湖南豪利有限責(zé)任公司采購制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)目錄1 湖南豪利有限責(zé)任公司簡介 湖南豪利有限責(zé)任公司采購制度優(yōu)化設(shè)計(jì)湖南豪利有限責(zé)任公司簡介湖南豪利有限責(zé)任公司(以下簡稱豪利有限公司)，是傳統(tǒng)的企業(yè)，成立于二零一三年零六月二十一日，法定代表人是王建軍，地址位于湖南省邵陽市新寧縣金石鎮(zhèn)四組一百零四號，擁有在職員工三十余人。經(jīng)營范圍主要包括自產(chǎn)自銷、加工電子產(chǎn)品、線材、連接器、電腦及零配件塑料制品、五金制品模具。為全縣零售商提供產(chǎn)品，提供工作崗位，價(jià)格較便宜。公司根本結(jié)構(gòu)像圖1所示：圖1湖南豪利有限責(zé)任公司公司基本組織結(jié)構(gòu)湖南豪利有限責(zé)任公司現(xiàn)狀湖南豪利有限責(zé)任公司采購業(yè)務(wù)的主要流程：采購的需求--制定采購計(jì)劃--總經(jīng)理審批--尋找供應(yīng)商--詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)--采購洽購--合同簽訂（確定付款的條件、貨運(yùn)方式、售后服務(wù)）--交貨驗(yàn)收--質(zhì)檢--入庫--財(cái)務(wù)結(jié)算這幾個(gè)模塊。首先是生產(chǎn)人員提出采購需求給采購部，然后采購人員把制定好的采購計(jì)劃給總經(jīng)理簽字審核，而后再尋找適合的供應(yīng)商進(jìn)行物料的采購和合同的簽約，最后驗(yàn)收合格才材料入倉庫，財(cái)務(wù)部則進(jìn)行財(cái)務(wù)結(jié)算。如圖2所示：為了了解湖南豪利有限責(zé)任公司近幾年?duì)I業(yè)額的狀況，現(xiàn)對湖南豪利有限責(zé)任公司近幾年?duì)I業(yè)額進(jìn)行分析如圖3所示：從中我們可以看到，湖南豪利有限責(zé)任公司近幾年?duì)I業(yè)額大幅降低，因?yàn)椴少徶贫鹊牟缓侠聿]有與時(shí)俱進(jìn)做出改革，生產(chǎn)力落后，導(dǎo)致客戶流失。 采購需求采購計(jì)劃采購需求采購計(jì)劃找供應(yīng)商采購審批采購洽談合同簽訂交貨驗(yàn)收財(cái)務(wù)結(jié)算詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)財(cái)務(wù)確認(rèn)付款條件及賬期總經(jīng)理審批不合格合格入庫退貨圖2湖南豪利有限責(zé)任公司采購審批圖圖32017年-2020年湖南豪利有限責(zé)任公司營業(yè)額情況湖南豪利有限責(zé)任公司采購制度中存在問題缺乏緊急采購制度湖南豪利有限責(zé)任公司物料采購都是統(tǒng)一的采購流程，總是因?yàn)橥蝗恍枰少從硞€(gè)物料但是審批環(huán)節(jié)比較多，需要很多部門進(jìn)行簽字，手續(xù)繁瑣。從而使得采購部門不能準(zhǔn)時(shí)的采購所急需的物資。在極大程度影響了生產(chǎn)部門的工作效率，滿足不了客戶需求，影響生產(chǎn)進(jìn)度。采購計(jì)劃制定不合理生產(chǎn)與采購無法進(jìn)行互動(dòng)。湖南豪利有限責(zé)任公司部門物資采購計(jì)劃和生產(chǎn)計(jì)劃之間聯(lián)系不緊密。生產(chǎn)計(jì)劃是采購物料的基石，而湖南豪利有限責(zé)任公司并沒有重視這一點(diǎn)。生產(chǎn)部門提出的計(jì)劃合不合常理，行不行得通，采購部門都沒有和生產(chǎn)部門互相溝通討論，只要總經(jīng)理一審核，采購員就馬上進(jìn)行物料采購。而且再加上湖南豪利有限責(zé)任公司和供應(yīng)商關(guān)系好，采購全靠當(dāng)面說明采購內(nèi)容，沒有相應(yīng)的采購表格和流轉(zhuǎn)單，不便于日后的追責(zé)和檢查。這就導(dǎo)致公司采購毫無計(jì)劃，從而增加了大量采購成本。采購部門績效考核的不嚴(yán)謹(jǐn)績效考核指標(biāo)制定不合理。湖南豪利有限責(zé)任公司采購部門的考核指標(biāo)是由部門內(nèi)部制定的，防止被扣分和不出錯(cuò),考核指標(biāo)基本上是“不容易被扣分”的指標(biāo)，比如說遲到可以補(bǔ)卡不影響考勤率不扣分，采購人員外出辦事只要把事情辦完就不會扣分，沒有時(shí)間約束，當(dāng)天沒完成的工作可以拖到第二天或者當(dāng)月完成；偏離員工職責(zé)的重點(diǎn)，并且湖南豪利有限責(zé)任公司的考核指標(biāo)沒有辦法促進(jìn)員工工作效率的提高?？冃Э己说臄?shù)據(jù)很難記錄,得不到公平、公正的保障。每次考核,考核人員都是依據(jù)績效數(shù)據(jù)來進(jìn)行考核,然而因?yàn)椴少彶块T的績效考核基本上使用采購部門本身提供的數(shù)據(jù)來進(jìn)行考核,數(shù)據(jù)的真實(shí)性不值得完全信任。側(cè)面反映出,績效考核存在人情往來機(jī)會。供應(yīng)商管理不健全因?yàn)椴少彶块T的工作人員沒有先進(jìn)完善的供應(yīng)商管理知識，沒有熟練的實(shí)際操作能力，依據(jù)以前的經(jīng)驗(yàn)和傳統(tǒng)的方式選擇與評價(jià)供應(yīng)商，缺乏合理的考核方法，使得采購部門對供應(yīng)商管理工作落后于其他企業(yè)。再加上湖南豪利有限責(zé)任公司的采購部門一直認(rèn)為采購物料只要和供應(yīng)商搞好關(guān)系，兩者之間尋求平衡點(diǎn)。然而這往往會不平衡發(fā)展。采購過程中，與供應(yīng)商保持良好關(guān)系很重要，但時(shí)間一長，湖南豪利有限責(zé)任公司會依賴或受制于某些特定供應(yīng)商。對湖南豪利有限責(zé)任公司尋找新的好供應(yīng)商非常不好，和對湖南豪利有限責(zé)任公司進(jìn)行技術(shù)上面的創(chuàng)新很不利，更加方便損壞企業(yè)的利益，讓內(nèi)部滋生貪污。湖南豪利有限責(zé)任公司采購制度優(yōu)化設(shè)計(jì)增加緊急采購制度湖南豪利有限責(zé)任公司應(yīng)該根據(jù)公司采購實(shí)際情況新增緊急采購制度。目的是完善緊急采購的管理過程，提升采購效率，保證生產(chǎn)部門生產(chǎn)的正常進(jìn)行。范圍就比如說在生產(chǎn)過程中總經(jīng)理需要加急的物料、生產(chǎn)要的電子產(chǎn)品、線材、連接器和零配件等等需要立即采購的采購活動(dòng)。采購流程如下，由生產(chǎn)部門在得知之后，去倉庫進(jìn)行檢查，判斷是否需要緊急采購，如需要，生產(chǎn)部制定緊急采購計(jì)劃交部門負(fù)責(zé)人審核；通過后，采購部詢價(jià)商量擬定初步計(jì)劃交部門負(fù)責(zé)人審核，最后總經(jīng)理審批完。采購人員根據(jù)該方案進(jìn)行物料采購，財(cái)務(wù)部則按合同付款。如圖4所示：生產(chǎn)部生產(chǎn)部采購部總經(jīng)理財(cái)務(wù)部判斷是否需要緊急采購制定緊急采購計(jì)劃生產(chǎn)部審核詢價(jià)，擬定初步方案采購部審核緊急采購方案總經(jīng)理審批按合同付款執(zhí)行方案，報(bào)財(cái)務(wù)部一份圖4湖南豪利有限責(zé)任公司緊急采購優(yōu)化圖采購計(jì)劃優(yōu)化設(shè)計(jì)為了日后采購的規(guī)范化，便于尋找原因。湖南豪利有限責(zé)任公司做出如下內(nèi)部流轉(zhuǎn)單，它的作用是方便總經(jīng)理了解采購進(jìn)行到哪里和尋找對應(yīng)的采購業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人。生產(chǎn)部門需要物料采購時(shí)，將采購計(jì)劃單和填好的流轉(zhuǎn)單一起交給采購部門，采購人員采購?fù)瓿珊螅蚜鬓D(zhuǎn)單交給總經(jīng)理留存。如表1所示：表1湖南豪利有限責(zé)任公司內(nèi)部流轉(zhuǎn)單內(nèi)部流轉(zhuǎn)單公司負(fù)責(zé)人填表日期內(nèi)容接收人接收日期辦結(jié)日期交付人接收人接收日期辦結(jié)日期交付人接收人接收日期辦結(jié)日期交付人接收人接收日期辦結(jié)日期交付人生產(chǎn)部門以公司目標(biāo)和生產(chǎn)能力為基本要素制訂生產(chǎn)計(jì)劃，然后再根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃制定物資需求計(jì)劃，提出具體的物料采購計(jì)劃，填寫采購計(jì)劃單。如表2所示：表2湖南豪利有限責(zé)任公司采購計(jì)劃單采購計(jì)劃單物料名稱存量各訂單需求量統(tǒng)計(jì)不足數(shù)量上次訂單余量訂購預(yù)計(jì)入庫時(shí)間備注日期數(shù)量填表人電話號碼時(shí)間采購部門依據(jù)采購計(jì)劃，選擇合適的供應(yīng)商，制定規(guī)范合理的采購計(jì)劃然后進(jìn)行商務(wù)談判，完成采購訂單，采購所需要物資。如表3所示：表3湖南豪利有限責(zé)任公司采購訂單表采購訂單表采購代碼貨物名稱規(guī)格型號數(shù)量采購預(yù)算備注合計(jì)預(yù)算外預(yù)算內(nèi)其他金額合計(jì)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人經(jīng)辦人電話號碼因?yàn)椴少彶块T能獲得更好、更便宜的物資，降低生產(chǎn)成本；在采購部門進(jìn)行調(diào)查后可以信息反饋給生產(chǎn)部門，看是否需要補(bǔ)進(jìn)先前提出的采購計(jì)劃。采購?fù)杲Y(jié)后，讓采購部門的相關(guān)負(fù)責(zé)人對采購物資進(jìn)行質(zhì)檢和分類，然后將采購的物資交給生產(chǎn)部門，最后進(jìn)行財(cái)務(wù)方面的結(jié)算。采購績效考核優(yōu)化設(shè)計(jì)確認(rèn)考核的標(biāo)準(zhǔn)。制定合理科學(xué)的采購工作考核標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范具體的數(shù)量、完成時(shí)間要求及扣分標(biāo)準(zhǔn),給績效考核提供具體依據(jù)。這也就使考核過程更加公平、公正、公開,利于提高員工積極性。如表4所示：表4湖南豪利有限責(zé)任公司考核表考核項(xiàng)目分值考核內(nèi)容扣分項(xiàng)考核人訂單完成率25原材料完成時(shí)效停工斷料扣5分，未按時(shí)到位扣和緊急采購加價(jià)扣2分生產(chǎn)部采購成本控制15原材料調(diào)價(jià)的及時(shí)性合理性未在規(guī)定時(shí)間內(nèi)做好調(diào)價(jià)程序扣2分財(cái)務(wù)部采購執(zhí)行力度15超計(jì)劃或無計(jì)劃采購超計(jì)劃扣2分，無計(jì)劃扣5分采購部長臨時(shí)性任務(wù)15是否規(guī)定時(shí)間完成未按時(shí)完成扣2分，當(dāng)月未完成扣5分采購總監(jiān)日常內(nèi)部管理10合同歸檔，臺賬完整性，發(fā)票入賬檔案混亂、入賬不及時(shí)、扣2分采購總監(jiān)出勤率10出勤制度考核遲到早退扣2分，曠工一天扣5分行政部信息化辦公10上傳下達(dá)，溝通使用信息化手段未使用電腦網(wǎng)絡(luò)完成信息傳達(dá)扣2分行政部建立量化記錄體系。真實(shí)存在績效數(shù)據(jù)能促進(jìn)績效考核的實(shí)施，可以制作工作日志評價(jià)表格，對每天工作人員的工作進(jìn)行量化管理，為績效考核提供客觀數(shù)據(jù)，減少主觀因素對考核的影響。同時(shí)，部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該對部門員工的日常工作進(jìn)行評估，提出表揚(yáng)獎(jiǎng)勵(lì)和改進(jìn)意見，完成評價(jià)表格。為了減少員工借著和領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系好或者賄賂相關(guān)負(fù)責(zé)人等主觀因素的影響，應(yīng)該減少部門領(lǐng)導(dǎo)對員工打分對于考核分?jǐn)?shù)所占比重,每個(gè)季度對之前的評價(jià)表格進(jìn)行復(fù)查，避免出錯(cuò)。后面，為了考核結(jié)果能更好地體現(xiàn)出來，可以將數(shù)據(jù)進(jìn)行量化記錄。如表5所示：表5湖南豪利有限責(zé)任公司量化記錄表姓名：職務(wù)：考核時(shí)間：考核人：內(nèi)容實(shí)際情況次數(shù)最終情況遲到早退違紀(jì)被公司扣款或通報(bào)批評串崗、脫崗服務(wù)態(tài)度差有投訴進(jìn)貨信息反映不全面錯(cuò)進(jìn)、不按計(jì)劃進(jìn)貨專業(yè)水平欠佳，部門抱怨其他工作建議正確選擇供應(yīng)商湖南豪利有限責(zé)任公司應(yīng)該要求采購人員在做好本職工作的同時(shí)，積極組織采購人員每周用一到二個(gè)小時(shí)進(jìn)行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，每個(gè)月都要組織采購人員學(xué)習(xí)與采購相關(guān)的業(yè)務(wù)知識，并且要求采購人員深入市場內(nèi)部實(shí)地考察，加強(qiáng)溝通，增強(qiáng)采購人員實(shí)際操作能力。湖南豪利有限責(zé)任公司的采購部門在每次對采購的物料開展市場調(diào)研后，選擇四到五家名單，進(jìn)行挑選；然后在生產(chǎn)、采購、技術(shù)部門分別抽選一人組成評選小組，實(shí)地去調(diào)查供應(yīng)商，檢查完符合公司條件的填寫調(diào)查表；然后計(jì)算出每個(gè)供應(yīng)商參照打分總分先后順序，再決定是否選擇該供應(yīng)商。供應(yīng)商每一年都要重新進(jìn)行評價(jià)和實(shí)地調(diào)查，淘汰不合格者，然后再按之前流程重新選擇；對于守信用、供貨準(zhǔn)時(shí)、質(zhì)量達(dá)標(biāo)等的供應(yīng)商，公司可以提供優(yōu)惠政策如采購物料不需要檢查、優(yōu)先支付貸款等。規(guī)定好每個(gè)采購物料的收貨標(biāo)準(zhǔn)、與供應(yīng)商的交接規(guī)程；派遣專職駐廠員，隨機(jī)對供應(yīng)商商品進(jìn)行抽查保證品質(zhì)。如圖5所示：不合格不合格采購列入合格名列交貨評審適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)淘汰合格不合格供應(yīng)商資訊收集基本資料篩選調(diào)查申請物料市場調(diào)研評估實(shí)地調(diào)查淘汰年度調(diào)查圖5湖南豪利有限責(zé)任公司供應(yīng)商管理流程圖總結(jié)采取合理有效的采購制度對一個(gè)企業(yè)來說非常重要，湖南豪利有限責(zé)任公司應(yīng)該根據(jù)自身企業(yè)的采購條件和要求來制定行之有效的采購方案。湖南豪利有限責(zé)任公司的采購制度存在著缺乏緊急采購制度、采購計(jì)劃制定不合理、采購部門績效考核不合理、供應(yīng)商管理不健全等問題。對于缺乏緊急采購制度，湖南豪利有限責(zé)任公司應(yīng)該根據(jù)公司采購實(shí)際情況新增緊急采購制度；對于第二點(diǎn)采購計(jì)劃制定不理想，采購部和生產(chǎn)部互相溝通討論，填寫相應(yīng)的采購表格和流轉(zhuǎn)單，控制采購成本；對于績效考核不合理問題，公司應(yīng)該建立量化記錄體系方便以后考核結(jié)果統(tǒng)計(jì)和分析；做到考核公正公開，杜絕一些關(guān)系戶。對于供應(yīng)商管理不健全，公司應(yīng)該把職能集中到一起，實(shí)施統(tǒng)