湖南旺輝食品有限公司采購與付款制度優(yōu)化設計

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計目錄TOC\o"1-3"\h\u1湖南旺輝食品有限公司簡介 湖南旺輝食品有限公司采購與付款制度優(yōu)化設計1湖南旺輝食品有限公司簡介湖南旺輝食品有限公司成立于2007年06月13日，注冊地址位于岳陽市平江縣城關鎮(zhèn)寺前工業(yè)小區(qū)，注冊資本為6860萬人民幣。公司主要以糕點，豆制品，薯類和膨化食品，調味品，淀粉及淀粉制品為主，進行生產銷售。為企業(yè)健康茁壯成長奠定了良好的基礎。公司緊跟社會發(fā)展，采用先進現(xiàn)代化設備進行生產，打造干凈衛(wèi)生食品，實現(xiàn)跨越式發(fā)展，以立足湖南，輻射全國，走向世界為目標不斷前進。由于公司規(guī)模較小，因此公司的總經(jīng)理之下設置的職能部門主要有業(yè)務部、人事部、財務部；公司的結構組織圖如下所示：圖1公司結構組織2旺輝食品有限公司采購與付款制度現(xiàn)狀旺輝食品公司成立雖有十余年，但在采購與付款方面仍存在一定的缺陷，缺乏專業(yè)的相關性人員進行采購規(guī)劃與管理。公司的采購企業(yè)產品采購批量管理模式主要以不斷改變傳統(tǒng)的采購企業(yè)產品采購批量管理模式及其發(fā)展趨勢為主，主要含義指的是采購公司為了有效合理補充公司產品批量庫存，防止公司產品批量生產銷售過程出現(xiàn)停頓，為有效補充產品庫存而為所做的企業(yè)采購。付款主要是根據(jù)付款憑單進行付款以及公司資金的運轉情況。在付款方面可能也會產生付款逾期或預先付款產生的問題。公司主要采購每月所需生產豆制品、面粉制品的原料，采購品種相對單一，但采購數(shù)量需要得到良好的控制。食品加工企業(yè)最重要的是原材料的質量能夠得到保證，對于供應商的選擇，審核方面，有長期合作的供應商，也有經(jīng)過其他渠道了解的廠商。3旺輝食品公司采購與付款制度存在的問題3.1公司采購計劃不嚴謹公司主要管理收購公司采用的管理模式主要是收購公司實行傳統(tǒng)的采購市場活動采購銷售活動管理模式，采購市場活動具體目的主要也可能就是收購公司為了及時合理補充公司產品市場庫存，防止公司產品批量生產銷售過程出現(xiàn)停頓，為及時補充產品庫存而自行做的市場采購。這種模式對于食品加工企業(yè)來說，存在一定的弊端。原材料產品采購過多往往會導致產生大量浪費庫存現(xiàn)象或長期地存放于產品倉庫中使質量不能及時得到有效保障，采購使用量與實際材料使用量之間存在較大的時間差距，采購管理人員的產品采購計劃預算編制管理能力相對不強，沒有及時做好產品市場調研以及與產品生產線和銷售工作相結合，編制的產品采購計劃也只是用于為了及時補充產品庫存，導致采購計劃未能真正起到作用，采購計劃中未能結合市場變化情況以及原材料的價格波動進行改變，這無形之中增加了采購的成本，影響了采購的質量以及數(shù)量。3.2采購與付款審批流程不完善采購付款是企業(yè)一個重要的部分，付款的時間把控關系到企業(yè)的誠信以及對于資金的占用，付款時還應根據(jù)相關的單據(jù)進行付款，并有相關人員領導審批。在旺輝食品有限公司中付款制度不完善，引起付款流程不夠嚴謹，付款審批未能得到重視。采購與付款業(yè)務通常是請購、訂貨、驗收、付款這樣一個程序，而在辦理付款時應根據(jù)審核之后才能付款，但在調查中，公司采購與付款人員長期由一人擔任，其中對于存貨的存在，應付賬款的發(fā)生可能有較大的可疑性。一旦管理層監(jiān)督不能到位，員工混水摸魚，就會極大降低企業(yè)的效率，提升成本費用，造成企業(yè)存在不必要的損失和成本增加。且公司對于付款時間沒有具體的管理，沒有合理規(guī)劃以致生產旺季時人員存在短缺，對于付款的審批也就比較松懈，付款審批職責存在缺失，未對其有效監(jiān)督與管理，因此也會引發(fā)付款時間提前占用運營資金，付款時間推后，導致企業(yè)誠信下降影響公司資金運作。3.3采購付款管理責任不明確首先，部門里面的采購崗位職責沒有明確劃分精準，請購管理制度不夠健全完善、供應商采購管理機制缺失、采購計劃的明確制定也可能沒有設立專職人員負責管理以及內部健全采購體系管理機制不健全等。旺輝由于公司沒有對企業(yè)采購管理相關工作流程制度做出明確的制度規(guī)定，這些流程制度的不善和健全嚴重直接影響了公司采購與交貨付款內部風險控制管理制度的有效實施。其次，公司對于采購與交貨付款的質量驗收過程控制管理機制也一直沒有建立相關的管理制度，更沒有明確的責任人，而這樣一旦出現(xiàn)問題就很難查到應該負責的人，從而造成員工的實際的驗收中積極性也不是很高。此外，采購計劃的制定沒有明確到具體的崗位，只是部門內部人員輪流做，這樣會影響到計劃的統(tǒng)一管理，也不便于追責。3.4采購信息溝通不通暢采購與到貨付款部的業(yè)務管理涉及了多個行業(yè)部門，所以各個部門的信息協(xié)調性非常重要，若是部門信息的充分溝通以及渠道不夠充分完善，就可能會直接使我們公司的采購業(yè)務管理產生很多問題。采購與交貨付款管理業(yè)務主要管理涉及的采購部門主要有產品生產部和總采購部、銷售部、財務部。目前很多公司產品采購部和公司銷售部由于沒有良好的產品信息溝通交流渠道，經(jīng)常都會造成公司采購部的物資不適量，從而直接影響銷售到產品生產；而產品生產部和公司采購部沒有及時的信息溝通，又導致經(jīng)常出現(xiàn)供不應求或產品供應比過去大于求的特殊情況。除此之外，還有橫向和縱向的溝通，公司沒有好的溝通機制，導致上級部門很難了解到下屬部門是否存在舞弊行為，也更加無法對舞弊行為采取有效措施及時止損，對公司產生的消極影響也不能及時的解決。4旺輝食品公司采購與付款制度優(yōu)化設計4.1制定合理的采購計劃和監(jiān)督管理制度4.1.1嚴格審核采購計劃首先，確定旺輝食品有限公司采購計劃由庫存驅動改為訂單驅動，具體操作上，應根據(jù)上年的銷售情況，當年市場變化情況以及生產所需制定當年相關的采購需求量。公司應提高采購人員的專業(yè)能力素養(yǎng)，增強對專業(yè)人士的培訓，使其能夠勝任采購工作，制定良好的采購計劃。公司采購小組應從企業(yè)整體利益出發(fā)，不貪圖個人私欲，做到為公司整體利益著想，有強烈的職業(yè)道德感和專業(yè)的綜合素質。對于采購計劃的制定流程可優(yōu)化如圖2。4.1.2監(jiān)督采購計劃實施制定好一套詳細的采購計劃之后，需要合理的監(jiān)督，有效的監(jiān)督也會在一定程度上減少公司成本費用，接收到采購計劃之后應進行反復確認，以免出現(xiàn)不必要的錯誤信息，相關采購監(jiān)督工作人員一般應依法負責依規(guī)定期進行現(xiàn)場檢查監(jiān)督，線上線下監(jiān)督，核查數(shù)據(jù)核對等監(jiān)督方式，確保產品采購計劃公開，公平，公正的有序進行，加強采購實施計劃的嚴肅性，規(guī)范性。提高對企業(yè)采購管理人員經(jīng)營行為的法律約束力，增加采購資金的綜合利用率，防止出現(xiàn)產品采購過多，庫存持續(xù)積壓，或導致采購資金過少，阻礙生產。采購需求提出采購需求提出采購計劃編制采購經(jīng)理審核主管業(yè)務副總審核選擇供應商簽定合同執(zhí)行采購計劃NN圖2采購計劃審批流程4.2制定規(guī)范的采購付款審批制度加強公司內部管理風險控制，提高報銷付款辦理工作的信息準確性和工作及時性，規(guī)范商品采購與辦理付款相關業(yè)務，合理安排付款時間，嚴格執(zhí)行付款審批。辦理個人付款申請業(yè)務時，并且必需每人填制一份付款業(yè)務申請表，由當?shù)叵嚓P財政部門進行審核。除企業(yè)緊急采購所需原材料外，其他預付款項在未結算總貨款時不得預付全部價款，相關部門應嚴格把控，確保與供應商關系良好，合同正常執(zhí)行。嚴格按照網(wǎng)上付款截止時間不超前不隨意逾期，遵循網(wǎng)上付款操作流程：采購計劃執(zhí)行完后，根據(jù)驗收單據(jù)、發(fā)票及合同的付款約定，辦理采購付款申請，交財務部、綜合部、分管負責人、總經(jīng)理逐級審批，如發(fā)現(xiàn)不符則打回待審，最后交財務辦理付款。具體流程如下圖所示：執(zhí)行采購計劃執(zhí)行采購計劃采購物資驗收采購部門填制付款審批單財務部審核是否符合付款條件打回待審分管領導審核綜合部審核總經(jīng)理審核交由財務部執(zhí)行付款NY圖3采購付款審批流程圖4.3完善采購付款管理機制4.3.1完善采購崗位職責體系公司內部應該一定要建立有明確的內部分工管理制度和建立完善健全的內部職權運行制度，一個完善的職工分工體系和組織結構是公司內部控制是否能夠有效實施的基礎?；谕x公司的目前職工分工現(xiàn)狀，應該在采購部明確各個崗位的職責，負責做采購計劃的、管理供應商的以及采購合同的，應該都要有專職人員，各司其職，如此，即使中間出現(xiàn)了什么差錯，也方便追責；而這對于工作能力突出的員工是一個很好的表現(xiàn)機會。表1采購崗位職責表序號工作職責1遵守公司各項管理制度，禁止外泄公司商業(yè)秘密。2認真務實負責協(xié)助執(zhí)行管理公司參與上級領導的工作協(xié)同參與指導互相配合，協(xié)助執(zhí)行公司高級董事長及管理公司高級副總經(jīng)理的相關工作。3主持采購部的全面工作。4領導工作采購各部門按照本部門的采購工作崗位職能職責做好領導工作。5根據(jù)集團公司各采購項目市場營銷采購計劃和工程施工采購計劃自行制訂產品采購計劃，并定期督導公司實施。6建立大宗采購管理部門大宗常用商品物資價格行情信息監(jiān)控，拓寬大宗采購信息渠道。7制定國家物資管理采購活動原則，確定物資供應商的崗位選擇與資格考評，負責物資采購活動合同的辦理簽訂和采購督導制度實施。8做好設備采購的資金預測分配工作，根據(jù)采購資金設備運作實際情況，材料設備堆放復雜程度；合理分配進行預先準備采購。9定期學習組織培訓員工定期進行各類采購管理業(yè)務知識的系統(tǒng)學習，精通各類采購商的業(yè)務和管理技巧，培養(yǎng)專業(yè)采購員4.3.2建立采購與付款管理考核機制公司需要建立完善的采購與支付款管理考核機制，對于員工賞罰分明，并對于員工日常生活和工作中的各種行為都進行了約束，用巧妙的手段和方法來充分調動公司員工的主動性，讓員工可以積極努力的工作。比如說采購部門采購物資在公司符合公司的所有質量標準而所花費的資金還小于預算資金，那么就可以給采購部門的員工加相應的績效獎金、崗位補貼或者組織員工團建；但是如果超過預算范圍，超過的程度在整體的5%以內就以扣獎金來作為懲罰；如果超過整體的15%，領導應該要引起重視，分析具體的原因。4.4完善各部門間的信息溝通渠道一個完善的員工信息溝通機制不僅可以及時獲取公司內部的信息，還能夠有效確保公司內部的相關信息在員工們的作業(yè)中能夠及時有效地得到傳遞，也會提高縱向、橫向的溝通效率。對于旺輝公司的采購和付款業(yè)務溝通機制最大的優(yōu)勢之處就是那些涉及到與采購業(yè)務密切相關的訂單、貨品和物資庫存數(shù)量情況、采購貨品的數(shù)目、銷售貨品的數(shù)目、以及一些供應商之間的協(xié)議或者合同簽訂以及其他的合同爭端等。對于進一步完善企業(yè)的信息溝通途徑和渠道建議主要包括以下幾個方面：第一，公司首先應該在內部建立一個進行信息處理的系統(tǒng)。按照內部信息獲取方式和渠道不同可以分為內部的信息和外部的信息，內部的信息由公司員工通過注冊登錄的公司辦事平臺進行獲取，外部信息可以通過供應商資料、市場調研的報告以及相關的財政稅收政策等來獲得。通過信息處理系統(tǒng)進行分類，然后將有用的信息提供給相關部門，提高各部門的工作效率。第二，對于信息的傳遞系統(tǒng)也要進行優(yōu)化與完善。一個完善的信息傳輸系統(tǒng)能夠讓公司的管理層及時地了解到自己公司目前的運行狀況與所面臨的具體情況，管理層也能夠根據(jù)實際的情況需要來重新制定自己的公司發(fā)展策略，并且有助于推動公司目標的得到順利實現(xiàn)。5小結通過對湖南旺輝有限公司的分析，發(fā)現(xiàn)其對采購量的確定，員工的崗位分工與風險防范都存在這一些問題，以完善企業(yè)管理，提高公司經(jīng)濟效益為目標提出了改進方法。在食品加工企業(yè)競爭越發(fā)激烈的如今，特別對于小型微利的食品加工企業(yè)來說，資金與企業(yè)影響率明顯不足，通過優(yōu)化設計企業(yè)不斷的完善企業(yè)內部，提升市場競爭力，以達到企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

參考資料[1]李榮梅.企業(yè)內部控制與風險管理[M].北京：經(jīng)濟管