業(yè)務(wù)檔案與文件管理制度

業(yè)務(wù)檔案與文件管理制度第一章總則第一條目的和依據(jù)為規(guī)范企業(yè)的業(yè)務(wù)檔案與文件管理工作，保證檔案的完整、準確及時、安全，提高企業(yè)內(nèi)部管理效率，訂立本制度。第二條適用范圍本制度適用于企業(yè)全部部門，包含總部和分支機構(gòu)。第三條定義業(yè)務(wù)檔案：企業(yè)內(nèi)部全部與業(yè)務(wù)活動相關(guān)的文件、報表、合同等書面料子的統(tǒng)稱。文件：包含紙質(zhì)文件和電子文件。檔案管理員：負責(zé)組織、管理和保管業(yè)務(wù)檔案與文件的責(zé)任人。歸檔：將文件依照肯定的規(guī)定整理、編目，并存放到檔案庫中。第二章業(yè)務(wù)檔案管理第四條檔案分類按業(yè)務(wù)部門：將每個部門的相關(guān)文件歸檔于其對應(yīng)的檔案庫中，確保檔案的隔離和保密性。按主題分類：依據(jù)文件的主題與內(nèi)容特點進行分類，如財務(wù)、人事、采購等。定時間次序：依照文件創(chuàng)建或接收的時間，將文件劃分為時間段，以便于檢索和歸檔。按緊要性：將緊要文件單獨建立緊要檔案庫進行存儲，確保緊要信息不會丟失或被竄改。第五條檔案編號檔案管理部門依據(jù)檔案分類原則訂立檔案編號規(guī)定，并將其記錄于檔案管理手冊中。檔案管理員在收到或創(chuàng)建文件時，依據(jù)編號規(guī)定為文件調(diào)配唯一的檔案編號。檔案編號應(yīng)清楚明白，方便查找和管理。第六條檔案歸檔檔案管理員對收到的文件進行特定流程的審查和登記，包含文件類型、歸檔目錄、歸檔時間等信息。歸檔時，檔案管理員依據(jù)檔案編號將文件依照先后次序依次存放在檔案庫中，并做好認真的檔案記錄。第七條檔案檢索檔案管理員負責(zé)依據(jù)內(nèi)部人員的需求進行檔案檢索。內(nèi)部人員可以通過向檔案管理員供應(yīng)相關(guān)信息，如文件類型、日期范圍、檔案編號等，進行檢索。第八條檔案借閱內(nèi)部人員需要借閱檔案時，必需向檔案管理員提出申請，并供應(yīng)合理的借閱理由。檔案管理員在確認申請合理后，會記錄借閱檔案的認真信息，包含借閱時間、借閱人、借閱期限等。借閱人應(yīng)妥當(dāng)保管借閱的檔案，并在規(guī)定的期限內(nèi)歸還。檔案管理員有權(quán)對借閱檔案進行跟蹤檢查，確保檔案的安全性和完整性。第九條檔案保管檔案庫應(yīng)設(shè)有適當(dāng)?shù)姆阑稹⒎浪?、防塵措施，保證檔案的安全。檔案庫應(yīng)定期進行除濕、通風(fēng)、殺菌等工作，以確保檔案的保管環(huán)境良好。檔案庫應(yīng)有特地的保管人員，負責(zé)檔案的保管、清理、整理等工作。第三章文件管理第十條文件創(chuàng)建內(nèi)部人員需要創(chuàng)建文件時，應(yīng)予以文件明確的標題，確保文件內(nèi)容清楚明白。文件創(chuàng)建人應(yīng)在文件上注明創(chuàng)建日期、創(chuàng)建人、文件類型等信息。第十一條文件備份緊要文件應(yīng)定期進行備份，并存放在可靠、安全的位置，以防止意外丟失。第十二條文件傳遞文件傳遞必需經(jīng)過簽字確認，確保文件送達的可追溯性和真實性。文件傳遞時應(yīng)盡量采用電子方式，并保證文件傳遞的安全性。第十三條文件存儲紙質(zhì)文件應(yīng)存放于特地的文件柜中，依照肯定的分類原則進行整理，并確保文件的完整和無遺失。電子文件應(yīng)存儲在指定的服務(wù)器或云端存儲設(shè)備中，確保文件的安全和可訪問性。第十四條文件銷毀文件保管期滿后，應(yīng)依據(jù)文件分類規(guī)定進行銷毀。銷毀前，應(yīng)由文件保管部門進行審核和確認，確保已經(jīng)無需保存的文件不會被錯誤銷毀。銷毀的文件應(yīng)依照肯定的方式進行碎裂、燃燒或其他安全處理，以保證信息的不行恢復(fù)性。第四章監(jiān)督與責(zé)任第十五條監(jiān)督與檢查檔案管理部門應(yīng)定期對企業(yè)各部門的檔案管理工作進行檢查，確保檔案管理制度的執(zhí)行情況。檔案管理部門應(yīng)及時發(fā)現(xiàn)并矯正檔案管理工作中的問題和不合規(guī)行為。第十六條違規(guī)處理對于檔案管理工作中存在的違規(guī)行為，檔案管理部門有權(quán)采取相應(yīng)的矯正措施，并向相關(guān)部門或個人提出警告、通報批判等處理措施。對于有意破壞、丟失緊要檔案或泄露緊要文件的違規(guī)行為，將依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。第五章附則第十七條修訂與公告本制度的修訂由企業(yè)檔案管理委員會統(tǒng)一負責(zé)，經(jīng)企