湖南遠利恒泰醫(yī)療科技有限公司差旅費報銷制度優(yōu)化設計

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計目錄TOC\o"1-3"\h\u226311.湖南遠利恒泰醫(yī)療科技有限公司簡介 湖南遠利恒泰醫(yī)療科技有限公司差旅費報銷制度優(yōu)化設計1.湖南遠利恒泰醫(yī)療科技有限公司簡介湖南遠利恒泰醫(yī)療科技有限公司成立于2017年05月05日，注冊地位于長沙高新開發(fā)區(qū)延農(nóng)路41號1棟601第03-2戶室。經(jīng)營范圍包括醫(yī)療器械技術開發(fā)；三類醫(yī)療器械、二類醫(yī)療器械、一類醫(yī)療器械的生產(chǎn)；機電設備安裝服務、、電子自動化工程、電子設備工程；提供建筑設備服務；建筑工程施工；建筑機械設備的經(jīng)營和租賃；醫(yī)療設備租賃服務；醫(yī)療器械技術咨詢和交流服務；醫(yī)療信息、技術咨詢服務；一類、二類醫(yī)療器械研發(fā)；一類、二類醫(yī)療器械批發(fā)。2.公司現(xiàn)行差旅費報銷制度湖南遠利恒泰醫(yī)療科技有限公司現(xiàn)行的差旅費報銷制度于公司成立之初開始制定實施，已有4年之久，由財務部為主，行政部為輔，最后再交由公司總經(jīng)理審批做最終決定。湖南遠利恒泰醫(yī)療科技有限公司共設有10個部門，進行出差的通常是商務部、售后部及工程安裝部的部門經(jīng)理和一般人員。商務部出差主要負責品牌商鋪的招商；進行產(chǎn)品開發(fā)的調(diào)研；拓展外地市場，做產(chǎn)品宣傳。售后部出差是定期回訪客服，進行滿意度的調(diào)查；對顧客反映有故障的機器設備等到現(xiàn)場確認現(xiàn)象及原因，進行拍照記錄，并如實填寫售后服務會簽單，與客戶溝通好后續(xù)問題。工程安裝部出差負責對安裝成本進行測算，確定項目的工程造價；進行工程項目的施工、安裝與調(diào)試。湖南遠利恒泰醫(yī)療科技有限公司的差旅費報銷在財務工作中占有相當重要的地位，因為不完善的制度、標準設置不準確等多種主客觀因素，導致差旅費報銷數(shù)額大、業(yè)務量大、很容易造成費用超支，所以，出差人員很容易鉆差旅費項目上的空子，導致差旅費管理和控制難度系數(shù)較大，進而給公司財務部的工作造成一定的困難。3.現(xiàn)行差旅費報銷制度中存在的問題不同公司或部門對于差旅費的具體范圍及標準有不同的規(guī)定。近段時間，通過對湖南遠利恒泰醫(yī)療科技有限公司現(xiàn)行差旅費報銷制度的了解中，發(fā)現(xiàn)該公司在差旅費報銷時間、報銷范圍、報銷流程及制度的執(zhí)行方面都存在著一些問題，應引起該公司的重視并及時解決。3.1現(xiàn)行差旅費報銷制度報銷時間跨度大湖南遠利恒泰醫(yī)療科技有限公司現(xiàn)行的差旅費報銷制度對于報銷時間沒有具體規(guī)定，有的職員拖很長時間才來報銷，一些出差人員的出差位置較近，所產(chǎn)生的費用相對較少，他們怕找領導簽字麻煩，所以喜歡加一點，賺一點錢，等金額較大時再一次性報銷。一些出差人員出差頻繁，次數(shù)過多，每一次出差的時間相隔太長，以至于出差的次數(shù)記不清楚，有一些票據(jù)丟失不見，這些情況都給財務人員的工作增加了很大的難度，財務人員要逐一審核所有報銷單，但是也不可能記得每一個人具體的出差情況，因而對于報銷單的內(nèi)容不能做深入的了解和審核，不能起到審核和監(jiān)督的作用。例如，湖南遠利恒泰醫(yī)療科技有限公司安裝部職員王鵬于2019年4月9日至20日多次在湘潭出差，由于出差地點較近，次數(shù)又頻繁，他累計一次性報銷，由于沒有及時報銷，時間跨度大，導致財務人員無法判斷有沒有重復報銷差旅費，加大了工作難度。3.2現(xiàn)行差旅費報銷制度審批報銷流程沒有嚴格規(guī)定湖南遠利恒泰醫(yī)療科技有限公司現(xiàn)行的差旅費報銷制度流程復雜繁瑣，沒有嚴格的規(guī)定。出差人員應在出差的前一天仔細填寫好出差申請表，經(jīng)分管的領導保證、總經(jīng)理核準后才可以出差；出差人員如果需要進行借款的，要拿著已經(jīng)批準好的出差申請表，填寫借支單，經(jīng)過財務審核同意后可借款；出差人員出差回公司后及時報告出差情況，由經(jīng)理簽署評估意見；出差人員歸納好相關票據(jù)，填寫《差旅費報銷單》，待分管領導和經(jīng)理簽字后，再交會計人員填制記賬憑證，會計主管對其費用進行審核，符合標準的應當簽字，最后出差人員憑簽字憑證找出納報銷（多退少補），報銷流程圖見圖1。湖南遠利恒泰醫(yī)療科技有限公司現(xiàn)行的差旅費報銷制度流程沒有嚴格的規(guī)定主要體現(xiàn)如下：第一，部分出差人員在出差前沒有嚴格按照流程進行相應的申報，而是在出差后進行補充申報；第二，現(xiàn)行的差旅費報銷制度對于報銷流程中職員填寫差旅費報銷單沒有嚴格規(guī)定，有些職員在填寫時寫錯了，為了圖方便不會重新填寫而是直接在報銷單上進行涂改；第三，現(xiàn)行的差旅費報銷制度對于多人出差應由誰報銷沒有進行嚴格的規(guī)定，所以出現(xiàn)了多人多次單獨報銷同一個公務差旅費的情況，使得差旅費的管理更加雜亂，經(jīng)常出現(xiàn)多報和重復報銷的問題。例如，公司商務部職員周奕陽2020年7月15日去深圳出差，因部門領導不在，也沒有事先和領導手機溝通報備就擅自出差，由于出差前沒有按照規(guī)定填寫出差申請單，事后補填審批又有一些單據(jù)不齊全，不知道情況是否屬實。此行為受到了公司通報批評的處分。注明出差地點、事由、天數(shù)、所需資金持簽字的憑證找出納報銷注明出差地點、事由、天數(shù)、所需資金持簽字的憑證找出納報銷出納多退少補并保存相關票據(jù)出差人員提前一天填出差申請單出納多退少補并保存相關票據(jù)出差人員提前一天填出差申請單會計主管審核費用及憑證符合標準的簽字會計主管審核費用及憑證符合標準的簽字分管領導簽字擔保按費用標準審核出差費用，不符合標準的不簽字，特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理審核通過分管領導簽字擔保按費用標準審核出差費用，不符合標準的不簽字，特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理審核通過經(jīng)理審批簽字會計人員填制記賬憑證經(jīng)理審批簽字會計人員填制記賬憑證財務審核借款分管領導經(jīng)理先后簽字財務審核借款分管領導經(jīng)理先后簽字經(jīng)理簽署考核意見經(jīng)理簽署考核意見出差人員匯報出差情況出差人粘貼票據(jù)，填寫報銷單出差人員匯報出差情況出差人粘貼票據(jù)，填寫報銷單圖1現(xiàn)行審批流程圖3.3現(xiàn)行差旅費報銷標準設置不嚴謹湖南遠利恒泰醫(yī)療科技有限公司制定了現(xiàn)行差旅費報銷制度的差旅費管理的費用標準，但只是對于出差人員在出差途中關于住宿費和伙食費的綜合做了說明，并沒有嚴格設置各項費用的標準。因此，一些出差人員就鉆差旅費報銷標準的缺陷，如有的只有去程票或者返程票；有些員工因自身原因丟失了出差交通費的票據(jù)，報銷時不能提供原始票據(jù)；出行過程中搭乘親戚朋友的便車；有些路程較短的到隔壁市縣送個材料，可能就2、3個小時，沒到吃飯時間就回自己單位了，但是出差人員故意將出差的時間進行延長等辦法來將費用進行擴大從而拿到伙食補貼。有些員工在出差的時候，給商家一定的好處，讓其幫忙開虛假發(fā)票，然后拿回來報很多費用，例如原本的餐飲費改為住宿費。更甚于有些員工在出差的時候，真實花費的住宿費比公司規(guī)定的報銷標準要低很多，于是員工就把在住宿時在旅舍的其他費用全部在住宿中結清，財務部對此又沒有辦法進行鑒識，因此差旅費的報銷金額大大增加。例如，公司售后部經(jīng)理談錦2020年10月27日去株洲出差，因當天正好有親戚開私家車去株洲，選擇了乘坐親戚的車，當出差回來報銷時，以票據(jù)丟失為理由違規(guī)虛報了交通工具是城軌。此行為受到了公司警告處分并處以罰款50元。4.公司現(xiàn)行差旅費報銷制度優(yōu)化設計4.1做好及時報銷差旅費用的管控湖南遠利恒泰醫(yī)療科技有限公司現(xiàn)行差旅費報銷制度報銷時間跨度大，加重了財務人員的工作難度，差旅費報銷制度應要求差旅費人員嚴格按照本單位財務制度報銷一次，而不是一起累加。所有費用按部門具體報銷時間在一個星期內(nèi)報銷。如遇特殊情況，報銷時間延長15天。報銷時間超過一周的，每天罰款20元。逾期報銷時間超過一個月的，每件（簽發(fā)日期）累計罰款20元，并由部門擔保人負責。如果出差時間跨度大，也要每月上報一次，及時整理和清理出差報銷賬單，對于沒有合法、正當發(fā)票的差旅消費金額，由財務部人員除去的那一部分費用，在原則上由出差人員自己擔負。因此，發(fā)生費用時出差人員應索取合法的相關票據(jù)，返回公司后，出差人員要及時收集整理好發(fā)生的票據(jù)，并按照公司“差旅費報銷單”的規(guī)定分類粘貼，以區(qū)分餐飲費用、娛樂費用、交通費用和其他費用，這有利于財務部人員的分類和處理。公司財務部門要對員工傳達好報銷要求，及時快速重復傳達最新要求信息，還要進行必要的督促和監(jiān)督。不能說員工忘記了，就不管了，要讓員工加強這方面的緊迫感。公司可以將員工、財務對差旅費報銷工作處理的及時性、準確性納入考核體系中，形成自我激勵管理，獎懲制度掛鉤，推動差旅費報銷工作的運轉。4.2嚴格制定差旅費報銷審批流程湖南遠利恒泰醫(yī)療科技有限公司現(xiàn)行的差旅費報銷制度流程復雜繁瑣，沒有嚴格的規(guī)定，差旅費報銷制度應建立健全因公出差差旅費報銷制度，嚴格規(guī)范簡化差旅費報銷審批流程（見圖2報銷審批流程圖）。出差人員應先填寫出差申請單（見表1出差申請表），明確出差時間、地點、交通工具和預計差旅費用項目等，并將出差申請單報分管領導批準。如果出差人員需要借差旅費，必須向財務部提交審批同意過的出差申請單，按照流程辦理借款手續(xù)，認真填寫借款申請單（見表2借款單），出納按規(guī)定支付借款。出差人員應在出差回公司后五天內(nèi)處理報銷，根據(jù)差旅費用標準填寫差旅費報銷單（見表3差旅費報銷單），由部門經(jīng)理和財務部審核署名，財務經(jīng)理批準。部門經(jīng)理審核本部門主管審核部門員工發(fā)生費用部門經(jīng)理審核本部門主管審核部門員工發(fā)生費用審核未通過返回報銷人審核未通過返回報銷人財務審核票據(jù)是否有誤財務審核票據(jù)是否有誤 到財務部報銷領款總經(jīng)理審核簽字到財務部報銷領款總經(jīng)理審核簽字圖2報銷審批流程圖表1出差申請單表2借款單表3差旅費報銷單人員出差前均需認真填寫好出差申請單，交給直接領導審核后再交由行政部備案，若遇特殊情況不能及時填寫，則應臨行前微信/電話向直接上級備案，回公司后及時進行相關手續(xù)的補辦。出差人員出差回公司后及時報銷差旅費，填寫報銷單時，要按所列項目填寫，包括出發(fā)時間、到達時間、出發(fā)地點、到達地點、天數(shù)、交通工具、交通費用、補助標準等全部信息，填寫要求書面干凈，不可以字跡潦草，不能隨便進行涂改、有劃痕或是其他的修改陳跡，錯誤的文字不能出現(xiàn)，報銷的票據(jù)需整理整齊，用膠水粘貼。當是多人出差時，如果多個職員出差的差旅費用差不多，都是火車票、住宿費且費用相同，那么必須一起填報，并在報銷單摘要里寫清楚哪幾個人，如果多個職員出差的差旅費用都不一樣，則分散填寫差旅費報銷單。4.3嚴格設置差旅費報銷標準湖南遠利恒泰醫(yī)療科技有限公司現(xiàn)行的差旅費報銷制度對差旅費的標準沒有制定嚴格的標準，差旅費報銷制度要制定嚴格的差旅費標準，實行厲行節(jié)約和反浪費，加強差旅費管理制度，嚴格控制出差的次數(shù)和天數(shù)，嚴格控制差旅費費用規(guī)模，嚴格控制差旅費預算管理和報銷審批。員工在出差前認真填寫好出差申請單，申請單上寫明起止的時間，在規(guī)定時間內(nèi)完成出差任務，不能拖延時間來拿到相應的補貼，違者一經(jīng)發(fā)現(xiàn)處以20-50元不等的罰款，若因特殊原因或情況變化需增加出差時間，應和上級領導提前報備，并說明原因,這樣能有效避免員工故意拖延出差時間拿補貼的現(xiàn)象。出差人員報銷差旅費時，所報銷的項目必須是真實存在的，并取得相關的、真實合法的、內(nèi)容完整清晰的原始憑證，凡是在出差過程中真實發(fā)生的合理費用都可報銷，如：住宿費、伙食費、機票、車票等，出差人員報銷時將取得的原始憑證按規(guī)定分類好，不能以票據(jù)丟失等為理由謊報差旅費，如果票據(jù)丟失，明確是個人所丟失，那么那一項就不能進行報銷。住宿費、車費等的實際發(fā)生額沒有達到標準金額的，不可以進行報銷，超出其標準的部分（見表4住宿費標準、表5交通費標準）由員工自己承擔。為避免職員利用公司給予的權利在出差時貪圖享樂，對于弄虛作假等的行為公司將會給予嚴厲的懲罰。表4住宿費標準人員地區(qū)特區(qū)直轄市省會城市縣級市及以下總經(jīng)理據(jù)實報銷經(jīng)理180元/天130元/天120元/天80元/天一般人員150元/天110元/天100元/天60元/天表5交通費標準人員地區(qū)特區(qū)直轄市省會城市縣級市及以下總經(jīng)理據(jù)實報銷（含副總經(jīng)理，下同）經(jīng)理10元/天8元/天5元/天3元/天一般人員10元/天8元/天5元/天3元/天5.結束語在公司里差旅費是一項占比很重的經(jīng)常性支出項目，創(chuàng)建科學合理的差旅費管理制度具有十分重要的意義。這次做畢業(yè)設計我自己獨立的學習和探索，查看相關的資料和冊本，使自己的設計逐步完善起來，每一進步我都感覺很棒。即使我的設計不是很完美，有很多缺點，但是我付出了自己的勞動，這是我最自豪的。沒有學習就不可能有研究的能力，對自己的研究就不會有所突破，那也就不叫設計，希望這一次經(jīng)歷能讓我在以后的工作學習中激勵我繼續(xù)進步。參考資料（1）劉進蓮.淺談差旅費的報銷制度[J]中國知網(wǎng).2019年（2）新企業(yè)會計準則[S].北京.財政部.2017年（3）王慕紅.內(nèi)控制度中的差旅費報銷的流程探討[J].中國知網(wǎng).2016年附錄I湖南遠利恒泰醫(yī)療科技有限公司現(xiàn)行差旅費報銷制度1.目的加強公司員工差旅費工作，合理控制公司經(jīng)營費用，保證員工合法權益。2．使用范圍本制度適用與全公司3．差旅管理內(nèi)容（1）定義：外出至長沙地區(qū)外，且時間超過12小時的職務范圍內(nèi)的工作活動。（2）出差期間包含公休日的，可以憑《出差申請單》申請調(diào)休。（3）出差期間可申請出差補貼，補貼標準按表1執(zhí)行，出差補貼中已包含伙食費、住宿費及稅金等，除公司領導批準的商務宴請外，不再核算餐飲和住宿費用。單日出差時間超過12小時方可核算出差補貼。表1補貼標準職位類別補貼金額城市類別新一線城市新一線城市其他城市及所有城市下級鄉(xiāng)鎮(zhèn)總經(jīng)理/副總經(jīng)理按實際消費報銷按實際消費報銷按實際消費報銷部門經(jīng)理280220200一般員工260200180（4）出行標準：市內(nèi)出行倡導公交、地鐵出行，緊急或交通不便情況下可乘坐出租車；鄉(xiāng)鎮(zhèn)出行可根據(jù)實際情況選擇，如包車則說明情況并得到直接上級領導批準；城市間出行：可選擇普通列車，乘坐時間4小時（含）內(nèi)硬座，4小時以上硬臥，選擇高鐵及動車，乘坐二等座，不建議選擇長途汽車（車程4小時以上）；如選擇飛機出行，則應提前報備且經(jīng)直接上級領導批準，只可乘坐經(jīng)濟艙。附錄II湖南遠利恒泰醫(yī)療科技有限公司優(yōu)化差旅費報銷制度1.目的為規(guī)范出差行為，提高工作效率，加強公司管理制度，規(guī)范差旅費的合理性，根據(jù)本公司實際情況特制定，以公司的發(fā)展是一切為重要的指導方針，合理控制費用，使公司各項管理規(guī)范化、制度化。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工費用報銷的申請、批準及財務賬務處理。3.借款（1）因為公事借款的，必須填寫借款單，寫清借款緣由，借款單要書寫準確，明確用處，必須用黑色簽字筆填寫，大小寫金額必須一致，不得填涂修改。（2）填寫借款單要說明是現(xiàn)金借款還是銀行借款，不足2000元的款項可以用現(xiàn)金支付，借用網(wǎng)上銀行時必須提供收款人全稱，如果沒有收款人全稱，財務不可以付款。（3）經(jīng)辦人填寫借款單后，部門主管應先審批，審批同意借款后，必須在借款單上署名，并交總經(jīng)理審核，總經(jīng)理審核簽字后交財務經(jīng)理簽字，出納才允許付款。（4）借款數(shù)額在2000元（含2000元）以上，必須提前一日通知財務備款。（5）嚴格實行“前賬不清，后賬不借”制度。（6）員工借款必須在15個工作日 內(nèi)歸還，如果員工借款超過了預期的還款日期或者當月沒有償還（除月末借款外），財務部有權利通知人事部從其工資中扣除。（7）員工長期借款、部門調(diào)動或辭職時，如果有欠款，必須清算借款。（8）申請借款的員工，本著“公款公用”的原則，不可以私自借給他人。4.報銷（1）必須填寫報銷申請單，報銷的項目必須取得真實合法、內(nèi)容完整清晰的原始憑證。（2）將取得的票據(jù)整理分類好，交由部門主管審核，再經(jīng)由出納審批，經(jīng)出納審批后交總經(jīng)理審核，總經(jīng)理審核完成后，出納查對付款。（3）費用報銷時先沖銷報銷人借款，借款若有余款，報銷時將余款交由財務，如果有超過借款部分的，報銷時財務將差額補足。（4）差旅費借款必須在出差回公司5天內(nèi)報銷，按照返程票面上的日期計算報銷期限，遇到節(jié)假日順延。5.具體報銷標準以所乘坐交通工具出發(fā)時間到返回長沙的時間作為實際出差時間，12：00（以后出發(fā)或12:00以前到達）以半天計算，12:00以前出發(fā)（或12:00以后到達）以一天計算。（1）交通工具標準人員工具飛機火車輪船長途汽車出租車總經(jīng)理普通艙軟臥軟座二等艙實報實報經(jīng)理需申請硬臥硬座三登艙可乘實報一般員工硬臥硬座三登艙可乘需申請*注：出差人員乘坐車船必須按最簡捷的線路，不可以繞行。（