衡陽市生活家家居裝飾有限公司員工借支管理制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)目錄1衡陽生活家家居有限公司簡介 衡陽市生活家家居裝飾有限公司員工借支管理制度優(yōu)化設(shè)計(jì)1衡陽生活家家居有限公司簡介衡陽市生活家家居有限公司位于衡陽市珠暉區(qū)苗圃路，主要提供裝修、家居、建筑裝飾等服務(wù)。企業(yè)利用充裕的資金在衡陽市周邊地區(qū)建設(shè)自己的實(shí)體門店，例如西渡、常林等地區(qū)。各地區(qū)的實(shí)體門店滿足客戶眼見為實(shí)的要求，面對面的交流利于滿足客戶裝修的意愿，解決客戶煩惱的善后問題，擴(kuò)寬了公司的市場。公司為顧客提供設(shè)計(jì)、裝修、生活家居一條龍服務(wù)的同時，各地區(qū)有實(shí)體門店能夠?yàn)榭蛻籼岣吒昝赖姆?wù)。企業(yè)的發(fā)展前景備受投資者的肯定，于2019年正式成為深圳生活家家居裝飾工程有限公司的分公司，成為深圳生活家公司在衡陽地區(qū)的代表，擁有更豐富的這資金、技術(shù)。2公司員工借支管理現(xiàn)狀生活家公司在迅速發(fā)展的同時也產(chǎn)生了許多問題，如果將這些問題置之不理將對公司的長遠(yuǎn)發(fā)展產(chǎn)生影響。一般情況下節(jié)假日是家居裝修公司創(chuàng)造營業(yè)額的時機(jī)，也是銷售人員獲得獎金的機(jī)會，然而在生活家公司中，銷售人員在節(jié)假日的工作積極性不高，甚至不愿出差。經(jīng)了解，原因是一部分出差人員因公出差產(chǎn)生的住宿費(fèi)、交通費(fèi)、餐食費(fèi)無法及時報(bào)銷，各類人員報(bào)銷比例也不一致。例如，銷售經(jīng)理可以快速報(bào)銷自己的出差費(fèi)用和個人消費(fèi)，而普通的銷售人員只能報(bào)銷一半比例的食宿費(fèi)用，打擊員工工作的積極性。造成大量報(bào)銷單累積，財(cái)務(wù)人員無法及時審核報(bào)銷差旅費(fèi)，也無法正確計(jì)算費(fèi)用，最終致使企業(yè)利潤與稅費(fèi)核算混亂。財(cái)務(wù)部門還有大量的員工借款單據(jù)，大部分借款原因是員工個人超前消費(fèi)，占用營業(yè)資金，企業(yè)也要承擔(dān)壞賬的風(fēng)險(xiǎn)。3公司員工借支管理存在的問題3.1沒有明確的員工借支額度管理公司財(cái)務(wù)賬上存在部分員工的大額借款，這些員工因買房、買車向公司借款，公司管理層因親屬關(guān)系批準(zhǔn)借款，其批準(zhǔn)金額在十萬到三十萬不等，占用公司有限的流動資金。員工減輕了自己的資金壓力，卻使得企業(yè)資金負(fù)擔(dān)加重。部分為實(shí)習(xí)員工因工資低，卻喜歡超前消費(fèi)，向門店店長借款。各門店店長為了挽留人才，有時直接批準(zhǔn)實(shí)習(xí)員工的借款。其次，部分銷售人員占著親屬關(guān)系的便利報(bào)銷大額的差旅費(fèi)用，其中大部分費(fèi)用為員工的個人享受消費(fèi)，如化妝品、奢侈品、高檔的食宿等。而其他普通員工正常的差旅費(fèi)無法報(bào)銷，員工利益得不到保障，打擊普通員工的工作積極性，加劇不良風(fēng)氣在公司內(nèi)部的盛行。3.2員工借支報(bào)銷審批流程繁瑣生活家公司部門領(lǐng)導(dǎo)簽字的出差單員工填寫報(bào)銷單管理中心領(lǐng)導(dǎo)證明簽字部門領(lǐng)導(dǎo)簽字的出差單員工填寫報(bào)銷單管理中心領(lǐng)導(dǎo)證明簽字會計(jì)審核報(bào)銷單和發(fā)票財(cái)務(wù)經(jīng)理簽字總經(jīng)理簽字總裁簽字出納付款圖1員工借支報(bào)銷流程圖報(bào)銷單要經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)層層簽字后才能交圖1員工借支報(bào)銷流程圖3.3員工借支報(bào)賬審核混亂在生活家公司內(nèi)部，存在一些員工利用差旅費(fèi)報(bào)銷時間長的漏洞，進(jìn)行高出標(biāo)準(zhǔn)的報(bào)銷或者進(jìn)行虛假報(bào)銷。例如員工給與商家差價(jià)，讓商家虛開發(fā)票，利于虛開的發(fā)票多報(bào)銷費(fèi)用，或者出差結(jié)束后，重新補(bǔ)開發(fā)票。而財(cái)務(wù)人員因?yàn)閳?bào)銷時間過長，難以鑒別發(fā)票真實(shí)性和發(fā)票的準(zhǔn)確性。還有部分員工喜歡累積報(bào)銷，將上月出差費(fèi)用與這月出差費(fèi)用一起報(bào)銷，甚至有跨年度的差旅費(fèi)報(bào)銷，財(cái)務(wù)人員為了簡便，將小金額做一次性分錄，這將導(dǎo)致出差費(fèi)用結(jié)算集中，占用有限的資金的同時，還導(dǎo)致會計(jì)賬目不清，會計(jì)核算混亂。3.4大量員工借支逾期生活家公司在給予員工借款便利的同時，因員工無法及時歸還借款，出現(xiàn)大量的的員工借款逾期。例如員工的因車貸、房貸的大額借款，員工無及時償還借款的能力，只能拖欠借款，企業(yè)無法收回借款，需要承擔(dān)壞賬的風(fēng)險(xiǎn)。還有部分實(shí)習(xí)員工在試用期的借款，實(shí)習(xí)員工在試用期結(jié)束后直接離職，直接失去聯(lián)系致使無法追回借款。不斷累積的員工借款金額，像雪球一樣越滾越大，且此類壞賬損失無法作為費(fèi)用處理，也不能在稅前扣除，只能作為企業(yè)的營業(yè)外支出處理，增加企業(yè)的流動資金負(fù)擔(dān)。4員工借支管理優(yōu)化設(shè)計(jì)4.1明確員工借支額度公司應(yīng)針對員工所在崗位和職業(yè)來規(guī)定相應(yīng)的借支額度。因公借支的，由財(cái)務(wù)人員根據(jù)事由核定借支額度，員工借款必須填寫借支單，明確借支金額和償還時間，前款未清的，不允許再次以同一事由辦理借支。面對實(shí)習(xí)員工的借支，要嚴(yán)格審批，了解借支原因與其家庭背景并簽訂借支合同。限制因私借支，明確規(guī)定員工的日常借支不得超過員工工資的二分之一，針對具有親屬關(guān)系員工的大額借支，財(cái)務(wù)人員要嚴(yán)格執(zhí)行員工借支程序，不隨意付款。其次，管理階層要提高自身的會計(jì)意識，公私分明，不得以任何理由占用公司資金用于私人開支。確實(shí)因個人原因需要借支的，根據(jù)員工崗位工資，以預(yù)支工資形式核定借支額度。如下表：表1員工因私預(yù)支工資額度員工職位崗位工資標(biāo)準(zhǔn)員工預(yù)支工資額度高管人員12000元<=6000元經(jīng)理人員8000元<=5000元銷售人員6000元+提成<=5000元普通職員4500元<=2000元實(shí)習(xí)員工2000元不得預(yù)支工資銷售人員薪資由底薪加提成組成，可以根據(jù)其提成適當(dāng)增加借支額度，給與銷售人員一定的鼓勵。員工特殊困難時期的借支，可以根據(jù)實(shí)際情況酌情處理。例如，非實(shí)習(xí)期員工因父母疾病急需醫(yī)療費(fèi)，可以給予借支，但需要要簽訂長期勞務(wù)合同，降低損失風(fēng)險(xiǎn)。4.2員工借支報(bào)銷流程優(yōu)化設(shè)計(jì)4.2.1簡化報(bào)銷流程可以圖2優(yōu)化后的報(bào)銷流程通過簡化員工報(bào)銷的審批流程，提高公司對員工借支的管理效率。去除填寫出差單據(jù)并審核的步驟，員工填寫一張報(bào)銷單就可，縮短報(bào)銷流程。所有報(bào)銷單交至管理中心，由管理中心領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一核實(shí)報(bào)銷單和員工出差的真實(shí)性。優(yōu)化后的報(bào)銷流程如下圖所示：圖2優(yōu)化后的報(bào)銷流程優(yōu)化后的報(bào)審核流程，設(shè)置了報(bào)銷額度，大于五千的報(bào)銷額度才需要總裁簽字過目，小額度報(bào)銷無需總裁簽字，使員工的小額差旅費(fèi)用更快的得到報(bào)銷。也減輕總裁的工作負(fù)擔(dān)，作為公司的決策者，有更多的時間來完成自己的本職工作。4.2.2采用多元化的報(bào)銷方式引入公司線上費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)，不局限于單一的手工紙質(zhì)發(fā)票的報(bào)銷方式，這就擁有了線上費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)和線下手工紙質(zhì)報(bào)銷兩種報(bào)銷方式。在現(xiàn)代的大數(shù)據(jù)時代，在外支付一般使用移動支付，可以形成電子發(fā)票，其產(chǎn)生的電子發(fā)票可以直接導(dǎo)入公司財(cái)務(wù)系統(tǒng)中，減少紙質(zhì)發(fā)票的傳遞時間和丟失風(fēng)險(xiǎn)，縮短報(bào)銷單審核的時間，提高工作效率。沒有形成電子發(fā)票的支付，員工可以采用線下紙質(zhì)報(bào)銷，滿足公司員工不同的報(bào)銷需求。另一方面公司費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)可以幫助財(cái)務(wù)人員嚴(yán)格執(zhí)行報(bào)銷審批流程，在電子報(bào)銷系統(tǒng)中沒有上一流程管理員的簽字就無法傳遞到下個流程管理員的手中，不僅規(guī)范員工借支報(bào)銷流程，還增加報(bào)銷流程的透明度。4.3規(guī)范員工借支報(bào)銷審核4.3.1明確報(bào)銷范圍為減少員工將個人消費(fèi)轉(zhuǎn)嫁公司的風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)制定詳細(xì)的報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)和報(bào)銷范圍。根據(jù)往年的出差費(fèi)用的數(shù)據(jù)，并通過實(shí)時查詢互聯(lián)網(wǎng)相關(guān)的服務(wù)價(jià)格，制定詳細(xì)的企業(yè)差旅費(fèi)預(yù)算。管理中心可以為財(cái)務(wù)部門提供出差人員的出差地點(diǎn)、出差原因和交通方式。財(cái)務(wù)人員根據(jù)出差地的發(fā)展水平結(jié)合往常的報(bào)銷額度制定報(bào)銷范圍，對于員工的食宿費(fèi)用超過范圍的部分，不予報(bào)銷，引導(dǎo)員工勤儉的習(xí)慣。差旅費(fèi)的報(bào)銷可參照下表進(jìn)一步優(yōu)化。項(xiàng)目表2差旅費(fèi)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)（單位：元）項(xiàng)目級別住宿費(fèi)（元/人.天)餐食費(fèi)（元/人.天)市內(nèi)交通費(fèi)（元/人.天)高層管理憑票據(jù)實(shí)報(bào)銷憑票據(jù)實(shí)報(bào)銷憑票據(jù)實(shí)報(bào)銷中層管理出差地三星酒店標(biāo)準(zhǔn)<150憑票按里程核準(zhǔn)一般員工出差地經(jīng)濟(jì)適用酒店標(biāo)準(zhǔn)<100憑票限額50元以內(nèi)表項(xiàng)目3差旅費(fèi)長途交通費(fèi)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)（單位：元）項(xiàng)目級別飛機(jī)高鐵、火車自駕車高層管理商務(wù)艙商務(wù)座、一等座、軟臥憑票據(jù)實(shí)報(bào)銷中級管理經(jīng)濟(jì)艙二等座、軟臥憑票據(jù)實(shí)報(bào)銷一般員工緊急情況可乘坐經(jīng)濟(jì)艙二等座、硬臥4.3.2明確報(bào)銷時限公司應(yīng)規(guī)定每次出差回來后的報(bào)銷時限。針對員工累積報(bào)銷的現(xiàn)象對癥下藥，明文規(guī)定員工出差回公司后三天之內(nèi)必須提交報(bào)銷單，并且提供相關(guān)原始憑證。員工每次的出差報(bào)銷只能報(bào)銷本次的行程費(fèi)用，不得累積報(bào)銷。對于員工的逾期報(bào)銷和累積報(bào)銷可以給予相應(yīng)的處罰。例如逾期一周的員工報(bào)銷，規(guī)定只能報(bào)銷百分之七十的出差費(fèi)用；逾期一個月報(bào)銷則報(bào)銷比例為百分之三十。對于仍然累積報(bào)銷的員工，給予不予報(bào)銷的處罰。4.4加強(qiáng)逾期員工借支管理4.4.1定期清理借款面對各員工的大量借款，制定規(guī)章制度要求財(cái)務(wù)部門定期清理員工借款。每月月底清理員工借款，對于即將到期的借款，要提醒借款人員還款時間。對于員工的逾期借款，可以制定相應(yīng)的處罰措施。對于有能力償還借款卻不愿意還款的員工，可以采取以下處罰措施；首先取消該員工的獎金和其它獎勵，對于借款不還并且不服從公司處罰的員工，先給與律師函警告，然后對于仍然拒絕還款的員工可以依法起訴，利用法律程序追回借款。對于無力還款的員工可以按照還款制度安排。年底匯總員工借款，將到期借款和未到期借款進(jìn)行分類，核算當(dāng)年逾期借款，并計(jì)提相應(yīng)的壞賬比例。4.4.2制定還款管理措施給予員工借款要簽訂借款合，同時約定員工的還款方式。員工可以自主選擇一次性償還借款還是分期償還借款。對于無能力一次性償還的員工，公司可以在簽訂借款合同時，約定每月從員工工資中扣除相應(yīng)的金額償還借款和借款利息，可以根據(jù)借款金額適當(dāng)延長勞務(wù)合同；如果員工不愿服從還款安排，可以給予取消獎金、升職獎勵的處罰。面對實(shí)習(xí)員工的借款，明確要求實(shí)習(xí)員工在償還借款后方可離職，如果不愿歸還借款并擅自離職可以對其提起訴訟，采取司法程序以減少損失。5小結(jié)針對于企業(yè)重要資金隘口，各項(xiàng)借支制度優(yōu)化設(shè)計(jì)有利于生活家家居公司對借款與報(bào)銷項(xiàng)目的管理質(zhì)量，促使企業(yè)未來健康持續(xù)發(fā)展。首先，明確規(guī)定員工的借款額度，有利于減少一些員工謀私的行為，減輕企業(yè)營業(yè)資金的負(fù)擔(dān)，使得真正困難的員工有錢可借，提高員工對公司的忠誠。其次，優(yōu)化報(bào)銷審批流程和線上電子報(bào)銷方式的引入、制定明確的報(bào)銷項(xiàng)目和額度，促使出差人員的報(bào)銷更透明快捷，累計(jì)報(bào)銷、虛假報(bào)銷現(xiàn)象減少，減輕財(cái)務(wù)人員的工作負(fù)擔(dān)的同時，幫助公司嚴(yán)格管理差旅費(fèi)用，減少企業(yè)資金的亂用、濫用。最后，嚴(yán)格推行、并落實(shí)借款逾期的處罰和管理措施，減輕企業(yè)的壞賬負(fù)擔(dān)，減少不必要資金流失。參考資料[1]黃秀蕓