廣州市惠聲電子科技有限公司采購業(yè)務賬務處理流程優(yōu)化設計

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計TOC\o"1-3"\h\u目錄1公司簡介 廣州市惠聲電子科技有限公司采購業(yè)務賬務處理流程優(yōu)化設計1公司簡介廣州市惠聲電子科技有限公司（惠聲科技公司）成立于2007年08月20日，注冊地位于廣州市番禺區(qū)洛浦街南浦碧桂大道3號(A4廠房)第五層B(不可作廠房使用)，法定代表人為畢宿鑫。經(jīng)營范圍包括計算機技術開發(fā)、技術服務、電子元件及組件制造、電子產(chǎn)品批發(fā)電子產(chǎn)品零售。是一家集公共廣播、專業(yè)音響、會議系統(tǒng)的研發(fā)、生產(chǎn)、銷售于一體的生產(chǎn)型企業(yè)，公司自成立之日起，秉承“內(nèi)在價值，科技體現(xiàn)”的理念，在整個音頻擴聲領域的研發(fā)、生產(chǎn)與銷售過程中取得了眾多卓有成效的業(yè)績，目前已為800多家星級酒店、政府行政機關、企事業(yè)單位、各類院校提供整體擴聲系統(tǒng)設備。為超過5000家系統(tǒng)集成商、弱電工程商提供擴聲系統(tǒng)的整體解決方案，得到了越來越多用戶的好評。2惠聲科技采購業(yè)務賬務流程現(xiàn)狀分析廣州市惠聲電子科技有限公司主要經(jīng)營電子元件及組件制造;電子產(chǎn)品批發(fā);電子產(chǎn)品零售。公司需要大量采購以下原材料，如功放，橡皮邊喇叭，分頻器，倒相孔，高密度板，接線柱等原材料。有時候還會需要有效玻璃鋼防腐、塘瓷內(nèi)襯、零部件等。惠聲電子公司采用直線職能式的組織結構管理模式，主要包括生產(chǎn)部、銷售部、財務部、研發(fā)部和人事行政部五個部門。技術部、采購部、生產(chǎn)車間和質檢部都隸屬于生產(chǎn)部。采購部有2個員工負責。采購專員負責公司相關物料的采購、出入庫和相關倉儲管碑的工作。采購助理主要是協(xié)助和采購一些非生產(chǎn)性物料。物料入庫由質檢部負責檢查。圖1廣州市惠聲電子科技有限公司采購業(yè)務分工圖目前廣州市惠聲電子科技有限公司的物料采購流程比較的簡單，主要是生產(chǎn)部門提出采購需求申請，經(jīng)過權限領導審批后轉至采購部,采購部下采購訂單通知供應商送貨，供應商送貨至倉庫，倉庫核對數(shù)量后驗收入庫，需求部門直接向倉庫領取物料，同時質檢部門做好物料質量控制，財務部負責之后的付款事項。采購流程圖如下:圖2采購流程圖3惠聲科技采購業(yè)務賬務處理存在的問題3.1采購成本高原材料的訂貨成本、訂貨價格，然后還有就是運輸成本、保險費、裝卸費和相關的各種稅費等這些構成了原材料的主要采購成本，這樣就會相應的增加原材料的采購成本。目前公司沒有較為完善的與供應商對應的采購系統(tǒng)，在選擇供應商上面難度就會變大，也會導致供應商不能及時供貨，供貨產(chǎn)品不準確、不符合要求的數(shù)量等。由于是異地采購，采購過程中受到運輸距離、運輸價格以及運輸時間的限制致使運輸成本過高，原材料在運輸過程中易損壞。在采購前沒有制定較為完善的原材料采購計劃，把需要采購的各類材料編號和數(shù)量計劃清楚，收到貨物后需要的原材料缺貨，數(shù)量充足的原材料變得更多。這樣也會增加原材料的采購成本，使利潤變低，加著因為原材料所需的購貨數(shù)量不是很多，和供應商們討價還價的能力較低，采購成本偏高，無法用合理的價格取得足夠的原材料，公司需要進購的各類單品數(shù)量多。并且現(xiàn)階段公司在經(jīng)營方式上原材料主要多數(shù)以批發(fā)為主，批發(fā)價格比零售低很多，但是采購成本高加上賣出價格低，獲得的利潤就更低了。3.2付款制度不規(guī)范在采購過程中，采購員與供應商查看貨品后，簽訂合同，會支付一定的定金。按照正規(guī)流程，其尾款需要在貨到付款，并且是驗收貨物沒有瑕疵的基礎上實施的。但是由于公司并沒有重視這個環(huán)節(jié)，采購部門經(jīng)常在簽訂合同的同時把定金和尾款一同繳納，引起公司財務混亂和資金利用效率不高。在公司采購過程中，由于沒有建立合理合同簽訂和定金繳納流程，導致偶爾出現(xiàn)老賴情況，同時也給公司財務帶來了混亂，既有墊付的資金也有拖欠的資金，并且供應商提供的物料并不能保證每次都完美無缺，或是有瑕疵品出現(xiàn)，處理起來非常棘手。例如，采購員向化工廠采購一批橡膠，由于是長期合作的公司，采購員就在沒有驗貨的情況下交了全款。等質檢部隔天驗貨發(fā)現(xiàn)這一批橡膠由于天氣太熱的原因出現(xiàn)質量不合格的問題。3.3材料管理制度不合理廣州市惠聲電子科技有限公司出現(xiàn)了材料管理制度不合理的地方。例如，采購人員沒有對入庫商品進行入庫檢測，導致商品存在破損嚴重，數(shù)量不對，產(chǎn)品不對的一系列問題；采購人員采購的商品在沒有清點數(shù)量的情況下就進行了入庫，導致公司庫存積壓；入庫之后的貨品擺放不合理致使貨物堆積，存在物品找不到或者物品變質的問題；再加上入庫時貨物沒有條形碼或者標簽，導致公司貨物混亂。因此，廣州市惠聲電子科技有限公司需優(yōu)化材料管理制度，從根本上去解決問題，避免出現(xiàn)管理上的失誤。4惠聲科技采購業(yè)務賬務處理流程優(yōu)化方案4.1降低商品采購成本根據(jù)公司存在的問題，我認為應從采購發(fā)生之前進行整改，采購人員應該對公司的采購流程進行全方位了解，做好采購計劃，對原材料的整個采購過程加強監(jiān)管，分析出公司真正需要訂購的原材料，制定一個詳細全面的采購計劃，至少要有兩名成員進行，分工明確，一起商討采購計劃。然后一名負責專門采購，一名主要負責原材料驗收，兩名成員互相監(jiān)督管理，這樣有利于提高采購工作效率。其次采購人員應該熟悉原材料的庫存情況，對原材料做出一個全部品種目錄，對各類原材料的規(guī)格型號標碼具體化，對那些銷售得既好又快的原材料多加進貨，一些滯銷的產(chǎn)品采取淘汰制。也可以根據(jù)公司需要對一些急需的原材料進行采購儲存，以免影響工作效率，有利于更好的進行采購，節(jié)約采購時間。同時，采購過程中按照采購成本預算不僅僅是要堅持貨比三家的原則，在選擇價格和原材料質量都要相對合適的供貨商，需要對采購的原材料能夠及時供貨。進貨的價格是否符合現(xiàn)階段公司發(fā)展現(xiàn)狀，選擇毛利率較低的供貨商。其次，采購人員要對原材料采購各項要求與供應商交流清楚。各個方面要達成一致，再簽訂采購合同。最后，采購的原材料到達公司或指定的倉庫，要及對原材料進行驗收，對原材料認真檢察。驗收中發(fā)現(xiàn)的問題要及時與供應商聯(lián)系并解決問題。除此之外，還需要設置專門的采購檔案管理，把每次采購的記錄保存下來，設置庫存原材料明細賬，把每一筆都登記詳細。優(yōu)化后的原材料采購流程如圖：圖3優(yōu)化后的原材料采購流程4.2規(guī)范采購付款流程為了減少公司的損失，公司應完善其現(xiàn)在的采購付款流程。優(yōu)化的采購付款流程主要設計為6個步驟:第一采購付款申請:財務部專職人員以基礎信息技術平臺流轉過來的采購合同為準，一份合同填寫一份《匯款申請單》，并由經(jīng)辦人簽字，向上級申請。第二采購付款審批:采購付款根據(jù)付款的金額大小，按職位由低位向高位逐級審批。付款金額超過30萬元的由總經(jīng)理審批同意后方可匯款，付款金額在10~300萬元的由主管財務部的副總經(jīng)理審批同意后方可匯款，付款金額在10萬元以下的由財務部負責人審批同意后方可匯款。第三采購付款:匯款申請獲批后，由財務部專職人員通過網(wǎng)銀匯款，不得使用現(xiàn)金.通過網(wǎng)銀匯款成功后，將匯款成功的銀行網(wǎng)站回執(zhí)錄入基礎信息技術平臺，供采購流程中的前后環(huán)節(jié)相關人員查詢，并通過平臺通知采購流程后續(xù)部門——采購部。第四收貨驗收確認:采購部根據(jù)采購合同和匯款信息，與生產(chǎn)廠商聯(lián)系，督促發(fā)貨事宜。倉庫負責收貨確認數(shù)量，并將實收數(shù)量錄入基礎信息技術平臺。第五結算發(fā)票驗收:生產(chǎn)廠商根據(jù)合同約定開具結算發(fā)票，并交至倉庫，倉庫發(fā)票進行初步檢查，包括數(shù)量、單價等，無誤后將發(fā)票原件交至財務部。第六結算發(fā)票入賬:財務部對倉庫送來的材料進項發(fā)票再次進行驗證，驗證無誤后，按照財務會計準則入賬，并將發(fā)票信息錄入基礎信息技術平臺。改進后的付款流程，設定了分級審批授權，簡化了原來的審批程序，并借由信息平臺，簡化了合同、匯款等信息的流轉，增加了收貨、發(fā)票等信息內(nèi)容，不僅豐富了信息平臺的信息量，還方便了公司對付款結算的了解和掌控，以及業(yè)務關聯(lián)單位對付款結算流程進展情況的了解，使得整個采購付款流程更加透明。付款流程如圖4如所示。圖4付款流程圖4.3完善材料管理制度根據(jù)公司材料管理制度上的問題，應該從以下方面進行整改：第一個方面貨品進行入庫之前應該進行入庫的檢測工作。檢驗時需要檢驗員與商戶同時在場，針對出現(xiàn)的破損及數(shù)量不對的問題，需要商戶與檢驗員填寫詳細檢驗清單，如果沒有檢驗清單、商戶沒有簽字等問題需要檢驗員自行承擔責任。第二個方面針對入庫貨物擺放不合理的問題應制定貨物擺放標準。倉庫管理人員應熟悉貨物的擺放地點，進行擺放后的檢查工作，通過無線射頻技術查對貨物擺放是否正確，保管人員應及時對進入自己保管區(qū)域的貨物進行核對，盤點員進行不定期的盤點作業(yè)等等。第三個方面針對貨物入庫不及時的問題，倉庫管理人員應及時監(jiān)督檢查入庫率，充分利用叉車的效率，減少入庫的操作環(huán)節(jié)，提高入庫效率。例如，實行批量入庫，進行存儲入庫。第四個方面針對貨物入庫沒有條形碼或者標簽的問題，廣州市惠聲電子科技有限公司應對倉庫物資進行編號入庫。針對不同的貨物進行標碼和編碼，手工建立貨物進出庫卡片，分別按照產(chǎn)品類別登記貨品名稱、貨號、出入庫時間、數(shù)量等等?？ㄆ诸惞芾恚皶r登記，避免貨物的混亂。5總結根據(jù)前文提出的問題和相應的解決方案來說可以看出，降低原材料采購成本、規(guī)范采購付款流程、優(yōu)化材料采購出入庫流程、是廣州市惠聲電子科技有限公司采購設計流程不可缺少的解決措施。良好的原材料采購環(huán)節(jié)是物流管理不可忽視的一環(huán)，也是公司經(jīng)營管理重要組成部分。事關到公司關鍵的財務管理問題，影響公司整體運營和成本支出，并且能夠完美反映經(jīng)營狀況和具體問題?，F(xiàn)在的社會發(fā)展形勢下，優(yōu)化原材料采購制度，提高原材料采購水平是公司發(fā)展的必要條件，應合理制定會采購管理制度，改善原材料采購中的內(nèi)部控制，提高各部門人員的綜合素質，學習一些關于采購質量管理一些重要方法，同時結合自身發(fā)展的優(yōu)點來分析采購中會出現(xiàn)的問題，優(yōu)化采購核算工作，提