領(lǐng)導(dǎo)秘書留意事項(xiàng)

Word1/1領(lǐng)導(dǎo)秘書留意事項(xiàng)如下

一、伴隨領(lǐng)導(dǎo)外出留意事項(xiàng)

1、與領(lǐng)導(dǎo)充分溝通，了解出差目的、必備物品、外出工作內(nèi)容和需要接見的對象，并依據(jù)工作內(nèi)容和接見對象預(yù)備相關(guān)的文件、資料和禮品，攜帶的證件、甚至相機(jī)等等，支配好領(lǐng)導(dǎo)的行程。

2、假如是開會，就應(yīng)預(yù)備開會需要的資料，自己應(yīng)先學(xué)習(xí)有關(guān)會議的內(nèi)容。以便能在開會時做好會議的記錄。

3、假如是走訪或談判，就應(yīng)當(dāng)先做好對走訪或談判對象的一些調(diào)查和了解。

4、了解本次外出活動的任務(wù)、目的及領(lǐng)導(dǎo)對一些重要問題的基本看法，以便按領(lǐng)導(dǎo)意圖準(zhǔn)時供應(yīng)服務(wù)，避開因不解其意而手足無措甚至幫倒忙的狀況發(fā)生。

5、與所去之地的有關(guān)單位事先聯(lián)系，供應(yīng)前往人員名單(包括姓名、性別、民族、職務(wù)等)，說明此行目的和行程方案等。

6、假如自己開車，則要提前通知司機(jī)預(yù)備好車輛，帶好差旅費(fèi)用、換洗衣物及常用藥品等。

7、時間觀念要強(qiáng)。隨員在征求領(lǐng)導(dǎo)看法后，要與司機(jī)等隨行人員商定好動身時間及行車路線;外出中的全部活動，隨員都要提前做好預(yù)備，按時召集其他隨行人員等候領(lǐng)導(dǎo)，不能讓領(lǐng)導(dǎo)等其他人。

8、要保持通訊聯(lián)系。在伴隨領(lǐng)導(dǎo)外出時，肯定要與領(lǐng)導(dǎo)及同行人員時刻保持聯(lián)系。由于在外出活動中，狀況隨時都可能發(fā)生變化。因此，隨員哪怕是短時間的單獨(dú)行動也要與領(lǐng)導(dǎo)及同行人員保持聯(lián)絡(luò)的暢通。

9、入住賓館后，要讓同行者之間相互知曉對方所住的房間，要準(zhǔn)時將同行者所住房號、內(nèi)部電話撥法供應(yīng)給領(lǐng)導(dǎo)，以便準(zhǔn)時聯(lián)絡(luò)。

二、伴隨領(lǐng)導(dǎo)外出應(yīng)留意的禮儀

1、乘車行走

(1)伴隨領(lǐng)導(dǎo)行走時，隨員應(yīng)在領(lǐng)導(dǎo)后側(cè)半步位置跟從。(2)讓領(lǐng)導(dǎo)和客人先上車，自己后上。

(3)要主動打開車門，并以手示意，待領(lǐng)導(dǎo)和客人坐穩(wěn)后再關(guān)門。一般車的右門為上、為先、為尊，所以應(yīng)先開右門，關(guān)門時切忌用力過猛。

(4)留意乘車座位。一般是右為上，左為下。假如領(lǐng)導(dǎo)有坐副駕駛的習(xí)慣則另當(dāng)別論。在到達(dá)目的地后，隨員要提前下車為領(lǐng)導(dǎo)開啟車門。伴隨客人時，要坐在客人的左邊。

(5)乘電梯應(yīng)遵循"先出后入'的規(guī)章，伴隨領(lǐng)導(dǎo)乘坐電梯，若無人操作，隨行者應(yīng)先進(jìn)后出，一邊操縱電梯，若有人操作，隨行者應(yīng)后進(jìn)先出。

2、見面介紹、握手、交換名片

(1)假如走訪客戶，應(yīng)先把客戶介紹給領(lǐng)導(dǎo)，假如對方領(lǐng)導(dǎo)是女士，則應(yīng)先把領(lǐng)導(dǎo)介紹給對方。

(2)假如訪問，假如對方身份較高，應(yīng)先把領(lǐng)導(dǎo)介紹給對方。

(3)和對方的距離合適時才可伸出手。

(4)握手的力度要相宜，不行太緊，也不行顯得太隨便。

(5)握手時雙眼要正視對方，面露笑容。

(6)男士與女士握手時，要待女士伸出手后方可伸手，握手時間不要過長。

(7)與對方領(lǐng)導(dǎo)握手，以其職位由高到低為序。

(8)交換名片時要雙手接遞，并說感謝。接到對方名片時，不要馬上收起，要先觀看，以示敬重。

3、就坐

(1)參與會議時，除大型會議按桌牌就座外，一般要選擇既非主要位置有別于與被伴隨領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)絡(luò)的位置就座;假如是圓桌會議，是坐在桌前還是后排，則視與會人員的詳細(xì)狀況而定。

(2)就餐時，要分清主位、客位，把客位中主要位置讓給領(lǐng)導(dǎo)，且要等雙方主要領(lǐng)導(dǎo)就座后再入座;要留意支配好司機(jī)等通行的其他人員，由于接待方不行能熟悉全部來客。簡單造成遺漏。

(3)會見時，主賓、仆人席支配在面對正門位置，領(lǐng)導(dǎo)假如作為主賓座位應(yīng)在仆人右側(cè)，隨行人員則按職務(wù)凹凸在領(lǐng)導(dǎo)一側(cè)就座。主方的陪見人在仆人左側(cè)按職務(wù)凹凸就座。

(4)會談時，雙邊會談常用長方形或橢圓形桌子，賓主相對而坐，以正門為準(zhǔn)，仆人在背門一側(cè)，領(lǐng)導(dǎo)假如作為主賓應(yīng)面對正門居中。如會談桌一端向正門，則以入門的方向?yàn)闇?zhǔn)，右為客方，左為主方。多邊會談，座位則按主辦方支配座位就坐。

4、言談要得當(dāng)

(1)商務(wù)活動要講一般話，聲音自然、清楚，音量、語速適中。

(2)語言文明，不講粗話。使用"您好、請稍候、麻煩您、愧疚、對不起、沒關(guān)系、感謝、再見'等禮貌用語。

(3)在伴隨領(lǐng)導(dǎo)外出時，說話特別重要，什么時候該說，什么時候不該說，該說時怎么說都有講究。不該說時說了會失禮，該說時不說會誤事。

(4)當(dāng)客戶對本單位、詳細(xì)狀況詢問時要準(zhǔn)時為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好助手，作出補(bǔ)充，不能越俎代皰。

(5)在領(lǐng)導(dǎo)與客戶談話時，可以依據(jù)詳細(xì)狀況插話，但一點(diǎn)要恰到好處，言之有物，大方得體。

5、與領(lǐng)導(dǎo)的協(xié)作

(1)假如客戶與領(lǐng)導(dǎo)是有直接的關(guān)系。作為隨從應(yīng)當(dāng)站在幫助的地位，和客戶初次見面時應(yīng)當(dāng)親切地寒暄，并且作適當(dāng)?shù)淖晕医榻B，第一次就要給對方留下一個印象。在整個談話過程中，要不卑不亢，給人以良好的感覺。當(dāng)客戶和領(lǐng)導(dǎo)談話時，應(yīng)當(dāng)細(xì)心地傾聽。假如對方有問題問你，需要直接或間接地征詢領(lǐng)導(dǎo)的看法，然后給對方以滿足的回答。談判過程中，假如領(lǐng)導(dǎo)和客戶在某個方面爭辯得比較激烈，要適時地從中打圓場。在商談結(jié)束時，無論成交還是不成交，都不要被當(dāng)時的氣氛所影響，應(yīng)盡賓主之儀，親切地道別，不要讓對方有這樣的評價："這個公司的人怎么一點(diǎn)禮貌都不懂。'或是："這個公司領(lǐng)導(dǎo)還不錯，可用人不太精明，怎么選了這么不懂禮貌的隨從。'

(2)假如是請領(lǐng)導(dǎo)訪問自己所熟識的客戶。首先留意不要"越位'，應(yīng)當(dāng)將自己立于領(lǐng)導(dǎo)和客戶之間的中間人立場，使領(lǐng)導(dǎo)有很多講話的機(jī)會。在領(lǐng)導(dǎo)與客戶商談時，應(yīng)當(dāng)留意領(lǐng)導(dǎo)的談判技巧和應(yīng)對方式，并且要充分把握氣氛。氣氛過"熱'時，適當(dāng)?shù)?降溫';氣氛過"冷'時，不時地"加溫'，解除尷尬，不失為中間人的身份。商談最終是為了本公司的利益。因此，不要太顯露地為本公司出力。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)談判時進(jìn)一步向?qū)Ψ教釂枙r，可以若無其事地推動;當(dāng)認(rèn)為領(lǐng)導(dǎo)談判的內(nèi)容不當(dāng)或有必要進(jìn)行更正時，應(yīng)當(dāng)很在默契地助領(lǐng)導(dǎo)一臂之力。在伴隨領(lǐng)導(dǎo)訪問客戶時，協(xié)作他們，敬重他們，不僅能增進(jìn)上下級的關(guān)系，在客戶眼中看來，則是認(rèn)為你是一個應(yīng)對得體的好"幕僚'，從而提高公司的信譽(yù)。

(3)伴隨領(lǐng)導(dǎo)調(diào)研時，應(yīng)對所調(diào)研的課題有所了解和思索，在領(lǐng)導(dǎo)發(fā)問后對不清晰的地方肯定要問清晰、弄明白、記精確?????。

(4)伴隨領(lǐng)導(dǎo)赴宴時，要把握好說話的時機(jī)和分寸，不能搶話說、隨便說，既不能無原則地、過分的恭維主客雙方的領(lǐng)導(dǎo)，也不能目無領(lǐng)導(dǎo)、唯我獨(dú)尊。

6、舉止得體

(1)隨員的舉手投足都應(yīng)與自己的身份、所處場合相協(xié)調(diào)。在外活動時應(yīng)坐有坐相、站有站相、走有走相。

(2)假如是開會，在進(jìn)入會場時應(yīng)主動把手機(jī)調(diào)到振動檔位，無論是參與會議還是隨領(lǐng)導(dǎo)小范圍談話，接電話時都要離開現(xiàn)場。

(3)隨領(lǐng)導(dǎo)參與重要會議或作講話時，如無極特別狀況一般不能打擾領(lǐng)導(dǎo);如確需準(zhǔn)時向領(lǐng)導(dǎo)匯報要盡量壓低聲音，削減影響面和影響程度。

7、衣著、發(fā)式等儀表儀容

(1)著裝應(yīng)整齊干凈，衣冠端正，莊重大方。

a.男士不能穿背心、短褲、拖鞋，不能戴戒指;重要的商務(wù)活動要穿西服、打領(lǐng)帶或穿其他正裝;著裝時要扣好鈕扣，不得放開外衣，卷起褲腳、衣袖，領(lǐng)帶須系正，皮鞋要光亮。

b.女士要穿職業(yè)套裝，鞋跟凹凸適中，襪口不得露在裙角或褲角之外。

(2)從事商務(wù)活動前，隨行人員必需整理一次儀表，包括著裝、儀容。

(3)與人交往熱忱、友好，不卑不亢。在公眾場合應(yīng)避開雙手叉腰、交叉胸前、插入衣褲兜內(nèi)。撓頭、抓癢、挖、摳鼻孔;避開哼唱歌曲、吹口哨、跺腳、說笑、喧嘩;隨地吐痰、亂丟雜物;避開面對人咳嗽、打噴嚏等不良舉止。

(4)在禁止吸煙場所不吸煙。在外單位吸煙時，必需先征求仆人同意。

8、適時"進(jìn)'與"退'

(1)在伴隨領(lǐng)導(dǎo)外出參與會議、會談時，要確定自己是否應(yīng)當(dāng)在場，如不需參與時，則應(yīng)要弄清自己應(yīng)在駐地還是在場外等候。

(2)如屬領(lǐng)導(dǎo)的小范圍談話，要依據(jù)實(shí)際狀況準(zhǔn)時作出推斷自己是否需要回避。一般來說，領(lǐng)導(dǎo)在會后或賓館住地等的小范圍談話，特殊是遇到老伴侶、老同學(xué)時，可能要說一些不宜公開的話和知心話，這時隨員者就應(yīng)當(dāng)禮貌的為領(lǐng)導(dǎo)沏上茶水，作一些簡潔的服務(wù)性工作后適時退出。有時原來是討論探討某個問題，自己應(yīng)當(dāng)在場，但當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)們說起一個自己不應(yīng)了解的話題時，也應(yīng)有意識的退出一會兒，估量此話題已說完再返回。

9、守口如瓶在伴隨領(lǐng)導(dǎo)外出期間，領(lǐng)導(dǎo)與隨行者之間談?wù)摰脑掝}和與其他人員之間談話的內(nèi)容，除領(lǐng)導(dǎo)明確表示讓自己傳達(dá)的之外，其它內(nèi)容決不行隨便透露，即使是餐桌上領(lǐng)導(dǎo)的玩笑話也不應(yīng)任憑向外人提及。由于領(lǐng)導(dǎo)所說的每一句話都是在某一特定環(huán)境下說的。離開了這個前提，就可能產(chǎn)生歧義，假如再傳就會走樣，給工作帶來影響。

10、會見和會談

(1)作為隨員應(yīng)在會談與會見前要做好充分的預(yù)備工作。要把握會談人姓名、職務(wù)、會談時間、地點(diǎn)、會談挨次支配及有關(guān)事項(xiàng)。

(2)如對方到領(lǐng)導(dǎo)下榻處訪問，則應(yīng)以仆人身份支配對方作為客人就座。

(3)領(lǐng)導(dǎo)與對方會見(會談)結(jié)束后，隨員應(yīng)伴隨領(lǐng)導(dǎo)送對方至車前或門口握別。

11、宴請客人

(1)依據(jù)宴請的性質(zhì)、目的、主賓的身份確定宴請規(guī)格、范圍、時間、地點(diǎn)。

(2)宴席前來賓到達(dá)時，隨員應(yīng)伴隨領(lǐng)導(dǎo)到門口迎接。

(3)按先女賓后男賓、先主賓后一般來賓的挨次，引來賓進(jìn)入餐廳。

(4)宴請要考慮主賓的飲食習(xí)慣、民族、地區(qū)、身體狀況及其他特別要求。

(5)桌次的凹凸以離主桌位置的遠(yuǎn)近而定，右高、左低、近高、遠(yuǎn)低。

(6)同一餐桌上席位的凹凸，以離仆人的遠(yuǎn)近而定。

(7)通常對門口或居中的桌是主桌，主桌對門口或居中的位置是仆人位置。

(8)一般狀況下，第一仆人的右邊是第一主賓。