深圳市宇達物流有限公司采購制度優(yōu)化設計

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計目錄1深圳市宇達物流有限公司簡介 深圳市宇達物流有限公司采購制度優(yōu)化設計1深圳市宇達物流有限公司簡介1.1公司簡介深圳市宇達物流有限公司成立于2003年，注冊資金1000萬元。經(jīng)過多年的開拓創(chuàng)新，宇達物流形成了以深圳和廣州為中心，上海、浙江、江蘇、福建、珠三角洲等為主要運輸干線，華東地區(qū)已全面覆蓋服務網(wǎng)絡，并勵志成為新概念第三方物流服務頂級供應商。目前，公輻射至全國各大中小城市的戰(zhàn)略布局。大力進行電子信息技術應用，使用量身訂制的物流信息管理系統(tǒng)高效地處理來自于上百家大型企業(yè)的各種物流需求，公司配置了先進的GPS全球系統(tǒng)、WMS倉儲管理系統(tǒng)、OA辦公系統(tǒng)平臺、MES管理系統(tǒng)，幾十個專業(yè)操作項目團隊每天操作上萬件貨物的分撿、包裝、流通與配送。大型倉儲區(qū)實現(xiàn)了多家企業(yè)的JIT、VMI等倉儲功能，曾為眾多企業(yè)解決了整體物流問題。1.2宇達物流公司采購部部門架構深圳市宇達物流公司采購部現(xiàn)有職工9人，包括采購總經(jīng)理，采購部經(jīng)理，采購部副經(jīng)理和6名采購人員（如圖1所示）。采購總經(jīng)理的職責是負責兼?zhèn)洳少徆ぷ鞯娜渴马?，包括對組織對材料不良的處理、對市場行情的信息收集，分析與預測。采購部經(jīng)理選擇合適的采購方式制定完善的采購流程，并協(xié)助總經(jīng)理對完成相關事項對采購工作進行統(tǒng)籌策劃。跟蹤常規(guī)物資采購和特殊物資采購，采購部副經(jīng)理負責訂單、跟貨，供應商考核，負責對未到位物料的跟催落實，分析原因并制定預防措施。采購人員參與采購流程中的具體執(zhí)行事項，落實好每一處采購任務。圖1深圳市宇達物流有限公司采購部組織架構2深圳市宇達物流有限公司采購制度現(xiàn)狀2.1深圳市宇達物流有限公司采購現(xiàn)狀深圳市宇達物流公司主要采購分為常規(guī)物資采購和特殊物資采購，其中常規(guī)物資包括對紙箱，紙袋、膠布、小刀、打包機、打印機等日常辦公用品的采購，特殊物資的采購即運輸車輛、木托盤、叉車、集裝、吊機等。隨著物流行業(yè)的不斷發(fā)展和消費者的服務需求，宇達物流公司對于物資的采購量也高速增加（如表1所示）。表1宇達物流公司2019-2020年物資采購對比年度20192020物資品種常規(guī)物資常規(guī)物資特殊物資特殊物資金額（人民幣）0.465億元1.062億元深圳市宇達物流有限公司的采購部下還分別設有四個部門：供應商開發(fā)部、商務談判部、采購執(zhí)行部和采購支付部。各部門職能如表2所示。表2采購部門各個部職能部門職能供應商開發(fā)部供應商開發(fā)、考核機制、管理數(shù)據(jù)庫商務談判部招標、詢價比價、簽訂合同采購執(zhí)行部訂單、跟貨、供應商考核采購支付部審核、付款在以上組織架構中，深圳市宇達物流有限公司的采購模式是：“一級管理、兩級集中、三級規(guī)劃”的集中采購模式。一級管理指的是深圳市宇達物流有限公司的各個分公司不單獨制定采購、計劃、管理措施，總部與各分公司采用統(tǒng)一的管理方案，且物資的采購計劃均由總部的采購中心來制定實施。兩級集中則是指深圳市宇達物流有限公司總部擁有采購中心的統(tǒng)一采購管理權利，屬于總部直接實施。其屬下分公司擁有部分的物資采購權利，屬于具體實施。三級規(guī)劃是基于深圳市宇達物流有限公司的各個省和大區(qū)的事業(yè)部而自行制定的。面對采購這樣的大筆支出，市級別的分公司流程制度相對不夠完善，難以符合內(nèi)外部審計，且分公司的采購方案和管理制度不夠科學，所以市級別的分公司沒有自主采購的權力，只能將采購需求上報給上一級的大區(qū)事業(yè)部。2.2深圳宇達物流有限公司采購流程現(xiàn)狀深圳市宇達物流有限公司采購流程如下：（具體如圖2所示）（1）采購申請：各部門根據(jù)工作需要或訂單要求提出采購申請，并編寫請購單，注明品名、規(guī)格、請購數(shù)量與要求到貨日期等。（2）編制采購計劃：采購部根據(jù)匯總各部門提交的請購單，進行需求分類并制定采購計劃，需與相關人員溝通確認。（3）審核與審批：財務部門負責審核相關申報材料的準確性以及采購計劃是否在預算內(nèi)?？偨?jīng)理確定是否同意采購計劃。（4）分類選定合格供方：采購部審核相關供應商資質，并檢驗其產(chǎn)品是否符合相關生產(chǎn)要求。核對交貨日期，并進行詢價、比價與議價。確認供應商名單后提交總經(jīng)理審批。（5）起草采購合同：待采購部與供應商談判協(xié)商完畢，根據(jù)協(xié)商結果確定采購合同的內(nèi)容、格式和具體要求。經(jīng)采購經(jīng)理審核、總經(jīng)理審批后與供應商簽訂正式合同。（6）跟催監(jiān)督和組織驗收：采購部需要清晰整個供應過程，與接貨人保持聯(lián)系，以確保能按時交貨，如發(fā)現(xiàn)交貨延遲，采購人員應及時進行催交、補救。供應商發(fā)貨后了解承運人的聯(lián)系方式，隨時追蹤貨品在途中的狀態(tài)。驗收環(huán)節(jié)要通知倉庫管理人員做好接貨準備，并通知驗收部門做好驗收準備。（7）辦理結算：財務部根據(jù)采購過程中發(fā)生的收支情況進行總結核算。付款前將相關單據(jù)備好以便按照合約及時付款（如圖2所示）。（8）核銷預付款入賬單：如有發(fā)生預付款項，財務部應及時進行核銷處理。如預付賬款不多，可將預付的款項直接計入“應付賬款”科目的貸方，不設置“預付賬款”科目。（9）績效評價：根據(jù)采購績效評價的指標，如數(shù)量績效指標、價格和成本績效指標、質量績效指標、時間績效指標和效率績效指標來評估此次采購員的績效，確保采購目的的實現(xiàn)。最終審批審查審查審核采購總監(jiān)財務部采購部總經(jīng)理財務總監(jiān)請購部最終審批審查審查審核采購總監(jiān)財務部采購部總經(jīng)理財務總監(jiān)請購部編制采購計劃申請采購編制采購計劃申請采購詢價議價詢價議價分類選定供應商分類選定供應商擬定采購合同擬定采購合同采購合同執(zhí)行采購合同執(zhí)行采購貨款結算流程采購貨款結算流程跟催監(jiān)督及驗收驗收跟催監(jiān)督及驗收驗收辦理結算辦理結算核銷預付款入賬單核銷預付款入賬單績效評價績效評價圖2深圳市宇達物流有限公司采購流程現(xiàn)狀圖3深圳市宇達物流有限公司采購制度存在的問題3.1物資采購模式中存在的問題（1）供貨周期較長：深圳市宇達物流有限公司采用的是“一級管理，兩級集中，三級規(guī)劃”的集中采購模式，按批次組織采購時間相對固定，出現(xiàn)急需物資時不能及時供應，容易造成合同日期到了，貨物還沒到的情況。（2）采購效率低，費用高：集中采購模式花費時間較長，目前一些數(shù)量少，價值低的貨物采購率較低，并且特殊物資的請購單必須從其他地方送到采購部門，給公司造成了延誤和麻煩。集中采購模式帶來的集中到貨給企業(yè)的倉儲帶來了一定的壓力，會出現(xiàn)庫存積壓的狀況，大量資金被占用容易導致資金的周轉率下降，采購風險和費用也會增加。3.2物資采購流程中存在的問題（1）采購計劃制定不嚴謹：深圳市宇達物流有限公司在采購流程中沒有對采購計劃編制實施具體的流程，且計劃需求缺乏論證，在采購計劃制定前沒有對企業(yè)的預算和倉庫庫存進行摸底調(diào)查，采購工作不到位，計劃不嚴謹。（2）缺乏緊急采購流程：從深圳市宇達物流有限公司的采購流程圖中可以看出，該公司缺乏突發(fā)情況下的采購流程，即緊急采購流程。深圳市宇達物流有限公司目前只有一個總括的采購計劃，缺乏在緊急情況下的采購計劃和采購會議。在市場經(jīng)濟繁榮發(fā)展膨脹迅速的時代下，各個企業(yè)間的競爭越來越激烈，如果緊急采購不及時則會給企業(yè)帶來經(jīng)濟上的損失。3.3供應商管理存在的問題（1）執(zhí)行規(guī)范性低：在宇達物流有限公司的采購流程中，采購部需要根據(jù)物料市場供給情況經(jīng)詢價、質價、比價后再選定合格供應商，然后經(jīng)采購經(jīng)理、總經(jīng)理審批后進行采購。然而在實際的材料采購、供應商選擇過程中，采購流程執(zhí)行得并不到位。（2）缺乏供應商管理機制:宇達物流有限公司現(xiàn)行的供應商選擇和評價方法沒有運用科學的方法進行評價和選擇，只是主觀的從物料價格、供貨周期、物料質量、運輸及時性這幾方面進行評估，沒有制定規(guī)范的指標體系進行篩選，缺少量化的指標手段。這是宇達物流有限公司對于供應商的認識不夠全面，對于供應商的選擇也有待改進。4深圳市宇達物流有限公司采購制度優(yōu)化設計4.1選擇先進的采購模式根據(jù)深圳市宇達物流有限公司現(xiàn)在的采購業(yè)務現(xiàn)狀、公司管理模式及各子公司的經(jīng)營現(xiàn)狀，表明公司現(xiàn)行的采購模式不適合公司的發(fā)展，可以在原有的采購模式上通過引進合理的監(jiān)督管理機制，清晰的劃分各部門職責。即時采購是直接面向需求的采購管理模式，既能夠讓使用戶的庫存量最小，也能迅速滿足客戶隨時的需求。即時制采購不但可以減少庫存，還可以加快庫存周轉利于加速資金流動、縮短提前期、提高購物的質量從而降低成本。深圳市宇達物流有限公司在原先的采購模式基礎上可以通過以下幾個步驟完成優(yōu)化：（1）制定計劃：深圳市宇達物流有限公司需要目的明確的制定相關的采購策略，制定出具體的措施和方法來改進當前的采購模式，為了確保采購策略的成功實施，適當?shù)慕⑾嚓P組織團隊。（2）創(chuàng)建即時制采購團隊：即時制采購對成立高效率高素質的采購團隊是尤為重要的，其中可以成立兩個團隊，一個是專門處理供應商事物的團隊，向供應商發(fā)放免檢簽證等，同時要負責供應商的培訓與教育。另一個團隊對采購中存在的浪費進行避免消除。（3））選擇少數(shù)優(yōu)質供應商：即時制采購模式需要從合格的供應商中挑選出少數(shù)優(yōu)質的供應商進行長期合作，可以采用直觀判斷或招標競標的方法來選擇，也可以通過協(xié)商，在互利共贏的基礎上達成長期合作的協(xié)議。（4）供需雙方信息共享：采購方與供應方應高度共享相關信息，保證信息的準確性和實時性。為了出現(xiàn)問題能夠及時解決，企業(yè)在生產(chǎn)計劃、庫存、質量等方面的信息應該進行及時交流。（5）建立準時化的交貨方式配合生產(chǎn)：當生產(chǎn)線缺少某物資或采購部產(chǎn)生了新的訂單，供應商能及時的做好準備將物資供應到位，使物資能夠及時恰當?shù)牡竭_生產(chǎn)線，使得對這種物資的庫存量達到最小、降低運輸成本、提高產(chǎn)品質量、獲得滿意的交貨等效果。（如圖3所示）圖3即時采購步驟圖4.2優(yōu)化采購流程深圳市宇達物流有限公司只有一個總體的采購流程，還應該細化具體的流程，特別是采購計劃，詳細的采購計劃不僅有利于采購資金的準備，還可以有效的控制庫存。4.2.1完善采購計劃制定流程（1）召開月度采購會議：為了保證采購計劃能夠滿足需求計劃，避免生產(chǎn)中由于供貨不足，供貨不及時而帶來的損失，以及為了保證庫存量的經(jīng)濟合理性、保證年度計劃與經(jīng)營目標一致，深圳市宇達物流有限公司應于每月召集相關部門召開月度采購會議。其中倉儲部檢查庫存剩余物資并上報倉庫使用情況；物流部統(tǒng)計月度耗材數(shù)量；銷售部根據(jù)上月訂單銷售情況結合市場行情預測下月的訂單數(shù)量金額；財務部統(tǒng)計上月采購費用，并結合銷售部訂單預測做出下月資金預算。最后將會議結果以書面報告形式抄送采購經(jīng)理與總經(jīng)理。(2)制定下月存放計劃：倉儲部對倉庫區(qū)域進行合理布局，根據(jù)召開的月度采購會議結果編制倉庫下月的存放計劃，合理的運用倉庫空間，避免出現(xiàn)倉庫利用率低和存貨積壓的狀況。（3）編制總體采購計劃及預算：采購部通過召開會議的結果分析市場供需情況，掌握企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中物料的消耗規(guī)律，編制采購計劃，通過匯總各部門采購需求以及銷售生產(chǎn)預測確定采購數(shù)量。采根據(jù)計劃期間銷售生產(chǎn)部的所需物料、采購需求用品的價格以及預計本期期末物料的庫存量來編制采購預算。具體流程如圖4所示。銷售部物流部采購部財務部采購副總財務總監(jiān)總經(jīng)理倉儲部銷售部物流部采購部財務部采購副總財務總監(jiān)總經(jīng)理倉儲部檢查物資庫存及場地情況月度運輸耗材情況訂單及市場預測情況資金及物流經(jīng)營預算檢查物資庫存及場地情況月度運輸耗材情況訂單及市場預測情況資金及物流經(jīng)營預算月度采購平衡會議制定存放計劃月度采購平衡會議制定存放計劃編制本單位或部門采購計劃及預算 編制本單位或部門采購計劃及預算定期上報本單位或部門采購計劃及預算定期上報本單位或部門采購計劃及預算審批審核審核審核審批審核審核審核匯總采購計劃及預算匯總采購計劃及預算編制總體采購計劃及預算編制總體采購計劃及預算實施采購實施采購圖4采購計劃編制流程圖4.2.2增加緊急采購流程當遇到緊急采購需求時，請購部門可以以電話或書面的形式提交緊急采購申請，由部門負責人簽字審核和采購副經(jīng)理審核后提交給總經(jīng)理審批。無需編制詳細的采購計劃，且無需進行復雜的詢價比價議價及招標，此時供貨的速度大于供貨成本，優(yōu)先選擇合格供應商里供應速度快、供貨質量好、售后服務高的供應商進行詢價，請購部門負責人根據(jù)詢價結果選定供應商并協(xié)商好采購價格。物資采購回來后由請購部門采購經(jīng)辦人之外的2人以上人員進行數(shù)量、質量驗收。（如圖5所示）采購請購部門將采購經(jīng)辦業(yè)務進行備案結束圖5緊急采購流程圖選定供應商其他人員進行數(shù)量、質量驗收詢價報價提出采購申請審批審核簽字審核開始供應商總經(jīng)理采購副總請購部門負責人請購部門

采購請購部門將采購經(jīng)辦業(yè)務進行備案結束圖5緊急采購流程圖選定供應商其他人員進行數(shù)量、質量驗收詢價報價提出采購申請審批審核簽字審核開始供應商總經(jīng)理采購副總請購部門負責人請購部門4.3優(yōu)化供應商管理制度4.3.1供應商選擇與評估從以下指標體系來篩選評估供應商：質量水平。包括：物料來件的優(yōu)良品率;質量保證體系;樣品質量;對質量問題的處理。交貨能力。包括：交貨的及時性;擴大供貨的彈性;樣品的及時性;增、減訂貨貨的批應能力。價格水平。包括：優(yōu)惠程度;消化漲價的能力;成本下降空間。技術能力。包括：工藝技術的先進性;后續(xù)研發(fā)能力;產(chǎn)品設計能力;技術問題的反應能力。后援服務。包括：零星訂貨保證;配套售后服務能力。人力資源。包括：經(jīng)營團隊;員工素質?，F(xiàn)有合作狀況。包括：合同履約率;年均供貨額外負擔和所占比例;合作年限;合作融洽關系。4.3.2供應商選擇辦法采購部經(jīng)市場調(diào)研后，對每類物料各提出合適的候選供應商名單。宇達物流公司可成立一個專門的供應商評選小組，通過設置相關指標進行核查實際。通過前往供應商生產(chǎn)線去了解各個生產(chǎn)工藝和質量檢驗環(huán)產(chǎn)品的節(jié)，評估供應商產(chǎn)品的合格率。并通過訪問有關人員和有關用戶調(diào)查企產(chǎn)品退貨率等。最后通過綜合評估對供應商各指標進行評分，從中選擇優(yōu)質的供應商。（如表3所示）表3供應商選擇與評價指標權重調(diào)研表指標描述得分說明產(chǎn)品合格率