湖南歐德利家具股份有限公司費(fèi)用報銷制度優(yōu)化設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計目錄TOC\o"1-3"\h\u274031公司簡介 湖南歐德利家具股份有限公司費(fèi)用報銷制度優(yōu)化設(shè)計1公司簡介歐德利家具廠湖南歐德利家具股份有限公司成立于1999年，位于湖南省長沙市，是一家集設(shè)計、研發(fā)、生產(chǎn)、銷售和服務(wù)為一體的專業(yè)整體家居公司。多年來在生產(chǎn)方面，全面采用先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備、國家級的環(huán)保材料，產(chǎn)品種類齊全，涵蓋西南市場所有類型產(chǎn)品，產(chǎn)品環(huán)保、健康。在設(shè)計、研發(fā)、服務(wù)方面，已領(lǐng)先潮流設(shè)計，卓越的制作工藝和優(yōu)質(zhì)工程服務(wù)為宗旨，為消費(fèi)者提高高素質(zhì)的生活。由我們經(jīng)銷批發(fā)的家具、衣柜暢銷消費(fèi)者市場，在消費(fèi)者當(dāng)中享有較高的地位，公司與多家零售商和代理商建立了長期穩(wěn)定的合作關(guān)系。歐德利家具廠歐德利家具經(jīng)營部實力雄厚，重信用、守合同、保證產(chǎn)品質(zhì)量，以多品種經(jīng)營特色的家具、衣柜品種齊全和薄利多銷的原則，贏得了廣大客戶的信任。其中我們主要經(jīng)營的歐德利家具產(chǎn)品有:衣柜、電視柜、鞋柜、衣帽間、書柜、酒柜、榻榻米、儲物柜等。2湖南歐德利家具股份有限公司費(fèi)用報銷現(xiàn)有流程2.1湖南歐德利家具股份有限公司費(fèi)用報銷流程圖報銷者填寫費(fèi)用報銷單后上傳至在線系統(tǒng)等待審批，由部門領(lǐng)導(dǎo)審批后流轉(zhuǎn)至財務(wù)；同時報銷者需將費(fèi)用報銷單寄送至財務(wù)處，然后由費(fèi)用會計審核單據(jù)及報銷內(nèi)容的合規(guī)性，分筆入賬后交由出納付款。圖2-1湖南歐德利家具股份有限公司費(fèi)用報銷流程圖2.2內(nèi)部費(fèi)用報銷報銷人填寫報銷單并粘貼是發(fā)票及相關(guān)單據(jù)交給部門領(lǐng)導(dǎo)審批，部門領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后經(jīng)財務(wù)經(jīng)理審核，若審核無誤出納可直接其報銷單進(jìn)行費(fèi)用報銷。2.3供應(yīng)商對賬及付款流程供應(yīng)商對賬截止于每月27號，以本公司倉庫入料單的日期為準(zhǔn)；供應(yīng)商需在27號前把賬單發(fā)給采購部核對，采購部確認(rèn)核對無誤后將供應(yīng)商對帳單并附上相關(guān)單據(jù)交給會計審核，會計審核單據(jù)無誤后交會計主管核準(zhǔn),掃描回傳對賬單并制作購銷合同讓供應(yīng)商開據(jù)發(fā)票或收據(jù)。供應(yīng)商貨款帳期到期后由采購填寫付款申請書，附上供應(yīng)商對帳單資料、發(fā)票復(fù)印件或收據(jù)及收款帳號交會計審核，會計審核單據(jù)齊全、金額無誤后交總經(jīng)理批準(zhǔn)，出納收到批準(zhǔn)后的單據(jù)付款。3湖南歐德利家具股份有限公司費(fèi)用報銷制度存在的問題3.1常規(guī)問題3.1.1報銷制度方面在本公司現(xiàn)發(fā)展階段，雖然各方面都逐漸電子化，但是在申請費(fèi)用報銷方面還是存在一些問題，主要是費(fèi)用報銷制度不具備較強(qiáng)可操作性，報銷過于依賴人工。比如，前段時間劉某拿著報銷單去找部門領(lǐng)導(dǎo)簽字，但不湊巧遇上了領(lǐng)導(dǎo)出差，當(dāng)時又要求面批，以至于這個報銷單拖了10天才申請好。3.1.2審核流程方面在審核流程方面上，本公司的審核流程過長且某些審核人員缺乏工作責(zé)任意識，使得報銷人在申請報銷的過程中需要經(jīng)過一段時間才能收到報銷款，長此以往很容易降低報銷人的工作積極性，不僅如此，當(dāng)本公司遇到需要進(jìn)行財務(wù)核算的重要時期時，會計人員也會因此而承擔(dān)重大的工作壓力。3.1.3報銷內(nèi)容方面本公司在報銷內(nèi)容方面上各項款項不夠明確，使得員工對可報銷項的了解不清楚，容易使員工過多申請不合理的報銷單，從而使得浪費(fèi)報銷單的資源，最主要的是容易是重大報銷單審核時間進(jìn)一步加長，大大影響了本公司的報銷效率。3.1.4費(fèi)用報銷單設(shè)計方面本公司在設(shè)計報銷單方面的設(shè)計不合理，沒有根據(jù)可報銷項目及會計科目設(shè)置報銷內(nèi)容，也沒有任何填寫說明，容易導(dǎo)致報銷人在填寫時重復(fù)修改，進(jìn)而使報銷單的完成效率低下。3.1.5費(fèi)用報銷單的流轉(zhuǎn)方面本公司在費(fèi)用報銷流轉(zhuǎn)方面不夠完善，容易造成報銷人單個將報銷單寄至財務(wù)處，從而導(dǎo)致快遞費(fèi)浪費(fèi)的局面；再者快遞的寄送時間零散，非常容易使財務(wù)處理效率低下且員工報銷不及時。3.2違規(guī)問題3.2.1原始報銷憑證方面本公司在費(fèi)用報銷過程中，沒有嚴(yán)格核查發(fā)票用途，管理體系不足，再加上部分公司人員憑借自身權(quán)勢出現(xiàn)違規(guī)報銷現(xiàn)象，讓原始報銷憑證不能精準(zhǔn)的展現(xiàn)出費(fèi)用報銷支出狀況，使得公司報銷支出數(shù)額隨之升高。3.2.2發(fā)票信息方面本公司在發(fā)票信息上沒有嚴(yán)格審核報銷和經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)沒有直接關(guān)聯(lián)的虛假發(fā)票，以及報銷在市場中采購的非稅務(wù)部門監(jiān)制、稅務(wù)系統(tǒng)無法查詢的發(fā)票，以至于嚴(yán)重影響發(fā)票管理秩序，隱藏支出事實，使得公司發(fā)票管理比較混亂。3.2.3財務(wù)報銷體系方面公司沒有結(jié)合自身實際狀況，科學(xué)建設(shè)財務(wù)報銷體系，或者財務(wù)報銷體系學(xué)習(xí)及執(zhí)行工作落實不深入，一些公司即便設(shè)定了一系列規(guī)章制度，但是在實際過程中，公司職工對執(zhí)行和學(xué)習(xí)體系的重視力度不強(qiáng)，一些人員出現(xiàn)鉆空子狀況，導(dǎo)致體系落實不到位，給違規(guī)行為出現(xiàn)提供條件。3.2.4報銷財務(wù)核算方面本公司費(fèi)用報銷制度規(guī)定費(fèi)用報銷流程均是在領(lǐng)導(dǎo)部門的審批下才能進(jìn)行，易受到公司領(lǐng)導(dǎo)層級的干預(yù)和影響，使得諸多問題在審批過程中沒有被及時發(fā)現(xiàn)，從而表現(xiàn)出后續(xù)財務(wù)審計過于形式化，公司費(fèi)用報銷違規(guī)現(xiàn)象頻頻發(fā)生。3.2.5財務(wù)人員水平方面本公司財務(wù)人員水平素質(zhì)有待提高，某些人沒有認(rèn)真履行自身職責(zé)，對所有報銷費(fèi)用沒有嚴(yán)格檢查，聽之任之，使得費(fèi)用報銷違規(guī)現(xiàn)象時常出現(xiàn)，且沒有接受系統(tǒng)性培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，也沒有考核對應(yīng)資格資歷，綜合素養(yǎng)有待提升，日常缺少專業(yè)培訓(xùn)，在實際工作中出現(xiàn)諸多失誤，比如有些應(yīng)屆畢業(yè)生剛到公司不久就接觸這些項目，難免會有點(diǎn)生疏，這個時候就需要按“貝爾-蘭卡斯特制”來進(jìn)行提升熟練度了。4湖南歐德利家具股份有限公司費(fèi)用報銷的優(yōu)化設(shè)計4.1規(guī)定審核限定時限為保證審批的及時性，本公司應(yīng)該限定合理的審批時限：自報銷人在網(wǎng)上提交報銷申請之日起超過10天沒有審批的，系統(tǒng)將自動跳轉(zhuǎn)到下個環(huán)節(jié)，默認(rèn)審批人已經(jīng)同意。但是假若默認(rèn)審批通過這一環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題的，責(zé)任需由該審批人承擔(dān)。另外，公司會定期提取審批時效記錄予以通報，超時審批會給予相應(yīng)的處罰。比如，由于沒有及時審批而導(dǎo)致審批環(huán)節(jié)出現(xiàn)嚴(yán)重失誤，有可能使公司購入了有害無益的材料以至于公司在資金鏈上出現(xiàn)問題的給予開除并不允許再次聘用該審批人；一般情況下對公司無危害則處于500-1000的罰金，按情節(jié)嚴(yán)重程度分別進(jìn)行處理。4.2劃清審批權(quán)限由主管領(lǐng)導(dǎo)對下屬費(fèi)用報銷的真實性和合理性把關(guān)，主管不得利用權(quán)務(wù)之便來獲取不正當(dāng)利益，比如給親戚走后門、收取各種回扣或手續(xù)費(fèi)歸個人所有等；或者在工作上公報私仇，帶入私人感情故意不給報銷者審批，如若違反則給予相應(yīng)的處罰。4.3優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)本公司可以利用網(wǎng)絡(luò)開通與會計科目自動匹配的報銷系統(tǒng)與財務(wù)核算系統(tǒng)。可以隨時根據(jù)會計科目的變化而自動更新報銷系統(tǒng)的費(fèi)用類型，從而為財務(wù)人員減輕工作壓力。比如增加“拍照上傳附件"功能,本公司員工在網(wǎng)上報銷時只需要直接連接系統(tǒng)拍照上傳即可，除此之外，我們設(shè)置的網(wǎng)上系統(tǒng)還可以根據(jù)國家推出的新制度及時調(diào)整界面和窗口，以此可以幫助報銷人及時了解最新資訊并進(jìn)行對應(yīng)操作，從而有效減輕費(fèi)用會計的工作量。4.4提高財務(wù)人員的專業(yè)素養(yǎng)本公司可以增設(shè)一個技能素養(yǎng)培訓(xùn)班，鼓勵員工積極報名學(xué)習(xí)，為了提高其參加的積極性，我們可以設(shè)置考試+獎勵機(jī)制，以此來提高本公司財務(wù)人員專業(yè)素養(yǎng)。4.5優(yōu)化報銷流程書面方面，報銷人填寫報銷單時要注明報銷內(nèi)容及附上相關(guān)單據(jù)與報銷人有效證件的復(fù)印件，三者缺一不可，以免出現(xiàn)張冠李戴的現(xiàn)象，確認(rèn)無誤后提交給上級領(lǐng)導(dǎo)簽字，而后經(jīng)財務(wù)部人員審核身份信息是否真實及報銷單是否合理后再交給部門經(jīng)理簽字同意，最后由出納人員簽字并發(fā)放報銷費(fèi)用給報銷人后，財務(wù)內(nèi)勤人員填寫現(xiàn)金日記賬即可。圖4-5湖南歐德利家具股份有限公司費(fèi)用報銷流程圖網(wǎng)上方面，比書面簡單得多，報銷人只需輸入姓名，其他的相關(guān)信息會自己彈出，然后自己核對無誤后就可以直接提交給出納人員簽字即可。圖4-6湖南歐德利家具股份有限公司費(fèi)用報銷流程圖5設(shè)計總結(jié)以上設(shè)計是本人通過對湖南歐德利家具股份有限公司費(fèi)用報銷制度的情況進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)了該公司在費(fèi)用報銷過程中存在的問題并對其提出了制度優(yōu)化設(shè)計方案。湖南歐德利家具股份有限公司費(fèi)用報銷范圍較廣、報銷制度不完善、審核流程的時間較長、報銷內(nèi)容不具體、費(fèi)用報銷單的流轉(zhuǎn)效率不高、財務(wù)人員水平有待提高等，對公司影響較大。因此就需要提高財務(wù)人員素質(zhì)，明確報銷范圍及流程范圍、對費(fèi)用報銷制度加以完善并加強(qiáng)員工實施力度。該公司采用了本設(shè)計方案后，在一定程度上提高了費(fèi)用報銷的效率，并因此幫助公司節(jié)約了一些不必要的支出，也減少了在費(fèi)用報銷過程中出現(xiàn)的漏洞，為該公司的健康穩(wěn)定發(fā)展提供了有力保障。參考文獻(xiàn)關(guān)于公司費(fèi)用報銷中存在的問題及應(yīng)對措施分析劉曉(沈陽地鐵集團(tuán)有限公司，遼寧沈陽110011)公司費(fèi)用報銷違規(guī)問題分析及管理建議馮麗莉(江門市新財富環(huán)境科技有限公司529100)石沖.淺析中小公司費(fèi)用報銷的內(nèi)部控制——以G公司為例[J].納稅,20