天佑新材料有限公司出差報銷流程優(yōu)化設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計天佑新材料有限公司出差報銷流程優(yōu)化設(shè)計天佑新材料有限公司簡介天佑新材料有限公司成立于2016年，注冊資本1000萬人民幣，公司位于江蘇沭陽縣，天佑新材料有限公司秉承著竭盡所能，客戶至上的經(jīng)營理念。是一家集優(yōu)質(zhì)生態(tài)環(huán)境材料、化妝品材料、生物質(zhì)材料、納米材料等產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、銷售、服務(wù)為一體的公司。天佑新材料有限公司出差報銷流程現(xiàn)狀及存在問題天佑新材料有限公司出差報銷現(xiàn)狀圖SEQ圖\*ARABIC1天佑新材料有限公司原始出差費(fèi)用報銷流程天佑新材料有限公司是一家材料公司，常有需要出差的業(yè)務(wù)，如圖SEQ圖\*ARABIC1天佑新材料有限公司原始出差費(fèi)用報銷流程天佑新材料有限公司出差報銷流程圖如上，如圖所示，報銷流程過于簡單，未設(shè)置全面的審批及監(jiān)督環(huán)節(jié)。實(shí)際實(shí)施時往往是在員工填票后找財務(wù)審核，然后便是被動等待費(fèi)用發(fā)放，有時費(fèi)用到賬會被一再擱置。費(fèi)用審核也沒有設(shè)置健全的步驟，以至于公司出差報銷這一塊漏洞頗多。如車間技術(shù)人員出差回來常常忙于向下傳達(dá)學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)忘記報銷差旅費(fèi)用；銷售人員出售合同簽訂完畢后回公往往忙于下一個合同，領(lǐng)導(dǎo)常因提供票據(jù)不完全導(dǎo)致會計及出納無法核實(shí)。并且由于某幾次出差費(fèi)用報銷未完成，會計及財務(wù)人員月底進(jìn)行經(jīng)費(fèi)統(tǒng)計核算時發(fā)現(xiàn)有偏差，核算與盤查無法在原定時間內(nèi)正常進(jìn)行，大大加重了月底財務(wù)相關(guān)人員的工作量。天佑新材料有限公司在出差報銷流程存在的問題采用手工做賬報銷錯誤多天佑新材料有限公司采用傳統(tǒng)報銷的方式，未構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)審批及報銷系統(tǒng)。傳統(tǒng)報銷基本上都是手工操作完成，采用紙質(zhì)的單據(jù)，需要相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字。非財務(wù)人員出差返回后填寫的報銷單據(jù)不規(guī)范，錯填情況多，導(dǎo)致需重新填寫，出納填寫記賬憑證需要沖銷重制，工作量大，效率低下，錯誤率高。且憑證及單據(jù)的消耗也是一部分不小的損失。出差報銷流程不完善天佑新材料有限公司的員工因公外出預(yù)支或報銷隨意性大，僅設(shè)置主管副總審批簽字，出差返回后填據(jù)貼票，出納核實(shí)報銷這幾個環(huán)節(jié)，流程過于簡單，且審批環(huán)節(jié)手續(xù)不齊全，以至于出現(xiàn)報銷出差費(fèi)用時票據(jù)不齊，出納人員無法核對。采購、銷售人員未提供有效發(fā)票證明，便隨意報銷，出現(xiàn)多報、漏報、甚至重復(fù)報銷的情況，不成體統(tǒng)。過于簡單的流程還導(dǎo)致會計人員月末結(jié)算無法正常進(jìn)行，一層錯層層錯，引申問題諸多。天佑新材料有限公司報銷費(fèi)用審核也不全面，未設(shè)立多重審核驗(yàn)證其報銷費(fèi)用的真實(shí)性、合理性、合規(guī)性等。就目前天佑新材料有限公司所設(shè)置的報銷流程來看，出差前只有主管、副總兩層審核簽字，出差結(jié)束后未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)的審批便找財務(wù)人員報銷，如此報銷，漏洞太多。發(fā)票、車票等原始單據(jù)的審核也不全面，導(dǎo)致出現(xiàn)員工利用汽車、高鐵動車、餐飲發(fā)票等據(jù)數(shù)據(jù)套取資金的情況。此外天佑新材料有限公司還出現(xiàn)過出差的單位人員臨時受命，匆忙外出，未填能及時寫出差申請單，未經(jīng)單位有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或負(fù)責(zé)人批字，也因無補(bǔ)填申請表的流程，出現(xiàn)無事由出差，虛報出差人數(shù)、天數(shù)，變相以求得補(bǔ)助發(fā)放的情況。未完善費(fèi)用額度天佑新材料有限公司未設(shè)置健全合理的出差費(fèi)用限度，申請出差費(fèi)用的程序薄弱，以至于員工不重視，報銷隨意，額度超標(biāo)，造成資金浪費(fèi)。天佑新材料有限公司上下級出差住宿、交通飲食等存在差異，但因未對出差地區(qū)（遠(yuǎn)近）、出差交通方式、飲食費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行合理的標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)置，出現(xiàn)費(fèi)用超標(biāo)，鋪張浪費(fèi)，甚至謀取私利的情況。天佑新材料有限公司原出差費(fèi)用包干額度表如下：表SEQ表\*ARABIC1天佑新材料有限公司原始出差費(fèi)用包干額度表出差時常3天及以下出差時常3天以上領(lǐng)導(dǎo)實(shí)報實(shí)銷實(shí)報實(shí)銷管理人員1500元2200元員工1000元1600元出差報銷未設(shè)時間限度天佑新材料有限公司未嚴(yán)格制定報銷的時間要求，以至于員工報銷散漫，出差回來不及時給財務(wù)及出納人員反饋。常有管理人員因公出差回來后，立馬銜接車間生產(chǎn)機(jī)械操作教學(xué)等工作，以至長時間未報銷差旅費(fèi)，想起來才報銷的情況?；蛴蓄I(lǐng)導(dǎo)出差后日理萬機(jī)，立馬投入下一出差事宜中，以至于需做賬核賬人員三番五次追問憑證才能填單的情況。不及時到報銷大大加重了財務(wù)人員的工作兩，影響其無法進(jìn)行公司財務(wù)核算，資金多退少補(bǔ)也未能及時周轉(zhuǎn)。更導(dǎo)致月底、年底的核算，盤查，總結(jié)等的工作無法正常進(jìn)行。天佑新材料有限公司出差報銷流程優(yōu)化設(shè)計為加強(qiáng)天佑新材料有限公司的財務(wù)管理工作，統(tǒng)一各部門的報銷程序，建立健全公務(wù)出差審批制度，嚴(yán)格出差費(fèi)用報銷的預(yù)算管理，現(xiàn)結(jié)合天佑新材料有限公司的具體情況與切實(shí)存在的問題，做出優(yōu)化設(shè)計，新增網(wǎng)絡(luò)化審批程序，加以規(guī)范。引進(jìn)快易報網(wǎng)絡(luò)審核報銷系統(tǒng)為改進(jìn)天佑新材料有限公司原手工報銷繁瑣這一問題，現(xiàn)引進(jìn)快易報這一健全的網(wǎng)絡(luò)核銷系統(tǒng)，其精簡卻清晰，且易于操作與管控，手機(jī)上便可進(jìn)行提交申請、審核簽字、票據(jù)核對、發(fā)票管理等幾乎所有工作。這樣一來簡化了手工做賬貼票的繁瑣方式，卻豐富完善了流程。快易報是敏捷的企業(yè)報銷與費(fèi)控管理平臺，為企業(yè)提供移動報銷、全程控費(fèi)、預(yù)算管理、商旅管理、票據(jù)管理的一站式解決方案。采用易快報進(jìn)行報銷包括8個步驟：企業(yè)在線申請，員工注冊填信息，創(chuàng)建并填制申請單，創(chuàng)建并填制借款單，提交待審核出差報銷信息，創(chuàng)建報銷單，復(fù)核報銷信息，打印報銷單。圖SEQ圖\*ARABIC3快易報費(fèi)用管理展示圖圖SEQ圖\*ARABIC3快易報費(fèi)用管理展示圖圖SEQ圖\*ARABIC2快易報平臺展示圖圖SEQ圖\*ARABIC5快易報電子化報銷展示圖SEQ圖\*ARABIC4快易報費(fèi)用額度設(shè)置圖SEQ圖\*ARABIC5快易報電子化報銷展示圖SEQ圖\*ARABIC4快易報費(fèi)用額度設(shè)置完善天佑新材料有限公司出差報銷流程針對天佑新材料有限公司原始不完善不健全的出差報銷流程方案，改善制定出如下新的報銷流程：天佑新材料有限公司現(xiàn)引進(jìn)“快易報”網(wǎng)絡(luò)報銷平臺，凡出差人員，需在出差前于快易報平臺填報并提交出差申請單，出差申請單需注明去向、事由、天數(shù)、人數(shù)、所需預(yù)支金額等基本信息，詳見表2。出差申請單需經(jīng)直屬上級批準(zhǔn)，未經(jīng)批準(zhǔn)不允報銷。如遇特俗情況需立即出發(fā)，無法提前提交申請的，應(yīng)事前向領(lǐng)導(dǎo)口頭請示，予以批準(zhǔn)后，在出差過程中向網(wǎng)絡(luò)平臺提交出差申請表，最遲在出差回來后三個工作日內(nèi)于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)補(bǔ)報申請表，并說明補(bǔ)報原因。由直系上級領(lǐng)導(dǎo)（詳見審批權(quán)限）有效審批簽字，再經(jīng)分管秘書長準(zhǔn)核簽字，方可向財務(wù)人員依據(jù)出差費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)表預(yù)支差旅費(fèi)用。圖SEQ圖\*ARABIC6交通費(fèi)用報銷憑證樣圖出差過程中，凡因公消費(fèi)，需出差人員自行保存好有效票據(jù)單據(jù)作為報銷的原始憑證，包括出差的發(fā)票、車票（等如圖6所示）；報銷機(jī)票款時必須同時提供機(jī)票和登機(jī)牌，不能同時提供機(jī)票和登機(jī)牌的，一律按同路程的火車票或汽車票金額報銷,差額由出差人自負(fù)。出差結(jié)束后出差人員需于快易報平臺提交相關(guān)有效原始單據(jù)，并填制電子報銷單，方便財務(wù)人核查及做賬。圖SEQ圖\*ARABIC6交通費(fèi)用報銷憑證樣圖財務(wù)人員核驗(yàn)據(jù)，對比預(yù)支費(fèi)用，多退少補(bǔ)；會計人員下達(dá)轉(zhuǎn)賬或收款指令后，再次經(jīng)由直系上級領(lǐng)導(dǎo)詳見出差報銷審批權(quán)限）簽字、分管秘書長準(zhǔn)核簽字后，出差人員方可收到報銷款轉(zhuǎn)賬或退回多余出差款項。優(yōu)化后出差報銷流程圖如下：圖7圖7優(yōu)化后天佑新材料有限公司的出差報銷流程圖明確出差報銷審批權(quán)限天佑新材料有限公司的員工因公出差需在出差前由上級領(lǐng)導(dǎo)核實(shí)出差人員此行的行程時間、路線、地點(diǎn)及目的進(jìn)行審核，確保出差公務(wù)的有效性后，方可依據(jù)費(fèi)用額度標(biāo)準(zhǔn)預(yù)支出差費(fèi)用。出差結(jié)束后的審批需復(fù)核此行地點(diǎn)及目的，并由財務(wù)人員對其出差報銷與原始憑證進(jìn)行核銷，確認(rèn)真實(shí)無誤，方能報銷。出差完成后的報銷依照出差人員上傳的票據(jù)憑證多退少補(bǔ)。差旅費(fèi)必須在各部門預(yù)算總額內(nèi)控制開支，差旅費(fèi)超預(yù)算不得開支。其他特殊情需及時上報，申請批準(zhǔn)后酌情處理。如出現(xiàn)不實(shí)情況將按照天佑新材料有限公司的獎懲制度進(jìn)行嚴(yán)厲處罰。天佑新材料有限公司具體審批如下：(1)秘書長/副秘書長需報理事長或總裁批準(zhǔn)后執(zhí)行。(2)總監(jiān)/高級經(jīng)理出差由分管秘書長核準(zhǔn)。(3)主管、主任/副主管、副主任出差由直屬經(jīng)理審批后，由分管副秘書長核準(zhǔn)。(4)副主任、副主管以下人員出差由部門負(fù)責(zé)人審批后，由分管副秘書長核準(zhǔn)。明確規(guī)定出差報銷費(fèi)用額度住宿標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)目前各城市的消費(fèi)水平和最新網(wǎng)絡(luò)住宿信息設(shè)置，如表3所示，針對員工出差地區(qū)劃分出一線城市、二線城市、三線城市、四線城市四個標(biāo)準(zhǔn)額度。表3天佑新材料有限公司出差住宿費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)表出差區(qū)域一線城市二線城市三線城市四線城市總經(jīng)理/經(jīng)理實(shí)報實(shí)銷其余人員500元300元200元150元餐飲伙食補(bǔ)助根據(jù)現(xiàn)城市公允餐飲消費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，如表4所示，針對員工出差地區(qū)劃分出一線城市、二線城市、三線城市、四線城市四個標(biāo)準(zhǔn)額度。表4天佑新材料有限公司出差餐飲費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)表出差區(qū)域一線城市二線城市三線城市四線城市總經(jīng)理/經(jīng)理實(shí)報實(shí)銷其余人員200元150元100元80元市區(qū)內(nèi)交通費(fèi)用補(bǔ)助根據(jù)各城市市內(nèi)公交、地鐵的價格統(tǒng)計來設(shè)置，如表5所示，針對員工出差地區(qū)劃分出一線城市、二線城市、三線城市、四線城市四個標(biāo)準(zhǔn)額度。表5天佑新材料有限公司出差市內(nèi)交通補(bǔ)助費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)出差區(qū)域一線城市二線城市三線城市四線城市總經(jīng)理/經(jīng)理實(shí)報實(shí)銷其余人員30元25元20元20元出行交通工具費(fèi)用報銷額度根據(jù)所到出差地的遠(yuǎn)近設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)，詳見表6，部門經(jīng)理及其余人員一律不得乘坐火車軟坐或軟臥、動車、高鐵一等座。表6天佑新材料有限公司出差出行交通費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)交通工具飛機(jī)高鐵硬臥硬座總經(jīng)理實(shí)報實(shí)銷部門經(jīng)理經(jīng)濟(jì)艙如坐火車需6小時以上，二等座8小時以上6小時以內(nèi)其余人員特殊情況須申請如坐火車需6小時以上，二等座8小時以上6小時以內(nèi)全體員工出差事先未辦理審批而選擇乘坐飛機(jī)的，機(jī)票款一律按同路程的火車票或汽車票金額報銷，差額由出差人自負(fù)。交通費(fèi)用報銷需出差人員選擇最方便快捷的交通工具，不得繞行。出差期間經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的探親走訪及非工作需要的參觀、游覽，其繞行車費(fèi)、其他花銷均需自理。出差費(fèi)用報銷時間權(quán)限設(shè)置針對天佑新材料有限公司員工不限時不限段地報銷，現(xiàn)增加對于出差費(fèi)用報銷的時間權(quán)限設(shè)置：出差完成返還后應(yīng)在一星期（7日）內(nèi)報賬，超過一星期（7日）報銷的，每超過一天按照30元/日罰款，最遲在半個月（15日）以內(nèi)完成報銷，施加獎懲制度，引起員工重視出差費(fèi)用報銷，以此控制并縮短報銷的時間。天佑新材料有限公司出書面通知告知員工該權(quán)限設(shè)置的設(shè)置和實(shí)施，同時在快易報平臺上也設(shè)置對應(yīng)權(quán)限，設(shè)置消息提醒，方便通知員工及時報銷?？偨Y(jié)在原始傳統(tǒng)的天佑新材料有限公司的財務(wù)審核工作中，報銷大多是手工做賬完成，該模式很大程度地限制了財務(wù)管理水平的提高，效率低下。傳統(tǒng)的單據(jù)粘貼、憑證填寫對于非會計人員來說，無疑是陌生的，容易出現(xiàn)大寫錯字、摘要填寫有誤、錯字直接涂改等多種繁瑣細(xì)碎的錯誤，這樣一來，加大了財務(wù)人員的資金總和的工作量，加重了出差報銷工作的難度。優(yōu)化后的出差報銷流程，大大改善了這些問題：第一，引進(jìn)快易報電子化報銷軟件，電子化報銷及管理讓經(jīng)辦人能隨時掌握申報信息，網(wǎng)絡(luò)報銷能實(shí)現(xiàn)自動化辦公，實(shí)現(xiàn)財務(wù)信息共享，減少了工作量，加快工作效率。讓天佑新材料有限公司的出差費(fèi)用報銷更系統(tǒng)化；第二，推出一套完整的差旅費(fèi)報銷流程，規(guī)范了出差報銷這一業(yè)務(wù)工作，散亂無章的報銷程序被統(tǒng)一了標(biāo)準(zhǔn)；第三，該方案明確了報銷的費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，對于超標(biāo)的申報不允報銷。差旅費(fèi)本就是可控成本，通過這一管理手段降低出差成本，避免灰色消費(fèi)；第四，報銷時間制約規(guī)定讓天佑新材料有限公司的差旅報銷更有秩序，嚴(yán)格要求的獎懲制度對員工起到震懾作用，減少員工拖延報銷給財會人員帶來的工作難度。現(xiàn)代企業(yè)，注重信息化管理，這樣不僅實(shí)現(xiàn)了信息集中，還能有效利用管理人員。該優(yōu)化設(shè)計不是簡單的環(huán)節(jié)改造，而是對于整個報銷的過程，采取一個最優(yōu)的方案來運(yùn)行。