湖南協(xié)和家電有限公司往來賬款管理優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)目錄TOC\o"1-3"\h\u1公司簡(jiǎn)介 湖南協(xié)和家電有限公司往來賬款管理優(yōu)化設(shè)計(jì) 1公司簡(jiǎn)介湖南協(xié)和家電有限公司是長(zhǎng)沙家電行業(yè)知名企業(yè)，地址位于湖南省長(zhǎng)沙市芙蓉區(qū)文藝路街道五一中路129號(hào)。公司成立時(shí)間2012年，注冊(cè)資本800萬人民幣，現(xiàn)有職工約100人。該公司的經(jīng)營范圍是家用電器及配件、通訊產(chǎn)品、中央空調(diào)設(shè)備及配件銷售、安裝、維修等。該公司主要以門店銷售為主，目前產(chǎn)銷平衡。部門機(jī)構(gòu)包括商務(wù)部、人事部、倉儲(chǔ)物流部、業(yè)務(wù)部、市場(chǎng)部、直營部、電商部、售后服務(wù)部、財(cái)務(wù)部等九個(gè)部門。圖1湖南協(xié)和家電有限公司部門結(jié)構(gòu)圖2公司往來賬款管理存在的主要問題該公司的往來賬款主要分為應(yīng)收款類以及應(yīng)付款類，進(jìn)一步分為應(yīng)收、應(yīng)付、預(yù)付、預(yù)收賬款等。根據(jù)公司的財(cái)務(wù)內(nèi)部調(diào)查財(cái)務(wù)報(bào)表，發(fā)現(xiàn)協(xié)和家電公司在應(yīng)收賬款方面存在的問題較為突出，其次是其他往來賬務(wù)處理不規(guī)范。因此，本方案主要針對(duì)應(yīng)收賬款管理問題進(jìn)行優(yōu)化。2.1應(yīng)收賬款賬齡缺少定期分析協(xié)和家電公司自從成立以來一直處于上升的階段，銷售產(chǎn)品越來越多，參與的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)也越來越多，收入也是越來越多，隨之而來的問題也出現(xiàn)了。公司為了擴(kuò)大銷售，往往采取的是賒銷手段，從而發(fā)生了很多的應(yīng)收賬款，導(dǎo)致應(yīng)收賬款難以管理。因?yàn)闀?huì)計(jì)人員沒有重視對(duì)應(yīng)收賬款信息的收集整理，所以很難快速查詢到具體詳細(xì)的信息，更談不上在規(guī)定的時(shí)間期限內(nèi)定期對(duì)應(yīng)收賬款進(jìn)行賬齡分析，如果沒有了分析也就不會(huì)及時(shí)采取收款行動(dòng)，這樣就容易造成公司的資金流入現(xiàn)象遠(yuǎn)遠(yuǎn)小于資金流出現(xiàn)象，同時(shí)公司應(yīng)收賬款資金情況也受到很大影響，嚴(yán)重時(shí)甚至讓公司資金運(yùn)轉(zhuǎn)出現(xiàn)困難。2.2應(yīng)收賬款難以收回在公司的運(yùn)營過程中，銷售與收款之間存在一定的時(shí)間差，導(dǎo)致業(yè)務(wù)的成交時(shí)間與收到貨款的時(shí)間不一致。在過去的幾年中，協(xié)和家電有限公司沒有在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)及時(shí)結(jié)清應(yīng)收賬款，也沒有采取足夠的措施來收取應(yīng)收賬款，并在很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)沒有與客戶核對(duì)往來賬款。導(dǎo)致賬簿上很長(zhǎng)一段時(shí)間存在壞賬，從而增加了壞賬準(zhǔn)備并影響了資金的返回。2.3往來賬款未及時(shí)核對(duì)、未定期清理湖南協(xié)和家電公司忽視了往來賬款及時(shí)核對(duì)的重要性，沒有制定相應(yīng)計(jì)劃，也沒有定期或者不定期分類核對(duì)往來賬款。財(cái)務(wù)人員直接簡(jiǎn)化做賬步驟，只有在年底才會(huì)對(duì)往來賬款進(jìn)行清查核對(duì)，這種方式時(shí)間跨度太大，單據(jù)不全，清查起來很難找到實(shí)際對(duì)應(yīng)業(yè)務(wù)，導(dǎo)致往來賬款余額越來越大，形成一種惡性循環(huán)，發(fā)生壞賬、亂賬。由于財(cái)務(wù)人員沒有做到定期清查，有些有名無實(shí)的往來賬款久掛賬上，使得壞賬沒有得到及時(shí)報(bào)損、處理，最終導(dǎo)致壞賬無法有效清理，后續(xù)催款難度增加。2.4財(cái)務(wù)人員分工不明確湖南協(xié)和家電公司的財(cái)務(wù)部對(duì)于往來賬款沒有設(shè)置專人專管，經(jīng)常會(huì)隨意指派財(cái)務(wù)人員去負(fù)責(zé)往來賬戶收款。對(duì)于崗位職責(zé)不明確，分工不明確，經(jīng)常發(fā)生崗位交叉，沒有明確到哪一部分該由誰來負(fù)責(zé)，導(dǎo)致業(yè)務(wù)交接處理沒做到位。比如，前一個(gè)人剛對(duì)賬完沒有主動(dòng)去催收，也沒有將相關(guān)信息交給負(fù)責(zé)的財(cái)務(wù)人員，也未能跟進(jìn)，如此惡性循環(huán)，沒有連續(xù)性，交接手續(xù)不健全，并且沒有形成合法、完整有效的對(duì)賬憑據(jù)，也可能導(dǎo)致相關(guān)資料流失，最后壞賬也不斷增多。此外，由于應(yīng)付款和應(yīng)收款涉及的流程環(huán)節(jié)多，如果在不完整的獎(jiǎng)懲機(jī)制中，容易導(dǎo)致財(cái)務(wù)人員結(jié)清往來賬目的積極性降低。2.5忽視對(duì)客戶信用的調(diào)查和管理公司在客戶信用方面，預(yù)防意識(shí)相對(duì)較弱，并且忽視了對(duì)客戶信用的調(diào)查和信用信息的管理。同時(shí)，協(xié)和家電公司合作的客戶會(huì)使用各種賒銷方法來獲取市場(chǎng)份額，如賒銷或推遲付款。往來賬款的所占時(shí)間比越長(zhǎng)，公司的壞賬機(jī)率越高，公司占用資金也越容易存在損失。無法評(píng)估和分析客戶的信用狀況和信譽(yù)，通常會(huì)給公司的賬目帶來重大風(fēng)險(xiǎn)。3公司往來賬款管理優(yōu)化設(shè)計(jì)3.1運(yùn)用Excel軟件定期、動(dòng)態(tài)地進(jìn)行應(yīng)收賬款賬齡表分析湖南協(xié)和家電公司須非常認(rèn)真地對(duì)待應(yīng)收賬款，因?yàn)橥锨返臅r(shí)間越長(zhǎng)，收回成功率就越低，壞賬損失也就越大。所以應(yīng)該做好應(yīng)收賬款的賬齡的分析，切切實(shí)實(shí)的關(guān)注應(yīng)收賬款回收的變化。為此創(chuàng)建了應(yīng)收賬款表單，其中包括交易日期、客戶名稱、應(yīng)收金額、本期已收金額、期末應(yīng)收金額、付款期限、到期日期、逾期天數(shù)。通過表1所示，可以快速、清晰、具體的明確應(yīng)收賬款信息，準(zhǔn)確地反映出每一個(gè)客戶回款時(shí)間和內(nèi)容，降低應(yīng)收賬款發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)，為應(yīng)收賬款及時(shí)收回做好準(zhǔn)備，也為其管理提供有效的依據(jù)。表1應(yīng)收賬款賬單（2020.1.31）通過Excel中的匯總功能進(jìn)行計(jì)算，得出精確結(jié)果，建立“應(yīng)收賬款賬齡分析”表，表格內(nèi)容包括了賬齡、應(yīng)收賬款金額、所占比例等。由表2所示。表2湖南協(xié)和有限公司應(yīng)收賬款賬齡分析表從該表了解到協(xié)和家電公司未到期的應(yīng)收賬款為6500萬元、所占比例為19.7%，逾期0至30天的應(yīng)收賬款為0萬元，逾期30天至60天的應(yīng)收賬款為0萬元，逾期60天至90天的應(yīng)收賬款為134萬元，所占比例為4.07%,逾期在90天以上的應(yīng)收賬款為2509萬元、所占比例為76.23%，由表內(nèi)數(shù)據(jù)得出公司逾期天數(shù)處于90天以上所占比例最高。通過對(duì)表格詳細(xì)的分析，可以有計(jì)劃的對(duì)逾期款項(xiàng)進(jìn)行催收，降低回款風(fēng)險(xiǎn)。3.2建立并完善公司應(yīng)收賬款內(nèi)部控制制度湖南協(xié)和家電公司為了加大應(yīng)收賬款收款力度，加快應(yīng)收賬款收款速度，公司建立應(yīng)收賬款內(nèi)部控制制度，首先要規(guī)范應(yīng)收賬款基本業(yè)務(wù)流程（如下圖2），其次明確應(yīng)收賬款部控制目標(biāo)：賒銷符合企業(yè)的銷售政策，并進(jìn)行經(jīng)適當(dāng)審批；發(fā)票上載明的價(jià)格、數(shù)量和付款條件與貸方通知單和訂單合同一致；發(fā)生的賒銷及時(shí)記錄入賬；應(yīng)收賬款得到及時(shí)恰當(dāng)催收等。最后，在“應(yīng)收賬款”部分中制定控制點(diǎn)：發(fā)貨單、銷售發(fā)票、運(yùn)輸單據(jù)和信用額度；呆賬核銷由有經(jīng)授權(quán)的人員批準(zhǔn)；定期創(chuàng)建賬齡分析計(jì)劃，并及時(shí)收集應(yīng)收賬款。特制此制度還可以保證公司資金的安全性，防止操作風(fēng)險(xiǎn)，盡可能的縮短應(yīng)收賬款占用時(shí)間，加快資金周轉(zhuǎn)。開始編制記賬憑證并且登記應(yīng)收賬款明細(xì)開始編制記賬憑證并且登記應(yīng)收賬款明細(xì)根據(jù)分公司報(bào)表匯總應(yīng)收賬款根據(jù)分公司報(bào)表匯總應(yīng)收賬款簽訂銷售合同并且開具銷售發(fā)票進(jìn)行應(yīng)收賬齡分析簽訂銷售合同并且開具銷售發(fā)票進(jìn)行應(yīng)收賬齡分析依據(jù)應(yīng)收賬款分析提示業(yè)務(wù)經(jīng)辦人催款依據(jù)應(yīng)收賬款分析提示業(yè)務(wù)經(jīng)辦人催款收到貨款提示財(cái)務(wù)部二次催款收到貨款提示財(cái)務(wù)部二次催款收款 是收款匯總報(bào)集高層賬務(wù)處理是匯總報(bào)集高層賬務(wù)處理是編制應(yīng)收賬款余額表編制應(yīng)收賬款余額表審批進(jìn)行應(yīng)收賬款分析審批進(jìn)行應(yīng)收賬款分析結(jié)束結(jié)束圖2應(yīng)收賬款基本業(yè)務(wù)流程圖3.3建立定期對(duì)賬制度，加強(qiáng)清理工作湖南協(xié)和家電公司在往來賬款管理中，普遍存在長(zhǎng)期掛賬，為了解決加強(qiáng)核對(duì)力度，解決因清理、對(duì)賬不及時(shí)，而造成的公司利益損失，建立了往來款項(xiàng)對(duì)賬制度流程圖（如下圖3），確定對(duì)賬形式可以通過電子郵件、信函等。其次確定好對(duì)賬時(shí)間，內(nèi)部往來按月對(duì)賬，外部往來最少每季與往來客戶對(duì)賬一次，與客戶對(duì)賬時(shí)，要求對(duì)方提供對(duì)賬單，并填寫對(duì)賬單，經(jīng)雙方確認(rèn)簽字歸檔。為此能夠有效的減少公司的對(duì)賬時(shí)間，提高雙方工作效率，解決公司的問題。確定對(duì)賬形式（電子郵件、傳真信函等）確定對(duì)賬形式（電子郵件、傳真信函等）確定固定對(duì)賬時(shí)間內(nèi)部按月對(duì)賬 確定固定對(duì)賬時(shí)間內(nèi)部按月對(duì)賬與客戶對(duì)賬時(shí)，要求對(duì)方提供對(duì)賬單與客戶對(duì)賬時(shí)，要求對(duì)方提供對(duì)賬單外部按季度對(duì)賬外部按季度對(duì)賬雙方簽字定檔雙方簽字定檔圖3往來對(duì)賬制度流程圖此外，為了進(jìn)一步強(qiáng)化公司往來賬款的管理，確保往來賬款清理順利的進(jìn)行，制定了以下方案，其中清理范圍包括內(nèi)部往來和外部往來；對(duì)于掛賬時(shí)間較長(zhǎng)的往來款項(xiàng)(基于2020年1月的會(huì)計(jì)報(bào)表中的交易數(shù)據(jù)）。它包括三個(gè)階段。第一是控制和核對(duì)清理階段（2月1日至2月20日），創(chuàng)建一個(gè)由經(jīng)理和財(cái)務(wù)部成員組成的往來款項(xiàng)清理小組，組織并執(zhí)行全面完整的清理任務(wù)。公司的總經(jīng)理是第一責(zé)任人，并且安排相關(guān)人員明確責(zé)任分工。第二是整理和匯總（2月21日至2月25日），對(duì)往來賬款進(jìn)行逐一整理，分類并且提出意見；清理后對(duì)出現(xiàn)的問題制定有效的措施并認(rèn)真進(jìn)行總結(jié)。第三，應(yīng)在2月25日之前及時(shí)發(fā)送交易的結(jié)算結(jié)果，必須如實(shí)報(bào)告當(dāng)前問題，不允許延遲。往來賬款清理方案內(nèi)部往來往來賬款清理方案內(nèi)部往來外部往來外部往來第三階段在2月25日前及時(shí)報(bào)送第二階段整理總結(jié)階段(2月21日-2月25日)第一階段核對(duì)清理階段第三階段在2月25日前及時(shí)報(bào)送第二階段整理總結(jié)階段(2月21日-2月25日)第一階段核對(duì)清理階段(2月1日-2月20日)清理信息，如實(shí)報(bào)送清理結(jié)果逐一整理，分類并提出意見領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部成員組成的往來款項(xiàng)清理小組清理信息，如實(shí)報(bào)送清理結(jié)果逐一整理，分類并提出意見領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部成員組成的往來款項(xiàng)清理小組 對(duì)長(zhǎng)期掛賬的款項(xiàng)要查明原因，并提意見對(duì)長(zhǎng)期掛賬的款項(xiàng)要查明原因，并提意見明確責(zé)任分工明確責(zé)任分工經(jīng)協(xié)議，上報(bào)財(cái)務(wù)中心否經(jīng)協(xié)議，上報(bào)財(cái)務(wù)中心清清理工作結(jié)束后，各單位認(rèn)真總結(jié)圖4往來賬款清理方案3.4明確崗位職責(zé)，健全崗位設(shè)置由于湖南協(xié)和家電公司對(duì)往來會(huì)計(jì)沒有明確的分工，因此可以專設(shè)應(yīng)收會(huì)計(jì)、應(yīng)付會(huì)計(jì)人員實(shí)行對(duì)往來賬款的催收和付款，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)輪換，設(shè)立不相容崗位制度，建立明確的職責(zé)分工制度，防止舞弊發(fā)生。其次公司為了提高工作效率，應(yīng)從明確往來會(huì)計(jì)人員崗位職責(zé)，工作內(nèi)容來著手分析。如下表3所示。表3往來會(huì)計(jì)崗位職責(zé)、工作內(nèi)容崗位職責(zé)工作內(nèi)容1.與有關(guān)部門合作，為債權(quán)人和預(yù)付款制定會(huì)計(jì)和管理方法。

2.執(zhí)行交易結(jié)算，查看交易通知，并及時(shí)執(zhí)行結(jié)算處理。

3.及時(shí)與供應(yīng)商對(duì)賬，以提供準(zhǔn)確的支票賬戶信息；

4.定期償還債務(wù)和預(yù)付款。

5.正確維護(hù)會(huì)計(jì)信息并執(zhí)行經(jīng)理分配的各種任務(wù)。1.準(zhǔn)備付款單。根據(jù)訂單，驗(yàn)收憑證，倉庫訂單等

2.定期與供應(yīng)商核對(duì)賬目。

3.整理付款事宜；付款由財(cái)務(wù)員完成，而會(huì)計(jì)則保留帳戶。

4.準(zhǔn)備會(huì)計(jì)限制和付款明細(xì)。

5.將未付的付款憑證分開。已支付（注銷）的付款憑證。根據(jù)銷售合同對(duì)每個(gè)客戶建立臺(tái)帳管理，做好銷售

合同的管理。在明確公司往來賬款管理崗位職責(zé)分工后，為了提高工作效率，建立規(guī)范應(yīng)收崗位流程（如下圖5所示），對(duì)于協(xié)和家電公司往來賬款分工不明確，應(yīng)付及應(yīng)收人員第一要根據(jù)銷售合同對(duì)每個(gè)客戶建立臺(tái)賬管理，做好銷售合同管理；第二，驗(yàn)證和確認(rèn)客戶轉(zhuǎn)移，準(zhǔn)備會(huì)計(jì)記錄，收集和記錄客戶賬戶信息；第三做好每天檢查，做好客戶回款的工作；第四在10天內(nèi)向經(jīng)理報(bào)告回購計(jì)劃統(tǒng)計(jì)表；第五付款時(shí)間表實(shí)時(shí)與客戶查對(duì)帳戶，以查明原因并通知經(jīng)理；最后負(fù)責(zé)對(duì)客戶開具的發(fā)票進(jìn)行審核；根據(jù)銷售合同對(duì)每個(gè)客戶建立臺(tái)帳管理，做好銷售

合同的管理。做好客戶回款的

做好客戶回款的

審核確認(rèn)工作，編制收款會(huì)計(jì)憑證并登記應(yīng)收帳款明細(xì)做好應(yīng)收帳款日常核對(duì)工作，及時(shí)將對(duì)帳資料歸集做好應(yīng)收帳款日常核對(duì)工作，及時(shí)將對(duì)帳資料歸集

存檔，必要時(shí)與銷售員一道外出對(duì)帳?；乜钣?jì)劃統(tǒng)計(jì)表，每月10日前向部門主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送一份回款計(jì)劃統(tǒng)計(jì)表，每月10日前向部門主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送一份及時(shí)與客戶對(duì)帳，查明原因并向部門主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。及時(shí)與客戶對(duì)帳，查明原因并向部門主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。負(fù)責(zé)對(duì)客戶開具發(fā)票情況的審核;負(fù)責(zé)對(duì)照負(fù)責(zé)對(duì)客戶開具發(fā)票情況的審核;負(fù)責(zé)對(duì)照款支付進(jìn)行審核。圖5應(yīng)收崗位職責(zé)工作內(nèi)容流程圖3.5明確客戶信用，建立全面的信用檔案為了協(xié)和家電公司的可持續(xù)發(fā)展，也為了其能夠增加市場(chǎng)訂單和銷售收入，需要對(duì)客戶信用進(jìn)行考核，同時(shí)建立客戶信用檔案（如圖6所示），對(duì)客戶的相關(guān)信息進(jìn)行收集并對(duì)信用等級(jí)進(jìn)行評(píng)估。圖6客戶信用檔案該表格建立并補(bǔ)充了與他們實(shí)際情況相匹配的客戶信用評(píng)級(jí)系統(tǒng)。在進(jìn)入市場(chǎng)之前，對(duì)公司的客戶進(jìn)行了國內(nèi)范圍的初步調(diào)查，以初步了解客戶的經(jīng)營狀況資產(chǎn)指標(biāo)、產(chǎn)品類型和市場(chǎng)群體、股東客戶及其信用、排名、回收率等，以了解客戶的信譽(yù)度，評(píng)估客戶的信用風(fēng)險(xiǎn)和信用等級(jí)；通過對(duì)客戶信用進(jìn)行評(píng)分的方法，對(duì)不同信用評(píng)分的客戶采用不同的信用政策，以有效降低管理應(yīng)收賬款的風(fēng)險(xiǎn)。4評(píng)價(jià)本設(shè)計(jì)方案，運(yùn)用了Excel表制作應(yīng)收賬款賬齡表；通過調(diào)查分析得出往來賬款信用客戶檔案表、應(yīng)收賬款基本業(yè)務(wù)流程表、制定了往來賬款清理方案等。根據(jù)表格數(shù)據(jù)詳細(xì)分析了公司在往來賬款中存在的問題，并且提出了一些策略。能夠讓公司的財(cái)務(wù)人員明確各自的崗位，并對(duì)往來賬款存在的一些問題進(jìn)行有針對(duì)性的解決，幫助公司降低應(yīng)收賬款的風(fēng)險(xiǎn)，做到有效核查。通過圖片和表格，能夠把問題表達(dá)的更清楚，還能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決公司的一些問題。由于應(yīng)收賬款在公司占重要一席，