湖南華熙財(cái)務(wù)管理有限公司員工借支管理制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)目錄TOC\o"1-3"\h\u183641湖南華熙財(cái)務(wù)管理有限公司介紹 湖南華熙財(cái)務(wù)管理有限公司員工借支管理制度優(yōu)化設(shè)計(jì)湖南華熙財(cái)務(wù)管理有限公司介紹湖南華熙財(cái)務(wù)管理有限公司成立于2013年05月06日，是一家企業(yè)咨詢服務(wù)公司。注冊(cè)地址位于湖南長(zhǎng)沙高新開發(fā)區(qū)麓谷大道627號(hào)新長(zhǎng)海麓谷中心A-1棟加速生產(chǎn)車間8層807室。公司企業(yè)類型為有限責(zé)任公司，屬于商業(yè)服務(wù)類。其經(jīng)營(yíng)范圍包括：企業(yè)財(cái)務(wù)咨詢服務(wù)（不含金融、證券、期貨咨詢）；代理記賬服務(wù)（限分支機(jī)構(gòu)）；稅務(wù)顧問（限分支機(jī)構(gòu)）；企業(yè)管理服務(wù)；會(huì)計(jì)咨詢等。股東會(huì)股東會(huì)董事會(huì)董事長(zhǎng)監(jiān)事會(huì)總經(jīng)理行政總監(jiān)財(cái)務(wù)總監(jiān)營(yíng)銷總監(jiān)行政部財(cái)務(wù)部市場(chǎng)部企劃部人力資源部圖1華熙財(cái)務(wù)崗位分布圖湖南華熙財(cái)務(wù)有限公司管理組織相對(duì)完整，上設(shè)一個(gè)股東會(huì)，下設(shè)三個(gè)三個(gè)職位分別是董事會(huì)，董事長(zhǎng)，監(jiān)事會(huì)，董事長(zhǎng)下設(shè)5個(gè)平行部門，分別是行政部，人力資源部，財(cái)務(wù)部，市場(chǎng)部，企劃部。企劃部主要是根據(jù)各個(gè)部門制定生產(chǎn)銷售計(jì)劃，使之產(chǎn)銷結(jié)合更合理。行政部主要負(fù)責(zé)對(duì)接客戶以及企業(yè)各部門職工的招聘與考量。市場(chǎng)部主要是為公司制定年度營(yíng)銷目標(biāo)計(jì)劃且制定產(chǎn)品企業(yè)策略。人力資源部主要是為公司招攬優(yōu)秀人員，組織各項(xiàng)培訓(xùn)。湖南華熙財(cái)務(wù)管理有限公司員工借支制度存在的問題湖南華熙財(cái)務(wù)管理有限公司是一家組織機(jī)構(gòu)較為完善的公司，各部門也是秉持著公司業(yè)務(wù)需求而設(shè)置，各部門互相滲透，各部門職能有序分配，但由于公司的規(guī)模以及流動(dòng)人員會(huì)導(dǎo)致公司借支方面出現(xiàn)一系列問題，為了后期公司更好的發(fā)展，就要?jiǎng)?wù)必著重解決公司的財(cái)務(wù)細(xì)節(jié)問題。2.1員工借支管理不規(guī)范2.1.1員工借支范圍不明確湖南華熙財(cái)務(wù)管理有限公司沒有明確允許辦理員工借支的范圍。由于公司一般員工流動(dòng)性較大，不少員工入職后有三個(gè)月試用期，在試用期期間，員工分配的任務(wù)可能需要出外勤辦理工商、稅務(wù)等業(yè)務(wù)，支付部分小額的經(jīng)辦費(fèi)、資料費(fèi)，以及交通伙食費(fèi)用，部分員工因工作時(shí)間不長(zhǎng)，需要向公司預(yù)借款。但由于試用期員工流動(dòng)性太大，其中有部分員工未到轉(zhuǎn)正期就提前離職，甚至未按正規(guī)手續(xù)辦理離職手續(xù)，而試用期工資較低，不能覆蓋借支金額，導(dǎo)致了部分借支款無(wú)法及時(shí)報(bào)賬收回而形成壞賬。正式員工中，也存在累計(jì)借支金額較大，借支時(shí)間較長(zhǎng)，但仍不斷新增借支的情況。長(zhǎng)此以往，這部分借支金額占用公司的資金，影響了公司的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。2.1.2員工借支用途不明確員工借支用途一般包括：差旅費(fèi)，備用金和需要預(yù)支現(xiàn)金的其他零星支出。湖南華熙財(cái)務(wù)管理有限公司往往出于對(duì)于員工的信賴，對(duì)于公司的借支用途審核過于草率。由此產(chǎn)生壞賬。在某些特殊情況下，員工因私需辦理借支，借不應(yīng)該用于員工的貸款買房，買車，個(gè)人消費(fèi)等。華熙財(cái)務(wù)公司員工的借支用途往往不是因?yàn)槭聦?shí)理由而去借款，比如員工a因?yàn)樽约旱膫€(gè)人消費(fèi)去借款卻以貸款買車為由向公司提出借款為獲取更高的額度，且因?yàn)楣镜慕柚в猛静粔蛎鞔_，員工可以隨意向公司提出借支請(qǐng)求。由于借支管理的疏忽與隨意，導(dǎo)致公司資金損失與不合理占用，給公司利益帶來(lái)?yè)p耗。2.2員工備用金管理不完善備用金按借款對(duì)象分為兩種類型，一種是企業(yè)撥付給非獨(dú)立核算單位開支的借款，一項(xiàng)是暫借員工的差旅費(fèi)、零星采購(gòu)、零星開支等。在特殊時(shí)候，員工往往會(huì)因?yàn)椴豢煽沽κ虑槎徑粋溆媒穑瑐溆媒痤~度高且期限長(zhǎng)。這種狀況一會(huì)增加企業(yè)的資金成本，二會(huì)增加了壞賬風(fēng)險(xiǎn)，很大一筆錢會(huì)因?yàn)楹荛L(zhǎng)一段時(shí)間無(wú)法收回。究其原因是在于對(duì)備用金的管理制度不夠完善。2.3員工借支報(bào)銷審核手續(xù)不嚴(yán)往往很多公司為了追求方便快捷，從而忽視了報(bào)銷單據(jù)的財(cái)務(wù)細(xì)節(jié)，又或者部門的簡(jiǎn)寫。報(bào)銷單作為公司的原始憑證且原始憑證作為事項(xiàng)發(fā)生的最直接的證明文件，并要求在書寫上須要細(xì)致和規(guī)范。因?yàn)閱T工對(duì)原始憑證的審核意識(shí)不強(qiáng)，導(dǎo)致員工的報(bào)銷金額與實(shí)際金額不一致，缺少財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的真實(shí)性。借款審批流程嚴(yán)格遵守“前賬未清，后賬不借”的原則。2.4員工借支歸還管理不到位員工在向公司借支的時(shí)候，實(shí)際借款后因不可抗力無(wú)法收回且員工以離職情況。由于公司欠缺對(duì)員工的償債能力分析，導(dǎo)致公司產(chǎn)生一比無(wú)法收回的壞賬，也使公司管理處于被動(dòng)狀態(tài)。3湖南華熙財(cái)務(wù)管理有限公司員工借支制度的優(yōu)化設(shè)計(jì)為了加強(qiáng)公司的內(nèi)部管理，規(guī)范公司員工借支的各種借支款項(xiàng)，提高資金的良好使用效率，特設(shè)定以下借支管理制度優(yōu)化。3.1完善員工借支的管理規(guī)定3.1.1明確允許辦理借支的員工范圍為了減少試用期員工借支無(wú)法正常收回，累計(jì)借支員工長(zhǎng)期不歸還的現(xiàn)象，公司應(yīng)制定允許借支的員工范圍。對(duì)于試用期員工，原則上不允許辦理借支。如果因業(yè)務(wù)需要不得不辦理借支，則應(yīng)由該試用期員工所在部門的負(fù)責(zé)人，或其他主管人員對(duì)其借支進(jìn)行擔(dān)保，若后期該員工因離職未及時(shí)收回借支，則由其擔(dān)保人承擔(dān)還款責(zé)任。因公借支的，業(yè)務(wù)辦理完結(jié)后一周內(nèi)應(yīng)及時(shí)辦理報(bào)賬還款手續(xù)，若未按規(guī)定辦理，則不予再新辦借支。3.1.2嚴(yán)格規(guī)定員工借支用途公司根據(jù)借支用途一般可以分為因公借支、個(gè)人借支。因公借支一般是指差旅費(fèi)，物資采購(gòu)、年會(huì)等其他特殊專項(xiàng)且不便公司賬戶直接輸出的款項(xiàng)。①差旅費(fèi)費(fèi)用為2000元以下的，可以讓員工自己先墊付，返回公司憑發(fā)票到公司辦理報(bào)銷。3000元以上4500元以下的，公司給予實(shí)際金額基礎(chǔ)上再加20%。出差費(fèi)用5000元以上的，公司視情況而定預(yù)支費(fèi)用。②需預(yù)支現(xiàn)金的其他零星費(fèi)用包括員工因外出培訓(xùn)、去見客戶所產(chǎn)生的費(fèi)用，以及公司承擔(dān)的各類資料費(fèi)、辦公用品費(fèi)、日常零星業(yè)務(wù)招待、公司的固定業(yè)務(wù)的各項(xiàng)支出。員工因私一般情況下是不允許借支，若因重大家庭困難或個(gè)人困難需要辦理借支的，由個(gè)人出據(jù)資料證明，向公司財(cái)務(wù)部分申請(qǐng)，并由總經(jīng)理決定是否允許借出。3.2規(guī)范員工備用金管理3.2.1建立備用金審批機(jī)制圖2備用金申請(qǐng)流程圖如上圖，公司應(yīng)建立備用金審批機(jī)制，且備用金必須要做到“?？顚Ｓ茫瑢Ｈ素?fù)責(zé)”。負(fù)責(zé)備用金的人員需將備用金賬戶管理的情況上報(bào)公司。做好按月結(jié)清，負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)在每月10號(hào)之前結(jié)清備用金賬戶，將備用金的收支情況做表發(fā)給行政部。備用金要做到定期清查，不得出現(xiàn)白條抵賬。3.2.2控制備用金借支額度公司應(yīng)明確備用金的使用場(chǎng)景和借支額度，嚴(yán)格控制支付范圍。員工向公司預(yù)支工資，因根據(jù)預(yù)支原因的實(shí)際情況預(yù)支，一般預(yù)支金額不得超過本人當(dāng)前（當(dāng)月累計(jì)未發(fā)）工資的50%，不得超過當(dāng)前底薪的40%，且最高限額為2500元。采購(gòu)人員借取備用金借款應(yīng)按照“10日內(nèi)借款金額小于等于15000元”的原則，各項(xiàng)目部備用金借款合計(jì)不超過4000元。差旅費(fèi)預(yù)支備用金額度，大致等于本次出差機(jī)票、車票、酒店等，可以根據(jù)公司差旅費(fèi)的標(biāo)準(zhǔn)予以核實(shí)備用金額度。業(yè)務(wù)部新員工額度不得超過2000元，資深業(yè)務(wù)員額度不得超過5000元，經(jīng)理最高額度不得超過10000元。在規(guī)定額度以內(nèi)的，由業(yè)務(wù)部經(jīng)理和財(cái)務(wù)進(jìn)行審批，超過額度標(biāo)準(zhǔn)須由總經(jīng)理審批。如果備用金使用人是個(gè)人，備用金出納至少每月與未結(jié)清的使用人進(jìn)行溝通，核對(duì)每月備用金的金額，同時(shí)督促對(duì)方及時(shí)結(jié)清備用金。3.3加強(qiáng)員工借支報(bào)銷審批工作3.3.1規(guī)范員工借支報(bào)銷審批流程提高審批效率的第一步就是梳理流程，明確各個(gè)審批環(huán)節(jié)人員的權(quán)限與責(zé)任加之梳理公司各層面的組織架構(gòu)，整治現(xiàn)有審批人員所存在的不規(guī)范審批行為，規(guī)范現(xiàn)有審批制度，重新制定審批相關(guān)規(guī)定，嚴(yán)格加強(qiáng)不相容職務(wù)分離的管控，加強(qiáng)審批人員的法律意識(shí)及自身素質(zhì)，設(shè)置不同級(jí)別審批人員權(quán)限與責(zé)任，要求其嚴(yán)格按照公司規(guī)定進(jìn)行授權(quán)審批。3.3.2完善借支報(bào)賬審核手續(xù)員工在辦理借款報(bào)銷時(shí)應(yīng)按要求認(rèn)真填寫報(bào)銷單，交相關(guān)人員審核。經(jīng)辦人填寫報(bào)銷單的同時(shí)需附上實(shí)際業(yè)務(wù)的原始憑證。其金額大寫要準(zhǔn)確，部門、日期、內(nèi)容、合計(jì)數(shù)以及審批人員的簽章。金額處不能留有空白，要寫到元、角、分。會(huì)計(jì)有權(quán)拒絕書寫不規(guī)范的報(bào)銷單，在此工作中如有因書寫不規(guī)范的報(bào)銷單給公司帶來(lái)?yè)p耗，由會(huì)計(jì)承擔(dān)。對(duì)于日常報(bào)銷，辦理人職責(zé)應(yīng)同日常費(fèi)用報(bào)銷，遵守“實(shí)事求是，準(zhǔn)確無(wú)誤”的原則。會(huì)計(jì)職責(zé)應(yīng)將報(bào)銷單據(jù)落實(shí)到位，了解單據(jù)的來(lái)龍去脈，核實(shí)報(bào)銷單據(jù)是否屬實(shí)。對(duì)于差旅費(fèi)報(bào)銷，首先填寫出差申請(qǐng)表，寫明出差人員、部門、職務(wù)、申請(qǐng)日期、到達(dá)地點(diǎn)、預(yù)計(jì)出差數(shù)、預(yù)計(jì)借款金額。必須在三個(gè)工作日內(nèi)完成報(bào)銷手續(xù)。會(huì)計(jì)職責(zé)應(yīng)當(dāng)同日常費(fèi)用核算，并及時(shí)了解出差人員的出差情況。圖3借支審核流程圖3.4建立員工借支逾期還款監(jiān)督和處罰制度3.4.1利用互聯(lián)系統(tǒng)建立員工借支監(jiān)督體系圖4電子審批系統(tǒng)創(chuàng)建流程圖隨著互聯(lián)網(wǎng)的深入，大數(shù)據(jù)時(shí)代也與財(cái)務(wù)有著密切的聯(lián)系，而大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，也讓其原本復(fù)雜的財(cái)務(wù)工作帶來(lái)了高效率的發(fā)展。從紙質(zhì)憑證到電子憑證，可以讓身處外地的出差人員等得到更好的借支便利及體驗(yàn)感。由此給公司帶來(lái)大大的便利和高效的運(yùn)轉(zhuǎn)。3.4.2制定逾期還款處罰規(guī)定對(duì)于未按照借支審批流程程序?qū)徟模黾{擅自借支給員工，后期導(dǎo)致成為一筆壞賬，根據(jù)借出的金額處以5%的處罰；總賬會(huì)計(jì)處以2%的處罰；相關(guān)人員處以1%的處罰；對(duì)于借支金額超出規(guī)定的借支，除經(jīng)理特批的除外，給予總賬會(huì)計(jì)1000元的罰款，相關(guān)人員給予500的罰款。若員工于出差返回七日內(nèi)日未辦理報(bào)銷手續(xù)，可視情況而定，如若當(dāng)真因?yàn)樘厥庠蚨?，可酌情原諒，如若不是，處?00的罰款。若在一個(gè)月內(nèi)未還，根據(jù)申請(qǐng)單上的金額處以日息2%的處罰，以示警告。若超過一個(gè)月未還，根據(jù)申請(qǐng)單上的金額處以5%的處罰且不再準(zhǔn)予借支。圖5借支逾期處罰流程圖4小結(jié)一個(gè)有效且強(qiáng)有力的借支制度會(huì)直接影響到公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的效率以及質(zhì)量，每位審批人及公司每位員工都應(yīng)做好流程的了解及認(rèn)真嚴(yán)格遵守流程審批的規(guī)則，執(zhí)行共同認(rèn)可的規(guī)則，可以降低團(tuán)隊(duì)溝通和整體運(yùn)營(yíng)成本。該借支制度實(shí)