湖南泥匠裝飾設(shè)計工程有限公司差旅費報銷制度優(yōu)化設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計目錄1湖南泥匠裝飾設(shè)計工程有限公司簡介 湖南泥匠裝飾設(shè)計工程有限公司差旅費報銷制度優(yōu)化設(shè)計1湖南泥匠裝飾設(shè)計工程有限公司簡介湖南泥匠裝飾設(shè)計工程有限公司成立時間為2018年12月29日，法定代表人為陳旺。注冊資本為1000萬元人民幣，注冊地位于湖南省寧鄉(xiāng)市玉潭街道新城社區(qū)花明北路429號幸福里綜合樓3A01-3A18，所屬行業(yè)為批發(fā)和零售業(yè)，統(tǒng)一社會信用代碼為91430124MA4Q7D5U9T。目前公司人員規(guī)模少于50人，有營銷部、工程部、設(shè)計部、財務(wù)部和后勤部五個部門，經(jīng)營范圍包括室內(nèi)裝飾、設(shè)計；風(fēng)景園林工程設(shè)計服務(wù)；建筑幕墻工程專業(yè)承包；建筑幕墻工程設(shè)計；建材、新型裝飾材料、建筑裝飾材料、金屬材料、水暖器材、家居用品、家具、辦公家具的銷售；五金產(chǎn)品、燈具、衛(wèi)生潔具、木質(zhì)裝飾材料、陶瓷裝飾材料、金屬裝飾材料、櫥柜、家用電器的零售。(依法須經(jīng)批準(zhǔn)的項目，經(jīng)相關(guān)部門批準(zhǔn)后方可開展經(jīng)營活動)2湖南泥匠裝飾設(shè)計工程有限公司差旅費報銷現(xiàn)狀差旅費管理是企業(yè)公司和其他企業(yè)的一項非常重要的企業(yè)經(jīng)常性財務(wù)支出管理項目，作為我國企業(yè)財務(wù)費用中一項重要的的核算管理內(nèi)容，雖然旅費占據(jù)我國企業(yè)內(nèi)部財務(wù)費用報銷管理費的比例相對較小，但是一旦碰到經(jīng)常在外出差的企業(yè)員工，差旅費則直接與企業(yè)員工的整體經(jīng)濟(jì)社會利益直接掛鉤，與此同時，企業(yè)對員工差旅費的預(yù)算審核以及報銷管理工作也是切實體現(xiàn)企業(yè)財務(wù)部門嚴(yán)格執(zhí)行我國企業(yè)財務(wù)費用管理制度的重要直尺，一旦稍微上有一些偏差，員工與其他企業(yè)之間就很容易產(chǎn)生矛盾。公司特按實際工作情況研究制定一套差旅費財務(wù)報銷管理制度，以方便我們公司日常管理，使我們公司在企業(yè)管理發(fā)展過程中逐步形成管理制度化和工作規(guī)范化。2.1目前公司差旅費報銷范圍目前公司差旅費報銷的范圍主要包括員工出差旅途中的費用，包括旅途中的伙食費和住宿費，短距離出行的交通費，購買飛機(jī)、火車、汽車、輪船等交通工具的票費，如果是自駕出行，就只報銷在出差路途中的油費、過路費和停車費，還有其他應(yīng)計入差旅費的支出部分。另外員工在外出差時接待客戶而產(chǎn)生的伙食費用，也一并計入到公司差旅費之中報銷。2.2公司差旅費報銷依據(jù)及標(biāo)準(zhǔn)（1）出差在外為客戶訂餐的伙食費用根據(jù)發(fā)票據(jù)實報銷。員工在外出差時避免不了需要接待客戶，而這一部分產(chǎn)生的伙食費用，為了方便公司管理，也計入到公司的差旅費之中來報銷，報銷金額可以根據(jù)結(jié)賬單和收據(jù)據(jù)實報銷。（2）員工出差旅途中的費用在限定金額內(nèi)據(jù)實報銷。公司員工因公事而需要出差的情況，員工在出差時產(chǎn)生的住宿費，伙食費還有在往返路途中產(chǎn)生的交通費都可以在限定金額內(nèi)進(jìn)行報銷，超出部分自理。表1出差報銷標(biāo)準(zhǔn)項目報銷標(biāo)準(zhǔn)住宿費200元/天伙食費50元/天交通費50元/天合計300元/天（3）其他計入差旅費的支出部分根據(jù)發(fā)票據(jù)實報銷。2.3公司差旅費報銷流程（1）出差人員填制差旅費報銷單。出差回來后員工先領(lǐng)取一張差旅費報銷單，根據(jù)報銷單上的要求逐一，按時填寫，將發(fā)票全部粘貼整齊，找相關(guān)人員簽字，然后找財務(wù)預(yù)支差旅費。（2）部門負(fù)責(zé)人審核簽字。部門相關(guān)負(fù)責(zé)人要確認(rèn)出差員工所填寫的出差信息是否屬實，對差旅費申請的真實性進(jìn)行審核。（3）財務(wù)主管復(fù)核簽字。員工所有需要進(jìn)行填寫的所有日常工作出差費用，食宿交通費用和其他消費事項都要經(jīng)過審核去全部合理報銷審核核實合規(guī)后，財務(wù)人員進(jìn)一步負(fù)責(zé)組織員工進(jìn)行企業(yè)單據(jù)合理審核，主要任務(wù)就是通過查找一些企業(yè)單據(jù)內(nèi)容填寫不規(guī)范、字跡不清晰、表達(dá)不準(zhǔn)確的一些缺點和小地方，是否合理，若經(jīng)過審核發(fā)現(xiàn)錯誤的則不予進(jìn)行繼續(xù)合理報銷，對于這些單據(jù)上沒有任何字跡涂改，變更的原始企業(yè)財務(wù)預(yù)算單據(jù)和原有營業(yè)執(zhí)照發(fā)票等則審核不予進(jìn)行繼續(xù)合理報銷。（4）出納報銷費用。出納員工同時應(yīng)認(rèn)真核對并經(jīng)檢查后的出差員工人員繳納差旅費用的報銷單，確認(rèn)真實無誤后，按照實際核定報銷金額分別采取通過銀行支票轉(zhuǎn)賬，或者支票現(xiàn)金方式發(fā)放的多種形式給出差員工進(jìn)行報銷差旅中的費用。如下圖所示：圖1公司差旅費報銷流程3.湖南泥匠裝飾設(shè)計工程有限公司差旅費報銷存在的問題3.1員工對于差旅費報銷時間不及時由于一些出差人員出差太頻繁，次數(shù)很多，出差時間相隔太短，導(dǎo)致極少成多，一次性報銷的，就給財務(wù)工作增加了很大的難度。還有出差的時間不清楚，票據(jù)丟失的情況，或者是發(fā)生的費用較小，地點較近的，怕找領(lǐng)導(dǎo)簽字，怕麻煩的，堆積在一起報銷，而領(lǐng)導(dǎo)在審批單據(jù)時，由于票據(jù)很多，為了節(jié)省時間，也不會去具體查看發(fā)票就同意簽字，財務(wù)人員對于領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)同意報銷的單據(jù)一般也不會深究，造成了一部分的不合理開支，以至于財務(wù)人員對于報銷的內(nèi)容不能進(jìn)一步的了解和審查，無法起到審核監(jiān)督的作用，導(dǎo)致公司差旅費的制度形同虛設(shè)。3.2公司關(guān)于差旅費的報銷規(guī)定不完善公司企業(yè)差旅費具體規(guī)定開支限額范圍如何規(guī)定，公司可能會根據(jù)不同相關(guān)部門也會有不同的開支規(guī)定，根據(jù)相關(guān)部門的具體規(guī)章制度，規(guī)定開支限額內(nèi)的企業(yè)差旅費公司可以按照一定的報銷程序作為憑據(jù)進(jìn)行報銷。但在日常生活中，對于經(jīng)常在外出差的一些地方?jīng)]有一個固定標(biāo)準(zhǔn)的報銷費用，費用多少參差不齊，總是會由于各種主客觀的問題或原因，使差旅費等不到統(tǒng)一的控制和管理，導(dǎo)致公司差旅費的增加。出差員工節(jié)約意識較弱，個人素質(zhì)較差，不能實事求是的報銷差旅費實際發(fā)生的費用，認(rèn)為多報銷一點也沒關(guān)系，比如有些員工在出差時住的是超過報銷標(biāo)準(zhǔn)上限的酒店，或者是沒有達(dá)到上限卻按上限報銷的，都導(dǎo)致了差旅費的增加。3.3公司對于差旅費制度的執(zhí)行不嚴(yán)謹(jǐn)雖然目前公司差旅費都是根據(jù)票據(jù)報銷，但是往往在執(zhí)行的過程中總有員工會利用公司差旅費制度的漏洞，多支少出，虛報差旅費。不少商家在利益的驅(qū)使下會幫忙虛開發(fā)票，增加差旅費的費用，或者將出差過程中不屬于差旅費報銷的部分也計入到差旅費之中去報銷。另外公司員工對于差旅費制度不太重視，對申請差旅費的程序較為簡單，通常是在需要的時候直接去找財務(wù)人員，沒有書面的申請，員工對于差旅費制度不太重視，這樣不便于財務(wù)的資金管理，而且很混亂，這些都是不符合差旅費報銷的規(guī)定的。有時候員工填寫的報銷單不符合公司的要求，財務(wù)人員也不會說什么，睜一只眼閉一只眼就過去了，也不會要求員工更改或者重新填寫。4.湖南泥匠裝飾設(shè)計工程有限公司差旅費報銷制度優(yōu)化設(shè)計4.1差旅費報銷制度優(yōu)化目標(biāo)為了更加規(guī)范公司差旅費的報銷制度，有效地控制差旅費日常支出，提高辦事的效率，規(guī)范出差的行為，避免公司員工鋪張浪費，財務(wù)人員工作方便、賬目清楚，特優(yōu)化公司差旅費報銷制度。對公司差旅費報銷制度優(yōu)化如下：（1）對公司差旅費的開支加強(qiáng)管理，同時以明確達(dá)到合理、節(jié)約、高效的目標(biāo)來為公司提高經(jīng)濟(jì)效益。（2）強(qiáng)化公司內(nèi)部的監(jiān)督制度，嚴(yán)格執(zhí)行差旅費報銷制度流程。（3）根據(jù)出差人員和出差事由對差旅費報銷金額更加細(xì)化、明確。（4）完善差旅費報銷審核、管理流程。4.2差旅費報銷時間優(yōu)化設(shè)計差旅費嚴(yán)格采取一次一清的形式，不允許積少成多的情況發(fā)生，將多次發(fā)生的差旅費合并在一起一次性報銷。出差次數(shù)太頻繁的要做到分次報銷，不要混合在一起，出差時間跨度太長的盡量要一個月清一次。在出差的過程中，出差人員應(yīng)盡量取得與費用相關(guān)的單據(jù)和票據(jù)。報銷差旅費的出差人員在出差回公司之后，應(yīng)當(dāng)要在三天之內(nèi)完成相關(guān)的差旅費報銷手續(xù)，最長也不要超過一個星期。財務(wù)人員應(yīng)及時監(jiān)督差旅費的報銷情況，提醒出差人員及時報銷差旅費，可以向超過時限的出差人員發(fā)出催促通知書，督促出差人員即時報銷。過期沒有報銷的出差人員，財務(wù)人員不在受理報銷業(yè)務(wù)。4.3差旅費報銷規(guī)定優(yōu)化設(shè)計（1）出差時接待客戶的伙食費對于員工在出差時接待客戶所發(fā)生的費用，建議公司可以根據(jù)不同的出差地方、客戶的人數(shù)和當(dāng)?shù)氐娜司M標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)定詳細(xì)的金額，確定上限，以便節(jié)省企業(yè)開支。表2接待客戶伙食費報銷標(biāo)準(zhǔn)地區(qū)金額上限1-4人5-8人長沙等一二線城市240元/天400元/天各地級市180元/天300元/天各縣級160元/天240元/天（2）員工出差旅途中的費用eq\o\ac(○,1)伙食費和住宿費要根據(jù)員工真實的出差天數(shù)合理計算報銷，杜絕出差人員利用出差的報銷機(jī)會，報銷出差費用之外應(yīng)該由員工自行另外支付的部分。住宿費憑住宿發(fā)票，按實際住宿天數(shù)，根據(jù)不同人員的職位標(biāo)準(zhǔn)計算報銷，超出的部分由個人自理。如果有多個人一同出差，住宿方式以節(jié)約為準(zhǔn)。如果客戶單位提供了伙食和住宿的，則不報銷伙食費和住宿費。表3出差伙食費報銷標(biāo)準(zhǔn)人員長沙等一二線城市各地級市各縣級總經(jīng)理根據(jù)票據(jù)實報實銷總監(jiān)、部門經(jīng)理60元/天60元/天60元/天其他人員40元/天40元/天40元/天表4住宿費報銷標(biāo)準(zhǔn)人員長沙等一二線城市各地級市各縣級總經(jīng)理根據(jù)票據(jù)實報實銷總監(jiān)、部門經(jīng)理180元/天150元/天其他人員150元/天120元/天eq\o\ac(○,2)對于來回往返的交通費，制定不同的報銷標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)定好可以乘坐的交通工具，避免出現(xiàn)奢侈行為，增加公司差旅費的報銷金額。員工選擇來回的交通工具應(yīng)該主要以實惠經(jīng)濟(jì)為主，沒有按規(guī)定等級乘坐對應(yīng)交通工具的，超支部分由個人自理，如果兩地之間有更方便快捷且票價比普通方式便宜的，可以優(yōu)先選擇?？偨?jīng)理、總監(jiān)和部門經(jīng)理出差，因需要，隨行的人可以坐同一個等級的交通工具。對于自駕的員工，可以根據(jù)發(fā)票報銷汽車油費、過路費和停車費。市內(nèi)短途交通費公司不予報銷。表5長途交通費報銷標(biāo)準(zhǔn)人員飛機(jī)高鐵/動車火車/城軌汽車總經(jīng)理普通艙二等座軟臥軟座實報總監(jiān)、部門經(jīng)理申請申請硬臥硬座實報其他人員硬臥硬座實報（3）其他費用應(yīng)該及時計入到報銷公司業(yè)務(wù)差旅費核算中的各項業(yè)務(wù)費用,可以根據(jù)公司發(fā)票和實際業(yè)務(wù)發(fā)生費用情況,據(jù)實核算報銷公司差旅費。4.4差旅費執(zhí)行優(yōu)化設(shè)計出差業(yè)務(wù)辦事管理人員應(yīng)當(dāng)按照國家嚴(yán)格的法律要求，按照國家相關(guān)行政標(biāo)準(zhǔn)要求嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)日常差旅費的代理監(jiān)督業(yè)務(wù)管理制度，規(guī)范他的日常出差業(yè)務(wù)辦事管理行為，部門主要工作負(fù)責(zé)人、財務(wù)人員和其他入差代理出納業(yè)務(wù)管理人員等，都應(yīng)認(rèn)真切實做好他的出差代理監(jiān)督業(yè)務(wù)管理制度審核中的相關(guān)事項工作，提高他的出差代理辦事效率，同時通過制定加強(qiáng)差旅代理企業(yè)財務(wù)監(jiān)督管理制度，和差旅業(yè)務(wù)操作規(guī)范等來提高有關(guān)差旅費的監(jiān)督管理費在支出中的使用率和合理性。（1）出差工作人員在每次出差前后都應(yīng)該先認(rèn)真按規(guī)定詳細(xì)填寫好出差申請單，標(biāo)明員工出差的具體事由，出差來的時間，出差去的地點以及還有所有應(yīng)需要的補(bǔ)助資金，由財政部門相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批之后，方可進(jìn)行出差。（2）出差人員出差回來之后，需在規(guī)定時間內(nèi)填制差旅費報銷單，寫明報銷金額，并提交費用單據(jù)，粘貼好發(fā)票，踢腳的相關(guān)單據(jù)和發(fā)票必須真實有效可靠，并與報銷的費用一一對應(yīng)。（3）財務(wù)部門主要負(fù)責(zé)人人員，應(yīng)該對每位員工真實填寫的的外出差旅費申請單，和員工差旅費辦理報銷單材料進(jìn)行資格審核，確認(rèn)出差員工所填寫或申請的信息是否真實有效，要求差旅費申請應(yīng)做到真實、合理。（4）財務(wù)負(fù)責(zé)人復(fù)核出差天數(shù)，出差行程的合理性，報銷標(biāo)準(zhǔn)，粘貼規(guī)范性，與申請單時間，地點等不符的不予報銷，如果存在特殊原因的，要由部門負(fù)責(zé)人先簽署意見后才能報銷。（5）所屬公司出納，根據(jù)所屬公司財務(wù)管理部門主要負(fù)責(zé)人員的會計資料審核，以及工作職責(zé)完成后的公司出納財務(wù)員工的短期外出公務(wù)差旅費報銷申請單，和出納員工外出差旅費相關(guān)費用會計報銷單對出納員工外出差旅費相關(guān)費用報銷，進(jìn)行出納財務(wù)會計報銷,看出差人員是否有預(yù)支差旅費，有的話多退少補(bǔ)，沒有就據(jù)實報銷。圖2優(yōu)化后公司差旅費報銷流程5.總結(jié)中國有句俗話：沒有規(guī)矩，不成方圓。雖然公司有關(guān)于差旅費報銷制度的規(guī)定，但是員工對于財務(wù)知識可能比較欠缺，對差旅費的報銷流程不太熟悉，導(dǎo)致報銷單據(jù)不齊全，內(nèi)容不完整等情況。通過差旅費報銷制度的優(yōu)化設(shè)計，規(guī)范了公司報銷差旅費的流程，有了一個統(tǒng)一的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，有效的控制了公司差旅費支出金額，幫助財務(wù)提高了辦事效率，便于財務(wù)及各部門審核，對企業(yè)差旅費的控制起了一定的作用。但在執(zhí)行過程中還是存在著一些