湖南鼎勝網(wǎng)絡(luò)科技有限公司銷售與收款內(nèi)部控制制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)目錄1 公司簡(jiǎn)介 湖南鼎勝網(wǎng)絡(luò)科技有限公司銷售與收款內(nèi)部控制制度優(yōu)化設(shè)計(jì)公司簡(jiǎn)介湖南鼎勝網(wǎng)絡(luò)科技有限公司于2012年08月05日成立，其法定代表人是羅敏，公司經(jīng)營(yíng)范圍包括：網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通訊產(chǎn)品、通訊技術(shù)、電子技術(shù)的研發(fā)、電子商務(wù)平臺(tái)的建設(shè)、信息系統(tǒng)集成服務(wù)、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)研發(fā)和維護(hù)等。該公司是中國(guó)領(lǐng)先的新媒體產(chǎn)品與服務(wù)供應(yīng)商，是一家擁有多項(xiàng)自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)并開(kāi)通湖南省經(jīng)信委認(rèn)定的軟件公司。該公司的最高職位為總經(jīng)理，還包括人力資源部門、市場(chǎng)部門、財(cái)務(wù)部門、研發(fā)部門和后勤部門，其組織結(jié)構(gòu)圖如圖所示?？偨?jīng)理總經(jīng)理總經(jīng)理助理人力資源部市場(chǎng)部財(cái)務(wù)部研發(fā)部后勤部總監(jiān)助理市場(chǎng)總監(jiān)銷售員財(cái)務(wù)總監(jiān)出納技術(shù)員主管研發(fā)總監(jiān)采購(gòu)員庫(kù)管員圖1公司組織結(jié)構(gòu)圖公司銷售與收款內(nèi)部控制現(xiàn)狀與存在的主要問(wèn)題現(xiàn)狀湖南鼎勝網(wǎng)絡(luò)科技有限公司是一個(gè)科技類公司，其創(chuàng)立者是依靠獨(dú)有的科學(xué)技術(shù)完成了資本的原始累計(jì)，該公司的管理高層對(duì)市場(chǎng)的判斷是非常敏銳的，對(duì)他們而言，市場(chǎng)和客戶是最重要的，并且他們對(duì)銷售與收款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制是不看好的，對(duì)其具體內(nèi)容也了解甚少，因此，銷售與收款環(huán)節(jié)內(nèi)部控制逐漸被偏廢了，公司內(nèi)部的管理弊端也日益涌現(xiàn)。存在的主要問(wèn)題銷售環(huán)節(jié)缺乏對(duì)客戶的信用評(píng)估因?yàn)楹隙倬W(wǎng)絡(luò)科技有限公司的銷售與收款內(nèi)部控制制度不完善，導(dǎo)致公司內(nèi)部的銷售團(tuán)隊(duì)缺乏規(guī)范的制度管理，銷售員工為了搶占客戶和提升業(yè)績(jī)，在其最重要的銷售環(huán)節(jié)缺乏對(duì)客戶的信用評(píng)估，從而出現(xiàn)了賒賬或者賴賬等行為，雖然銷售數(shù)量提高了，但每月或每年的銷售收入并不會(huì)有顯著的提升，反而形成了許多壞賬，給公司造成了經(jīng)濟(jì)損失。收款制度不完善湖南鼎勝網(wǎng)絡(luò)科技有限公司的收款制度不夠完善，條例制度不夠詳細(xì)，對(duì)于銷售退補(bǔ)和折讓，以及壞賬處理等缺少明確的制度規(guī)范，導(dǎo)致賬務(wù)處理工作落不到實(shí)處。另外，崗位分離制度執(zhí)行不到位，發(fā)貨與記賬工作出現(xiàn)了一人多崗的行為，這也是收款制度不完善的表現(xiàn)。銷售與收款流程不合理對(duì)于湖南鼎勝網(wǎng)絡(luò)科技有限公司而言，銷售與收款是其最重要的兩個(gè)部分，該公司雖然有一定的銷售與收款流程，但具體的步驟不夠合理，比如，在進(jìn)行一項(xiàng)銷售業(yè)務(wù)之前，沒(méi)有做好相應(yīng)的銷售計(jì)劃，主管人員沒(méi)有將工作合理安排給下屬人員，從而導(dǎo)致上傳下達(dá)出現(xiàn)差錯(cuò)，這些都會(huì)影響整個(gè)銷售業(yè)務(wù)的進(jìn)程，并且非常容易給公司帶來(lái)?yè)p失，同時(shí)，也浪費(fèi)公司員工的時(shí)間與精力。公司銷售與收款環(huán)節(jié)各崗位職責(zé)不清楚湖南鼎勝網(wǎng)絡(luò)科技有限公司存在銷售與收款環(huán)節(jié)崗位職責(zé)不清的現(xiàn)象，導(dǎo)致這個(gè)現(xiàn)象的主要原因是銷售與收款內(nèi)部控制制度不健全，例如，該公司的銷售部員工在完成銷售任務(wù)收款時(shí)，為了方便，直接自己代收貨款，這種行為是違背了不相容崗位分離的原則。不僅如此，該公司在銷售與收款業(yè)務(wù)中經(jīng)常出現(xiàn)的錯(cuò)誤還有很多，比如，銷售憑證保管不嚴(yán)、造成資本流失等，這些都與該公司內(nèi)部員工崗位分工不清楚有所聯(lián)系，這樣的行為對(duì)本公司造成了不可挽回的損失。銷售與收款風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)薄弱，缺少風(fēng)險(xiǎn)防控措施該公司銷售與收款風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)薄弱主要包括兩個(gè)方面，第一個(gè)方面是管理人員風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)薄弱，比如公司開(kāi)發(fā)出新的產(chǎn)品，在開(kāi)發(fā)市場(chǎng)的過(guò)程中，有些盲目，沒(méi)有制定有效且合理的競(jìng)爭(zhēng)戰(zhàn)略，過(guò)低評(píng)價(jià)銷售與收款的風(fēng)險(xiǎn)，并且沒(méi)有制定風(fēng)險(xiǎn)防控措施，這對(duì)于本公司的長(zhǎng)期可持續(xù)發(fā)展非常不利。另一方面，是銷售與收款業(yè)務(wù)的工作人員的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)薄弱，在工作過(guò)程中，經(jīng)驗(yàn)不足的工作人員對(duì)于公司內(nèi)部控制制度不夠了解，在銷售的過(guò)程中缺乏對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的辨別能力，與財(cái)務(wù)部門的配合不夠緊密，部門之間的上下銜接不緊密，這樣非常容易在應(yīng)收賬款和壞賬準(zhǔn)備環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題，從而降低銷售質(zhì)量。公司銷售與收款內(nèi)部控制制度優(yōu)化設(shè)計(jì)健全銷售管理制度，加強(qiáng)客戶信用評(píng)估湖南鼎勝網(wǎng)絡(luò)科技有限公司為了健全銷售管理制度，對(duì)公司產(chǎn)品的銷售流出、客戶管理、資金流入、應(yīng)收賬款的管理等進(jìn)行了嚴(yán)苛的規(guī)定，特別是加強(qiáng)了客戶的信用評(píng)估，制定出相應(yīng)的評(píng)估分析流程或者評(píng)估項(xiàng)目（見(jiàn)表1），規(guī)定由客戶填寫相關(guān)的具體信息，由市場(chǎng)部門對(duì)客戶進(jìn)行分類并進(jìn)行相應(yīng)經(jīng)驗(yàn)業(yè)績(jī)和不良行為的調(diào)查與填寫，由財(cái)務(wù)部門完成客戶相關(guān)財(cái)務(wù)狀態(tài)的調(diào)查與填寫，最后由銷售部門完成對(duì)客戶的信用等級(jí)評(píng)定。。表1客戶信用評(píng)估表客戶信用評(píng)估表A客戶填寫企業(yè)全稱：經(jīng)營(yíng)范圍：經(jīng)營(yíng)地址：注冊(cè)地址：電話號(hào)碼：傳真號(hào)碼：企業(yè)性質(zhì)：財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人：法定代表人：經(jīng)驗(yàn)負(fù)責(zé)人：職工人數(shù)：開(kāi)戶銀行及賬號(hào)：業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)人簽章：客戶簽章：B市場(chǎng)部門填寫客戶分類：規(guī)模及行業(yè)影響力：客戶的經(jīng)驗(yàn)管理水平：合作緊密度，是否經(jīng)驗(yàn)同業(yè)競(jìng)爭(zhēng)產(chǎn)品：經(jīng)驗(yàn)業(yè)績(jī)：其他不良行為（是否有拒付和減少付款行為)：銷售代表簽字：銷售主管簽字：C財(cái)務(wù)部門填寫凈資產(chǎn)：資產(chǎn)負(fù)債率：流動(dòng)比率：速動(dòng)比率：銷售利潤(rùn)率：負(fù)債凈值比率：應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)次數(shù)：客戶資產(chǎn)管理及盈利能力：財(cái)務(wù)代表簽字：財(cái)務(wù)主管簽字：D信用等級(jí)評(píng)定客戶信用等級(jí)：評(píng)定人簽字：完善公司收款制度湖南鼎勝網(wǎng)絡(luò)科技有限公司要完善收款制度，必須嚴(yán)令禁止銷售部門或者其他部門的工作人員直接收取貨款，這樣才能特定程度上確保貨款的安全。另外，公司還制定了合理的催收制度，如果對(duì)方客戶未在規(guī)定時(shí)期內(nèi)交付貨款，由財(cái)務(wù)人員按期進(jìn)行統(tǒng)計(jì)并及時(shí)反饋，由銷售人員與客戶及時(shí)進(jìn)行溝通和催促，如果對(duì)方不配合，形成長(zhǎng)期的大量的應(yīng)收賬款，必要時(shí)采取法律手段進(jìn)行催促。制定合理的收款制度不僅能改善公司的經(jīng)濟(jì)狀態(tài)，更會(huì)促進(jìn)公司的全面發(fā)展。制定合理的銷售與收款內(nèi)部控制流程銷售與收款是一個(gè)長(zhǎng)期且復(fù)雜的過(guò)程，擁有完整和具體的流程對(duì)于公司的業(yè)務(wù)進(jìn)程有很大的幫助，能大大提高工作效率，從而達(dá)成優(yōu)質(zhì)合作。因此，湖南鼎勝網(wǎng)絡(luò)科技有限公司量身定制了銷售與收款內(nèi)部控制具體流程（見(jiàn)圖2），該流程始于受理訂單與編制銷售計(jì)劃，終于清理、終止合同，共有9個(gè)環(huán)節(jié)，每個(gè)環(huán)節(jié)都有具體的工作，能夠保證銷售與收款環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)處理流程通暢，達(dá)到理想的效果。該流程在實(shí)施過(guò)程中，需要注意對(duì)客戶的信用度進(jìn)行審核，每個(gè)部門的工作人員之間要相互配合，環(huán)環(huán)相扣，發(fā)揮最大的效益。99.清理、終止合同8.盤點(diǎn)對(duì)賬7.銷售折讓或退貨6.財(cái)務(wù)開(kāi)票與記賬5.組織銷售與收款4.簽訂銷售合同3.生產(chǎn)訂單2.審定銷售方案和信用政策1.受理訂單與編制銷售計(jì)劃銷售與收款業(yè)務(wù)流程圖2銷售與收款內(nèi)部控制具體流程圖公司內(nèi)部建立崗位責(zé)任制度，一人一崗湖南鼎勝網(wǎng)絡(luò)科技有限公司為了提升工作效益，降低錯(cuò)誤率，根據(jù)業(yè)務(wù)內(nèi)容，設(shè)立了相應(yīng)的銷售、發(fā)貨以及收款等職位，明確其職責(zé)和權(quán)限，建立崗位責(zé)任制，實(shí)現(xiàn)一人一崗，各司其職，各司其責(zé)，相互制約。具體崗位職責(zé)表如下：表2湖南鼎勝網(wǎng)絡(luò)科技有限公司崗位職責(zé)表部門崗位具體職責(zé)管理層總經(jīng)理是該公司的最高領(lǐng)導(dǎo)，是整個(gè)公司的負(fù)責(zé)人；是市場(chǎng)部門和財(cái)務(wù)部門的直接領(lǐng)導(dǎo)人，對(duì)該公司內(nèi)部控制制度的制定擁有重大的話語(yǔ)權(quán)。助理幫助領(lǐng)導(dǎo)完成工作部署，傳達(dá)總經(jīng)理的工作安排。市場(chǎng)部市場(chǎng)總監(jiān)是該公司產(chǎn)品銷售的責(zé)任人，對(duì)下屬人員安排每月的銷售任務(wù)，督促銷售人員盡快完成銷售業(yè)績(jī)；落實(shí)和計(jì)劃公司年度市場(chǎng)預(yù)算；負(fù)責(zé)統(tǒng)籌公司產(chǎn)品的市場(chǎng)規(guī)劃、調(diào)研及推廣。銷售員工負(fù)責(zé)銷售和推廣本公司產(chǎn)品，和客戶洽談，盡量促成合作；完成領(lǐng)導(dǎo)下傳的各項(xiàng)任務(wù)。財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)總監(jiān)是整個(gè)公司財(cái)務(wù)的負(fù)責(zé)人，銷售貨物之后，由財(cái)務(wù)總監(jiān)收取貨款，并仔細(xì)對(duì)賬；制定公司財(cái)務(wù)目標(biāo)、政策及操作程序；和公司負(fù)責(zé)人確定財(cái)務(wù)計(jì)劃，對(duì)公司每月和每年的財(cái)務(wù)報(bào)表做出詳細(xì)分析。出納負(fù)責(zé)現(xiàn)金的收支和保管；記好現(xiàn)金明細(xì)賬；完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)。后勤部庫(kù)管員根據(jù)發(fā)貨單向客戶公司發(fā)貨，并做好登記，與相關(guān)工作人員對(duì)接好工作，要時(shí)刻注意貨物的動(dòng)向，避免出錯(cuò)。采取措施降低銷售與收款的風(fēng)險(xiǎn)概率設(shè)定銷售與收款的內(nèi)部控制目標(biāo)與要點(diǎn)湖南鼎勝網(wǎng)絡(luò)科技有限公司為了削弱銷售與收款的風(fēng)險(xiǎn)力度，重新設(shè)定了銷售與收款的內(nèi)部控制的目標(biāo)和要點(diǎn)，具體詳細(xì)的目標(biāo)與要點(diǎn)可以幫助員工盡快地完成初期工作，避免一些常見(jiàn)的小錯(cuò)誤發(fā)生，能夠盡可能的提高工作效率，更方便管理層人員對(duì)下屬的管理。具體內(nèi)部控制目標(biāo)與要點(diǎn)如下：表3內(nèi)部控制目標(biāo)與要點(diǎn)內(nèi)部控制目標(biāo)內(nèi)部控制要點(diǎn)貨物是否已將如實(shí)到達(dá)每一位客戶的手中銷售貨物的發(fā)票和記賬單是否已經(jīng)編號(hào)做到賬實(shí)相符，已經(jīng)登記入賬業(yè)務(wù)的數(shù)量與已發(fā)貨的數(shù)量一致，并且已經(jīng)開(kāi)好正確的收款單該批貨物的銷售價(jià)格和運(yùn)費(fèi)以及付款條件是否由一個(gè)人確定，以免遭到泄露所有銷售業(yè)務(wù)進(jìn)行正確分類，不能出錯(cuò)采用會(huì)計(jì)科目表是否正確；內(nèi)部復(fù)核和核實(shí)正在進(jìn)行的或者已經(jīng)完成的業(yè)務(wù)都已經(jīng)及時(shí)記錄在合適且正確的時(shí)間開(kāi)收款單，登帳一定要正確無(wú)誤財(cái)務(wù)人員將已經(jīng)完成的業(yè)務(wù)正確記入明細(xì)賬和匯總公司財(cái)務(wù)主管每個(gè)月進(jìn)行仔細(xì)對(duì)賬，以免出現(xiàn)錯(cuò)誤設(shè)立嚴(yán)格的銷售與收款內(nèi)部核查程序湖南鼎勝網(wǎng)絡(luò)科技有限公司設(shè)立嚴(yán)格的銷售與收款內(nèi)部核查程序，該程序包括檢查銷售發(fā)票的連續(xù)性、查閱顧客的信用情況、核對(duì)主營(yíng)業(yè)務(wù)收入明細(xì)賬、核對(duì)銷售發(fā)票與憑證上的數(shù)量、核對(duì)原始憑證與會(huì)計(jì)科目表、核對(duì)總賬等。由市場(chǎng)部門、財(cái)務(wù)部門抽精干力量組成核查小組每季度定期進(jìn)行核查，這樣可以加強(qiáng)公司治理，對(duì)內(nèi)部員工有更強(qiáng)的制約作用，實(shí)現(xiàn)公司的高效運(yùn)營(yíng)，保證資金的充分利用，切實(shí)維護(hù)本公司的管理層、客戶和銷售與收款員工的權(quán)益，還完善了本公司的內(nèi)部結(jié)構(gòu)。具體核查程序如下：檢查銷售發(fā)票的連續(xù)性檢查銷售發(fā)票的連續(xù)性查閱顧客的信用情況查閱顧客的信用情況核對(duì)主營(yíng)業(yè)務(wù)收入明細(xì)賬內(nèi)部核查程序核對(duì)主營(yíng)業(yè)務(wù)收入明細(xì)賬內(nèi)部核查程序核對(duì)銷售發(fā)票與憑證上的數(shù)量核對(duì)銷售發(fā)票與憑證上的數(shù)量核對(duì)原始憑證與會(huì)計(jì)科目表核對(duì)原始憑證與會(huì)計(jì)科目表核對(duì)總賬核對(duì)總賬圖3內(nèi)部核查程序流程圖創(chuàng)設(shè)新老客戶信用審查制度湖南鼎勝網(wǎng)絡(luò)科技有限公司作為一個(gè)銷售自主研發(fā)產(chǎn)品的公司，客戶對(duì)于該公司而言是不可缺少的，我們需要獲得客戶的支持，在成交任何一項(xiàng)業(yè)務(wù)時(shí)，對(duì)客戶的信用度調(diào)查都很重要。建立客戶檔案是為了降低壞賬風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)必須對(duì)老客戶和新客戶進(jìn)行審查，審查內(nèi)容如下：表4新老客戶審查內(nèi)容表老客戶新客戶審查內(nèi)容查詢其過(guò)去的成交記錄或者消費(fèi)記錄，確認(rèn)其是否一直具有良好的商業(yè)信譽(yù)和口碑要求提供能夠證明其信用度的資料和最近兩年的財(cái)務(wù)報(bào)表，通過(guò)分析資料和財(cái)務(wù)報(bào)表來(lái)決定是否接受其訂單審查本次訂購(gòu)的數(shù)量是否異常，是否和往常訂購(gòu)的數(shù)量相差不多，如果突然訂購(gòu)非常多，審查負(fù)責(zé)人要去對(duì)方公司進(jìn)行實(shí)地考察當(dāng)客戶不能提供資料時(shí)，公司可以對(duì)本次訂單規(guī)模最大供貨數(shù)量進(jìn)行控制，或者對(duì)供貨次數(shù)進(jìn)行限制，以及要求對(duì)方付押金老客戶訂單必須得到銷售部負(fù)責(zé)人的同意和簽字新客戶的購(gòu)貨訂單要詢問(wèn)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)以及銷售部負(fù)責(zé)人的簽字評(píng)價(jià)通過(guò)對(duì)湖南鼎勝網(wǎng)絡(luò)科技有限公司現(xiàn)狀和存在問(wèn)題進(jìn)行分析后，完成了該公司銷售與收款內(nèi)部控制制度的優(yōu)化設(shè)計(jì)，對(duì)銷售與收款的內(nèi)部控制制度進(jìn)行了完善和補(bǔ)充，并且設(shè)定了適宜的具體業(yè)務(wù)流程，在該公司內(nèi)部建立崗位責(zé)任制度，以此來(lái)提升工作效益。為了弱化公司銷售與收款的風(fēng)險(xiǎn)程度，設(shè)定了銷售與收款內(nèi)部控制制度的目標(biāo)與要點(diǎn)，創(chuàng)設(shè)了審查制度，促使該公司更加長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展。

參考資料[