道縣金穗糧油貿易有限公司出差報銷流程優(yōu)化設計

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

目錄

1道縣金穗糧油貿易有限公司的背景.........................................................................1

2道縣金穗糧油貿易有限公司報銷差旅費現狀分析.................................................1

3道縣金穗糧油貿易有限公司差旅費報銷現狀中存在的問題.................................2

3.1員工出差報銷流程不規(guī)范.................................................................................2

3.2員工出差報銷費用不規(guī)范.................................................................................3

3.3員工出差報銷時間不規(guī)范.................................................................................3

4道縣金穗糧油貿易有限公司差旅費報銷優(yōu)化設計.................................................3

4.1規(guī)范出差報銷流程.............................................................................................3

4.2規(guī)范出差報銷費用.............................................................................................5

4.2.1住宿報銷標準..............................................................................................5

4.2.2交通報銷標準..............................................................................................5

4.2.3伙食報銷標準..............................................................................................5

4.3規(guī)范出差報銷時間.............................................................................................6

5出差報銷流程優(yōu)化設計評估.....................................................................................6

參考資料........................................................................................................................8

1

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

道縣金穗糧油貿易有限公司出差報銷流程優(yōu)化設計

1道縣金穗糧油貿易有限公司的背景

道縣金穗糧油貿易有限公司正式注冊成立于2003年7月31日,法定的代表

人物為何瓊文,注冊金額為壹仟壹佰萬元整,社會統(tǒng)一的信用代碼注冊號是

914311475336013Q,該公司坐落于中國湖南省永州市的道縣的瀟水中路175號,

所屬農產品批發(fā)的行業(yè)的分類是為農業(yè)一般貿易批發(fā)業(yè),經營商品范圍主要是包

銷含:糧油種子的收購、儲蓄、銷售等服務;但目前以下特殊業(yè)務范圍原則上仍

暫限于本公司分部對外開展服務管理:不可從事散裝和生產銷售的小袋裝種子、

殺蟲藥零買經營及(不含傷害糧食的危險品)倉儲經營、化肥產品的加工零售與

服務銷售(憑有效許可證經營)、糧油食品生產的加工服務銷售業(yè)務。該公司的

組織架構圖如下圖所示。

董事長

總經理

采購部銷售部研發(fā)部財務部行政部

圖1-1道縣金穗糧油貿易有限公司組織架構圖

2道縣金穗糧油貿易有限公司報銷差旅費現狀分析

道縣金穗糧油貿易有限公司現行的差旅費報銷制度主要由財務部制定，比

較簡單，再加上管理層對此重視的程度也不足,在控制企業(yè)差旅費方面管理層的

精細化管理的意識明顯不夠強,于商務和談判中的最終結果,其管理層主要還是

關注到采購、營銷人員等各方面,差旅費用中相關的財務人員由于受制于管理層

的領導，抱著多一事不如少一事的想法，也就缺少了對差旅費用進行管理的動

力，這種管理方式直接助長了差旅費用管理上漏洞問題的大量產生。例如，沒

1

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

有差旅費報銷單，如下圖。

表2-1道縣金穗糧油貿易有限公司的差旅費報銷單

年月日

工作部門出差

姓名事由

出發(fā)到達回公出發(fā)補貼車旅郵

司日船館電

日期地點日期地點期天數標準金額費費費

合計

總計金額（大寫）￥：

報銷人：部門主管：審核：單位負責人：

3道縣金穗糧油貿易有限公司差旅費報銷現狀中存在的問題

3.1員工出差報銷流程不規(guī)范

道縣金穗糧油貿易有限公司員工出差報銷費用隨意性大，審批手續(xù)不完整。

出差的員工在報銷差旅費用的時候，沒有填寫出差申請單，沒有向單位的有關

領導匯報，沒有相應的原因，也沒有相應的證明文件；即使是差旅費用的報銷

單據不全，差旅費的住宿沒有相應的發(fā)票，也是按照住宿的標準來報銷等等。

道縣金穗糧油貿易有限公司現在的出差報銷流程如下圖所示。

出差員工申請出差出納報銷

財務審核簽字借款總經理審核簽字

圖3-1道縣金穗糧油貿易有限公司現在的差旅費報銷流程

2

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

3.2員工出差報銷費用不規(guī)范

差旅費是公司工作人員因公暫時離開常駐地而進行的旅行所發(fā)生的城市間

交通費、住宿費、伙食補助費和市內交通費。道縣金穗糧油貿易公司在報銷差

旅費時會將所有的費用匯總在一起報銷，并沒有對差旅費進行細分，具體情況

如下表。因此，這就造成了公司員工虛報多報的問題。

表3-2道縣金穗糧油貿易有限公司現出差報銷金額（單位：元/人）

城市一線二線三線及

職務城市城市以下城市

總經理350025001500

副經理300020001000

主管25001500800

組長20001200600

員/p>

3.3員工出差報銷時間不規(guī)范

職工出差報銷差旅費用不及時，相關部門在結報差旅費用時甚至會將多數

員工的差旅費用集中在一起結報，美其名曰“省時又省力”，更有甚者，還會跨

年度結報。不少財務人員由于出差地方較近,實際產生的支出相對較少,怕請領

導審批,怕麻煩,于是就喜歡先積少成多,等數額較大的時候才進行會計報銷，這

也為財務監(jiān)督人員帶來了較大的困難。時間一久,就產生了出車日期記不清,或

者發(fā)票遺漏了的現象。因數量太多、日期間隔過長,公司領導也就不可能記住出

差人員好幾個月前出差的具體內容,而且通常情況下企業(yè)領導都放不下面子,或

者對下屬的特殊關愛草草簽下大名,對出差報支單的具體內容也沒有很深入的理

解與審核,也就不能發(fā)揮審計監(jiān)察的功能。

4道縣金穗糧油貿易有限公司差旅費報銷優(yōu)化設計

4.1規(guī)范出差報銷流程

公司員工因需臨時因公出國緊急出差,應同時在公司事先按本規(guī)定格式填制

領出公司員工的應急人員出差的臨時申請單。經企業(yè)分管生產部門負責人事前

書面簽字審核蓋章后簽字并當面口頭書面呈請報到公司，領導審查批準并備案

3

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

同意后可再派出差,如有單位負責人因企業(yè)重大的事情或需要臨時緊急需要出差

而本公司領導未予批示,須同時在事先書面同意由其他有關部門負責人簽字親自

當面口頭書面呈報至其公司總經理,等企業(yè)員工全部返回到本公司并備案批準后

所有員工即應請假立即請假外出補辦一切請假手續(xù)，員工在申請辦理出差證件

前應報出預支單費用。

公司員工因公出差,首先須經過主管或者經理的審批,分析出差的必要性與

合理性之后,確認出差事由、出差地點、出差時間等信息,通過審批后,員工依據

實際情況確定出差行程。關于差旅費凡是遇到差旅費報銷與按我部原計劃出差

申請單或所提規(guī)定要接待單位的原定接待單位地點、天數、人數、交通工具費

用明顯不符和這種情況的時候,差旅費用原則上都不給予辦理直接的報銷,因出

現某些其他特殊重大工作情況變動或環(huán)境變化等而需要暫時改變或接待的原有

接待人員計劃出差安排報銷的,必須得是要經過部門有關單位領導人員的代表簽

署或書面審查意見簽字確定同意后安排出差時才可算準可以報銷。

報銷流程處理其基本審批程序一般規(guī)定如下:

（1）出差報銷人員申報前一定要首先依電報單形式準確填報明了其所屬單

位、姓名、出差之人事由、搭乘過之各種交通工具、出差的起訖止之日期、預

支差旅費之支出金額,經差旅費審批主管部門總經理簽名審核確定無誤后再正式

呈報單位人事部總經理親自簽字批準。

（2）出差旅行之人每月須按時憑公司經審核批準的同意出差的個人差旅費

發(fā)票預支差旅費的實際金額及利息填寫制好的借款單,向總公司財務部預支差旅

費。

（3）出差的參保人必須于其返回入住酒店房間后并在外出七日天之內應

地按本規(guī)定程序填寫個人書面電子差旅費報銷單,注明每次外出旅游時間點或首

次出差旅行的出發(fā)日期、起始地及收入底單、工作內容、報帳預支備用的項目、

金額為多少元等。該公司優(yōu)化后的報銷流程如下圖所示。

出差人員填寫出差

總經理審批簽字找出納報銷

申請單和借款單

部門負責人審批簽

財務人員審核票據報銷成功

字

出差人員匯報出差

財務審核借款

情況

圖4-1道縣金穗糧油貿易有限公司優(yōu)化后的差旅費報銷流程

4

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

4.2規(guī)范出差報銷費用

4.2.1住宿報銷標準

道縣金穗糧油貿易有限公司員工出差報銷住宿費的標準如下圖所示。

表4-1住宿費上限標準（單位：元/天）

地區(qū)

一線城市二線城市三線城市四線城市縣級市及以下

人員

總經理實報實銷（含副經理，下同）

副經理500450350300300

其他人員400380300200200

備注：①與高職位或上述職位的人一同外出時，如果有必要，可享受與高職

位或上述職位同等待遇。②如果兩個人是同一性別，則需要一間房，副總經

理及以上的工作人員可以單獨開一間房。③外派人員住宿在接待處，住宿在

親朋好友家中，住宿費用不能報銷。

4.2.2交通報銷標準

道縣金穗糧油貿易有限公司員工出差報銷交通費的標準如下圖所示。

工具

人員飛機高鐵火車輪船

總經理實報實銷（包含副經理，下同）

副經理商務艙一等座硬臥二等艙

其他人員經濟艙二等座硬座三等艙

備注；①凡在火車上滿足要求的旅客（晚上八點到第二天早上七點，在火車

上度過6個多小時或12個多小時），火車車票的價格是50%，其他火車車票的

價格是60%，訂票和退票費用，一般是不會退還的，上述的特殊情形，必須書

面報告，并得到酒店經理的同意，才能全部退還。

表4-2交通費上限標準

4.2.3伙食報銷標準

道縣金穗糧油貿易有限公司員工出差報銷伙食費的標準如下圖所示。

5

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

表4-3伙食補貼上限標準（單位：元/天）

地區(qū)

一線城市二線城市三線城市四線城市縣級市及以下

人員

總經理實報實銷（包含副經理，下同）

副經理1301101009080

其他人員110100908070

備注：①參加各種會議(含高交會,論壇等)的出差人員，會務費用由會務小組

負擔，會務中的伙食費將不獲補償。②此標準為伙食補助標準,出差按此補

貼.補貼后不再報銷。

4.3規(guī)范出差報銷時間

按照國家財務制度出差的報銷情況一次一清,但不可集少成多,多次合在一

起報銷。即使外出時間跨度較長的一般出差人員也應做到每月一清,若一月以內

外出數量較多的則分次報銷。在費用支出的過程中,出差人員要充分獲取支出的

有關票據,如因沒有得到正確的有效發(fā)票,而被公司財務人員扣除的部分費用,公

司原則上不給予承擔,而由出差人自己承擔。所以費用產生后,出差人應盡量的

拿到經稅務機關認證的有效發(fā)票。并及時對查閱到的所有收費票據進行清理歸

集,并使用公司統(tǒng)一的"差旅費報銷單"規(guī)范粘貼,在粘貼的過程中還應區(qū)分支出

的費用屬性,以便于歸類核算和清理。

員工公派外出的時間嚴格按照規(guī)定執(zhí)行，超出允許的時間范圍且無正當的

理由將按照考勤制度扣發(fā)當事人相應的結構工資；同時，對于超出范圍的個人

活動所產生的費用由員工個人自行承擔。公司職工出差如果是出差期滿后才回

的本公司出差住宿就應該嚴格按相關規(guī)定必須在出差的一個星期時間以內遲到

才進行報賬,超過的這一個星期就要報銷其當月全部差旅費,每一天的單據要按

當月每人的80