無(wú)錫市環(huán)新機(jī)械制造有限公司財(cái)務(wù)付款審批流程優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)無(wú)錫市環(huán)新機(jī)械制造有限公司財(cái)務(wù)付款審批流程優(yōu)化設(shè)計(jì)公司簡(jiǎn)介無(wú)錫市環(huán)新機(jī)械制造有限公司專業(yè)生產(chǎn)：液壓缸、液壓缸筒、液壓缸體、液壓缸用鍍鉻活塞桿及液壓系統(tǒng)設(shè)計(jì)等產(chǎn)品，公司是一個(gè)大約100人組成的中小型民營(yíng)企業(yè)。公司管理高層設(shè)執(zhí)行董事長(zhǎng)和總經(jīng)理，董事會(huì)選舉出執(zhí)行董事，股東會(huì)的股東組成本公司的董事會(huì)，總經(jīng)理由董事會(huì)選聘，其對(duì)董事會(huì)負(fù)責(zé)。公司目前設(shè)有多個(gè)業(yè)務(wù)部：包括銷售、采購(gòu)、財(cái)務(wù)、生產(chǎn)、行政部等部門。圖STYLEREF1\s11公司財(cái)務(wù)部組成結(jié)構(gòu)圖公司財(cái)務(wù)部設(shè)有財(cái)務(wù)總監(jiān)、財(cái)務(wù)部經(jīng)理和財(cái)務(wù)主管等管理職務(wù)，以此讓組織內(nèi)部可以有效的相互牽制和監(jiān)督，更好的維護(hù)和實(shí)現(xiàn)公司的利益最大化。財(cái)務(wù)總監(jiān)直接領(lǐng)導(dǎo)財(cái)務(wù)部經(jīng)理，在財(cái)務(wù)部門經(jīng)理下設(shè)財(cái)務(wù)主管，主要對(duì)于財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作進(jìn)行負(fù)責(zé)，由財(cái)務(wù)主管管理著圖STYLEREF1\s11公司財(cái)務(wù)部組成結(jié)構(gòu)圖公司財(cái)務(wù)付款審批流程現(xiàn)狀采購(gòu)付款審批流程首先根據(jù)采購(gòu)需求，采購(gòu)專員提出采購(gòu)申請(qǐng)，并編制《付款申請(qǐng)書》；然后將申請(qǐng)?zhí)峤恢霖?cái)務(wù)部門審批，財(cái)務(wù)部門合同負(fù)責(zé)人必須嚴(yán)格審核申請(qǐng)的支付日期和支付金額，確保其真實(shí)性和可靠性；之后轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)主管和財(cái)務(wù)總監(jiān)審核。經(jīng)財(cái)務(wù)主管和財(cái)務(wù)總監(jiān)審核簽字后，上傳總經(jīng)理審核；待總經(jīng)理批準(zhǔn)后，財(cái)務(wù)部根據(jù)申請(qǐng)表付款?？偨?jīng)理審查后如發(fā)現(xiàn)有誤，應(yīng)及時(shí)修改再進(jìn)行二次提交審批，再提交董事長(zhǎng)審查。經(jīng)核實(shí)無(wú)誤后，將根據(jù)申請(qǐng)表轉(zhuǎn)發(fā)給財(cái)務(wù)部進(jìn)行實(shí)際支付。如果董事長(zhǎng)審查退回，將再次修改，提交董事長(zhǎng)再次審查。待批準(zhǔn)后，遞交董事會(huì)審議，并最終根據(jù)申請(qǐng)表提交財(cái)務(wù)部進(jìn)行實(shí)際支付。圖圖STYLEREF1\s2SEQ圖\*ARABIC\s11采購(gòu)付款流程圖借支付款審批流程首先，由借款申請(qǐng)人口頭報(bào)備后，上報(bào)部門經(jīng)理、主管、財(cái)務(wù)部和財(cái)務(wù)總監(jiān)知曉，最后由財(cái)務(wù)總監(jiān)上報(bào)，傳達(dá)總經(jīng)理進(jìn)行審批；待總經(jīng)理簽字下達(dá)同意借款通知后，傳遞由財(cái)務(wù)部門按口頭描述進(jìn)行報(bào)銷，出納支付所述報(bào)銷費(fèi)用。圖STYLEREF1\s2SEQ圖\*ARABIC\s12借款報(bào)銷流程圖工程建設(shè)款付款審批流程先由施工方填制《工程進(jìn)度款支付申請(qǐng)書》，監(jiān)理公司總監(jiān)及時(shí)審核申請(qǐng)，簽署意見并蓋章。建設(shè)方提供工程進(jìn)度說明，工程質(zhì)量驗(yàn)收證書，加蓋公章的《工程項(xiàng)目進(jìn)度預(yù)算書》等申請(qǐng)附件。由監(jiān)理公司處理后的申請(qǐng)書，移交現(xiàn)場(chǎng)專業(yè)工程師審核并簽署意見；并要求現(xiàn)場(chǎng)專業(yè)工程師確認(rèn)工程是否符合合同約定的付款條件，計(jì)量施工進(jìn)度，測(cè)試工程質(zhì)量，檢測(cè)已完工的工程內(nèi)容和工作量，并確認(rèn)需扣除的金額。再由工程師將申請(qǐng)傳遞至項(xiàng)目經(jīng)理審核，同時(shí)審批接收預(yù)算、簽證等相關(guān)證書和交付匯款單，項(xiàng)目經(jīng)理將對(duì)要提交的資料進(jìn)行審核，在接收預(yù)算、簽證等相關(guān)資料并傳遞匯款單審批確認(rèn)后，提交項(xiàng)目經(jīng)理審核并簽署意見；再轉(zhuǎn)商務(wù)部審查，并要求商務(wù)部確認(rèn)施工進(jìn)度，核查是否符合合同約定的付款條件，審核《工程項(xiàng)目進(jìn)度預(yù)算書》，確認(rèn)待扣款和應(yīng)付工程進(jìn)度款。商務(wù)部手續(xù)辦理完畢后，轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)部門審核，由財(cái)務(wù)總監(jiān)審核并簽署意見，要求財(cái)務(wù)部門和財(cái)務(wù)總監(jiān)確認(rèn)應(yīng)支付的項(xiàng)目資金。待財(cái)務(wù)部和財(cái)務(wù)總監(jiān)流程走完后，提交至總經(jīng)理審批；經(jīng)總經(jīng)理審批完成后，轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)部進(jìn)行最終支付。如果總經(jīng)理審核確認(rèn)有誤，應(yīng)進(jìn)行修改后提交總經(jīng)理進(jìn)行二次審查。至審核無(wú)誤后，提交董事長(zhǎng)最后審定；待董事長(zhǎng)批準(zhǔn)后，提交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行最終支付。如果董事長(zhǎng)審核判定有誤，應(yīng)再次修改，然后提交董事長(zhǎng)進(jìn)行重新審查，再轉(zhuǎn)交董事會(huì)批準(zhǔn)。由董事會(huì)最終定奪，通過后提交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行最終支付。圖圖STYLEREF1\s2SEQ圖\*ARABIC\s13工程建設(shè)付款流程圖薪資發(fā)放審批流程每個(gè)月的15號(hào)左右，員工的考勤表、請(qǐng)假證明書被各個(gè)業(yè)務(wù)部門的相應(yīng)負(fù)責(zé)人遞交給財(cái)務(wù)人員，然后財(cái)務(wù)人員根據(jù)業(yè)務(wù)部門員工的實(shí)際出勤情況以及薪酬標(biāo)準(zhǔn)來(lái)計(jì)算得出每位員工的應(yīng)發(fā)薪酬，再通過扣除個(gè)人應(yīng)扣款項(xiàng)來(lái)計(jì)算得出實(shí)發(fā)薪酬，將其制成實(shí)發(fā)薪資表并提供給各個(gè)部門負(fù)責(zé)人審核簽章，再上交公司財(cái)務(wù)主管、總經(jīng)理審批蓋章，最后公司的出納按照總經(jīng)理審批蓋章的實(shí)發(fā)薪酬表于每個(gè)月的薪酬發(fā)放日之前至銀行提現(xiàn)。再于15號(hào)實(shí)際發(fā)放工資，若15號(hào)為休息日，公司將會(huì)視具體情況而定提前發(fā)放本月職工薪酬。圖STYLEREF1\s2SEQ圖\*ARABIC\s14薪資發(fā)放審批流程圖費(fèi)用報(bào)銷審批流程圖STYLEREF1\s2SEQ圖\*ARABIC\s14薪資發(fā)放審批流程圖報(bào)銷人首先填寫《費(fèi)用報(bào)銷單》，其單據(jù)后應(yīng)當(dāng)檢附發(fā)票、費(fèi)用說明等相關(guān)證明資料，然后財(cái)務(wù)部門的經(jīng)理審批，經(jīng)理審批確認(rèn)無(wú)誤后，再將報(bào)銷單轉(zhuǎn)交至主管審批，主管經(jīng)理審批確認(rèn)后，轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)部門對(duì)其票據(jù)、數(shù)量、單價(jià)、金額，及時(shí)間和出差的費(fèi)用查驗(yàn)，并根據(jù)出差費(fèi)用的依據(jù)、標(biāo)準(zhǔn)和補(bǔ)貼等對(duì)出差報(bào)銷費(fèi)用的實(shí)際發(fā)生進(jìn)行審核驗(yàn)證。財(cái)務(wù)部門在審核其信息的完整性、準(zhǔn)確性和合理性后，再轉(zhuǎn)給財(cái)務(wù)總監(jiān)審批，其信息被審批無(wú)誤后，上交總經(jīng)理對(duì)其進(jìn)行審批并通過后，下傳出納辦理其后續(xù)審批手續(xù)。出納應(yīng)仔細(xì)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)貙徍讼嚓P(guān)單據(jù)所填寫的信息是否具有規(guī)范性、合理性以及審批金額的正當(dāng)性和準(zhǔn)確性；若總經(jīng)理在信息被審批時(shí)未能夠通過，應(yīng)當(dāng)及時(shí)修正，再轉(zhuǎn)給總經(jīng)理二次審批，直至同意后，再上遞董事長(zhǎng)審批同意后，才能轉(zhuǎn)交出納進(jìn)行付款流程。圖STYLEREF1\s2SEQ圖\*ARABIC\s15費(fèi)用報(bào)銷審批流程圖是是公司財(cái)務(wù)付款審批流程存在的問題采購(gòu)付款審批流程不嚴(yán)謹(jǐn)公司現(xiàn)行的采購(gòu)付款報(bào)銷流程不規(guī)范，采購(gòu)專員僅僅靠一張自制的采購(gòu)申請(qǐng)書，并沒有外部資料對(duì)其加以證明，無(wú)法證實(shí)采購(gòu)金額和數(shù)量的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。財(cái)務(wù)部門、總監(jiān)、主管、總經(jīng)理的審批也都沒有對(duì)采購(gòu)發(fā)票審批，未對(duì)審批書的真實(shí)性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。沒有合理的采購(gòu)付款報(bào)銷流程，其票據(jù)的報(bào)銷過程中，及其容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，容易造成公司的經(jīng)濟(jì)損失。借支付款審批流程不規(guī)范公司現(xiàn)行的借款報(bào)銷流程不規(guī)范，員工出差僅口頭報(bào)銷而沒有出現(xiàn)一個(gè)書面的申請(qǐng)材料，部門負(fù)責(zé)人上報(bào)總經(jīng)理以及同意借款也都只是口頭上報(bào)和口頭下達(dá)借款同意的通知，整個(gè)流程中從未出現(xiàn)一個(gè)紙質(zhì)的書面材料來(lái)證實(shí)該項(xiàng)業(yè)務(wù)的真實(shí)性，記賬憑證中未附帶一張?jiān)紤{證，若賬目出現(xiàn)問題，未來(lái)公司都沒有賬簿進(jìn)行核驗(yàn)其真實(shí)性。這樣票據(jù)的報(bào)銷極易出現(xiàn)差錯(cuò)，造成公司的經(jīng)濟(jì)損失。薪資發(fā)放審批流程效率低公司現(xiàn)行的薪資發(fā)放審批流程效率低下，發(fā)放工資并沒有書面的申請(qǐng)書，若日后工資發(fā)放的申請(qǐng)出現(xiàn)問題，則將會(huì)出現(xiàn)無(wú)法對(duì)簿的情況。而且過程中出納并未審核實(shí)發(fā)工資表的金額就直接交于上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批簽字，這樣在薪資發(fā)放過程中極易出現(xiàn)錯(cuò)誤。若實(shí)發(fā)工資表中的金額錯(cuò)誤，容易造成公司資金的損失，同時(shí)也有利于制表人推卸責(zé)任。財(cái)務(wù)主管審批簽字之后并未經(jīng)過財(cái)務(wù)部經(jīng)理審批而是直接越級(jí)交于總經(jīng)理審批簽字，財(cái)務(wù)部經(jīng)理并未知曉，這樣極不利于公司的管理，容易造成公司內(nèi)部管理的混亂，從而導(dǎo)致資金損失。公司財(cái)務(wù)付款審批流程優(yōu)化設(shè)計(jì)采購(gòu)付款審批流程優(yōu)化設(shè)計(jì)采購(gòu)付款審批權(quán)限設(shè)計(jì)采購(gòu)部門工作人員在進(jìn)行采購(gòu)前一定要提早清點(diǎn)好所需要進(jìn)行采購(gòu)的材料與物資，并匯總采購(gòu)請(qǐng)購(gòu)單，多次對(duì)比多家供應(yīng)商的報(bào)價(jià)再簽訂采購(gòu)合同，采購(gòu)合同、采購(gòu)發(fā)票、采購(gòu)請(qǐng)購(gòu)單等原始單據(jù)必須完整保存，待進(jìn)行付款審批時(shí)一并交于財(cái)務(wù)部審核其單據(jù)的內(nèi)容、數(shù)量、金額等是否存在問題。驗(yàn)貨入庫(kù)時(shí)，采購(gòu)部人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)物資是否有誤或虧損，確認(rèn)無(wú)誤后填寫驗(yàn)收入庫(kù)單并匯總交于財(cái)務(wù)部審核，至審核完畢后再申請(qǐng)付款，申請(qǐng)付款需填寫付款申請(qǐng)單并交于公司領(lǐng)導(dǎo)審核付款。付款完畢后，財(cái)務(wù)部人員要及時(shí)進(jìn)行相關(guān)會(huì)計(jì)記錄及核算。采購(gòu)付款審批流程設(shè)計(jì)采購(gòu)部門匯總采購(gòu)請(qǐng)購(gòu)單、采購(gòu)合同及采購(gòu)發(fā)票轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部認(rèn)真審核其單據(jù)的內(nèi)容是否完整、記錄的數(shù)量和金額是否正確以及是否按規(guī)定執(zhí)行了業(yè)務(wù)程序并簽字蓋章，待驗(yàn)收入庫(kù)后，采購(gòu)部匯總并查驗(yàn)入庫(kù)單將其遞交財(cái)務(wù)部，審核無(wú)誤后，再準(zhǔn)確、完整的填寫付款申請(qǐng)單上交部門負(fù)責(zé)人審批蓋章，確認(rèn)準(zhǔn)確后，逐級(jí)上報(bào)財(cái)務(wù)主管、財(cái)務(wù)經(jīng)理及財(cái)務(wù)總監(jiān)審批簽字，并最后遞交總經(jīng)理審批簽字并下達(dá)付款通知，財(cái)務(wù)部接收通知后，出納按已通過審批的付款申請(qǐng)單辦理付款手續(xù)，付款完成后，財(cái)務(wù)部通知供應(yīng)商已結(jié)清貨款，同時(shí)會(huì)計(jì)對(duì)已付款的采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行相關(guān)會(huì)計(jì)核算和登記。圖STYLEREF1\s4SEQ圖\*ARABIC\s11采購(gòu)付款審批優(yōu)化設(shè)計(jì)流程圖借支審批流程優(yōu)化設(shè)計(jì)圖STYLEREF1\s4SEQ圖\*ARABIC\s11采購(gòu)付款審批優(yōu)化設(shè)計(jì)流程圖借款審批權(quán)限設(shè)計(jì)部門或者個(gè)人填寫借款單時(shí)，必須嚴(yán)格按照借款單所列內(nèi)容如實(shí)填寫，不得留有空缺，并且必須保證其所填內(nèi)容的真實(shí)性及合法性；借款部門、借款事由必須具體詳細(xì)，部門借款必須具體到人；借款金額的填寫統(tǒng)一為數(shù)字大寫，保證其借款單的填制的規(guī)范性；還款日期需具體到日，可提前還款，但不得拖欠還款。因公借款，則還款之日必須將發(fā)票存根交由財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審批留存。公司只接受外來(lái)的原始憑證，且其借款人必須嚴(yán)格保證自己原始憑證的真實(shí)性和可靠性；出差借款的，借款工作人員自其返崗之日起3日內(nèi)，必須前往財(cái)務(wù)部門進(jìn)行差旅費(fèi)報(bào)銷，并交回剩下的余款；借款期限的最長(zhǎng)時(shí)間不得超過一個(gè)月，若到期后不能按時(shí)交還欠款。在財(cái)務(wù)部第三次發(fā)出提醒要求返還欠款單時(shí)，如再次無(wú)法歸還所借款的金額，將會(huì)交由總經(jīng)理進(jìn)行審批，并進(jìn)行評(píng)判借款人能否繼續(xù)在公司進(jìn)行任職。表STYLEREF1\s4SEQ表\*ARABIC\s11借款申請(qǐng)單優(yōu)化設(shè)計(jì)借款審批流程設(shè)計(jì)員工借款先于財(cái)務(wù)部申領(lǐng)現(xiàn)金借款單，借款人根據(jù)自身情況如實(shí)填寫借款單，其具體包括借款用途、金額、時(shí)間、借款人等信息。部門負(fù)責(zé)人對(duì)借款用途，金額等進(jìn)行嚴(yán)格審核。保證借款的可收回性，相應(yīng)部門負(fù)責(zé)人同意后，再由主管和財(cái)務(wù)人員審核，并對(duì)借款人的歷史賬務(wù)進(jìn)行審查，如發(fā)現(xiàn)存在老賬舊賬未清，借款單將不予簽字。并要求借款人先清賬，如果沒有舊賬的則叫財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批，財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人對(duì)員工借款進(jìn)行分析評(píng)估。然后傳遞財(cái)務(wù)總監(jiān)審核,確保其資金的合理使用，再交由總經(jīng)理審批。借款人憑各上級(jí)簽字和審核通過的借款單據(jù)至出納取款。出納審核現(xiàn)金借款單，復(fù)合單填列的完整性和流程的正確性，至審核無(wú)誤后根據(jù)其單據(jù)進(jìn)行最終付款，所填內(nèi)容必須全部使用黑色中性筆填寫。圖STYLEREF1\s4SEQ圖\*ARABIC\s12借支審批流程優(yōu)化設(shè)計(jì)圖薪資發(fā)放審批流程優(yōu)化設(shè)計(jì)薪資發(fā)放審批權(quán)限設(shè)計(jì)各部門主管在匯總原始單據(jù)前，應(yīng)仔細(xì)審核并確認(rèn)簽字，為避免因原始數(shù)據(jù)錯(cuò)誤而造成薪資表填制錯(cuò)誤；財(cái)務(wù)部應(yīng)根據(jù)各部門所提供的原始單據(jù)進(jìn)行制表，要求細(xì)致，嚴(yán)謹(jǐn)。并且對(duì)各部門上交提供的原始單據(jù)妥善保管，以備核查。制表完畢后，財(cái)務(wù)部應(yīng)對(duì)工資表進(jìn)行嚴(yán)格審查，以確保其準(zhǔn)確無(wú)誤地移交給各部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審查。部門負(fù)責(zé)人收到財(cái)務(wù)部門移交的工資表后，應(yīng)第一時(shí)間根據(jù)原始憑證核對(duì)工資表，并將發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤的單據(jù)及時(shí)退回財(cái)務(wù)部門進(jìn)行校對(duì)和糾錯(cuò)；最后，財(cái)務(wù)主管確認(rèn)表格無(wú)誤后，在薪資發(fā)放日實(shí)際發(fā)放工資。工資發(fā)放后發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，則相應(yīng)責(zé)任人處罰50元/人次。薪資核算錯(cuò)誤的責(zé)任由財(cái)務(wù)部根據(jù)薪資生產(chǎn)流程進(jìn)行界定，責(zé)任到人。錯(cuò)誤部分在下月工資中多退少補(bǔ)(離職員工當(dāng)月處理)。表STYLEREF1\s4SEQ表\*ARABIC\s12表STYLEREF1\s4SEQ表\*ARABIC\s12工資發(fā)放申請(qǐng)表各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在提交相關(guān)材料前一天準(zhǔn)確、清晰、完整地填寫《工資支付申請(qǐng)表》，并提交各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的審批簽字。工資發(fā)放申請(qǐng)表一式兩份，一份部門留存，一份財(cái)務(wù)部存檔。每月10日，各部門負(fù)責(zé)人將員工考勤表等相關(guān)材料提交財(cái)務(wù)人員，財(cái)務(wù)人員根據(jù)各部門員工的實(shí)際考勤情況和工資標(biāo)準(zhǔn)計(jì)算應(yīng)付職工薪酬，然后扣除個(gè)人應(yīng)扣款計(jì)算出實(shí)際工資，填制各部門實(shí)發(fā)工資表，再提交各部門負(fù)責(zé)人審核簽字。出納上報(bào)財(cái)務(wù)主管審批簽字，再由財(cái)務(wù)經(jīng)理、財(cái)務(wù)總監(jiān)以及總經(jīng)理逐級(jí)上報(bào)審批，最后出納根據(jù)總經(jīng)理的審批通過后的實(shí)發(fā)薪資表，進(jìn)行薪資發(fā)放。圖STYLEREF1\s4SEQ圖\*ARABIC\s13薪資發(fā)放審批優(yōu)化設(shè)計(jì)流程圖結(jié)束語(yǔ)本文所提出的財(cái)務(wù)付款問題針對(duì)于無(wú)錫市環(huán)新機(jī)械制造有限