在一起構(gòu)成表格形式。圖5-6新建表格式“成績(jī)”報(bào)表5.2.2使用報(bào)表向?qū)?chuàng)建報(bào)表

在創(chuàng)建報(bào)表時(shí)，使用得比較多的向?qū)恰皥?bào)表向?qū)А薄Ｅc自動(dòng)創(chuàng)建報(bào)表向?qū)啾?，在使用“?bào)表向?qū)А眲?chuàng)建報(bào)表時(shí)，用戶的選擇余地要大一些。例如，用戶可以從多個(gè)表中選擇字段，可以在報(bào)表中對(duì)記錄進(jìn)行分組、排序，并計(jì)算各種匯總數(shù)據(jù)。

實(shí)例5.3

使用“報(bào)表向?qū)А痹诮虒W(xué)管理數(shù)據(jù)庫(kù)中以“成績(jī)”表為數(shù)據(jù)源創(chuàng)建報(bào)表。操作步驟如下：

(1)在“數(shù)據(jù)庫(kù)”窗口中，單擊“報(bào)表”選項(xiàng)，然后單擊“新建”按鈕，這時(shí)出現(xiàn)一個(gè)如圖5-4所示的“新建報(bào)表”對(duì)話框。

(2)在“新建報(bào)表”對(duì)話框中，單擊“報(bào)表向?qū)А?，然后單擊“確定”按鈕。這時(shí)出現(xiàn)如圖5-7所示的“報(bào)表向?qū)А睂?duì)話框(一)。圖5-7“報(bào)表向?qū)А睂?duì)話框(一)

(3)在對(duì)話框中，單擊“表/查詢”框右邊的箭頭，從列表中選擇一個(gè)用于生成報(bào)表的表或查詢，例如“成績(jī)”表。在選擇好表以后，“可用字段”框中就會(huì)顯示該表中包含的所有字段。從“可用字段”框中雙擊下列字段將它們添加到“選定的字段”框中：學(xué)號(hào)、課程號(hào)、教師編號(hào)、成績(jī)。如果在操作過程中選定了不想要的字段，可以從“選定的字段”框中雙擊該字段名來撤消選定。在選定字段后，單擊“下一步”按鈕，出現(xiàn)如圖5-8所示的“報(bào)表向?qū)А睂?duì)話框(二)。圖5-8“報(bào)表向?qū)А睂?duì)話框(二)

(4)該對(duì)話框詢問是否要對(duì)記錄進(jìn)行分組。如果要分組，選定用于分組的字段，然后單擊??按鈕，或者直接雙擊選定的分組字段。分組的樣式出現(xiàn)在右邊的方框中。如果要取消所選定的分組字段，則單擊??按鈕。在圖5-8所示的對(duì)話框中，單擊“學(xué)號(hào)”字段用作分組字段，有時(shí)“報(bào)表向?qū)А睍?huì)自動(dòng)將某一字段用作分組字段。如果要選其他字段作為分組字段，例如“課程號(hào)”，首先應(yīng)取消“學(xué)號(hào)”字段，然后選定其他字段作為分組字段。

(5)使用“報(bào)表向?qū)А眲?chuàng)建報(bào)表時(shí)，還可以選定多個(gè)字段來設(shè)定多級(jí)分組。如果使用多個(gè)字段設(shè)定多級(jí)分組，還必須使用“優(yōu)先級(jí)”按鈕來指定分組級(jí)別。Access按照分組級(jí)別高的字段分組，在該字段的值相同時(shí)，按分組級(jí)別比它低的下一個(gè)字段分組。

(6)如果要設(shè)置分組間隔，則要單擊“分組選項(xiàng)”按鈕，這時(shí)出現(xiàn)如圖5-9所示的“分組間隔”對(duì)話框。圖5-9“分組間隔”對(duì)話框

(7)在該對(duì)話框中，單擊“分組間隔”框右邊的下拉箭頭，從列表中選擇一種分組間隔，然后單擊“確定”按鈕，退出“分組間隔”對(duì)話框。

提示：分組間隔用于定義組的大小。分組字段的類型不同，其分組間隔方式也不一樣。例如，對(duì)于“日期”字段，可以按年、季、月、周、日、時(shí)、分進(jìn)行分組；而對(duì)于“數(shù)字”字段，可以按指定的間隔進(jìn)行分組。

(8)設(shè)定分組字段后，單擊“下一步”按鈕，這時(shí)出現(xiàn)如圖5-10所示的“報(bào)表向?qū)А睂?duì)話框(三)。該對(duì)話框詢問是否排序次序，最多可以按照四個(gè)字段對(duì)記錄進(jìn)行排序。如果指定按多個(gè)字段排序，Access首先按第一個(gè)字段排序，當(dāng)?shù)谝粋€(gè)字段的值相同時(shí)，再按下一個(gè)字段排序，依次類推。如果不排序，則可以跳過這一步。假設(shè)按“學(xué)號(hào)”對(duì)記錄進(jìn)行排序，則單擊“1”框右邊的箭頭，然后從列表中選擇“學(xué)號(hào)”字段。圖5-10“報(bào)表向?qū)А睂?duì)話框(三)提示：如果在“報(bào)表向?qū)А敝羞x擇了數(shù)字類型的字段，此時(shí)在圖5-10所示的對(duì)話框中將包含一個(gè)“匯總選項(xiàng)”按鈕，單擊此按鈕則可進(jìn)行數(shù)字字段的計(jì)算匯總，這時(shí)出現(xiàn)如圖5-11所示的“匯總選項(xiàng)”對(duì)話框(此對(duì)話框是選擇“成績(jī)”表時(shí)所出現(xiàn)的)。該對(duì)話框詢問要計(jì)算哪些匯總數(shù)據(jù)。“報(bào)表向?qū)А痹试S對(duì)一個(gè)字段求匯總、平均、最大值和最小值，在相應(yīng)的項(xiàng)下進(jìn)行選擇即可。然后單擊“確定”按鈕關(guān)閉“匯總選項(xiàng)”對(duì)話框。圖5-11“匯總選項(xiàng)”對(duì)話框

(9)在設(shè)定排序字段及其匯總選項(xiàng)以后，單擊“下一步”按鈕，出現(xiàn)如圖5-12所示的“報(bào)表向?qū)А睂?duì)話框(四)。圖5-12“報(bào)表向?qū)А睂?duì)話框(四)

(10)在選擇報(bào)表的布局以后，單擊“下一步”按鈕，出現(xiàn)“報(bào)表向?qū)А睂?duì)話框(五)，如圖5-13所示。圖5-13“報(bào)表向?qū)А睂?duì)話框(五)

(11)在執(zhí)行完上述操作以后，“報(bào)表向?qū)А币蠼o報(bào)表添加一個(gè)標(biāo)題，這里采用“成績(jī)”作為報(bào)表標(biāo)題，并讓向?qū)г趧?chuàng)建報(bào)表以后進(jìn)入打印預(yù)覽視圖。最后單擊“完成”按鈕。這時(shí)Access開始創(chuàng)建一個(gè)如圖5-14所示的“成績(jī)”報(bào)表。

與由自動(dòng)創(chuàng)建報(bào)表向?qū)?chuàng)建的“成績(jī)”報(bào)表不同，由報(bào)表向?qū)?chuàng)建的“成績(jī)”報(bào)表是一個(gè)分組報(bào)表，它按“課程號(hào)”對(duì)記錄進(jìn)行分組。圖5-14由報(bào)表向?qū)?chuàng)建的“成績(jī)”報(bào)表5.2.3使用圖表向?qū)?chuàng)建報(bào)表

實(shí)例5.4

使用圖表向?qū)г诮虒W(xué)管理數(shù)據(jù)庫(kù)中以“成績(jī)”表為數(shù)據(jù)源創(chuàng)建報(bào)表。

操作步驟如下：

(1)在“新建報(bào)表”對(duì)話框中，單擊“圖表向?qū)А?，然后單擊“?qǐng)選擇該對(duì)象數(shù)據(jù)的來源表或查詢”框右邊的箭頭，這時(shí)出現(xiàn)一個(gè)下拉列表，該列表中列出了數(shù)據(jù)庫(kù)包含的所有表或查詢的名稱。從列表中選擇一個(gè)表或查詢，例如選擇“成績(jī)”表，把該表作為報(bào)表的記錄源。

(2)在確定記錄源以后，單擊“確定”按鈕，出現(xiàn)如圖5-15所示的“圖表向?qū)А睂?duì)話框(一)?！翱捎米侄巍笨蛑酗@示該表包含的所有字段。從“可用字段”框中雙擊下列字段將它們添加到“選定的字段”框中：學(xué)號(hào)、課程號(hào)、教師編號(hào)、成績(jī)。如果在操作過程中選定了不想要的字段，可以從“選定字段”框中雙擊該字段名來撤消選定。選定字段后，單擊“下一步”按鈕，出現(xiàn)如圖5-16所示的“圖表向?qū)А睂?duì)話框(二)。圖5-15“圖表向?qū)А睂?duì)話框(一)圖5-16“圖表向?qū)А睂?duì)話框(二)

(3)該對(duì)話框詢問要選擇的圖表類型。選擇柱形圖，出現(xiàn)如圖5-17所示的“圖表向?qū)А睂?duì)話框(三)，用于選擇圖表中的布局方式。圖5-17“圖表向?qū)А睂?duì)話框(三)

(4)在執(zhí)行完上述操作以后，“圖表向?qū)А币蠼o報(bào)表添加一個(gè)標(biāo)題，這里采用“成績(jī)”作為圖表標(biāo)題，并讓向?qū)г趧?chuàng)建報(bào)表以后進(jìn)入打印預(yù)覽視圖。最后單擊“完成”按鈕，這樣就創(chuàng)建了一個(gè)“成績(jī)”圖表。5.2.4使用標(biāo)簽向?qū)?chuàng)建報(bào)表

在日常工作中，經(jīng)常需要制作像產(chǎn)品標(biāo)簽之類的郵件標(biāo)簽。Access提供的“標(biāo)簽向?qū)А笨梢詭椭脩魟?chuàng)建標(biāo)簽報(bào)表。

實(shí)例5.5使用“標(biāo)簽向?qū)А痹诮虒W(xué)管理數(shù)據(jù)庫(kù)中以“課程”表為數(shù)據(jù)源創(chuàng)建產(chǎn)品的價(jià)格標(biāo)簽。操作步驟如下：

(1)在“新建報(bào)表”對(duì)話框中，單擊“標(biāo)簽向?qū)А?，然后單擊“?qǐng)選擇該對(duì)象數(shù)據(jù)的來源表或查詢”框右邊的箭頭，這時(shí)出現(xiàn)一個(gè)下拉列表，該列表中列出了數(shù)據(jù)庫(kù)包含的所有表或查詢的名稱。從列表中選擇一個(gè)表或查詢，例如選擇“課程”表，把該表作為報(bào)表的記錄源。

(2)在確定記錄源以后，單擊“確定”按鈕，出現(xiàn)如圖5-18所示的“標(biāo)簽向?qū)А睂?duì)話框(一)。該對(duì)話框要求用戶確定標(biāo)簽的型號(hào)。用戶可以從列表中選擇一個(gè)產(chǎn)品編號(hào)的標(biāo)簽，也可以單擊“自定義”按鈕來自己建立任意大小的標(biāo)簽。圖5-18“標(biāo)簽向?qū)А睂?duì)話框(一)

(3)在確定標(biāo)簽尺寸以后，單擊“下一步”按鈕，出現(xiàn)如圖5-19所示的“標(biāo)簽向?qū)А睂?duì)話框(二)。圖5-19“標(biāo)簽向?qū)А睂?duì)話框(二)

(4)在確定字體和顏色以后，單擊“下一步”按鈕，出現(xiàn)如圖5-20所示的“標(biāo)簽向?qū)А睂?duì)話框(三)。圖5-20“標(biāo)簽向?qū)А睂?duì)話框(三)該對(duì)話框要求用戶確定在標(biāo)簽上顯示哪些字段的內(nèi)容，“可用字段”框中列出了所有可供顯示的字段。對(duì)于要顯示的字段，首先應(yīng)單擊它，然后單擊“單箭頭”按鈕，將它添加到“原型標(biāo)簽”框中；或者直接雙擊字段名，將它添加到“原型標(biāo)簽”框中。雙擊“課程號(hào)”和“課程名稱”字段，將它們添加到“原型標(biāo)簽”框中。也可在字段的前面插入文本標(biāo)簽，變量是用“{}”括起來的。

(5)在確定顯示內(nèi)容以后，單擊“下一步”按鈕，出現(xiàn)“標(biāo)簽向?qū)А睂?duì)話框(四)，如圖5-21所示。圖5-21“標(biāo)簽向?qū)А睂?duì)話框(四)

(6)在確定排序字段以后，單擊“下一步”按鈕，出現(xiàn)如圖5-22所示的“標(biāo)簽向?qū)А睂?duì)話框(五)。圖5-22“標(biāo)簽向?qū)А睂?duì)話框(五)在該對(duì)話框中，將標(biāo)簽命名為“課程標(biāo)簽”，并讓向?qū)г趧?chuàng)建標(biāo)簽以后切換到打印預(yù)覽視圖。最后單擊“完成”按鈕。

這時(shí)向?qū)ч_始創(chuàng)建如圖5-23所示的課程標(biāo)簽，該標(biāo)簽中顯示課程編號(hào)和課程名稱信息。使用“標(biāo)簽向?qū)А卑堰@些課程信息轉(zhuǎn)換成一批課程標(biāo)簽，將給用戶帶來極大的方便。圖5-23由“標(biāo)簽向?qū)А眲?chuàng)建的課程標(biāo)簽5.2.5使用設(shè)計(jì)器創(chuàng)建報(bào)表

在Access中，除了可以使用向?qū)?chuàng)建報(bào)表以外，還可以使用設(shè)計(jì)視圖創(chuàng)建報(bào)表。

在使用設(shè)計(jì)視圖創(chuàng)建報(bào)表時(shí)，一般要包含以下過程：

(1)創(chuàng)建一個(gè)空白報(bào)表。

(2)指定報(bào)表的數(shù)據(jù)來源。

(3)添加和刪除各種控件。

(4)對(duì)報(bào)表進(jìn)行分組。

(5)計(jì)算匯總信息。實(shí)例5.6使用設(shè)計(jì)視圖在教學(xué)管理數(shù)據(jù)庫(kù)中以“成績(jī)”表為數(shù)據(jù)源創(chuàng)建包含部分字段的報(bào)表。

空白報(bào)表的建立是很容易的，其操作過程如下：

(1)在“數(shù)據(jù)庫(kù)”窗口中，單擊“報(bào)表”選項(xiàng)，然后單擊“新建”按鈕，這時(shí)出現(xiàn)如圖5-4所示的“新建報(bào)表”對(duì)話框。

(2)在“新建報(bào)表”對(duì)話框中，單擊“設(shè)計(jì)視圖”選項(xiàng)，然后單擊“確定”按鈕，這時(shí)就出現(xiàn)如圖5-24所示的空白報(bào)表。圖5-24由設(shè)計(jì)視圖創(chuàng)建的空白報(bào)表從此空白報(bào)表可以看出，默認(rèn)情況下，報(bào)表包含頁面頁眉、頁面頁腳和主體三部分，其中沒有顯示報(bào)表頁眉和報(bào)表頁腳。如果要在報(bào)表中添加報(bào)表頁眉和報(bào)表頁腳，可單擊“視圖”菜單中的“報(bào)表頁眉/頁腳”命令。

與窗體的設(shè)計(jì)視圖一樣，在報(bào)表設(shè)計(jì)視圖中，也提供了以下三種工具：水平標(biāo)尺、垂直標(biāo)尺和工具箱。水平標(biāo)尺和垂直標(biāo)尺用于對(duì)齊各種控件，工具箱則用于在報(bào)表中添加各種控件。由于在報(bào)表中，只有少量的固定信息是在設(shè)計(jì)報(bào)表時(shí)提供的，例如標(biāo)題和提示等，報(bào)表中的大部分?jǐn)?shù)據(jù)都來自于報(bào)表所基于的來源表或查詢，因而在使用設(shè)計(jì)視圖創(chuàng)建報(bào)表時(shí)，還必須指定報(bào)表的數(shù)據(jù)來源。

如果在“新建窗體”對(duì)話框中選擇了一個(gè)表或查詢，那么這時(shí)窗體就包含了記錄來源。由于在“新建窗體”對(duì)話框中只能選擇一個(gè)表或查詢，所以在利用設(shè)計(jì)視圖創(chuàng)建窗體時(shí)，一般都在創(chuàng)建空白窗體以后指定記錄來源。

(3)指定報(bào)表的記錄源就是使報(bào)表在打印時(shí)根據(jù)記錄的變化進(jìn)行打印。指定報(bào)表的記錄源的過程如下：在報(bào)表設(shè)計(jì)視圖中，雙擊“報(bào)表選定器”，這時(shí)出現(xiàn)如圖5-25所示的報(bào)表屬性表。圖5-25報(bào)表屬性表提示：此時(shí)要注意屬性表的標(biāo)題欄的對(duì)象名稱是否為所選的對(duì)象的名稱，不同的對(duì)象有不同的屬性表。選定對(duì)象的屬性表也可單擊選擇鼠標(biāo)右鍵快捷菜單或系統(tǒng)“視圖”菜單中的“屬性”命令?！按绑w”和“報(bào)表”的屬性表選定方法是一樣的。

在報(bào)表屬性表中，單擊“全部”選項(xiàng)卡，然后單擊“記錄源”屬性框右邊的箭頭，這時(shí)出現(xiàn)一個(gè)下拉列表，該列表列出了教學(xué)管理數(shù)據(jù)庫(kù)中包含的所有表或查詢的名稱。

在下拉列表中，單擊“成績(jī)”表，這時(shí)Access就以“成績(jī)”表作為新建報(bào)表的記錄源。最后關(guān)閉報(bào)表屬性表。

(4)改變報(bào)表的空間大小。在利用報(bào)表設(shè)計(jì)視圖創(chuàng)建報(bào)表時(shí)，通常需要改變報(bào)表的空間大小，以便能夠在報(bào)表中添加各種控件。改變報(bào)表的空間大小實(shí)際上就是指改變報(bào)表的頁眉、頁腳或其他節(jié)的大小，包括改變高度和寬度。Access提供了兩種改變報(bào)表空間大小的方法：分別改變報(bào)表的高度和寬度，同時(shí)改變報(bào)表的高度和寬度。下面就分別介紹這兩種方法。①分別改變報(bào)表的頁眉、頁腳或其他節(jié)的高度和寬度，只需將鼠標(biāo)放在節(jié)的底邊(改變高度)或右邊(改變寬度)上，當(dāng)光標(biāo)變成十字形時(shí)按住鼠標(biāo)，然后上下拖動(dòng)鼠標(biāo)改變節(jié)的高度，或左右拖動(dòng)鼠標(biāo)改變節(jié)的寬度。

使用上述方法可以分別改變每一個(gè)節(jié)的高度。但是，由于報(bào)表的各個(gè)節(jié)只有一個(gè)唯一的寬度，因而改變一個(gè)節(jié)的寬度將同時(shí)改變整個(gè)報(bào)表的寬度。也就是說，如果要改變報(bào)表的寬度，將鼠標(biāo)放到任何節(jié)的右邊都可以。②同時(shí)改變報(bào)表的頁眉、頁腳或其他節(jié)的高度和寬度，可將鼠標(biāo)放在節(jié)的右下角，然后沿對(duì)角線的方向拖動(dòng)鼠標(biāo)。由于每個(gè)報(bào)表只有一個(gè)寬度，因而在拖動(dòng)鼠標(biāo)改變鼠標(biāo)所在節(jié)的寬度的同時(shí)，也改變了整個(gè)報(bào)表的寬度。

無論是分別改變報(bào)表各個(gè)節(jié)(部分)的高度和寬度還是同時(shí)改變報(bào)表各個(gè)節(jié)的高度和寬度，在拖動(dòng)鼠標(biāo)的過程中，水平標(biāo)尺和垂直標(biāo)尺都會(huì)標(biāo)出該節(jié)的尺寸。用戶可以根據(jù)水平標(biāo)尺和垂直標(biāo)尺標(biāo)出的尺寸大小來決定是否要繼續(xù)改變?cè)摴?jié)的大小。 5.3報(bào)表的編輯操作

5.3.1設(shè)置報(bào)表格式

實(shí)例5.7

給做好的報(bào)表設(shè)置格式。

打開已經(jīng)做好的報(bào)表，進(jìn)入設(shè)計(jì)視圖模式，單擊菜單欄上的“格式”選項(xiàng)，選擇“自動(dòng)套用格式”，根據(jù)自己的喜好，選擇相應(yīng)的選項(xiàng)。其選項(xiàng)如圖5-26所示。圖5-26自動(dòng)套用格式

1.選擇單個(gè)控件

選擇單個(gè)控件的方法如下：

(1)在設(shè)計(jì)視圖中打開報(bào)表。

(2)單擊控件的任何位置，控件周圍出現(xiàn)8個(gè)黑色控制塊，表示該控件被選中。

2.選擇多個(gè)相鄰控件

選擇多個(gè)相鄰控件的方法如下：

(1)在設(shè)計(jì)視圖中打開報(bào)表。

(2)從控件以外的任何一點(diǎn)開始，按下鼠標(biāo)拖成一個(gè)矩形，使要選取的控件包含在矩形中，則多個(gè)相鄰的控件即被選中。

3.選擇多個(gè)不相鄰控件

選擇多個(gè)不相鄰控件的方法如下：

(1)在設(shè)計(jì)視圖中打開報(bào)表。

(2)按下“Shift”鍵，再用鼠標(biāo)逐個(gè)單擊需要被選中的控件，多個(gè)不相鄰的控件即被選中。

4.調(diào)整控件的大小

調(diào)整控件大小的方法如下：在設(shè)計(jì)視圖中選擇要調(diào)整的控件，將鼠標(biāo)指針放在8個(gè)控制點(diǎn)的任意一個(gè)上，當(dāng)鼠標(biāo)變成雙箭頭時(shí)，拖動(dòng)控制塊即可調(diào)整控件大小。

5.移動(dòng)控件

選中控件后，可以拖動(dòng)控件調(diào)整控件布局。拖動(dòng)控件時(shí)可以將控件及附屬的標(biāo)簽一起移動(dòng)，也可以單獨(dú)移動(dòng)。有以下兩種移動(dòng)控件的方法：

(1)選中控件，待出現(xiàn)8個(gè)控制點(diǎn)后，將鼠標(biāo)放在控件右上角的定位點(diǎn)上，當(dāng)光標(biāo)形狀變成向上指的形狀時(shí)，可拖動(dòng)定位點(diǎn)來調(diào)整單個(gè)控件的位置。

(2)選中控件，待出現(xiàn)8個(gè)控制點(diǎn)后，將鼠標(biāo)放在控件的邊框上，當(dāng)光標(biāo)變成張開的手形時(shí)，可直接拖動(dòng)控件到合適的位置。

6.對(duì)齊控件

當(dāng)需要精確地調(diào)整控件之間的相對(duì)位置時(shí)，手動(dòng)調(diào)整不但費(fèi)時(shí)，而且也不容易精確調(diào)整，Access提供的自動(dòng)對(duì)齊控件功能可以幫助快速調(diào)整控件的位置，方法如下：

(1)選中控件。

(2)單擊“格式”菜單中的“對(duì)齊”選項(xiàng)，有5種對(duì)齊方式可供選擇。此外，在“格式”菜單的“水平間距”子菜單中提供了3種方式(相同、增加或減少)來調(diào)整控件之間的水平距離；在“格式”菜單的“垂直間距”子菜單中也提供了3種方式(相同、增加或減少)來調(diào)整控件之間的垂直距離。

7.裝飾控件外觀——設(shè)置控件的特殊效果

Access為控件提供了凹陷、凸起、平面、蝕刻、陰影和鑿痕6種不同的特殊顯示效果供用戶選擇，設(shè)置方法如下：

(1)在窗體的“設(shè)計(jì)”視圖中選中控件，單擊鼠標(biāo)右鍵。

(2)在彈出的快捷菜單中選擇“特殊效果”級(jí)聯(lián)菜單中的一項(xiàng)。

8.裝飾控件外觀——更改控件外邊框的寬度

更改控件外邊框?qū)挾鹊姆椒ㄈ缦拢?/p>

(1)在窗體的設(shè)計(jì)視圖中選中控件。

(2)在“格式”工具欄中單擊“線條\邊框?qū)挾取迸赃叺南蛳录^按鈕，彈出線條和邊框級(jí)聯(lián)菜單，選擇一種線條寬度即可。5.3.2在報(bào)表中添加背景圖片

要想美化報(bào)表，增加報(bào)表的可視性，則可以在報(bào)表中增加背景圖片。

實(shí)例5.8

給做好的報(bào)表增加背景圖片。

操作步驟如下：

(1)在設(shè)計(jì)視圖中打開報(bào)表。

(2)打開報(bào)表的屬性，選定“格式”中的“圖片”選項(xiàng)，增加圖片文件即可，如圖5-27所示。圖5-27在報(bào)表中增加背景圖片5.3.3在報(bào)表中添加日期和時(shí)間

在打印報(bào)表時(shí)，通常希望在報(bào)表頁眉上打印報(bào)表制作日期，便于以后查閱。要插入日期時(shí)間，首先在頁眉頁腳的節(jié)上建立一個(gè)非綁定的文本框控件，并把它的“控件來源”屬性設(shè)置為“=Now()”。Now()函數(shù)是系統(tǒng)提供的函數(shù)，它返回當(dāng)前系統(tǒng)日期和時(shí)間作為日期時(shí)間值。同時(shí)，系統(tǒng)還提供了另外一些日期和時(shí)間函數(shù)，如Date()和Time()。Date()函數(shù)返回當(dāng)前系統(tǒng)日期，Time()函數(shù)返回當(dāng)前系統(tǒng)時(shí)間。最后，在“格式化”屬性框中指定日期/時(shí)間設(shè)置。5.3.4在報(bào)表中添加分頁符

實(shí)例5.9

手工對(duì)報(bào)表進(jìn)行分頁。

手工分頁由報(bào)表的組頁眉節(jié)、主體節(jié)和組頁腳節(jié)的“強(qiáng)制分頁”及“保持同頁”屬性控制。要設(shè)置這些屬性，單擊選中該節(jié)左邊的選擇器，單擊鼠標(biāo)右鍵彈出快捷菜單，然后選擇屬性命令顯示該部分的屬性對(duì)話窗口。強(qiáng)制分頁使在打印節(jié)之前無條件分頁。如果設(shè)置保持同頁屬性為“是”，并且在當(dāng)前頁沒有足夠的可用空間來打印整個(gè)節(jié)時(shí)則發(fā)生一個(gè)分頁，并且后一部分在下一頁打印。圖5-28所示即為在報(bào)表中添加分頁符。

為控制多頁眉多頁腳注在報(bào)表的第一或最后一頁打印，從編輯菜單中選擇“選擇報(bào)表”，然后單擊工具欄上的“屬性”按鈕——這也是一種打開整個(gè)報(bào)表屬性對(duì)話框的方法，在屬性對(duì)話框中選擇頁面頁眉或頁面頁腳。圖5-28在報(bào)表中添加分頁符5.3.5在報(bào)表中添加頁碼

實(shí)例5.10在報(bào)表中添加頁碼。

要添加頁碼，需使用報(bào)表的“Page”屬性，然而在任何屬性表里都看不到這個(gè)屬性。要向報(bào)表添加當(dāng)前頁碼，需創(chuàng)建一個(gè)非綁定文本框控件，并把它的“控制來源”屬性設(shè)置為“="共"＆[Page]＆"頁，第"＆[Page]＆"頁”，如圖5-29所示。圖5-29在報(bào)表中添加頁碼 5.4創(chuàng)建多列報(bào)表

實(shí)例5.11

創(chuàng)建多列報(bào)表。

Access提供了建立多列報(bào)表的功能，其具體創(chuàng)建步驟為：

(1)在設(shè)計(jì)視圖中創(chuàng)建一個(gè)報(bào)表并將其打開。

(2)在“文件”菜單中單擊“頁面設(shè)置”選項(xiàng)。

(3)在“頁面設(shè)置”對(duì)話框中，單擊“列”選項(xiàng)卡。在“網(wǎng)格設(shè)置”標(biāo)題下的“列數(shù)”編輯框中，鍵入每一頁所需的列數(shù)；在“行間距”對(duì)話框中，鍵入主體節(jié)中每個(gè)記錄之間所需的垂直距離，如圖5-30所示。圖5-30創(chuàng)建多列報(bào)表 5.5創(chuàng)建交叉表報(bào)表

實(shí)例5.12

創(chuàng)建交叉表報(bào)表。

操作步驟如下：

(1)在“數(shù)據(jù)庫(kù)”窗口中，單擊“對(duì)象”下的“報(bào)表”選項(xiàng)。

(2)單擊“數(shù)據(jù)庫(kù)”窗口工具欄上的“新建”按鈕。

(3)在“新建報(bào)表”對(duì)話框中，單擊“設(shè)計(jì)視圖”。

(4)選擇交叉表查詢，然后單擊“確定”按鈕。

(5)為需要在報(bào)表中顯示的字段添加控件。

(6)在頁眉中放置行標(biāo)題和列標(biāo)題的標(biāo)簽。

(7)在主體節(jié)中放置行標(biāo)題和列值的文本框。5.6在報(bào)表中進(jìn)行排序和分組操作

5.6.1在報(bào)表中對(duì)記錄進(jìn)行排序

實(shí)例5.13在已建好的報(bào)表中進(jìn)行排序。

用戶打印報(bào)表時(shí)，通常希望以某個(gè)順序來組織數(shù)據(jù)(記錄)。如果用戶要打印一個(gè)學(xué)生的入學(xué)成績(jī)表，希望按照學(xué)生的入學(xué)成績(jī)來排序，這時(shí)用戶在創(chuàng)建報(bào)表時(shí)可以按學(xué)生成績(jī)?cè)O(shè)置排序。具體操作步驟如下：

(1)在設(shè)計(jì)視圖中將報(bào)表打開。

(2)單擊“視圖”菜單中的“排序與分組”按鈕，彈出“排序與分組”對(duì)話框，如圖5-31所示。圖5-31“排序與分組”對(duì)話框

(3)在“排序與分組”對(duì)話框中，上半部分用于為報(bào)表中的記錄設(shè)置排序順序，最多可指定10個(gè)排序字段或表達(dá)式。其中，“字段/表達(dá)式”用于指定排序的字段或表達(dá)式。第一行為第一排序順序，第二行為第二排序順序?！芭判虼涡颉敝付ㄗ侄位虮磉_(dá)式是按照升序或降序排列?！芭判蚺c分組”對(duì)話框的下半部分用于設(shè)置分組的組屬性。5.6.2在報(bào)表中對(duì)記錄進(jìn)行分組

一個(gè)分組是相關(guān)記錄的集合，通過分組可幫助用戶進(jìn)一步理解報(bào)表中的數(shù)據(jù)，這因?yàn)榉纸M報(bào)表不僅將相似的記錄顯示在一起，而且可以為每一個(gè)分組顯示概要和記錄的匯總信息，提高了報(bào)表的可讀性。

在建立報(bào)表時(shí)，可以直接按不同類型的字段對(duì)記錄分組。例如，可以按照“日期/時(shí)間”字段分組，也可以按“文本”、“數(shù)字”和“貨幣”字段分組，但不能按“OLE”和“超級(jí)鏈接”字段分組。當(dāng)按不同字段分組時(shí)，還可以指定不同的分組間隔。例如，按“日期/時(shí)間”字段分組時(shí)，可以指定分組間隔為年、月、日等，將屬于同一年、月、日的記錄歸到同一組中。當(dāng)按“文本”字段分組時(shí)，可以將“文本”字段中相同值的記錄分成同一組，也可以將“文本”字段中前幾個(gè)字符相同的記錄分成一組。

如果要在報(bào)表中對(duì)記錄分組，首先要利用視圖菜單中的“排序與分組”命令在報(bào)表的設(shè)計(jì)視圖中添加組頁眉、組頁腳。

實(shí)例5.14以圖5-32所示的不分組報(bào)表設(shè)計(jì)視圖建立的報(bào)表為例，按照“課程性質(zhì)”字段對(duì)記錄進(jìn)行分組。

為了便于顯示分組結(jié)果，首先要使用前面介紹的移動(dòng)控件的方法，將圖5-32中的所有控件重新排列，結(jié)果如圖5-33所示。圖5-32不分組報(bào)表的“設(shè)計(jì)視圖”圖5-33重新排列各控件下面就是對(duì)記錄進(jìn)行分組的過程：

(1)在設(shè)計(jì)視圖中打開要設(shè)置分組的報(bào)表，如圖5-33所示。

(2)單擊工具欄中的“排序與分組”按鈕，這時(shí)出現(xiàn)一個(gè)如圖5-34所示的“排序與分組”對(duì)話框。圖5-34“排序與分組”對(duì)話框

(3)在“字段/表達(dá)式”列中，單擊第一個(gè)空白行，這時(shí)右邊出現(xiàn)一個(gè)箭頭，單擊該箭頭，從列表中選擇一個(gè)用于分組的字段，例如選擇“課程性質(zhì)”字段。

(4)在“排序與分組”對(duì)話框下面的“組屬性”框中，按照?qǐng)D5-35所示設(shè)置組屬性。這種設(shè)置的含義是，課程性質(zhì)完全相同的記錄分在同一組，并且當(dāng)一個(gè)組跨過多個(gè)頁時(shí)，打印時(shí)將不考慮換頁。如果要將“課程性質(zhì)”字段中前幾個(gè)字符相同的記錄分在一組，就應(yīng)該將“分組形式”設(shè)置成“前綴字符”，將“組間距”設(shè)置成字符個(gè)數(shù)。在設(shè)置屬性以后，報(bào)表的設(shè)計(jì)視圖中就增加了一個(gè)組頁眉。圖5-35設(shè)置“排序與分組”字段屬性對(duì)話框注意：當(dāng)按一個(gè)字段對(duì)記錄分組時(shí)，“組頁眉”屬性必須設(shè)置成“是”，否則該字段僅能對(duì)記錄進(jìn)行排序。

將“課程性質(zhì)”文本框插入“課程性質(zhì)頁眉”所在的節(jié)中，其結(jié)果如圖5-36所示。圖5-36設(shè)置分組節(jié)內(nèi)容把用于分組的字段放到組頁眉中，Access就按指定的字段對(duì)記錄進(jìn)行分組，把屬于同一組的記錄放在一起。在創(chuàng)建報(bào)表時(shí)，還可以按照多個(gè)字段或表達(dá)式對(duì)記錄分組。Access在分組時(shí)，首先按第一個(gè)字段或表達(dá)式分組，當(dāng)記錄屬于同一組時(shí)再按下一個(gè)字段或表達(dá)式分組，依次類推。

在“排序與分組”對(duì)話框中，還可以通過設(shè)置“排序次序”列來對(duì)記錄進(jìn)行排序。用于排序的字段可以是分組字段，也可以是其他字段。如果用于排序的字段不是分組字段，則應(yīng)將該字段的“組頁眉”和“組頁腳”屬性設(shè)置成“否”。與分組記錄相比，對(duì)記錄進(jìn)行排序要簡(jiǎn)單得多。5.6.3添加/刪除排序、分組字段

1.插入排序或分組級(jí)別

實(shí)例5.15插入排序或分組級(jí)別。

操作步驟如下：

(1)在設(shè)計(jì)視圖中打開報(bào)表。

(2)單擊工具欄上的“排序與分組”圖標(biāo)，顯示“排序與分組”對(duì)話框。

(3)在“排序與分組”對(duì)話框中，單擊要插入新字段或表達(dá)式處的行選定器，然后按Insert鍵。

(4)在空白行的“字段/表達(dá)式”列，選擇要作為排序依據(jù)的字段，或者鍵入一個(gè)表達(dá)式。在填充“字段/表達(dá)式”列后，Access將把“排序次序”設(shè)置為“升序”。若要改變排序次序，可以在“排序次序”列表中選擇“降序”。

2.刪除排序或分組級(jí)別

實(shí)例5.16刪除排序或分組級(jí)別。

操作步驟如下：

(1)在設(shè)計(jì)視圖中打開報(bào)表。

(2)單擊工具欄上的“排序與分組”圖標(biāo)，顯示“排序與分組”對(duì)話框。

(3)在“排序與分組”框中，單擊要?jiǎng)h除的字段或表達(dá)式的行選定器，然后按Delete鍵。

(4)單擊“是”，刪除該排序或分組級(jí)別；或單擊“否”，保留排序或分組。

注意：如果要?jiǎng)h除的字段或表達(dá)式具有頁眉或頁腳，Access將刪除該頁眉或頁腳，以及其中的控件。5.6.4更改排序和分組的次序

實(shí)例5.17更改排序或分組的次序。

操作步驟如下：

(1)在設(shè)計(jì)視圖中打開報(bào)表。

(2)單擊工具欄上的“排序與分組”圖標(biāo)，顯示“排序與分組”對(duì)話框。

(3)在“排序與分組”對(duì)話框中，單擊要移動(dòng)的字段或表達(dá)式的行選定器。

(4)再次單擊該選定器，將行拖動(dòng)到列表中的新位置上。

注意：如果正在重新排列的組具有組頁眉或組頁腳，MicrosoftAccess2003將把這些頁眉、頁腳及其中的所有控件移到相應(yīng)的新位置上。但是，頁眉和頁腳中的控件位置必須由用戶自行調(diào)整。5.6.5設(shè)置將一組數(shù)據(jù)放在一頁或一列中

實(shí)例5.18

將一組數(shù)據(jù)放在一頁或一列中。

操作步驟如下：

(1)在設(shè)計(jì)視圖中打開報(bào)表。

(2)單擊工具欄上的“排序與分組”圖標(biāo)，顯示“排序與分組”對(duì)話框。

(3)在“組屬性”的“保持同頁”選項(xiàng)中選擇“整個(gè)組”或“與第一條詳細(xì)記錄”。5.6.6設(shè)置將一組數(shù)據(jù)新起一行或一列

實(shí)例5.19

將一組數(shù)據(jù)新起一行或一列。

操作步驟如下：

(1)在設(shè)計(jì)視圖中打開報(bào)表。

(2)單擊工具欄上的“排序與分組”圖標(biāo)，顯示“排序與分組”對(duì)話框。

(3)在“組屬性”中的“保持同頁”選項(xiàng)中選擇“不”。

5.7在報(bào)表中進(jìn)行計(jì)算

5.7.1添加計(jì)算控件

創(chuàng)建計(jì)算控件實(shí)際上是在創(chuàng)建可顯示數(shù)據(jù)空間的基礎(chǔ)上，對(duì)此空間賦予可以計(jì)算的屬性。

實(shí)例5.20

在報(bào)表中，增加一個(gè)計(jì)算控件，累計(jì)學(xué)時(shí)。操作步驟如下：

(1)在報(bào)表的設(shè)計(jì)視圖中，單擊所需的控件，建立非綁定文本框。

(2)單擊工具欄中的“屬性”按鈕打開該控件的屬性表。

(3)在屬性表中，單擊“控制來源”屬性框右邊的“生成器”按鈕，這時(shí)出現(xiàn)一個(gè)如圖5-37所示的“表達(dá)式生成器”對(duì)話框。圖5-37“表達(dá)式生成器”對(duì)話框

(4)利用“表達(dá)式生成器”輸入計(jì)算表達(dá)式。例如，輸入累計(jì)計(jì)算學(xué)時(shí)的表達(dá)式：學(xué)時(shí)=[課程]![學(xué)時(shí)]+[課程]![學(xué)時(shí)]。

(5)關(guān)閉“表達(dá)式生成器”對(duì)話框和屬性表，這時(shí)計(jì)算控件中就顯示出表達(dá)式的內(nèi)容。

提示：如果計(jì)算控件是文本框，則可以直接在控件中鍵入表達(dá)式，但每個(gè)表達(dá)式前都要加上等號(hào)(=)運(yùn)算符。在利用“表達(dá)式生成器”對(duì)話框輸入表達(dá)式時(shí)，可以省略等號(hào)。在添加計(jì)算控件以后，計(jì)算控件就根據(jù)基表或查詢中的數(shù)據(jù)動(dòng)態(tài)計(jì)算出表達(dá)式的值。5.7.2計(jì)算一個(gè)記錄的總計(jì)值

實(shí)例5.21在報(bào)表中計(jì)算一個(gè)記錄的總計(jì)值。

計(jì)算組總計(jì)實(shí)際上就是計(jì)算同一個(gè)組中某一類型數(shù)據(jù)的總和。在報(bào)表中，利用組總計(jì)可以直接查看各組的數(shù)據(jù)，并將各組數(shù)據(jù)進(jìn)行比較，這對(duì)管理人員來說非常有用。例如，在教學(xué)管理數(shù)據(jù)庫(kù)中，可以利用組總計(jì)計(jì)算不同課程性質(zhì)的總學(xué)時(shí)。下面就來實(shí)現(xiàn)這一功能。

在設(shè)計(jì)視圖中，打開要計(jì)算組總計(jì)的報(bào)表，例如，打開圖5-32所示的報(bào)表。如果被打開的報(bào)表還未對(duì)記錄分組，則必須先進(jìn)行分組。

單擊工具箱中的“文本框”工具按鈕，然后在組頁眉或組頁腳中顯示組總計(jì)的地方單擊鼠標(biāo)，這樣就添加了一個(gè)非綁定文本框。這里將非綁定文本框添加到組頁眉中，如圖5-38所示。圖5-38報(bào)表分組匯總5.7.3計(jì)算一組記錄或所有記錄的總計(jì)值或平均值

實(shí)例5.22在報(bào)表中計(jì)算一組記錄或所有記錄的總計(jì)值或平均值。

計(jì)算組總計(jì)只能獲得同一組數(shù)據(jù)的匯總數(shù)據(jù)，如果要知道整個(gè)報(bào)表的匯總數(shù)據(jù)，則還應(yīng)該計(jì)算整個(gè)報(bào)表的總計(jì)數(shù)據(jù)。計(jì)算整個(gè)報(bào)表的總計(jì)數(shù)據(jù)的方法與計(jì)算組總計(jì)的方法基本相同。所不同的是，在計(jì)算整個(gè)報(bào)表的總計(jì)數(shù)據(jù)時(shí)，計(jì)算文本框應(yīng)添加到報(bào)表頁眉或報(bào)表頁腳中。例如，如果要在圖5-32所示報(bào)表的基礎(chǔ)上，再計(jì)算所有課程的總學(xué)時(shí)和總學(xué)分，則可以在報(bào)表頁腳中添加兩個(gè)文本框，然后在各文本框中輸入表達(dá)式“=Sum(課程!學(xué)時(shí))”和“=Sum(課程!學(xué)分)”，并將附加標(biāo)簽的標(biāo)題更改為相應(yīng)的名稱，如圖5-39所示。在設(shè)計(jì)報(bào)表時(shí)，除了使用Sum函數(shù)計(jì)算總計(jì)信息以外，還可以使用Min函數(shù)、Max函數(shù)和Avg函數(shù)計(jì)算最小值、最大值和平均值等匯總數(shù)據(jù)。只要掌握上述基本方法，計(jì)算這些匯總數(shù)據(jù)也就比較簡(jiǎn)單了?？傊趫?bào)表設(shè)計(jì)視圖中，用戶完全能夠?qū)崿F(xiàn)報(bào)表向?qū)哂械墓δ?，甚至能夠?qū)崿F(xiàn)比它更復(fù)雜的功能。圖5-39報(bào)表匯總

5.8創(chuàng)?建?子?報(bào)?表

5.8.1在已有報(bào)表中創(chuàng)建子報(bào)表

子報(bào)表是插在其他報(bào)表中的報(bào)表。在合并報(bào)表時(shí)，必須有一個(gè)主報(bào)表。主報(bào)表可以是綁定的也可以是未綁定的，也就是說，主報(bào)表可以基于也可以不基于表、查詢或SQL語句。主報(bào)表既可包含子報(bào)表也可包含子窗體，而且能夠根據(jù)需要無限量地包含子窗體和子報(bào)表。

實(shí)例5.23

在已有報(bào)表中創(chuàng)建子報(bào)表。

操作步驟如下：

(1)在設(shè)計(jì)視圖中打開希望作為主報(bào)表的報(bào)表。

(2)確保已選定了工具箱中的“控件向?qū)А惫ぞ撸錁?biāo)志如圖5-40所示。

(3)單擊工具箱中的“子窗體/子報(bào)表”工具，其標(biāo)志如圖5-41所示。

(4)在報(bào)表上需要放置子報(bào)表的位置單擊。

(5)按照向?qū)?duì)話框中的指示進(jìn)行操作。

(6)運(yùn)行此報(bào)表的預(yù)覽視圖，觀察報(bào)表的預(yù)覽效果。

(7)保存并退出報(bào)表設(shè)計(jì)。圖5-40“控件向?qū)А惫ぞ邎D5-41“子窗體/子報(bào)表”工具5.8.2將已有報(bào)表添加到其他已有報(bào)表中創(chuàng)建子報(bào)表

實(shí)例5.24

將已有報(bào)表添加到其他已有報(bào)表中創(chuàng)建子報(bào)表。

操作步驟如下：

(1)在設(shè)計(jì)視圖中打開希望作為主報(bào)表的報(bào)表。

(2)按F11鍵切換到“數(shù)據(jù)庫(kù)”窗口。

(3)將報(bào)表或數(shù)據(jù)表從“數(shù)據(jù)庫(kù)”窗口拖到主報(bào)表中需要出現(xiàn)子報(bào)表的節(jié)。

(4)運(yùn)行此報(bào)表的預(yù)覽視圖，觀察報(bào)表的預(yù)覽效果。

(5)保存并退出報(bào)表設(shè)計(jì)。 5.9報(bào)表的預(yù)覽及打印輸出

5.9.1預(yù)覽報(bào)表

預(yù)覽報(bào)表包括預(yù)覽頁面布局和報(bào)表數(shù)據(jù)。通過打印預(yù)覽工具欄中提供的工具，可以快速查看報(bào)表的打印效果，或者查看報(bào)表中每頁的內(nèi)容來確認(rèn)數(shù)據(jù)的正確性。

預(yù)覽報(bào)表頁面布局的方法如下：

(1)在設(shè)計(jì)視圖中打開要預(yù)覽的報(bào)表。

(2)單擊“視圖”菜單中的“版面預(yù)覽”命令，這時(shí)就可以預(yù)覽報(bào)表的頁面布局。因?yàn)锳ccess使用從基表中或通過查詢得到的數(shù)據(jù)來顯示報(bào)表的版面，所以它顯示的數(shù)據(jù)與報(bào)表的實(shí)際數(shù)據(jù)可能不符。如果要預(yù)覽報(bào)表中的實(shí)際數(shù)據(jù)，應(yīng)該使用工具欄中的“打印預(yù)覽”。

預(yù)覽報(bào)表中數(shù)據(jù)的方法如下：

(1)在設(shè)計(jì)視圖中打開要預(yù)覽的報(bào)表。

(2)單擊工具欄中的“打印預(yù)覽”按鈕，這時(shí)可以預(yù)覽報(bào)表中的實(shí)際數(shù)據(jù)。5.9.2打印報(bào)表

1.頁面設(shè)置

由于Access能夠保存報(bào)表的頁面設(shè)置選項(xiàng)的設(shè)置，所以每個(gè)報(bào)表的頁面設(shè)置選項(xiàng)只需設(shè)置一次。也就是說，不需要在每次打印報(bào)表之前都進(jìn)行頁面設(shè)置選項(xiàng)的設(shè)置。圖5-42“頁面設(shè)置”對(duì)話框

實(shí)例5.25

在打印前設(shè)置頁面參數(shù)。

操作步驟如下：

(1)以任何方式打開報(bào)表。

(2)單擊系統(tǒng)“文件”菜單中的“頁面設(shè)置”命令菜單項(xiàng)，出現(xiàn)如圖5-42所示的“頁面設(shè)置”對(duì)話框。

(3)在“頁面設(shè)置”對(duì)話框中執(zhí)行下列操作：

●單擊“邊距”選項(xiàng)卡，設(shè)置頁邊距并確認(rèn)是否只打印數(shù)據(jù)；

●單擊“頁”選項(xiàng)卡，設(shè)置打印方向、頁面大小和打印機(jī)型號(hào)；

●單擊“列”選項(xiàng)卡，設(shè)置報(bào)表的列數(shù)、列的寬度和高度。

(4)最后單擊“確認(rèn)”按鈕。

2.打印報(bào)表

在設(shè)置頁面以后，就可以打印報(bào)表了。Access允許用戶在“數(shù)據(jù)庫(kù)”窗口中打印報(bào)表，也可以在設(shè)計(jì)視圖、打印預(yù)覽或版面預(yù)覽視圖下打印報(bào)表。

實(shí)例5.26

打印報(bào)表。

操作步驟如下：

(1)在“數(shù)據(jù)庫(kù)”窗口中選定要打印的報(bào)表，或者在設(shè)計(jì)視圖、打印預(yù)覽或版面預(yù)覽視圖下打開要打印的報(bào)表。

(2)單擊“文件”菜單中的“打印”命令菜單項(xiàng)，出現(xiàn)如圖5-43所示的“打印”對(duì)話框。圖5-43“打印”對(duì)話框

(3)在“打印”對(duì)話框中進(jìn)行以下操作：

●在“打印機(jī)”框中指定打印機(jī)的名稱、型號(hào)和連接的位置；

●在“打印范圍”框中，確定是打印所有的頁還是只打印指定的頁；

●在“份數(shù)”框中，指定要打印的份數(shù)和是否需要對(duì)其進(jìn)行分頁；

●如果沒有進(jìn)行頁面設(shè)置，還可以單擊“設(shè)置”按鈕來打開“頁面設(shè)置”對(duì)話框，利用“頁面設(shè)置”對(duì)話框進(jìn)行頁面設(shè)置。

(4)最后單擊“確認(rèn)”按鈕。

采用上述方法打印報(bào)表時(shí)，Access首先顯示“打印”對(duì)話框，讓用戶對(duì)打印選項(xiàng)進(jìn)行設(shè)置。如果不想激活“打印”對(duì)話框而直接打印報(bào)表，可單擊工具欄上的“打印”按鈕，系統(tǒng)按照以前保存的設(shè)置打印報(bào)表。

本章小結(jié)

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