東華軟件（長沙）有限公司應收賬款信用管理制度設計

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計目錄1東華軟件簡介 11.1東華軟件基本信息 11.2東華軟件組織結構 11.3東華軟件銷售流程 12東華軟件的應收賬款信用管理制度存在的問題及原因分析 22.1應收賬款信用管理制度存在的問題 22.1.1賒銷比例過大 22.1.2應收賬款賬齡長 32.1.3催收積極性低 32.2原因分析 42.2.1企業(yè)性質特殊 42.2.2客戶調查不全面 42.2.3催收制度不合理 53東華軟件的應收賬款信用管理制度的優(yōu)化 53.1客戶信用評估 53.1.1客戶信息登記 53.1.2信用等級評定 53.2規(guī)范賒銷制度 63.2.1賒銷額度和期限 63.2.2賒銷預警制度設置 73.3優(yōu)化催收制度 83.3.1明確催收責任 83.3.2制定獎懲制度 94總結 10參考資料 11湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計東華軟件（長沙）有限公司應收賬款信用管理制度設計東華軟件簡介1.1東華軟件基本信息東華軟件（長沙）有限公司（以下簡稱東華軟件）成立于2010年，隸屬于東華軟件股份公司，位于湖南省省會長沙，湖南省長沙市岳麓區(qū)梅溪湖金茂大廈南棟，公司主營軟件開發(fā)、計算機信息系統(tǒng)集成、信息技術服務、網(wǎng)絡流控安全產(chǎn)品及互聯(lián)網(wǎng)+。1.2東華軟件組織結構東華軟件屬于東華軟件股份公司的子公司，下面共設有四個部門對企業(yè)分管。市場營銷部主要負責滿足客戶需求的整體銷售活動，其中包括與營銷相關的市場調研活動，負責與客戶的日常交接工作；軟件技術部主要負責根據(jù)客戶要求去進行產(chǎn)品研究開發(fā)，通過調試去解決問題，然后對系統(tǒng)進行日常的維護升級工作；軟件開發(fā)部主要負責編碼和測試環(huán)節(jié)，前端和后臺的應用管理，不斷去優(yōu)化系統(tǒng)，解決系統(tǒng)中出現(xiàn)的問題，負責技術模塊；綜合運營部是一個綜合性部門，行政部門和財務部門沒有單獨設立，行政部門主要負責制定公司規(guī)章制度。財務部門主要負責設置和登記各類總賬及明細賬，編制余額調節(jié)表和會計報表，對會計憑證進行保管歸檔處理。東華軟件股份公司東華軟件股份公司東華軟件（長沙）有限公司東華軟件（長沙）有限公司軟件技術部市場營銷部軟件技術部市場營銷部綜合運營部軟件開發(fā)部綜合運營部軟件開發(fā)部圖SEQ圖\*ARABIC1-1東華軟件組織結構流程1.3東華軟件銷售流程東華軟件銷售流程主要分為四個階段。第一階段客戶與公司進行溝通，對公司產(chǎn)品有一個初步了解，了解公司的產(chǎn)品價格區(qū)間，為后面合同的簽訂打下基礎。第二階段為銷售部繼續(xù)與客戶方進行聯(lián)系，了解客戶需求，根據(jù)客戶要求為客戶提供解決方案，最后確認訂單，收到訂金，簽訂合同。第三階段為技術部門按合同簽訂上的具體內容，對軟件項目進行系統(tǒng)啟動實施階段，制定項目計劃，形成最終產(chǎn)品，對產(chǎn)品進行測試，由產(chǎn)品需求人員進行需求認證，最后推出產(chǎn)品。第四階段為財務部門進行財務處理，審核合同和財務開票軟件上的數(shù)據(jù)，生成銷售憑證，確認為銷售收入和應收賬款。REF_Ref21979\h圖1-2東華軟件的銷售流程。銷售部銷售部財務部技術部確認預收款客戶訂單簽訂合同填寫銷售訂單生成發(fā)貨單生成銷售憑證軟件設計制定生產(chǎn)計劃銷售助理開發(fā)票銷售收款圖1-2東華軟件的銷售流程2東華軟件的應收賬款信用管理制度存在的問題及原因分析2.1應收賬款信用管理制度存在的問題2.1.1賒銷比例過大東華軟件是一家以軟件經(jīng)營為主要業(yè)務的企業(yè)，只能通過分批付款來實現(xiàn)企業(yè)收益。雙方達成合作意向時，由乙方先付一部分預付款，甲方設計軟件應用系統(tǒng)，投入乙方市場先行使用，然后乙方通過分批付款，清繳尾款。近五年期間東華軟件賒銷的年平均值如下表2-1。表2-1近五年期間東華軟件賒銷的年平均值應收賬款/總銷售額（百分比）賒銷客戶/總客戶（百分比）43.84%49.37%從上表數(shù)據(jù)中顯示，東華軟件的經(jīng)營呈現(xiàn)賒銷狀態(tài)。東華軟件上一年度財務報表上的流動資產(chǎn)有2300萬左右，其中應收賬款就占40.40%,占據(jù)著可用資產(chǎn)將近有一半的比率，降低了流動資金的使用率，不利于東華軟件的長期發(fā)展。2.1.2應收賬款賬齡長下REF_Ref23966\h圖2-1為東華軟件截止至2019年12月31日統(tǒng)計出來的應收賬款賬齡1年以內、1-2年、2-3年、3年以上的時長的比例數(shù)據(jù)。圖2-1應收賬款賬齡時長比例圖應收賬款拖的時間越長，越不易被收回。所以應收賬款不應長期放置，應該及時采取措施收回款項，對于拖欠尾款的客戶可以采取一些特殊手段去催收。2.1.3催收積極性低東華軟件的應收賬款由兩個部門共同負責，協(xié)同管理，主要以財務部門為主，銷售部門從旁進行輔助，但雙方職責劃分并不是很明確。銷售部門主要負責公司的運營和銷售任務，尋找客戶，拓展業(yè)務；財務部門只有出納負責統(tǒng)計應收應付賬款，工資發(fā)放，銀行轉賬等業(yè)務。東華軟件去年銷售業(yè)務收入有4500萬元，其中年末應收賬款的余額有1245萬元左右。逾期的應收賬款占全年應收賬款的27%以上，但東華軟件對此并沒有對此做出相應的內部控制制度，而是根據(jù)銷售助理的通知直接登記應收應付。由于財務部門與銷售部門在記賬上有一定的區(qū)別，所以在定期對賬時，賬目混雜，難以查找，后期接手人就很難明白其中的完整內容，也沒有設置專人追款，后期賬款就很難收回。2.2原因分析2.2.1企業(yè)性質特殊東華軟件是一家軟件信息應用公司，為快速占領市場，打開市場規(guī)模，就會采取相應的措施去擴大銷售，賒銷就是一種很好的銷售手段，可以讓客戶更多的接觸企業(yè)的產(chǎn)品，增強東華軟件的市場競爭力。雖然軟件類產(chǎn)品不需要存儲方面的支出，但如果產(chǎn)品賣出，就不需要進行產(chǎn)品的日常維護、管理等方面的支出。目前東華軟件合同款付款方式如表2-2。表2-2東華軟件合同款付款方式①合同簽訂后30日內，甲方向乙方支付協(xié)議金額的30%，即預付款②軟件開發(fā)完成后，驗收合格在30日內支付協(xié)議金額的40%，即中期款③軟件試運行階段結束后15日內支付協(xié)議金額的30%，即余款2.2.2客戶調查不全面東華軟件的主要客戶群體較多，信息需求量大，還要在收集信息時確保信息的準確性。目前東華軟件客戶信息調查表2-3。表2-3東華軟件客戶信息調1.基本信息客戶名稱公司地址企業(yè)性質¨國有¨私企¨個體¨合資¨集團¨有限責任企業(yè)負責人成立時間2.基本經(jīng)營狀況年銷售收入盈利狀況3.與該客戶的業(yè)務往來與客戶合作時間是否滿一年¨是¨否交易總額交易額占銷售額比重回款情況東華軟件的客戶登記表上缺少對客戶的信用信息登記，登記表上的信息缺失增加了獲取相關的客戶的資信狀況的難度，從而難以制定合理的賒銷比例。對客戶信用狀態(tài)以及付款情況應該做一個記錄，看是否屬于及時回款的企業(yè)，這樣才能對客戶企業(yè)有一個完整的認識，在簽訂合同時也可以根據(jù)企業(yè)的相關信息有針對性的對協(xié)議條款進行調整。2.2.3催收制度不合理東華軟件對于已經(jīng)簽訂了商務合同并交付產(chǎn)品的業(yè)務形成的應收賬款，在后續(xù)無人管理。應收賬款由銷售部門和財務部門一起負責，雙方職責劃分不明確，且聯(lián)系不夠密切，容易造成雙方信息的不對等以及信息的遺漏。雙方信息的不對等，阻斷了客戶之間的信息聯(lián)系，不利于公司做出正確的對客戶信息整體認識和判斷。在企業(yè)內部沒有形成一個確切的分工，一旦發(fā)現(xiàn)問題，無法及時找到各相關人員，進而無法做出有效正確的解決方案。3東華軟件的應收賬款信用管理制度的優(yōu)化3.1客戶信用評估3.1.1客戶信息登記做好客戶信息的登記，及時更新客戶信用狀態(tài)，確?？蛻粜畔⒕哂袝r效性，動態(tài)性?？蛻粜畔⒄{查表中補充如表3-1。表3-1補充客戶信息調查表1.該客戶的業(yè)務信用記錄以前年度結算方式核定的信用額度是否有超信用額度¨是¨否最高欠款額度是否有跨月結算¨是¨否跨月結算是否頻繁¨是¨否近兩年是否發(fā)生不良欠款¨是¨否近兩年是否發(fā)生嚴重違約¨是¨否2.會計方面銀行往來賬號、開戶行銀行信用¨優(yōu)¨良¨中¨差賬簿組織¨完整¨不完整同業(yè)評判¨優(yōu)¨良¨中¨差付款態(tài)度¨優(yōu)¨良¨中¨差3.發(fā)展前景客戶是否能夠持續(xù)經(jīng)營¨優(yōu)¨良¨中¨差客戶是否具有市場吸引力¨優(yōu)¨良¨中¨差市場對客戶產(chǎn)品需求量¨優(yōu)¨良¨中¨差企業(yè)可以通過各種合法手段去了解客戶的基本信息和信資狀態(tài)。如去銀行、工商管理部門咨詢了解客戶的信用狀態(tài)，或在現(xiàn)有的會計資料上了解客戶的經(jīng)營狀況。及更新反饋信息，綜合判斷，對于賒銷客戶進行一個綜合性的評估，然后判斷是否決定合作，建立一個專門的信用管理系統(tǒng)。3.1.2信用等級評定通過對客戶的資本，財務狀況，發(fā)展前景，行業(yè)的經(jīng)營風險等進行分析，可以對客戶進行信用等級劃分。如可以通過信用狀況把客戶劃分為鉆石、鉑金、黃金、青銅四個等級，客戶信用評定表的設定如表3-2。表3-2客戶信用評定表的設定評估項目評估指標內容權重分值取值依據(jù)最終得分定性分析品質企業(yè)法定代表人和主要管理者遵紀守法、誠實守信情況以及其關聯(lián)人的守信情況10對企業(yè)的法人代表（包括配偶）及企業(yè)關聯(lián)方有不良貸款的一概0分（根據(jù)征信查詢打分）能力經(jīng)營管理能力10管理規(guī)范，經(jīng)營穩(wěn)定，合規(guī)合法經(jīng)營狀況10證照齊全且接受審計與銀行合作情況開戶情況企業(yè)在合作銀行開戶情況10開立基本賬戶、一般賬戶、未開戶業(yè)務往來代發(fā)工資、代理職工人身險等10按照業(yè)務量打分，需根據(jù)相應的證明經(jīng)濟實力凈資產(chǎn)財務報表151000萬以上（15）500-1000萬（12）200-500萬（8）50-200萬（3）50萬以下（1）總資產(chǎn)利潤率%（利潤總額/資產(chǎn)總額）×100%1515%以上（15）7-15%以上（10）7%以下（4）信譽狀況貸款付息應付貸款利息10無欠款（10）有欠款行為（2）發(fā)展前景近三年利潤情況近三年利潤總額增長情況（虧損企業(yè)考察其虧減情況）10連續(xù)3年增長（10）連續(xù)2年增長（7）3年內有增長（3）3年內無增長（0）綜合評分鉆石類客戶：90分以上鉑金類客戶：80-90分黃金類客戶：70-80分青銅類客戶：60-70分無信用等級客戶：60分以下100審貸小組意見：根據(jù)評級得分結果，該企業(yè)在我公司信用等級初評為***客戶。3.2規(guī)范賒銷制度3.2.1賒銷額度和期限鉆石是所有信資狀況里面最好的客戶，像這一類客戶會及時回款，不用擔心后期回款問題，對于這一類客戶可以多給予一些優(yōu)惠條件。相反，黃金和青銅類客戶，他們的信用狀況太差，我們可以拒絕與其合作，以免產(chǎn)生后期尾款難以收回的狀況。對于鉑金類客戶，我們應該謹慎簽訂合同，制定詳細的賒銷計劃。對于賒銷比例，一定要制定的科學合理，對于客戶信息，要及時更新，根據(jù)客戶的具體經(jīng)營狀況去制定相應的賒銷額度。對于初次合作的客戶，在進行調查詢問后，覺得信用尚可的，可以進行小額的合作，在合作過程中嚴格監(jiān)控客戶的信用狀態(tài)。在之后的長期發(fā)展中，雙方的合作加深的情況下，可以適當調整賒銷額度。具體賒銷登記如下表。表3-3賒銷客戶登記表序號欠款單位名稱業(yè)務內容發(fā)生時間賬齡賬面價值備注合計表3-4客戶信用評分與授信登記等級得分授信信用期限鉆石90-8060%60天鉑金80-7040%30天黃金70-8025%15天青銅60-7020%15天無信用60以下015天注：所有信用額度包含在途假設信用標準是500萬元，那么得分85分的客戶可以賒欠200萬元。不同的客戶得分不同，即授信額度也會有相應的差別，用客戶得分對應的授信乘以500萬元，就得出客戶可以賒欠的金額。例如，一個客戶經(jīng)過初評，允許賒欠200萬元。第一次購貨150萬元，允許全部賒欠，第二次購貨240萬元，就超過了200萬元的信用額度，則超過部分不允許全部賒欠，最多再允許賒欠50萬元。對于無信用的的客戶可以不采取賒銷的經(jīng)營模式。3.2.2賒銷預警制度設置對賒銷做出一定的賒銷期限的規(guī)定，主要可以根據(jù)企業(yè)與客戶在過去的幾年的歷史交易情況、付款情況、公司的信用狀況等這些方面來決定。軟件公司的回款期限一般都比較長，很難一次性把款全部收回，由這個行業(yè)的性質所決定了其收款期限。對于賒銷客戶應制定相應的明細，根據(jù)回款時間，享受不同檔次的回款時間折扣。制定賒銷匯總表記錄賒銷時間如表3-5。表3-5賒銷匯總表編號：填表時間：序號賒銷客戶信用等級結算方式年月均回款額欠款余額是否是賒銷客戶賒銷信用期限是否擔保備注賒銷額度回款期限1234567填表人：銷售經(jīng)理意見：注：對于已經(jīng)賒銷欠款的非授信客戶，以及現(xiàn)有賒銷欠款大于信用額度的授信客戶應在備注欄注明壓縮賒銷欠款的具體收款措施。對于長期掛賬的應收賬款，公司應該采取一定的應對的措施，如發(fā)催款函、電話催收、上門催收等一些方式，去對尾款進行追索，不能放置不理。預警同步過程如表3-6。表3-6預警分級表賬齡賬務跟蹤采取措施信用期內銷售直接負責人同步數(shù)據(jù)逾期0-30天銷售經(jīng)理預警風險逾期30-60天銷售經(jīng)理提示風險逾期60-181天銷售經(jīng)理建議催收方式逾期181-361天銷售總經(jīng)理建議訴訟手段逾期361天公司執(zhí)行總監(jiān)建議壞賬準備3.3優(yōu)化催收制度3.3.1明確催收責任為防止企業(yè)對于已經(jīng)簽訂了商務合同并交付產(chǎn)品的業(yè)務形成的應收賬款，在后續(xù)無人管理。銷售部門為追求自己的銷售業(yè)績，忽視回款情況，企業(yè)應嚴格實行貨款回收與銷售責任聯(lián)系起來，做到“誰銷售，誰收款”，對審批權進行嚴格把控，每筆銷售必須要手續(xù)完備，責任到人，讓銷售人員負責對自己做的每一項業(yè)務從簽訂銷售合同到資金回收全部流程，做到應收賬款管理沒有“真空”區(qū)域。具體催收流程如下。銷售部銷售部財務部對客戶進行賒銷評級，進行產(chǎn)品賒銷月底匯總應收賬款明細年末向客戶發(fā)詢證函，核對往來賬目對照（客戶信用評定表），跟蹤賒銷客戶的后期回款情況負責核實回收情況，對不能收回的應收賬款查明原因，落實責任進行壞賬處理圖3-1催收流程表3-7應收賬款催收進度表日期：序號客戶名稱合同編號服務名稱合同金額實付金額欠款金額應收日期預計到賬日期催收人1234567合計3.3.2制定獎懲制度合同簽訂人應對簽訂業(yè)務比較了解，應該全程追蹤款項，不能留有空白區(qū)域。并相應的設立獎懲機制，把應收賬款的尾款與銷售人員的工資薪酬，獎金津貼掛鉤，用此來調動應收賬款的催款積極性，保證后期尾款的成功追回。銷售人員全額回收尾款，該款項計提的提成應該全額給予。銷售人員負責的應收賬款應當在上個月前（當月31天前）必須達到60%的回款率；當月60天前達到90%；當月90天前必須達到100%。回款率達不到100%的銷售人員，每降低1%的回款率扣減最近三個月平均銷售額的3%，當月扣減個人獎金最大比例為45%。銷售經(jīng)理有責任督促本部門