深圳前?；輨P科技有限公司差旅費(fèi)報(bào)銷制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)目錄30411深圳前?；輨P科技有限公司公司簡(jiǎn)介 深圳前?；輨P科技有限公司差旅費(fèi)報(bào)銷制度優(yōu)化設(shè)計(jì)深圳前?；輨P科技有限公司公司簡(jiǎn)介深圳前?；輨P科技有限公司，法定代表人是付江林，注冊(cè)資本是人民幣500萬(wàn)元，是一家在惠州市深紅海前海合作區(qū)萬(wàn)一號(hào)201室注冊(cè)的公司，公司現(xiàn)地址已搬遷至中國(guó)惠州龍崗區(qū)和田街中興路西143號(hào)宏和大廈西五樓5號(hào)，人員規(guī)模在20-99人，主要經(jīng)營(yíng)范圍有電子，數(shù)碼產(chǎn)品，通訊設(shè)備，硬件服裝，家用電器，手機(jī)及其外圍產(chǎn)品。配件銷售和研發(fā)；參與Internet上的商業(yè)活動(dòng)。銷售服裝，皮革，兒童用品和兒童用品（不包括食品）。國(guó)內(nèi)貿(mào)易，進(jìn)出口業(yè)務(wù)。電子產(chǎn)品，數(shù)字產(chǎn)品，通信生產(chǎn)設(shè)備，硬件，家用電器，手機(jī)及周邊產(chǎn)品，配件。深圳前?；輨P科技有限公司企業(yè)差旅費(fèi)報(bào)銷的基本情況深圳前海惠凱科技有限公司報(bào)銷原則為了增強(qiáng)公司費(fèi)用管理和管理差旅費(fèi)用，深圳前海惠凱科技有限公司報(bào)銷方案是根據(jù)相關(guān)文檔和實(shí)際業(yè)務(wù)條件設(shè)計(jì)的。該系統(tǒng)適用于海惠凱所有總部和子公司的員工。隨著外部業(yè)務(wù)環(huán)境的變化，部門業(yè)務(wù)職能的調(diào)整以及公司管理要求的變化，必須不斷審查和改進(jìn)。深圳前?；輨P科技有限公司報(bào)銷的范圍及標(biāo)準(zhǔn)由于公司業(yè)務(wù)繁多，出差人員多，差旅費(fèi)報(bào)銷費(fèi)用增大。所以對(duì)于如何報(bào)銷差旅費(fèi)是十分重要的，當(dāng)前公司規(guī)定在出差之前，報(bào)備部門主管就可以出差。差旅費(fèi)的報(bào)銷范圍主要包括公司工作人員出差期間有同一趟飛機(jī)的行程單、住宿、城市交通、伙食津貼以及其他合理的費(fèi)用，或者其他特殊的情況需要報(bào)銷的。差旅費(fèi)借款流程員工出差借款由部門批準(zhǔn)人管理借款額，按照公司規(guī)定填寫(xiě)借款單，如果借款金額超過(guò)借款人的月薪總額，則必須提供抵押。在沒(méi)有擔(dān)保人的情況下，出差人員和部門批準(zhǔn)人需要共同承擔(dān)責(zé)任。差旅費(fèi)用借款必須由主管的經(jīng)理審查，出納進(jìn)行二次審查，財(cái)務(wù)經(jīng)理和總經(jīng)理才可以批準(zhǔn)借款，最后才能兌現(xiàn)。同時(shí)員工再申請(qǐng)差旅借款時(shí)，必須填寫(xiě)相應(yīng)的借款收據(jù)。借款必須與還款明細(xì)匹配。同時(shí)，借款金額由審批者核實(shí)，要保證借款費(fèi)用的合理，例如車費(fèi)和住宿費(fèi)用。圖1借款流程一般出差費(fèi)用報(bào)銷程序是確認(rèn)以上范圍和出差費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)是否合理，審核人員必須確認(rèn)這些條件。圖2報(bào)銷流程2.4差旅費(fèi)報(bào)銷的補(bǔ)充事項(xiàng)出差返回公司后，要填寫(xiě)“出差報(bào)銷單”，根據(jù)出差時(shí)間填寫(xiě)行程，需要報(bào)銷的出差費(fèi)，報(bào)銷單應(yīng)清楚填寫(xiě)。報(bào)銷部門必須設(shè)置產(chǎn)生的費(fèi)用金額，嚴(yán)禁在商務(wù)出差中進(jìn)行娛樂(lè)活動(dòng)。工作需要產(chǎn)生的特殊情況，則必須事先批準(zhǔn)款待，在公司總經(jīng)理同意的標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi)報(bào)銷。根據(jù)餐費(fèi)和需要送禮品的需要把陪同人員和原因?qū)懬宄?。還應(yīng)注意，餐飲和禮品的費(fèi)用需要與其他費(fèi)用文件分開(kāi)。深圳前?；輨P科技有限公司差旅費(fèi)報(bào)銷工作存在的問(wèn)題差旅費(fèi)報(bào)銷流程不合理在公司差旅報(bào)銷管理過(guò)程中，報(bào)銷流程并不嚴(yán)格。像是出差的話，需要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)之后才允許出差，沒(méi)有分層管理，多重審核，就予以支付報(bào)銷。因特殊情況出差，沒(méi)有經(jīng)過(guò)審批，而公司沒(méi)有設(shè)置具體的標(biāo)準(zhǔn)和審批流程，導(dǎo)致出差費(fèi)用報(bào)銷制度并不完善，某些出差者會(huì)利用該制度漏洞進(jìn)行報(bào)銷。差旅費(fèi)報(bào)銷渠道單一，效率低隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅速，物價(jià)水平不斷上漲，出差費(fèi)用報(bào)銷制度卻仍然還是原地踏步，當(dāng)前出差費(fèi)用報(bào)銷方法過(guò)于單一，僅限于發(fā)票報(bào)銷，效率較低，且容易出現(xiàn)渾水摸魚(yú)現(xiàn)象。目前前?；輨P科技有限公司主要基于發(fā)票或其他付款證明實(shí)施出差報(bào)銷方法。沒(méi)有這些憑證的話是不予報(bào)銷的。但是，根據(jù)這種報(bào)銷類型，有兩種情況。一種情況是出差者在標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi)使用其他途徑來(lái)獲取發(fā)票或其他付款憑證，從而使他們能夠使用這些憑證進(jìn)行報(bào)銷，尋求更多的個(gè)人利益。另一種就是在出差過(guò)程中會(huì)在允許的報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)支付其他辦公費(fèi)用，但他們無(wú)法獲得發(fā)票或其他付款證明，這對(duì)報(bào)銷工作的量就增加了，審核人員必須不斷審核，詢問(wèn)了解情況，增加工作量和審核時(shí)間，效率就低了。且有時(shí)候還無(wú)法報(bào)銷，從而導(dǎo)致員工自身掏錢更多，工作熱情降低。因此，出差費(fèi)用報(bào)銷方法必須多樣化。審核監(jiān)督制度不完善前?；輨P科技有限公司為出差報(bào)銷管理未建立一套完善報(bào)銷制度，未明確了不同類型員工，不同地區(qū)條件以及需要發(fā)票報(bào)銷的出差員工的住宿和餐飲條件不同，費(fèi)用也不同。差旅費(fèi)報(bào)銷通常按每個(gè)不同的人報(bào)銷，但是實(shí)施過(guò)程在員工素質(zhì)不高，使用虛假報(bào)告的系統(tǒng)使用方面存在漏洞?；诶麧?rùn)，惡意交易者可以開(kāi)立多張發(fā)票，增加其價(jià)值，更改餐點(diǎn)的進(jìn)餐價(jià)格，增加其工作天數(shù)等以謀取利潤(rùn)報(bào)銷相關(guān)費(fèi)用。更嚴(yán)重的情況是填寫(xiě)虛假發(fā)票，然后將其報(bào)銷給單位以進(jìn)行報(bào)銷。同時(shí)有一些出差的人因?yàn)槌霾畹攸c(diǎn)比較近，所花費(fèi)的費(fèi)用比較小，不敢找領(lǐng)導(dǎo)簽字，覺(jué)得報(bào)銷流程太復(fù)雜麻煩，而不去報(bào)銷，等到金額多了，才一次性去報(bào)銷。還有的就是經(jīng)常出差的人，次數(shù)太多而且時(shí)間跨度太大。時(shí)間長(zhǎng)了會(huì)導(dǎo)致出行時(shí)間記錄不清楚，發(fā)票丟失等情況，這也給財(cái)務(wù)工作增加了很多困難。財(cái)務(wù)部門需要檢查所有報(bào)銷表格，因?yàn)闀r(shí)間較久，導(dǎo)致財(cái)務(wù)部門無(wú)法追蹤真實(shí)的費(fèi)用和具體情況。將不再能夠具體審核和了解報(bào)銷單的內(nèi)容，對(duì)于報(bào)銷工作就無(wú)法起到監(jiān)督的作用，這都是由于制度不完善導(dǎo)致的。3.4未設(shè)置差旅費(fèi)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)公司記錄差旅費(fèi)，并沒(méi)有一個(gè)特定的標(biāo)準(zhǔn)。為簡(jiǎn)單起見(jiàn)，他們選擇在出差的人回來(lái)后一次性記錄需要報(bào)銷的項(xiàng)目，然后根據(jù)大致情況進(jìn)行報(bào)銷，并沒(méi)有一個(gè)特定嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臉?biāo)準(zhǔn)，這會(huì)造成會(huì)計(jì)上的混亂，很可能會(huì)出現(xiàn)漏洞。因此，有必要設(shè)置一個(gè)報(bào)銷的標(biāo)準(zhǔn)。深圳前?；輨P科技有限公司差旅費(fèi)報(bào)銷方案優(yōu)化設(shè)計(jì)優(yōu)化差旅費(fèi)費(fèi)用報(bào)銷流程有關(guān)人員在職稱范圍內(nèi)，費(fèi)用報(bào)銷的控制原則：計(jì)劃管理、分級(jí)負(fù)責(zé)、層層把關(guān)。報(bào)銷單要闡明費(fèi)用內(nèi)容，費(fèi)用范圍，費(fèi)用模式以及相關(guān)形式和發(fā)票。需要明確定義現(xiàn)有的申請(qǐng)，審查和批準(zhǔn)程序，借款和還款業(yè)務(wù)流程。清楚地查看許可和審批程序。明確事后監(jiān)督，檢查和責(zé)任。故將原來(lái)的報(bào)銷流程進(jìn)行調(diào)整優(yōu)化，具體請(qǐng)見(jiàn)下圖3.圖3優(yōu)化后的報(bào)銷流程多渠道提供報(bào)銷依據(jù)對(duì)于報(bào)銷費(fèi)用，將不再局限于發(fā)票和其他付款證明這一類的紙質(zhì)證書(shū)。財(cái)務(wù)不再過(guò)多依賴于紙質(zhì)憑證，出差人員應(yīng)根據(jù)大多數(shù)出差服務(wù)提供商提供的電子數(shù)據(jù)，根據(jù)電子支付方法（例如在線銀行業(yè)務(wù)）提供文件并進(jìn)行付款，如果乘坐滴滴和需要住宿的可以提供電子發(fā)票，網(wǎng)約車等則需要提供約車截圖，但是后續(xù)需要打印出來(lái)作為留底，員工的手機(jī)費(fèi)用的報(bào)銷采用與崗位相關(guān)制，即依據(jù)不同崗位，根據(jù)員工工作性質(zhì)和職位不同設(shè)定不同的報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)，或者公司為員工提供工作必須的固定電話，各個(gè)部門主管在月初05號(hào)時(shí)總結(jié)上交至財(cái)務(wù)部門，再由財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司規(guī)定的費(fèi)用制度在月中旬發(fā)放電話費(fèi)補(bǔ)貼補(bǔ)助。補(bǔ)充差旅費(fèi)報(bào)銷制度的說(shuō)明需要出差部門主管或更高級(jí)別主管必須批準(zhǔn)該業(yè)務(wù)并且同意才可以出差。如果在出差之前沒(méi)有批準(zhǔn)的話，返回公司后需要補(bǔ)批。在報(bào)銷的時(shí)候需要也提交這份簽過(guò)字后的補(bǔ)批申請(qǐng)，接著才可以報(bào)銷。出差返回公司后，要填寫(xiě)“出差報(bào)銷單”，根據(jù)出差時(shí)間填寫(xiě)詳細(xì)行程，并按月，日和小時(shí)填寫(xiě)詳細(xì)出差時(shí)間，需要報(bào)銷的出差費(fèi)，還有按日結(jié)算的出差補(bǔ)助也要寫(xiě)在報(bào)銷單上面。報(bào)銷必須在發(fā)票上清楚地注明來(lái)源和目的地。如果是有是特殊情況的話，出差費(fèi)用超出費(fèi)用范圍，報(bào)銷人需要準(zhǔn)備一份書(shū)面報(bào)告。財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)在審核差旅費(fèi)用賬單時(shí)，首先檢查差旅費(fèi)用單，明確差旅費(fèi)報(bào)銷內(nèi)容，像是訂車費(fèi)和車費(fèi)需要分開(kāi)來(lái)粘貼不能混在一起，規(guī)定在每個(gè)月的20號(hào)所有員工的報(bào)銷發(fā)往財(cái)務(wù)處，避免堆積報(bào)銷，增加財(cái)務(wù)的工作。在電腦上創(chuàng)建一個(gè)餐飲費(fèi)報(bào)銷明細(xì)表格。表格的內(nèi)容有：出差時(shí)間，出差人員具體的事項(xiàng)和對(duì)象，然后把取得發(fā)票粘貼在事情的下面，已明確確實(shí)有這事情的發(fā)生。嚴(yán)禁是因?yàn)樗饺说木蹠?huì)發(fā)票。上述流程為公司各項(xiàng)費(fèi)用報(bào)銷的既定程序，以后各項(xiàng)事務(wù)的報(bào)銷均需要嚴(yán)格遵照上述流程操作。4.4設(shè)置差旅費(fèi)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)差旅報(bào)銷有許多日常支出項(xiàng)目，包括培訓(xùn)，會(huì)議，住宿和餐飲的支出。有一套合理的標(biāo)準(zhǔn)將有利于財(cái)務(wù)管理，不會(huì)出現(xiàn)報(bào)銷糾紛。表1交通及住宿費(fèi)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)表開(kāi)支項(xiàng)目人員職務(wù)飛機(jī)火車輪船其他交通工具住宿費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)（憑票）（元/天）伙食補(bǔ)助費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)（元/天）市內(nèi)交通補(bǔ)助費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)（元/天）特殊地區(qū)一類二類三類特殊地區(qū)一類二類三類特殊地區(qū)業(yè)務(wù)人員及其他工作人員不報(bào)硬席及高鐵二等票四等艙位實(shí)報(bào)30026050（憑票限額報(bào)銷）主任、副主任不報(bào)三等艙位實(shí)報(bào)300260部長(zhǎng)、副部長(zhǎng)及經(jīng)理、副經(jīng)理經(jīng)濟(jì)艙三等艙位實(shí)報(bào)300260副總、總監(jiān)經(jīng)濟(jì)艙實(shí)報(bào)二等艙位實(shí)報(bào)300260住宿費(fèi)報(bào)銷時(shí)必須提供住宿發(fā)票，實(shí)際發(fā)生額未達(dá)到住宿標(biāo)準(zhǔn)金額，不予補(bǔ)償；超出住宿標(biāo)準(zhǔn)部分公司不予報(bào)銷需要員工自行承擔(dān)。同時(shí)規(guī)定差旅人員假借公司出差所耗費(fèi)的游玩的費(fèi)用，不予以報(bào)銷。交通補(bǔ)償措施報(bào)銷者必須在火車（船）>高鐵>飛機(jī)的原則上選擇使用交通工具，不得繞行。在出差期間，有特殊情況需要訪問(wèn)的，需要報(bào)備領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)訪問(wèn)，只能訪問(wèn)規(guī)定人員，繞行的費(fèi)用由個(gè)人承擔(dān)。總結(jié)在公司業(yè)務(wù)和經(jīng)營(yíng)規(guī)模的不斷擴(kuò)大中，隨著差旅費(fèi)產(chǎn)生的金額越來(lái)越大，在公司日常運(yùn)營(yíng)中越來(lái)越重要，為了減少企業(yè)與出差人員之間的矛盾，優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部的管理，提升財(cái)務(wù)人員的服務(wù)質(zhì)量，我們需要更加嚴(yán)格的把控差旅費(fèi)用的審核，強(qiáng)化差旅費(fèi)報(bào)銷流程的監(jiān)督和實(shí)施。與此同時(shí)，加強(qiáng)公司之間