柒姿廣告制作公司銷售業(yè)務內(nèi)部控制優(yōu)化設計

湖南商務職業(yè)技術(shù)學院畢業(yè)設計 目錄TOC\o"1-3"\h\u1柒姿廣告制作公司基本情況 柒姿廣告制作公司銷售業(yè)務內(nèi)部控制優(yōu)化設計1柒姿廣告制作公司基本情況1.1基本信息柒姿廣告制作公司所屬行業(yè)為商務服務業(yè)，主要業(yè)務是設計和制作廣告以及代理各種國內(nèi)廣告、標識標牌的設計制作、企業(yè)形象策劃。本公司秉承著“一站式品牌服務”理念，以信譽第一、顧客至上、質(zhì)量滿意、準時交貨為服務宗旨，以優(yōu)于國內(nèi)外標準的工廠控制標準，以顧客對質(zhì)量的期望和要求為企業(yè)目標，通過卓越的管理服務為顧客提供滿意的服務，幫助更多的中國企業(yè)樹立國際品牌形象。柒姿廣告制作公司為規(guī)范管理流程，提高運營效率，公司建立了職能制組織機構(gòu)，\t"/report/6803b56d-bdae-43dd-9434-bbb868d33ed3/html/resultFrame"如圖1所示。圖1公司組織結(jié)構(gòu)1.2職能部門介紹柒姿廣告制作公司在總經(jīng)理的直接領(lǐng)導下，以實現(xiàn)公司的經(jīng)營目標為出發(fā)點，堅持以高質(zhì)量的產(chǎn)品和高水平的服務來滿足客戶?？蛻艨梢栽阡N售部觀看公司過去優(yōu)秀的設計和產(chǎn)品，并與創(chuàng)意部的設計師交流，設計自己想要的廣告模式。之后公司的產(chǎn)品部門和生產(chǎn)部門會采購最合適的材料，以最好的生產(chǎn)水平完成訂單。如果客戶對制造的產(chǎn)品有任何疑問或不滿，可以聯(lián)系銷售部，公司將會做到最好的售后服務。柒姿廣告制作公司具體部門職責如表1所示。表1公司業(yè)務各部門職責業(yè)務流程負責部門部門職責接受訂單銷售部負責攬取業(yè)務，公司推廣和客戶回訪；實施銷售。創(chuàng)意部負責設計、創(chuàng)意、策劃、文案企劃、執(zhí)行等產(chǎn)品制造產(chǎn)品部材料采購、舞臺、展臺等材料的采購、戶外安裝等制作部PVA廣告牌的設計和制作、廣告紙的數(shù)碼印刷及后期裝訂、亞克力雕刻及包裝、獎牌及牌匾的雕刻及噴墨展示、戶外廣告、大小燈箱及牌匾的設計及制作。行政行政部會議組織、信息溝通、員工的考勤等。財務處理財務部負責公司各個業(yè)務的財務收支、會計核算、內(nèi)部控制等。2柒姿廣告制作公司銷售業(yè)務內(nèi)部控制現(xiàn)狀2.1公司銷售業(yè)務流程柒姿廣告制造公司的銷售業(yè)務流程主要包括客戶開發(fā)與信用管理、銷售談判、銷售合同訂立、發(fā)貨、收款、客戶服務等環(huán)節(jié)。公司應當積極開發(fā)市場，加強客戶維護。合同的談判與簽訂前應由專門人員進行談判，關(guān)注客戶信用狀況，明確銷售定價、結(jié)算方式、權(quán)利與義務等。根據(jù)合同完成產(chǎn)品嚴格按規(guī)定時間組織發(fā)貨，并形成相應單據(jù)，做好發(fā)貨各環(huán)節(jié)記錄。完成產(chǎn)品的安裝之后客戶確認并進行結(jié)算工作，公司收款后銷售部要對客戶的售后滿意程度或問題進行服務，不斷改進產(chǎn)品質(zhì)量與服務水平。本公司現(xiàn)行銷售業(yè)務流程如圖2所示?？蛻舴湛蛻舴珍N售折讓與退回銷售合同訂立和審批客戶開發(fā)與信用管理銷售談判溝通組織發(fā)貨與安裝收款圖2公司銷售業(yè)務流程2.2執(zhí)行銷售業(yè)務內(nèi)部控制的情況柒姿公司對銷售業(yè)務實行內(nèi)部控制的具體情況包括：銷售部工作人員通過電話、公司網(wǎng)站、微信等方式咨詢訂單客戶對于產(chǎn)品設計的意見并對潛在客戶進行溝通推銷產(chǎn)品。同時對新客戶信息進行了解，評定該客戶信用等級，從而決定在簽訂合同時給予該客戶的賒銷金額。簽訂合同時，本公司按照大多數(shù)情況下的訂單條例模板進行結(jié)算方式的確定和合同的簽訂，并接受預收的一部分定金，在制作部門完成產(chǎn)品之后進行開票發(fā)貨給訂單客戶?？蛻羰盏疆a(chǎn)品后，銷售部聯(lián)系客戶結(jié)算尾款，若客戶賒賬按應收賬款處理該筆款項。3柒姿廣告制作公司銷售業(yè)務內(nèi)部控制存在的問題3.1銷售計劃管理不完善3.1.1缺乏銷售計劃經(jīng)調(diào)查，本公司沒有對市場進行預測，而且沒有年度銷售計劃，導致產(chǎn)品結(jié)構(gòu)和生產(chǎn)安排不合理，出現(xiàn)產(chǎn)品庫存積壓，難以實現(xiàn)公司生產(chǎn)經(jīng)營的良性循環(huán)。銷售業(yè)務流程設計不完整導致銷售部成員按照該流程工作不僅效率低下且不能很好地規(guī)避風險。3.2.2缺乏銷售計劃的動態(tài)調(diào)整公司產(chǎn)品結(jié)構(gòu)和生產(chǎn)安排不合理，公司沒有定期分析區(qū)域銷量、進口與銷售價差、實際銷售情況等。并且公司未根據(jù)市場變化和生產(chǎn)狀況及時調(diào)整銷售計劃，并對調(diào)整后的銷售計劃履行了相應的審批程序。這可能會給公司造成不必要的損失。3.2客戶開發(fā)與信用管理不規(guī)范公司在簽訂合同時都會憑借著的自身過往經(jīng)驗根據(jù)訂購數(shù)量的規(guī)定模板來簽署合同。這是一項非常不完善的工作。在簽訂銷售合同的過程中，必須進行嚴格的審查。該鏈接對公司非常重要。如果沒有明確合理的規(guī)定，客戶很容易違約。合同的行為會帶來相應的系統(tǒng)風險，從而在未來留下隱患。公司銷售部門反復降低了公司的信用標準，以增加銷售量并迅速簽訂合同。新客戶的信用等級調(diào)查規(guī)范不嚴，信用管理崗位職責不清，崗位意識不強，這會使得公司無法完全掌握客戶的信譽并收集完整的客戶信息，導致風險評估報告不完整或缺乏真實性。3.3銷售業(yè)務內(nèi)部監(jiān)督制度不健全沒有建立完善的內(nèi)部監(jiān)督制度。公司存在著分離制度的執(zhí)行中不夠徹底，應收賬款上沒有加強事后管理，不能及時準確的和客戶對賬給了個別業(yè)務人員可乘之機等問題。這些都是因內(nèi)部監(jiān)控制度的不完善可能給企業(yè)帶來的大量的資本風險，對其資本的正常流通產(chǎn)生了極其不利的影響。3.4公司營銷渠道模式不合理本公司并沒有制定符合自身條件的銷售渠道運作模式，依舊使用傳統(tǒng)營銷渠道模式銷售產(chǎn)品，但傳統(tǒng)營銷模式鏈條多長，導致市場反饋遲鈍，其次公司還采用了線上中間商的分銷渠道的方式，但是公司卻不能針對市場變化作出及時反應，導致線上中間商無法及時了解新產(chǎn)品的各種信息。公司的線上服務平臺和渠道營銷之間配合不足，造成渠道組織松散，影響公司銷售。由于沒有制定符合自身的營銷方案，導致公司銷售混亂，造成資源的不足或浪費。4柒姿廣告制作公司銷售業(yè)務內(nèi)部控制目標公司的銷售業(yè)務應該包括內(nèi)部和外部客戶的所有方面。銷售業(yè)務內(nèi)部控制系統(tǒng)可以為銷售業(yè)務活動的穩(wěn)定，高效，平穩(wěn)發(fā)展提供重要保證。為了加強銷售業(yè)務的管理，應注意銷售業(yè)務的風險。例如，公司必須按照訂單要求確保產(chǎn)品的安全性和完整性，并且不應因不同的原因而對產(chǎn)品質(zhì)量造成損害，并且相關(guān)的內(nèi)部控制機制應確保產(chǎn)品的安全性和完整性，商品質(zhì)量安全，公司應監(jiān)督銷售合同簽訂和批準的管理，對客戶還款信用的評估，與有關(guān)部門的信息溝通的敏感性以及有關(guān)部門合作工作的效率等等方面。銷售業(yè)務各崗位人員應根據(jù)銷售計劃將各項銷售指標細化到各個區(qū)域并落實到位，嚴格執(zhí)行公司制定的規(guī)則，不得以業(yè)績等各種原因改變或敷衍執(zhí)行的規(guī)則。對于不按公司規(guī)定辦事的崗位人員，要懲罰其履行職責，防止因崗位人員的失誤給公司造成不必要的損失。5柒姿廣告制作公司銷售業(yè)務內(nèi)部控制優(yōu)化方案5.1完善銷售計劃管理5.1.1制定目標，編制銷售計劃沒有銷售目標，銷售計劃都會脫離實際，難以實現(xiàn)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的良性循環(huán)。所以本公司必須進行市場預測，公司管理層應在每年年初的時候就決定本年度的銷售目標并制定相關(guān)的銷售計劃，同時管理層成員應時常關(guān)注相關(guān)政策，對一些政策明令禁止或政府有意進行的一些環(huán)境污染的廣告制造原材料限制的相關(guān)信息時時掌握，防止市場突變形成的風險。而公司銷售目標不宜定的過高或過低，應根據(jù)前幾年本公司的大致銷售情況，制定一個平均一點的目標并就制定相關(guān)的銷售計劃。經(jīng)優(yōu)化后的銷售業(yè)務流程如圖3所示?？蛻舴湛蛻舴珍N售折讓與退回銷售合同訂立和審批.客戶開發(fā)與信用管理銷售談判溝通組織發(fā)貨與安裝收款制定銷售目標編制銷售計劃圖3優(yōu)化后的銷售業(yè)務流程圖5.1.2優(yōu)化銷售計劃的動態(tài)調(diào)整公司制定銷售計劃后要有專門的職能部門評估銷售計劃的執(zhí)行情況，綜合平衡各地區(qū)的銷售計劃，使銷售計劃保持整體動態(tài)發(fā)展。具體實施過程如下:首先要判斷市場態(tài)度，既包括整體環(huán)境，也包括各地區(qū)的小環(huán)境，然后根據(jù)不同地區(qū)市場競爭環(huán)境的差異調(diào)整營銷方案，使之更符合當?shù)貙嶋H情況；其次，公司應定期分析各地區(qū)的銷量、銷售計劃和實際銷售情況，并根據(jù)公司的實際生產(chǎn)情況和調(diào)查的市場情況及時調(diào)整公司的銷售計劃。5.2規(guī)范客戶開發(fā)與信用管理客戶信用管理不到位可能導致客戶選擇不當、銷售款項無法收回或欺詐，從而影響公司資金流通和正常經(jīng)營。首先，公司應該委托專門機構(gòu)對客戶的信用信息和資信狀況進行全面調(diào)查并就調(diào)查結(jié)果編制資信報告。然后公司管理層就該資信報告合理的做出資信評估設定該客戶的信用等級。最后，公司要對客戶的資信變動情況進行跟蹤管理，實時的調(diào)高或調(diào)低信用等級，并且要對制定的資信等級進行嚴格的執(zhí)行，對執(zhí)行情況則要進行責任到位。信用檔案管理流程如圖4所示。確定信用等級確定信用等級開發(fā)新客戶實時更新等級重新評估評估新客戶合同簽訂交易實施圖4信用檔案管理流程5.3健全銷售業(yè)務內(nèi)部監(jiān)督制度公司因較好的運用不相容職務分工控制來防止分離制度的執(zhí)行中不夠徹底。而對于公司銷售過程中可能存在銷售人員截留部分應收款、銷售人員同時供職于好幾家同類型公司，出賣公司客戶資料或與經(jīng)銷商合伙蒙騙公司、銷售人員自主調(diào)整銷售價格，出現(xiàn)貪污舞弊現(xiàn)象、虛報差旅費、私自接收應收賬款并將其作為壞賬處理、接收應收賬款作為壞賬不報等舞弊行為。公司應制定相應的防舞弊制度，并嚴格執(zhí)行權(quán)責到位，保證銷售成果的有效性防止公司的利益受到損失。5.4優(yōu)化營銷渠道運作模式公司應根據(jù)目標市場、商品因素、企業(yè)本身的條件、環(huán)境因素等選擇符合自身的銷售渠道運作模式。首先公司要盡量縮短營銷渠道的長度，實行地域代理制，增加直接銷售比例，實現(xiàn)公司與消費用戶直銷，減少經(jīng)銷。其次對于線上中間商銷售方式可以采用選擇性分銷，數(shù)量不超過兩家為宜，公司銷售部門還要實時更新產(chǎn)品信息，讓線上中間商可以及時的對市場的變化做出反映。最后面對組織結(jié)構(gòu)松散問題，可以對部門重新進行權(quán)力配置，增加服務內(nèi)容，進一步減少程序，實現(xiàn)流程的優(yōu)化，將管理中心下移到地區(qū)駐外銷售部，增加對銷售商的監(jiān)控。另外本行業(yè)因為消費廣，消費群眾固定等原因可以實行消費者會員制度，跟客戶進一步建立長期的合作關(guān)系，也可以有效減少渠道層次，采用符合自身的銷售方式可以在營銷渠道方面將銷售風險和成本降到最低。6設計方案實施效果加強銷售業(yè)務的內(nèi)部控制決定著公司的收益和存亡，同時也是公司可以不斷發(fā)展和進步的首要條件，柒姿廣告制作公司銷售業(yè)務內(nèi)部控制存在銷售計劃管理不完善、客戶開發(fā)與信用管理不規(guī)范、銷售業(yè)務內(nèi)部監(jiān)督制度不健全、公司營銷渠道模式不合理等問題。針對這些問題，本設計根據(jù)銷售業(yè)務內(nèi)部控制規(guī)范，從完善銷售計劃管理、規(guī)范客戶開發(fā)與信用管理、健全銷售業(yè)務內(nèi)部監(jiān)督制度、優(yōu)化營銷渠道運作模式四個方面進行優(yōu)化，從而加強銷售業(yè)務管理，確保公司銷售業(yè)務內(nèi)部控制制度的高效運