燃?xì)夤炯夹g(shù)檔案管理制度

燃?xì)夤炯夹g(shù)檔案管理制度1.總則為了加強(qiáng)對(duì)燃?xì)夤炯夹g(shù)檔案的管理，規(guī)范檔案收集、整理、利用和保護(hù)的工作，提高檔案管理效率和信息安全性，本制度依據(jù)有關(guān)法律法規(guī)和公司實(shí)際情況訂立。2.適用范圍本制度適用于燃?xì)夤緝?nèi)各部門(mén)、崗位及相關(guān)人員，包含技術(shù)人員、檔案管理員、管理人員等。3.檔案收集與整理3.1檔案類別劃分依據(jù)檔案內(nèi)容和用途的不同，將技術(shù)檔案分為以下類別：工程設(shè)計(jì)檔案：包含工程設(shè)計(jì)方案、技術(shù)手冊(cè)、工程圖紙等。施工檔案：包含施工記錄、施工圖紙、安全檢查記錄等。運(yùn)維檔案：包含設(shè)備運(yùn)行記錄、檢修維護(hù)記錄、事故處理記錄等。技術(shù)研發(fā)檔案：包含科技研發(fā)項(xiàng)目申報(bào)料子、研究報(bào)告、專利證書(shū)等。3.2檔案收集流程檔案管理員依據(jù)各部門(mén)的需求和工作計(jì)劃，定期向各部門(mén)發(fā)送收集通知，明確收集范圍、時(shí)間要求和提交方式。各部門(mén)收集相關(guān)檔案并按要求整理，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。部門(mén)負(fù)責(zé)人審核整理后的檔案，確保相關(guān)信息的真實(shí)性和合規(guī)性。部門(mén)將整理好的檔案提交給檔案管理員，由其進(jìn)行歸檔、登記和分類存儲(chǔ)。3.3檔案整理與歸檔檔案管理員對(duì)收到的檔案進(jìn)行驗(yàn)收、整理和歸檔。檔案應(yīng)依照肯定的分類和編號(hào)規(guī)定進(jìn)行歸檔，保證檔案的可檢索性和安全性。檔案管理員應(yīng)建立檔案登記冊(cè)，記錄每份檔案的基本信息，包含檔案名稱、編號(hào)、存放位置等。檔案應(yīng)進(jìn)行密封和標(biāo)識(shí)，確保檔案不受損害和丟失。4.檔案利用與管理4.1檔案借閱與查詢檔案管理員應(yīng)依據(jù)實(shí)際需求，供應(yīng)檔案借閱和查詢服務(wù)。借閱檔案需要填寫(xiě)借閱申請(qǐng)單，并經(jīng)過(guò)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。檔案管理員應(yīng)記錄借閱檔案的基本信息和借閱時(shí)間，并妥當(dāng)保管借閱申請(qǐng)單。借閱期限一般不超出15個(gè)工作日，超期需申請(qǐng)延期并經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。4.2檔案保護(hù)和備份檔案管理員應(yīng)確保檔案存儲(chǔ)設(shè)備的安全性和穩(wěn)定性，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。檔案存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)進(jìn)行定期備份，以防數(shù)據(jù)丟失和損壞。檔案管理員應(yīng)訂立安全措施，包含防火、防盜等，確保檔案的安全和完整性。4.3檔案鑒定與銷毀對(duì)于不再需要保存的檔案，應(yīng)依據(jù)規(guī)定的保管期限和文件鑒定規(guī)定進(jìn)行鑒定。檔案鑒定應(yīng)依照程序進(jìn)行，由部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理員共同參加。鑒定后確認(rèn)不再需要保存的檔案，可布置銷毀，銷毀記錄需歸入檔案管理系統(tǒng)。5.監(jiān)督與考核5.1檔案管理內(nèi)部審計(jì)燃?xì)夤緫?yīng)定期進(jìn)行檔案管理的內(nèi)部審計(jì)，確保檔案管理制度的有效執(zhí)行。5.2檔案管理考核燃?xì)夤緫?yīng)建立檔案管理績(jī)效考核制度，對(duì)各部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行評(píng)估，考核結(jié)果作為部門(mén)績(jī)效考核的緊要依據(jù)。6.附則本制度自頒布之日起施行，燃?xì)夤炯夹g(shù)檔案管理相關(guān)事項(xiàng)，依照本制度執(zhí)行。如有條款調(diào)整或更改，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)層批準(zhǔn)后修改，并及時(shí)告知各相關(guān)部門(mén)和人員。以上制度由燃?xì)夤竟芾碡?fù)責(zé)人負(fù)責(zé)解釋。注意：