桃江縣榮佳物流服務(wù)有限公司管理費用控制制度優(yōu)化設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計目錄TOC\o"1-2"\t"標(biāo)題（1）,1"1 桃江縣榮佳物流服務(wù)有限公司基本情況 桃江縣榮佳物流服務(wù)有限公司管理費用控制制度優(yōu)化設(shè)計桃江縣榮佳物流服務(wù)有限公司基本情況桃江縣榮佳物流服務(wù)有限公司成立于2017年03月07日，地處湖南省益陽市桃江縣桃花江鎮(zhèn)，其法定代表人為張波，公司總注冊資本480萬元。公司運營范疇主要包含一般貨物道路運輸；大型物件運輸；其他道路貨物運輸；冷藏貨物運輸；內(nèi)河貨物運輸；渣土、土石方運輸；貨物配送、倉儲、包裝、搬運、裝卸服務(wù)；物流信息咨詢服務(wù)等。桃江縣榮佳物流服務(wù)有限公司作為一家物流服務(wù)企業(yè)，給受眾傳遞著為滿足客戶需求而對商品、服務(wù)及相關(guān)信息的整合與儲存的行業(yè)理念。公司管理費用預(yù)算控制現(xiàn)狀公司管理費用的構(gòu)成桃江縣榮佳物流服務(wù)有限公司是一家主要從事大物件運輸?shù)奈锪鞣?wù)公司，組織與管理物流服務(wù)運營過程中產(chǎn)生的各項費用為該公司行政部分的主要管理費用，桃江縣榮佳物流服務(wù)有限公司具體管理費用構(gòu)成情況如下表所示(以2019年為例)：表SEQ表格\*ARABIC1管理費用構(gòu)成情況名稱比重（%）金額（元）職工薪酬及福利費13.97%320989.00辦公費11.92%274000.00差旅費26.02%597898.60業(yè)務(wù)招待費24.37%560047.00物流服務(wù)費16.97%390090.00招聘培訓(xùn)費2.61%60090.00專業(yè)服務(wù)費3.05%70061.00其他費用1.09%25054.78合計100．00%2298230.38如表1管理費用構(gòu)成情況可見，桃江縣榮佳物流服務(wù)有限公司的管理費用項目主要由職工薪酬及福利費、辦公費、差旅費、業(yè)務(wù)招待費、物流服務(wù)費、專業(yè)服務(wù)費構(gòu)成。其中差旅費和業(yè)務(wù)招待費支出所占比重較大，兩項費用支出合計占管理費用總額50.39%，還有物流服務(wù)費占比也相對較大，支出金額將近四十萬?？梢姽粳F(xiàn)行的管理費用控制力度不夠及控制制度有待完善。管理費用的變動趨勢及分析桃江縣榮佳物流服務(wù)有限公司在2017-2020年三年間的管理費用總額數(shù)據(jù)對比情況及各年管理費用率如下圖所示：圖SEQ圖表\*ARABIC1管理費用的明細項目變動趨勢圖根據(jù)圖1管理費用的主要各明細項目變動趨勢可見，公司管理費用總額及各費用明細項目呈逐年增長趨勢，在2019年的主要管理費用總額達到154.8036萬元且增長率逐年上升。雖然2020年管理費用有所控制，總額增長幅度不大，但費用總額仍然處于一個相對較高的數(shù)值。圖SEQ圖表\*ARABIC2榮佳物流服務(wù)公司2017-2020管理費用率情況從圖2各年管理費用率情況可以看出，2017年至2020年這四年間，桃江縣榮佳物流服務(wù)有限公司的管理費用支出率呈逐年上升的趨勢，而造成這種現(xiàn)狀的原因如下：公司自成立之日起共計四年時間，尚處于企業(yè)發(fā)展之初期，主管人員缺乏管理經(jīng)驗，員工主觀控制意識也相對薄弱，此外公司尚缺乏一套完備的費用支出管理機制，以上均導(dǎo)致各項不合理支出現(xiàn)象的發(fā)生，因此，公司管理費用支出不斷攀升。公司管理費用控制制度的現(xiàn)狀公司針對管理費用的支出業(yè)務(wù)，制定了一些相關(guān)控制制度。公司各部門主管對于部門費用支出總額制定了相關(guān)預(yù)算，但都只是流于形式，沒有細分到各項管理費用的預(yù)算支出，對于快遞的儲存，公司設(shè)有專門的倉庫，每個倉庫配備一位專門的管理員，但由于公司未對每一期間的存貨數(shù)量及倉儲費進行統(tǒng)計預(yù)算，所以有時會出現(xiàn)存貨壓制過多，管理人員管理不到位的情況。公司規(guī)定所有費用支出，由員工自行填寫費用報銷單，并附上相應(yīng)發(fā)票交由部門主管審批，但有時由于員工的失誤造成票據(jù)的丟失等情況，并未附上相關(guān)票據(jù)證明，但部門主管人員并未對其進行核實即給予報銷。對于設(shè)備的維修與材料的消耗報銷，在實際的業(yè)務(wù)中需要依靠員工根據(jù)自己的經(jīng)驗判斷自行管理控制，具有一定自主性和隨意性。而部門主管人員由于公司處于成立初期，工作繁忙而無暇顧及一些細節(jié)上的處理，往往并未對費用報銷情況及時進行核對，便草草了事。公司在人員招聘時，比較注重對個人品質(zhì)的要求，在專業(yè)素養(yǎng)方面沒有過多要求，所以成員專業(yè)及管理能力水平普遍較低，對于物流成本的計算，由員工根據(jù)個人的理解進行計算，控制的實施與實際的差異得不到同步的反饋，從而存在“有制度無反饋”的現(xiàn)象。因此，進一步制定更為完備的管理費用控制制度是十分必要的，只要這樣才能更進一步控制管理成本支出，提高公司總體效益。公司現(xiàn)行管理費用控制制度所存在的問題通過以上對于桃江縣榮佳物流服務(wù)有限公司的管理費用控制現(xiàn)狀的大概了解，可以看到公司對于管理費用的相關(guān)控制還是比較粗略的，在一些管理費用控制制度的細節(jié)處理上沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，可見在費用管理方面還需做出更多的努力。因此以下將對桃江縣榮佳物流服務(wù)有限公司在管理費用控制制度上存在的一些問題進行詳細分析，從而為制定適合公司現(xiàn)階段的管理費用控制制度方案提供依據(jù)，以此加強管理費用的控制，達到合理高效控制公司管理支出的目的。公司預(yù)算管理制度的執(zhí)行缺失3.1.1不合理費用突出公司在一些費用上沒有做到有效的預(yù)算和控制，如對公司業(yè)務(wù)招待費、差旅費的支出情況與實際不符，不管發(fā)生多少費用都由公司全部進行報銷，在這方面公司沒有做好明確的預(yù)算，因此造成了嚴重浪費的現(xiàn)狀。沒有事先計劃好的預(yù)算還會造成企業(yè)快遞存貨量增加，這樣一方面大量的庫存引起了倉庫管理人員的人手不足，還增加了倉庫的庫存成本和管理人員的工資發(fā)放。另一方面快遞的庫存量大，容易因為管理不善造成快遞的丟失。所以，合理預(yù)算是一個公司走向最終成功的前提。3.1.2費用超支現(xiàn)象嚴重公司目前的預(yù)算管理方式比較粗糙，不注重細節(jié)上的處理，只關(guān)注整體的最終結(jié)果，比如公司在2019年公司業(yè)務(wù)招待費上的支出占公司總費用24.37%，遠遠超過預(yù)期標(biāo)準(zhǔn)，而公司在報銷流程中沒有進行嚴格的核對審批，對比預(yù)期進行分析；并且由于內(nèi)部管理層缺乏預(yù)算管理思維、管理費用控制力度不夠、授權(quán)審批制度也不夠清晰，導(dǎo)致費用超支現(xiàn)象嚴重。管理費用報銷流程難以實現(xiàn)3.2.1管理費用報銷的執(zhí)行力度不夠大管理人員對于管理費用報銷的執(zhí)行力度不夠大，導(dǎo)致公司管理費用所占比重較大，大大超出公司費用預(yù)算。如果管理人員能夠嚴格按照管理費用的報銷流程執(zhí)行業(yè)務(wù)處理，并加強公司內(nèi)部審計部門對于公司所有經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動監(jiān)督檢查的內(nèi)部控制，提高重視程度，可以在一定程度上提高員工費用報銷的真實性。3.2.2流程管理不夠標(biāo)準(zhǔn)化在管理費用報銷過程中管理人員在遇到一些非常規(guī)性的問題時，沒有第一時間報經(jīng)上級處理，隨意定規(guī)則。而這往往是由于流程設(shè)計不合理所致，沒有標(biāo)準(zhǔn)的流程處理系統(tǒng)，以致于管理的可控性差。同時員工對于公司管理費用報銷流程制度的不夠了解，造成管理費用報銷流程相對混亂局面。該公司在流程和系統(tǒng)上的管理缺陷還表現(xiàn)在運輸設(shè)備維護管理上，公司對于設(shè)備的維修管理以及材料消耗方面并沒有制定出一套完備的應(yīng)對流程，在實際工作中多次出現(xiàn)類似情況時，往往以個人經(jīng)驗為主，沒有專業(yè)管理人員進行深入了解與核實，往往草草了事，因此常常造成大量非必要支出，從而導(dǎo)致了管理費用的增加。物流成本的計算和控制分散進行從現(xiàn)狀分析中可以看到物流服務(wù)費占管理費用的比重很大，2019年物流服務(wù)費高達39.0090萬元占總管理費用構(gòu)成的16.97%，并且有上升的趨勢。企業(yè)往往根據(jù)自己的不同理解和以往經(jīng)驗對物流成本進行計算，導(dǎo)致本企業(yè)與行業(yè)之間的物流成本無法比較分析，因此無法對行業(yè)間的物流績效進行合理對比。由于企業(yè)對于物流成本計算沒有相對適應(yīng)的核算方式，企業(yè)費用的控制無法同時進行，從而導(dǎo)致無法統(tǒng)一計算和控制企業(yè)的物流成本，所有對于其中管理費用的控制沒有起到很好的效果。管理費用各項支出不合理通過上述圖1可以看出，在2017年公司成立開始至2020年這幾年期間，榮佳物流服務(wù)有限公司的各項管理費用支出在2019年之前總體上都呈現(xiàn)出上升趨勢，在2019年高達到154.8036萬元。其中差旅費和業(yè)務(wù)招待費支出總額占管理費用總支出的一半，一方面可以反映出公司前期業(yè)務(wù)增長速度較快，另一方面說明公司對于費用管理上還有很大的控制空間。在2020年雖然各管理支出項目增長率有所下降，但管理費用支出總額未減少。由于。公司前兩年處于市場開拓期，公司為了迅速占領(lǐng)市場，拓寬公司業(yè)務(wù)，導(dǎo)致各項管理費用支出較多，但隨著公司發(fā)展道路逐漸明朗，后期需要對費用進行良好的控制，減少不必要和一些無效的費用支出。管理費用主觀控制意識薄弱公司近年來管理費用支出比例較大，至今未得到有效控制，但是公司內(nèi)部管理層并沒有對此引起重視；而且當(dāng)前公司也沒有要求各員工在專業(yè)知識、技術(shù)上進行進一步學(xué)習(xí)，也不提供培訓(xùn)來提升員工的專業(yè)素養(yǎng)，因此公司內(nèi)部的預(yù)算編制水平較低；部分費用不能精準(zhǔn)對應(yīng)，所以有關(guān)工作人員對于相關(guān)的審批意識有待加強等等，各種現(xiàn)狀都說明公司對于費用的管控意識相對薄弱。而公司在費用管控方面意識的欠缺，最終都會導(dǎo)致公司管理效果達不到預(yù)期的理性狀態(tài)。公司管理費用控制制度優(yōu)化設(shè)計加強預(yù)算管理的控制4.1.1優(yōu)化預(yù)算編制企業(yè)管理人員可以在按年度預(yù)算的基礎(chǔ)上，增加季度預(yù)算和月度預(yù)算的編制。以此可以有效地控制費用支出，縮短預(yù)算的編制時間，使員工的績效考核有據(jù)可依。依照預(yù)算的編制流程，明確預(yù)算職責(zé)的劃分，將職責(zé)細分到每個部門的每個員工身上。讓全員參與預(yù)算管理中，也因此提高了員工在工作中的主觀能動性和費用控制的自主性。4.1.2加強預(yù)算執(zhí)行力度由于預(yù)算執(zhí)行力度的大小直接關(guān)系到預(yù)算管理的最終結(jié)果，所以企業(yè)需采取相應(yīng)的管理措施，由各部門的管理人員按照各部門每月的實際費用支出情況編制明細表，然后與每月初編制的預(yù)算進行比較分析，以便于明確因何導(dǎo)致實際與預(yù)算的出入，是否實際發(fā)生符合費用報銷的條件，做出相應(yīng)的詳細說明。為了加強公司對預(yù)算管理的落實，需要制定明確規(guī)范的預(yù)算流程圖如下圖所示：圖3財務(wù)預(yù)算工作流程完善公司費用報銷流程管理規(guī)范管理費用的報銷審批流程桃江縣榮佳物流服務(wù)有限公司財務(wù)處理混亂，不僅僅是由于員工對于管理費用審批控制不夠重視，導(dǎo)致的財務(wù)處行事拖沓以及報銷費用延遲，更為根本的原因是其缺少嚴格、規(guī)范的管理費用報銷審批流程。因此規(guī)范管理費用的報銷審批流程，對于提高企業(yè)的辦事效率以及加強費用的控制是十分必要的。具體的費用報銷流程可以進行如下調(diào)整：圖4管理費用報銷審批流程（1）取得合法的原始憑證：合法原始憑證需要具備的基本要素有原始憑證的名稱、填制原始憑證日期、接受憑證單位名稱、交易事項等。并且原始憑證的金額不允許修改，金額填報錯誤需由開具發(fā)票單位重開。（2）粘貼原始憑證：需要由報銷人將不同報銷類型進行分門別類的粘貼，例如按交通、住宿、餐飲費等類別分別粘貼在各類的報銷粘貼單中。（3）填寫報銷單：按照費用發(fā)生時間進行依次填寫并進行編號。（4）審批簽字環(huán)節(jié)：由財務(wù)負責(zé)人及上級部門領(lǐng)導(dǎo)進行審批，如果費用發(fā)生真實存在，憑證金額準(zhǔn)確無誤，且在費用報銷正常范圍之內(nèi)，及予以批準(zhǔn)簽字，否則予以退回并附注退回原因。報銷流程所有環(huán)節(jié)必須嚴格遵守，不得漏項、補錄，若出現(xiàn)紕漏應(yīng)嚴格追責(zé)，責(zé)任落實到人。制定標(biāo)準(zhǔn)化的報銷流程管理程序圖5維護修理費用管理流程圖公司對于各方面的流程都有制定一些標(biāo)準(zhǔn)，但公司對于物流服務(wù)中的運營耗費管理的流程與系統(tǒng)管理存在一定的問題。流程與系統(tǒng)管理制定標(biāo)準(zhǔn)化的程序可以規(guī)范員工的行為，并把責(zé)任明確到個人，使員工可以清楚的知道自己的崗位職責(zé)。當(dāng)工作過程中發(fā)現(xiàn)問題時，可以及時的進行處理與調(diào)整，另外流程與系統(tǒng)的結(jié)合，可以實現(xiàn)一部分工作的智能化，節(jié)約了人工成本，還是信息傳遞的過程更加透明標(biāo)準(zhǔn)化，以此來提高工作效率，還能避免一定成本的浪費。以設(shè)備的維護修理為例制定的管理流程圖5維護修理費用管理流程圖4.3建立物流成本綜合管理框架公司物流成本的管理控制需依托于一套綜合管理框架，應(yīng)從橫向、縱向及計算機網(wǎng)絡(luò)控制系統(tǒng)三方面入手。其中橫向控制是指規(guī)范公司物流成本的預(yù)算計劃、計算方法以及分析預(yù)算與實際支出的差異，通過對相關(guān)物流成本資料進行整合，并運用其他技術(shù)手段進行進一步探究分析，最后制定出經(jīng)濟可行的最佳決策的過程?？v向控制是針對業(yè)務(wù)的發(fā)生過程進行優(yōu)化管理的過程，結(jié)合相應(yīng)的控制方法，與橫向控制管理同時交叉進行控制。作業(yè)成本法和數(shù)據(jù)分析法等是物流成本的計算中常見的控制方法，其中作業(yè)成本法是指基于業(yè)務(wù)活動的具體成本管理，指導(dǎo)思想是：“成本對象消耗作業(yè)，作業(yè)消耗資源”。把物流中發(fā)生的直接費用和間接費用作為物流服務(wù)消耗作業(yè)成本同等對待，使物流成本的計算更為準(zhǔn)確。最后引入計算機控制系統(tǒng)進行成本管理控制，不僅提高了控制效率和節(jié)約了一定的管理成本，還實現(xiàn)了物流成本計算同步于管理控制。4.4明確各項管理費用報銷限額4.4.1控制業(yè)務(wù)招待費目前業(yè)務(wù)招待費方面的支出比重最大，因此對于公司來說此項費用支出的管理控制刻不容緩。公司各級管理人員需要有意識地提高對于業(yè)務(wù)招待費控制的重視，不斷對其加強控制程度，并對此制定相關(guān)制度規(guī)定，比如對于各級上級主管人員在業(yè)務(wù)招待費用報銷上逐級制定限額，同時根據(jù)具體業(yè)務(wù)的重要程度進行相應(yīng)調(diào)整，并對相關(guān)報銷情況進行詳細記錄，后期作為績效考評的相關(guān)參考依據(jù)。由此可以有效避免在相關(guān)業(yè)務(wù)活動在開展過程中出現(xiàn)盲目支出的現(xiàn)象，從而幫助公司真正實現(xiàn)費用的有效控制。業(yè)務(wù)招待費具體業(yè)務(wù)支出項目每月報銷限額如下表所示：表2業(yè)務(wù)招待費報銷限額支出項目限額業(yè)務(wù)洽談5000.00產(chǎn)品推銷6000.00對外聯(lián)絡(luò)4000.00公關(guān)交往4000.00會議接待4500.00總計23500.004.4.2控制差旅費結(jié)合榮佳物流服務(wù)有限公司差旅費支出情況來看，逐年上升趨勢顯著，首先公司必須針對差旅費方面做出統(tǒng)籌的安排，對于公司總體的差旅費進行預(yù)算規(guī)劃，并細分到每個部門的每項業(yè)務(wù)活動，可以進一步減少隨意發(fā)生差旅費的概率。針對一些遠途的出差情況，由員工自行制定相應(yīng)的費用支出計劃，交由上級主管人員的審批，當(dāng)員工申請差旅費報銷時，先將實際申請的報銷費用與計劃支出進行比對，出現(xiàn)的差額核實費用支出情況是否屬實，是否可以進行報銷處理。一方面可以通過良好的規(guī)劃可能會獲得相關(guān)的價格優(yōu)惠，另一方面可以避免差旅費的盲目性。差旅費具體項目單次報銷限額如下表所示：表3差旅費報銷限額報銷項目限額交通費200元/天住宿費200元/天補貼、補助50元/天市內(nèi)交通費50元/天雜費60元/天總計560元/天4.5提高管理費用的控制意識及素質(zhì)水平4.5.1提高管理費用的控制意識目前桃江縣榮佳物流服務(wù)有限公司尚且是一個初創(chuàng)型的小型物流企業(yè)，其正常高效運轉(zhuǎn)有賴于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對市場導(dǎo)向的正確分析，以及對企業(yè)內(nèi)部人員結(jié)構(gòu)的合理安排與調(diào)整。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該充分認識到財政收支管理是一個企業(yè)運轉(zhuǎn)的核心，因此在相關(guān)人員招聘過程中應(yīng)加大審核力度、提高錄用門檻，重視篩選員工的學(xué)歷背景及專業(yè)能力，只有具備相關(guān)專業(yè)知識及具有相當(dāng)經(jīng)驗的專業(yè)人員才能予以錄用。而對于費用管理人員本身同樣應(yīng)給予足夠重視，提高管理費用的自主控制意識，不應(yīng)該一貫抱有明哲保身的行事態(tài)度，應(yīng)該充分認識到只有企業(yè)實現(xiàn)長足高速發(fā)展，員工個人才能走得更長遠。圖6財務(wù)預(yù)算工作流程圖6財務(wù)預(yù)算工作流程4.5.2加強員工的培訓(xùn)由于公司創(chuàng)業(yè)初期需要招聘大量員工，因此對于員工的學(xué)歷背景、專業(yè)能力的篩選力度不夠，