青春發(fā)藝?yán)戆l(fā)店采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院目錄TOC\o"1-3"\h\u1.基本情況 青春發(fā)藝?yán)戆l(fā)店采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制優(yōu)化設(shè)計(jì)1基本情況1.1青春發(fā)藝?yán)戆l(fā)店基本概況圖1店面正面照青春發(fā)藝?yán)戆l(fā)店創(chuàng)立于2013年，位于廣東省廣州市番禺區(qū)，占地面積100平方米，兩層，總面積200多平方米。主要經(jīng)營(yíng)洗發(fā)、造型設(shè)計(jì)、面部護(hù)理、頭發(fā)護(hù)理、養(yǎng)生按摩等服務(wù)。店內(nèi)共18人，由夫妻二人經(jīng)營(yíng)，員工16圖1店面正面照1.2主要采購(gòu)的商品表1主要采購(gòu)的產(chǎn)品 產(chǎn)品名稱產(chǎn)品類別染發(fā)產(chǎn)品洗發(fā)產(chǎn)品面部護(hù)理產(chǎn)品頭部護(hù)理產(chǎn)品按摩用具、材料其他用具雙氧奶水潤(rùn)修復(fù)洗發(fā)水植物綠豆補(bǔ)水洗面奶水療SPA絲滑光感發(fā)蠟草藥包毛巾染發(fā)膏氨基酸柔順洗發(fā)水自然蘆薈補(bǔ)水面膜珍珠黑生態(tài)養(yǎng)發(fā)膏精油圍布漂發(fā)劑改善干枯染燙洗發(fā)水玻尿酸補(bǔ)水面膜花語(yǔ)香水護(hù)發(fā)精油拔罐用具消毒工具精油潤(rùn)養(yǎng)洗發(fā)水煙酰胺祛斑祛痘面膜刮痧工具染發(fā)工具2采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制狀況2.1采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的概況企業(yè)在實(shí)施內(nèi)部?jī)?nèi)部控制流程時(shí)必須遵循實(shí)際情況，不能盲目地進(jìn)行控制，要合理地制定流程方案。企業(yè)實(shí)施內(nèi)部控制的原則包括全面性原則、重要性原則、制衡性原則、適應(yīng)性原則、成本效益原則五大原則。雖然青春發(fā)藝?yán)戆l(fā)店是一個(gè)比較小地店鋪，但這五大原則也不可或缺。青春發(fā)藝?yán)戆l(fā)店剛開始經(jīng)營(yíng)時(shí)人手嚴(yán)重缺失，資金也比較緊張，經(jīng)營(yíng)者在各個(gè)方面都必須投入大量的精力去管理、操作，容易顧此失彼，忽視了采購(gòu)環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制。青春發(fā)藝?yán)戆l(fā)店目前的店內(nèi)員工有16名，加上老板與老板娘共18名員工，相對(duì)剛開始的人手不足情況已經(jīng)改善了一些，但采購(gòu)環(huán)節(jié)還是存在許多問(wèn)題。老板負(fù)責(zé)采購(gòu)方面，每個(gè)月不固定時(shí)間采購(gòu)，時(shí)間分配不合理，人手分配也不均衡，旺季時(shí)會(huì)出現(xiàn)材料不足的情況，淡季則會(huì)造成材料堆積。一些面部護(hù)理產(chǎn)品、按摩材料保質(zhì)期短、或?qū)?chǔ)存條件有要求，材料堆積的話儲(chǔ)存成本便會(huì)大大提高，容易出現(xiàn)過(guò)期或者變質(zhì)的現(xiàn)象，從而造成虧損。每個(gè)季度的時(shí)尚流行趨勢(shì)不一樣，盲目采購(gòu)太多很容易使冷門顏色的染發(fā)膏堆積，也會(huì)造成虧損。2.2采購(gòu)商品的渠道市場(chǎng)不是一成不變的，面對(duì)外界環(huán)境的不斷變化，采購(gòu)環(huán)節(jié)必須跟隨著調(diào)整方案，與供應(yīng)商進(jìn)行溝通談判，達(dá)到雙贏。青春發(fā)藝?yán)戆l(fā)店開店之初在周邊的批發(fā)商進(jìn)貨，商品的種類少、價(jià)格高，商品價(jià)格的透明度太低，很容易被供應(yīng)商誤導(dǎo)抬高價(jià)格。后來(lái)汲取同行的經(jīng)驗(yàn)去稍遠(yuǎn)一些的市場(chǎng)進(jìn)行實(shí)地考察，參考各地供應(yīng)商的信息對(duì)他們進(jìn)行分析、評(píng)價(jià)，根據(jù)供應(yīng)商的規(guī)模、銷售額、銷售評(píng)價(jià)等多方面分析比較，再對(duì)產(chǎn)品的質(zhì)量、價(jià)格、售后等方面分析，經(jīng)過(guò)多方位的考察比較，最終采購(gòu)地址確定為市橋美發(fā)用品批發(fā)市場(chǎng)、新一派美發(fā)用品批發(fā)市場(chǎng)兩家市場(chǎng)。2.3采購(gòu)商品的注意事項(xiàng) 2.3.1合理選擇采購(gòu)渠道和供應(yīng)商企業(yè)要追求更高的利潤(rùn)，對(duì)成本的控制必不可少，尋找最高性價(jià)比的材料，降低成本的同時(shí)也要給顧客提供最好的產(chǎn)品、服務(wù)等。供應(yīng)商的選取與維護(hù)對(duì)商家來(lái)說(shuō)是至關(guān)重要的，選擇供應(yīng)商的方法有六種：根據(jù)直觀判斷法對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)查與征詢。根據(jù)評(píng)分法對(duì)供應(yīng)商的優(yōu)劣檔次進(jìn)行評(píng)分。根據(jù)加權(quán)綜合評(píng)分法對(duì)供應(yīng)商的各個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)，比如產(chǎn)品的質(zhì)量、價(jià)格等進(jìn)行評(píng)分。根據(jù)采購(gòu)成本比較法計(jì)算與分析各個(gè)不同供應(yīng)商的采購(gòu)成本。發(fā)廣告招標(biāo)。根據(jù)協(xié)商選擇法，與供應(yīng)商分別進(jìn)行協(xié)商，再確定最佳供應(yīng)商。青春發(fā)藝?yán)戆l(fā)店是家獨(dú)立的小店，在精挑細(xì)選后選定的供應(yīng)商都是長(zhǎng)期合作，在市橋美發(fā)用品批發(fā)市場(chǎng)采購(gòu)洗發(fā)、護(hù)理、精油等產(chǎn)品，在新一派美發(fā)用品批發(fā)市場(chǎng)采購(gòu)吹風(fēng)機(jī)、毛巾、消毒用品等材料。2.3.2商品驗(yàn)收商品驗(yàn)收是十分重要的環(huán)節(jié)，嚴(yán)格的商品驗(yàn)貨驗(yàn)收能減少供貨方與收貨方不必要的損失，還能起到監(jiān)督供貨單位跟承運(yùn)商的作用。商品驗(yàn)收有質(zhì)量、規(guī)格、數(shù)量、包裝、衛(wèi)生等方面，在商品驗(yàn)收過(guò)程中，如果發(fā)現(xiàn)物品數(shù)量或質(zhì)量問(wèn)題，應(yīng)該及時(shí)并嚴(yán)格按照合同條約進(jìn)行處理，當(dāng)規(guī)格、包裝不符合要要求時(shí)，應(yīng)當(dāng)先將合格的商品驗(yàn)收，再將錯(cuò)誤的商品情況向發(fā)貨人進(jìn)行說(shuō)明核對(duì)，進(jìn)行解決。使用損壞或過(guò)期的產(chǎn)品會(huì)影響店鋪的聲譽(yù)與信譽(yù)度，給理發(fā)店造成巨大的損失。3采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制存在問(wèn)題3.1采購(gòu)預(yù)算不合理采購(gòu)預(yù)算是企業(yè)在一段時(shí)間內(nèi)工作計(jì)劃的所需物資的用款計(jì)劃，在編制采購(gòu)預(yù)算時(shí)要考慮到采購(gòu)商品的數(shù)量、采購(gòu)商品的品質(zhì)。青春發(fā)藝?yán)戆l(fā)店在采購(gòu)環(huán)節(jié)中，采購(gòu)數(shù)量的批量不合理，沒有相應(yīng)的采購(gòu)計(jì)劃，看著當(dāng)季銷量隨心采購(gòu)。采購(gòu)數(shù)量會(huì)影響進(jìn)貨價(jià)格，合理的采購(gòu)預(yù)算能壓低價(jià)格，減少運(yùn)費(fèi)。青春發(fā)藝?yán)戆l(fā)店的采購(gòu)沒有進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，造成采購(gòu)預(yù)算不合理，當(dāng)季熱門顏色、受歡迎的護(hù)發(fā)護(hù)理產(chǎn)品會(huì)盲目增大采購(gòu)量，從而導(dǎo)致產(chǎn)品的堆積、資源的浪費(fèi)，給造成店鋪損失。以當(dāng)季采購(gòu)一品牌染發(fā)膏為例，如下表：表2采購(gòu)成本分析染發(fā)膏顏色原價(jià)（元）折扣（%）數(shù)量（瓶）總價(jià)（元）冷棕色4350486苦亞麻色43505107.5茶色435016344深玫瑰435016344巧克力棕4350486青春發(fā)藝?yán)戆l(fā)店經(jīng)營(yíng)前期的采購(gòu)價(jià)格偏高，采購(gòu)預(yù)算不夠精細(xì)，采購(gòu)成本影響理發(fā)店的銷售成本，進(jìn)而影響理發(fā)店的利潤(rùn)，采購(gòu)成本是企業(yè)運(yùn)行資金投入的最大的一部分，在競(jìng)爭(zhēng)愈加激烈的情況下，控制好采購(gòu)成本的范圍是店鋪賺錢的基礎(chǔ)。3.2理發(fā)店人員分工不明確不管是小企業(yè)還是大企業(yè)，都應(yīng)該有一個(gè)明確的人員分工，而青春發(fā)藝?yán)戆l(fā)店沒有專門的采購(gòu)人員，一般都是老板或者老板娘親自去采購(gòu)，沒時(shí)間就會(huì)派遣一名學(xué)徒去采購(gòu)，這就造成了職位不明確的現(xiàn)象。而學(xué)徒因?yàn)樽陨順I(yè)務(wù)素質(zhì)的問(wèn)題，使得采購(gòu)時(shí)不能很好的詢價(jià)、辯價(jià)，容易被供應(yīng)商虛抬價(jià)格。一些材料價(jià)格會(huì)不時(shí)變動(dòng)，采購(gòu)人員或會(huì)在其中收取回扣，給店鋪造成損失。另一方面，學(xué)徒拿著不高的工資，要同時(shí)干著兩份比較辛苦的工作，難免會(huì)產(chǎn)生厭煩、抵觸心理，從而對(duì)采購(gòu)工作不那么認(rèn)真，吃回扣、以次充好等事件發(fā)生的概率增加。3.3商品驗(yàn)收環(huán)節(jié)不合理商品驗(yàn)收是避免商品積壓，減少經(jīng)濟(jì)損失的重要手段。不僅可以防止企業(yè)受到損失，還可以對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行監(jiān)督，把控供應(yīng)商產(chǎn)品的質(zhì)量。所有商品入到倉(cāng)庫(kù)前，應(yīng)該安排驗(yàn)收人員對(duì)商品進(jìn)行拆包檢查，雖然廠家在裝車發(fā)出貨物時(shí)會(huì)進(jìn)行嚴(yán)密的包裝，但一些玻璃包裝產(chǎn)品難免會(huì)出現(xiàn)破裂情況，管狀物品擠壓可能會(huì)造成滲透溢出。還要準(zhǔn)備好相應(yīng)的采購(gòu)訂單資料，供應(yīng)商在發(fā)貨時(shí)可能會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)發(fā)、漏發(fā)等現(xiàn)象，根據(jù)采購(gòu)訂單一一檢查盤點(diǎn)，能在入庫(kù)前知道商品破損、錯(cuò)發(fā)等情況，方便與供應(yīng)商協(xié)商，給企業(yè)減少麻煩與損失，所以商品驗(yàn)收環(huán)節(jié)是必不可少的。但青春發(fā)藝?yán)戆l(fā)店疏于對(duì)商品的驗(yàn)收檢查，沒有安排特定的工作人員去驗(yàn)收，老板二人忙不過(guò)來(lái)時(shí)就會(huì)叫一名員工簽收，員工專業(yè)性不強(qiáng)，對(duì)檢查驗(yàn)貨方面的知識(shí)掌握不夠，容易出現(xiàn)漏看、錯(cuò)看的情況、店里驗(yàn)收出現(xiàn)人手不足的情況時(shí)還會(huì)直接簽收，出現(xiàn)破損情況后無(wú)法與廠家協(xié)商從而造成虧損。表3當(dāng)季采購(gòu)虧損成本商品名稱商品價(jià)格（元）虧損數(shù)量（件）虧損總價(jià)（元）虧損原因花語(yǔ)香水護(hù)發(fā)精油1181118瓶身破裂，未及時(shí)發(fā)現(xiàn)拔罐玻璃罐小號(hào)236破裂拔罐玻璃罐大號(hào)428破裂草本洗面奶38138壓扁一次性手套（雙）0.04301.2漏發(fā)染發(fā)脖圍0.05221.1漏發(fā)4采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制優(yōu)化4.1規(guī)劃合理的采購(gòu)預(yù)算如果說(shuō)采購(gòu)是保證企業(yè)健康運(yùn)行的前提條件，合理的采購(gòu)預(yù)算便是采購(gòu)環(huán)節(jié)的一個(gè)好的開始。青春發(fā)藝?yán)戆l(fā)店沒有規(guī)劃合理的采購(gòu)預(yù)算，隨心盲目采購(gòu)，導(dǎo)致資金經(jīng)常超出,如果要控制好資金在采購(gòu)方面的流出，必須要規(guī)劃好合理的采購(gòu)預(yù)算。圖2采購(gòu)預(yù)算規(guī)劃流程圖4.2制定合理的采購(gòu)計(jì)劃在制定采購(gòu)計(jì)劃時(shí)，需要遵循實(shí)事求是的原則，把成本控制線拉到最符合心意的價(jià)位的同時(shí)還要留有一定的余地，為意外情況發(fā)生做準(zhǔn)備。采購(gòu)預(yù)算的成本需要根據(jù)市場(chǎng)情況進(jìn)行比較、確定，這樣制定的采購(gòu)計(jì)劃才有合理的依據(jù)。青春發(fā)藝?yán)戆l(fā)店要制定一個(gè)合理的采購(gòu)計(jì)劃，對(duì)采購(gòu)的全過(guò)程進(jìn)行細(xì)致的分工與監(jiān)督，把采購(gòu)環(huán)節(jié)中每一步的損失降到最低。合理的采購(gòu)計(jì)劃于流程能完善采購(gòu)活動(dòng)內(nèi)的制度，減少采購(gòu)員吃回扣、以次充好等現(xiàn)象。首先要進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研。青春發(fā)藝?yán)戆l(fā)店要掌握當(dāng)季的流行趨勢(shì)，不盲目跟風(fēng)采購(gòu)大量的熱門色號(hào)，汲取同行的經(jīng)驗(yàn)，避免造成不必要的損失。制定銷售情況登記表。將每日的銷售情況登記下來(lái)，采購(gòu)時(shí)根據(jù)表格進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，制定專門的采購(gòu)計(jì)劃。表4采購(gòu)計(jì)劃表商品類別商品名稱采購(gòu)數(shù)量銷售數(shù)量銷售百分比染發(fā)膏面部護(hù)理產(chǎn)品養(yǎng)生草藥包從表格上的數(shù)據(jù)進(jìn)行市場(chǎng)分析，得出哪些產(chǎn)品是當(dāng)季熱門，銷售量為多少，定制合理的采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行采購(gòu)，避免造成不必要的浪費(fèi)。采購(gòu)要遵循一套合理的流程，出錯(cuò)后能迅速找出是哪個(gè)環(huán)節(jié)出了問(wèn)題，及時(shí)補(bǔ)救。圖3采購(gòu)計(jì)劃流程圖4.3優(yōu)化理發(fā)店人員分工采購(gòu)環(huán)節(jié)對(duì)店鋪的成本控制起著非常大的作用，小企業(yè)的人數(shù)較少，無(wú)法設(shè)置正規(guī)的部門，這時(shí)可以采用負(fù)責(zé)人的方式規(guī)定職責(zé)。選拔能力強(qiáng)的員工帶領(lǐng)其他稍差一些的員工做事，選出負(fù)責(zé)采購(gòu)的采購(gòu)員、入庫(kù)成員、管理人員、財(cái)務(wù)人員，采購(gòu)的那段時(shí)間減少這些員工的工作量，各司其職，做事效率提升，出錯(cuò)率大大降低。隨著店鋪的發(fā)展擴(kuò)大，人員不斷增多也不會(huì)毫無(wú)條理。選拔出相應(yīng)的人員后還需給工作人員進(jìn)行專門的培訓(xùn)，使其具備該崗位上所需的知識(shí)與能力，老板對(duì)各崗位人員的日常工作進(jìn)行記錄評(píng)估，看員工的工作內(nèi)容是否符合崗位要求，工作任務(wù)是否過(guò)多等。清點(diǎn)庫(kù)存；填寫入庫(kù)單、退貨單。清點(diǎn)庫(kù)存；填寫入庫(kù)單、退貨單。倉(cāng)儲(chǔ)人員監(jiān)督每個(gè)崗位的工作。管理人員根據(jù)銷售情況登記表制定采購(gòu)計(jì)劃；采填寫采購(gòu)申請(qǐng)單。采購(gòu)人員審查、填寫訂貨單。財(cái)務(wù)人員圖4理發(fā)店人員分工圖4.4制定材料驗(yàn)收環(huán)節(jié) 1.核對(duì)采購(gòu)計(jì)劃：做好驗(yàn)收材料的準(zhǔn)備，搜集合同、協(xié)議等有關(guān)材料，根據(jù)發(fā)貨單、明細(xì)表等核對(duì)貨物，清點(diǎn)驗(yàn)收的貨物是否為理發(fā)店需要采購(gòu)的物資；2.核對(duì)貨物數(shù)量：根據(jù)合同清點(diǎn)驗(yàn)收的貨物數(shù)量是否與計(jì)劃數(shù)量相符，成套產(chǎn)品必須配套驗(yàn)收；3.檢查貨物質(zhì)量：質(zhì)量檢驗(yàn)包括外觀質(zhì)量