《采購術(shù)語掌握》課件

采購術(shù)語掌握采購活動中涉及眾多專有術(shù)語,了解和掌握這些術(shù)語對于有效進行采購活動至關(guān)重要。本課件將系統(tǒng)地介紹常見的采購術(shù)語,為您的采購實踐提供必要的知識基礎(chǔ)。采購術(shù)語的重要性提高效率掌握采購術(shù)語能夠幫助企業(yè)更快捷、更高效地開展采購活動,節(jié)省時間成本。增強談判能力熟悉術(shù)語有助于企業(yè)在采購談判中掌握主動權(quán),提高談判成功率。規(guī)避風險準確理解術(shù)語有利于企業(yè)識別并規(guī)避采購中的潛在風險,維護自身權(quán)益。提升專業(yè)水平掌握采購專業(yè)術(shù)語可以增強采購人員的專業(yè)知識和技能,提升企業(yè)形象。采購術(shù)語的定義采購術(shù)語是指在采購管理過程中使用的專業(yè)用語和概念。這些術(shù)語幫助采購人員更好地理解和溝通采購流程中的各個環(huán)節(jié),確保采購活動的效率和透明度。掌握采購術(shù)語的準確含義和應(yīng)用場景,對于提高采購專業(yè)能力和實現(xiàn)精細化管理至關(guān)重要。只有清楚了解這些術(shù)語的定義,才能更好地制定采購策略,優(yōu)化采購流程,控制采購成本。采購術(shù)語的分類按性質(zhì)分包括業(yè)務(wù)性術(shù)語、財務(wù)性術(shù)語和法律性術(shù)語等。按采購階段分從需求提出、詢價、議價到合同簽訂和付款等階段。按參與方分涉及采購部門、供應(yīng)商、物流公司等各方。按文件分如訂單、合同、發(fā)票等采購相關(guān)憑證。常見采購術(shù)語概述基本術(shù)語包括訂單、合同、發(fā)票等基礎(chǔ)的采購文件和概念。供應(yīng)鏈管理涉及供應(yīng)商、采購計劃、庫存管理等供應(yīng)鏈相關(guān)術(shù)語。交易流程如詢價、議價、驗收、返修等采購全流程的關(guān)鍵環(huán)節(jié)?？冃гu估包括采購成本分析、供應(yīng)商評估等采購績效管理的術(shù)語。訂貨(PurchaseOrder)定義訂貨是采購部門向供應(yīng)商下達的正式請求，要求提供一定數(shù)量的商品或服務(wù)。主要內(nèi)容訂貨單包括產(chǎn)品/服務(wù)描述、數(shù)量、價格、交貨日期等信息，是合同的依據(jù)。作用訂貨單能保證雙方權(quán)利義務(wù)關(guān)系明確,有利于后續(xù)驗收、付款等環(huán)節(jié)的順利進行。流程下達訂單→供應(yīng)商確認→安排生產(chǎn)/交貨→收貨驗證→結(jié)算付款。合同(Contract)合同定義合同是雙方或多方當事人就某一事項達成的法律協(xié)議,規(guī)定了雙方的權(quán)利和義務(wù)。合同具有法律效力,對簽約雙方都具有約束力。合同內(nèi)容合同通常包括標的物、價格、數(shù)量、交貨期限、付款方式、違約責任等內(nèi)容。合同內(nèi)容需要雙方充分協(xié)商并達成一致意見。合同簽訂在充分溝通和談判后,雙方在合同上簽字蓋章即可正式生效。合同簽訂后,雙方需要嚴格遵守合同條款履行義務(wù)。發(fā)票(Invoice)定義發(fā)票是買賣雙方進行交易時,商家向買家出具的證明文件,詳細記錄了交易商品的信息和價格。功能發(fā)票不僅有記錄交易的作用,還可用于稅務(wù)申報、賬務(wù)核算和支付跟蹤等目的。關(guān)鍵信息發(fā)票通常包括商品名稱、數(shù)量、單價、總價、購買日期、發(fā)票編號等關(guān)鍵信息。賬單(Statement)賬單定義賬單是一份詳細列出所購商品或服務(wù)項目及其相應(yīng)費用的單據(jù)。它是供應(yīng)商向買方開具的收款憑證。賬單周期賬單通常按月或季度出具,明確買方的應(yīng)付金額和付款期限。賬單內(nèi)容賬單包括訂單編號、商品名稱、數(shù)量、單價、總金額等詳細信息,為采購結(jié)算提供依據(jù)。付款條件(PaymentTerms)現(xiàn)金結(jié)算買家與賣家在交易完成后立即進行現(xiàn)金支付。這種情況下買家能夠獲得最大的議價空間。賬期結(jié)算買家獲得一定賬期,可在付款截止日前支付貨款。這種方式有利于買方的資金流管理。分期付款買家根據(jù)約定分期支付貨款。有利于大額采購的資金安排,但需要雙方信任。預(yù)付款買家提前支付部分貨款,剩余款項在交貨時或賬期內(nèi)支付。有利于賣家的現(xiàn)金流。報價(Quotation)報價概覽報價是供應(yīng)商提供給采購方的一份詳細的價格單,列明了采購產(chǎn)品或服務(wù)的價格、數(shù)量、交貨期等具體信息,是雙方進行采購談判的基礎(chǔ)。報價目的報價的目的是讓采購方了解供應(yīng)商的產(chǎn)品或服務(wù)價格,為雙方進行價格談判、簽訂合同等環(huán)節(jié)做好準備。報價注意事項報價應(yīng)該清晰明確,包含所有相關(guān)費用報價應(yīng)該有一定的靈活性,留有價格談判空間報價應(yīng)該反映供應(yīng)商的最優(yōu)惠價格投標(Tender)參與公開競標通過參與公開招標,供應(yīng)商可以有機會贏得大型政府或企業(yè)項目的合同。提交詳細標書標書需要包括產(chǎn)品或服務(wù)介紹、交貨時間、預(yù)算等詳細信息,以滿足客戶需求。展示專業(yè)能力通過標書,供應(yīng)商可以展示自身的資質(zhì)、經(jīng)驗和專業(yè)實力,提高中標機會。嚴格遵守流程投標需嚴格按照客戶要求的時間、格式和內(nèi)容提交,以確保順利參與競標。供應(yīng)商(Supplier)供應(yīng)商概述供應(yīng)商是企業(yè)采購活動中重要的參與者,負責向企業(yè)提供所需的貨物和服務(wù)。選擇合適的供應(yīng)商是采購管理的關(guān)鍵。供應(yīng)商的重要性優(yōu)秀的供應(yīng)商可以為企業(yè)提供優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品和服務(wù),降低采購成本,提高運營效率。供應(yīng)商評估與管理定期評估供應(yīng)商的表現(xiàn),并采取有效的供應(yīng)商管理措施,是確保采購質(zhì)量和效率的關(guān)鍵。供應(yīng)商關(guān)系管理建立良好的供應(yīng)商關(guān)系,可以促進雙方的長期合作,實現(xiàn)共贏。采購計劃(ProcurementPlan)明確需求首先確定采購需求的具體內(nèi)容和數(shù)量,根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展計劃制定相應(yīng)的采購計劃。供應(yīng)商選擇評估并選擇合適的供應(yīng)商,建立長期的合作關(guān)系,確保供應(yīng)質(zhì)量和及時性。資金預(yù)算合理規(guī)劃采購資金,確保按時支付采購款項,降低采購成本和風險。計劃執(zhí)行嚴格按照采購計劃執(zhí)行,跟蹤采購進度,及時解決問題,確保計劃順利實施。供應(yīng)管理(SupplyManagement)供應(yīng)鏈管理綜合協(xié)調(diào)采購、生產(chǎn)、配送等環(huán)節(jié),提高供應(yīng)鏈的效率和靈活性。供應(yīng)商管理選擇合適的供應(yīng)商,建立長期戰(zhàn)略合作關(guān)系,確保供應(yīng)質(zhì)量和及時性。庫存管理根據(jù)需求動態(tài)調(diào)整庫存水平,降低資金占用和減少浪費。詢價(RequestforQuotation)定義詢價是采購人向供應(yīng)商發(fā)出的一種正式要求,詢問供應(yīng)商提供某種商品或服務(wù)的報價信息。目的通過詢價,采購人可以了解市場價格,比較不同供應(yīng)商的報價,選擇最合適的供應(yīng)商。內(nèi)容詢價單通常包括商品描述、數(shù)量需求、交貨時間、付款條件等關(guān)鍵信息。流程采購人發(fā)出詢價單>供應(yīng)商提供報價>采購人比較并選擇>通知中標供應(yīng)商議價(Negotiation)建立信任關(guān)系采購人員與供應(yīng)商應(yīng)建立良好的合作關(guān)系,通過坦誠溝通和互相理解來達成共贏。平衡利益訴求在談判過程中,雙方應(yīng)妥協(xié)和讓步,找到雙贏的解決方案。制定談判策略采購人員應(yīng)提前做好充分的市場調(diào)研和成本分析,制定明確的談判目標和行動計劃。采購預(yù)算(ProcurementBudget)預(yù)算制定根據(jù)采購需求和歷史數(shù)據(jù)制定全面的采購預(yù)算,考慮各類費用如物料價格、運輸、倉儲等。預(yù)算追蹤持續(xù)跟蹤實際采購支出,及時調(diào)整預(yù)算,確保開支在預(yù)算范圍內(nèi)。預(yù)算管理建立預(yù)算管理機制,明確資金使用審批流程,提高預(yù)算管控能力。成本優(yōu)化深入分析采購成本構(gòu)成,尋找降本機會,提高采購效率。采購訂單(PurchaseOrder)訂單詳細信息采購訂單包括商品名稱、數(shù)量、單價、總價等,是買賣雙方確認交易內(nèi)容的依據(jù)。交貨時間訂單中明確了商品的交貨日期和交貨地點,確保采購流程的及時性。付款條件訂單上標明了結(jié)算方式和付款期限,規(guī)范了雙方的財務(wù)關(guān)系。發(fā)貨(Delivery)1交貨時間根據(jù)采購合同的約定，準時將貨物交付給客戶是采購管理的關(guān)鍵任務(wù)。2交貨方式選擇合適的運輸方式和渠道,確保貨物能安全、高效地送達目的地。3驗收檢查在貨物交付時,需與客戶共同進行數(shù)量及質(zhì)量檢查,確保符合要求。4配送追蹤采用運單號等跟蹤措施,實時掌握貨物的運輸進度和狀態(tài)。運輸(Logistics)貨物運輸采購過程中,需要對貨物進行合理有效的運輸和配送。選擇合適的運輸方式和路線,可以確保貨物安全高效地送達。配送管理采購部門需要與物流部門密切配合,制定詳細的配送計劃,跟蹤貨物運輸進度,確保按時交貨。運輸成本運輸成本是采購成本的重要組成部分,需要合理控制,提高采購效率。供應(yīng)鏈協(xié)作良好的供應(yīng)商-采購商-物流商協(xié)作,可以實現(xiàn)資源共享、信息暢通,提升整體運作效率。驗收(Inspection)驗收流程采購驗收是采購活動的關(guān)鍵步驟,包括外觀檢查、數(shù)量核對、功能測試等,確保采購物品符合合同要求和質(zhì)量標準。驗收單記錄驗收單是正式記錄驗收情況的文件,需要雙方代表簽字確認,作為后續(xù)結(jié)算和爭議解決的依據(jù)。驗收人資格參與驗收的人員需要具備專業(yè)知識和經(jīng)驗,保證驗收過程公正客觀,維護采購方的權(quán)益。采購合同(ProcurementContract)合同條款采購合同包含商品或服務(wù)的具體內(nèi)容、數(shù)量、價格、交付期限和付款條件等重要條款。風險分擔合同明確雙方責任和風險分擔,可有效降低采購過程中的潛在風險。法律保護合同具有法律約束力,能為雙方權(quán)益提供法律保障。業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)合同約定各項業(yè)務(wù)流程,幫助買賣雙方做好有效協(xié)調(diào)。驗貨(QualityInspection)檢查規(guī)程根據(jù)合同和標準,制定詳細的驗貨檢查清單,確保全面和規(guī)范。質(zhì)量把控對貨物進行外觀、尺寸、功能等全面檢查,確保符合要求。記錄保存將驗貨結(jié)果詳細記錄,以備后續(xù)查閱和評估。返修(Return)退貨流程客戶對采購的產(chǎn)品如有質(zhì)量問題或不滿意,可以按照合同條款提出退貨。公司需要評估原因,并安排退貨和更換的具體流程。驗貨與評估收到退貨商品后,公司需要仔細檢查產(chǎn)品質(zhì)量,評估是否符合質(zhì)量標準。根據(jù)評估結(jié)果決定是否予以退換。退貨補償如果退貨原因合理,公司需要及時退還已付款項,并承擔相關(guān)的運費。同時提供等值的替換商品或者積分補償。采購績效評估1建立評估指標制定切合實際的采購績效指標,如采購成本、交付時間、供應(yīng)商滿意度等。2定期評估和反饋定期收集和分析數(shù)據(jù),及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進措施。3注重過程管理關(guān)注采購全流程,持續(xù)優(yōu)化以提高整體采購效率。4激勵改進措施根據(jù)評估結(jié)果制定激勵和改進計劃,提升采購團隊的積極性。供應(yīng)商評估(SupplierEvaluation)全面評價供應(yīng)商評估應(yīng)該從多個角度出發(fā),包括產(chǎn)品質(zhì)量、供貨能力、服務(wù)水平、價格競爭力等各個重要方面。績效指標制定詳細的供應(yīng)商績效指標體系,對供應(yīng)商進行定期評估,客觀反映其實際表現(xiàn)。持續(xù)改進將評估結(jié)果反饋給供應(yīng)商,鼓勵其持續(xù)改進,共同提升采購質(zhì)量和效率。資質(zhì)審查充分審查供應(yīng)商的資質(zhì)、認證、財務(wù)狀況等,確保其具有長期穩(wěn)定的供應(yīng)能力。供應(yīng)鏈管理(SupplyChainManagement)1整合供應(yīng)商關(guān)系通過與供應(yīng)商建立長期、緊密的合作關(guān)系,提高供應(yīng)鏈的整體效率和響應(yīng)能力。2優(yōu)化物流配送利用先進的物流技術(shù)和系統(tǒng),實現(xiàn)從原材料到制成品的高效運輸和配送。3提高存貨管理水平采用精益生產(chǎn)與及時供貨的理念,最大限度降低供應(yīng)鏈的庫存成本。4增強信息共享和協(xié)同建立敏捷的信息系統(tǒng),促進上下游企業(yè)間的信息透明、實時共享。采購成本分析(CostAnalysis)全面成本評估采購成本分析要考慮直接成本、間接成本、交易成本等各類采購相關(guān)費用,深入了解采購過程中的全部開支。數(shù)據(jù)驅(qū)動決策通過對采購數(shù)據(jù)的分析,可以識別出降低成本的機會,制定更有針對性的采購策略。優(yōu)化供應(yīng)鏈采購成本分析有助于優(yōu)化供應(yīng)鏈,提高采購效率,從而減少采購過程中的各項開支。風險管理成本分析可以幫助企業(yè)了解采購過程中的各種風險因素,制定應(yīng)對措施,避免不必要的損失。采購風險管理(ProcurementRiskManagement)風險識別有效識別采購過程中可能出現(xiàn)的各種風險,包括供應(yīng)商違約、價格波動、交貨延誤等。風險評估對已識別的風險進行系統(tǒng)評估,了解風險