湖南標磊物資貿(mào)易有限公司員工借支與費用報銷管理制度優(yōu)化設計

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

目錄

1公司簡介............................................................1

2公司員工借支與費用報銷管理存在的問題................................2

2.1未明確限定員工借支額度及用途..................................2

2.2未制定各項費用報銷標準........................................2

2.3員工借支及費用報銷審批流程簡單................................2

2.4員工借支與費用報銷時間不合理..................................3

3公司員工借支與費用報銷制度優(yōu)化設計..................................3

3.1員工借支用途和額度規(guī)范化......................................3

3.1.1明確借支用途.............................................3

3.1.2明確借支額度.............................................3

3.2制定費用報銷標準..............................................4

3.2.1差旅費借支及報銷標準：...................................4

3.2.2業(yè)務招待費標準...........................................5

3.2.3員工交通費..............................................5

3.3優(yōu)化借支及費用報銷審批管理....................................6

3.3.1優(yōu)化員工借支單與費用報銷審批流程.........................6

3.3.2明確員工借支與費用報銷審批職責...........................6

3.4采用網(wǎng)絡報銷機制加強財務核算..................................7

4小結(jié)................................................................7

參考資料.............................................................9

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湖南標磊物資貿(mào)易有限公司員工借支與費用報銷管

理制度優(yōu)化設計

1公司簡介

2020年，湖南標磊物資貿(mào)易有限公司正式成立，注冊資本200萬人民幣，

設在湖南省懷化市鶴城區(qū)紫東路大漢龍城電信小區(qū)10棟101號。公司宗旨是為

消費者提供優(yōu)質(zhì)的銷售服務，經(jīng)營范圍廣。包括：金屬材料銷售；機械零件、

汽車零部件銷售、五金產(chǎn)品批發(fā)；建筑建材產(chǎn)品銷售;電子產(chǎn)品銷售；塑料制品

經(jīng)銷；軟件開發(fā)等多種經(jīng)營項目。公司經(jīng)營理念是，在成長路上，不斷帶領員

工奮發(fā)圖強，真誠協(xié)作互惠共贏。公司組織結(jié)構(gòu)如下圖：

圖1公司組織結(jié)構(gòu)圖

湖南標磊物資貿(mào)易有限公司的日常費用主要包括進行業(yè)務拓展的業(yè)務招待

費、出差產(chǎn)生的差旅費、購買辦公用品費用、交通費等。員工借支情況發(fā)生少，

還未形成行之有效的借支標準和流程。當前公司依然采用手工填寫報銷單的方

式進行費用報銷，對涉及公司經(jīng)營管理的各項費用進行審批，經(jīng)過紙質(zhì)審批后，

財務人員根據(jù)審批結(jié)果通過手工記賬，將審批通過的報銷流程給予員工借支和

費用支付。

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2公司員工借支與費用報銷管理存在的問題

2.1未明確限定員工借支額度及用途

湖南標磊物資貿(mào)易有限公司對于員工借支金額以及用途沒有明確的限定。

借支金額沒有明確上限，而且對于用借支金額辦理公司業(yè)務的期限、業(yè)務明細、

項目效果也沒有詳細說明。例如：趙某是公司駐外地的經(jīng)理，與公司簽定了勞

動合同，因需要在外地拓展業(yè)務，趙某向公司申請借支10萬元并且出具了借條。

事后，因開展業(yè)務不順被公司解雇，導致借款無法收回。員工隨意借支，且未

進行業(yè)務項目分析報告就直接拿走款項可能導致員工借款不還、不按規(guī)定期限

報銷、報銷金額過大對企業(yè)經(jīng)營造成影響。

2.2未制定各項費用報銷標準

湖南標磊物資貿(mào)易有限公司規(guī)模較小，對于公司費用報銷過于依賴財務人

員主觀，各項費用的報銷標準和所需的原始資料缺乏統(tǒng)一的界定和標準。受行

業(yè)特點和公司規(guī)模影響，工作人員會產(chǎn)生較多業(yè)務招待費、差旅費、交通費。

因為個人費用報銷單據(jù)所涉及類型比較繁雜，財務人員可能會按照自身工作經(jīng)

歷主觀確定，而一旦在報銷流程中的某個環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)人員調(diào)整，那么也會極大地

影響報銷的一貫性，甚至會導致前后數(shù)據(jù)不統(tǒng)一影響報銷效果。不少員工因為

謀取個人私利而報銷一些虛假費用，以及部分財務人員由于未能仔細核實報銷

人提供的原始憑證，最終出現(xiàn)嚴重的虛假報銷情況，造成企業(yè)巨大資金損失。

2.3員工借支及費用報銷審批不嚴謹

湖南標磊物資貿(mào)易有限公司雖然有相應的借支及費用報銷審批流程，但執(zhí)

行效果不太理想。公司現(xiàn)有的審批流程是員工填寫借支單或報銷單交給部門主

管審批，審批完將單據(jù)送至財務處，費用會計審核單據(jù)是否真實合理后登記入

賬交給出納進行業(yè)務處理。由于部門主管和財務審批即可借支或報銷費用，權

限過大，導致管理失控，公司不合理費用支出現(xiàn)象嚴重?，F(xiàn)有的審批流程如下：

圖2員工借支與費用報銷審批流程圖

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2.4員工借支與費用報銷時間不合理

公司規(guī)定在每個月的10-20號報賬，其他時段不接受辦理，時間過于集中，

導致許多員工由于出差等原因無法及時完成報賬工作。這種傳統(tǒng)報銷模式不適

合當前快節(jié)奏的業(yè)務需要。員工只能在固定時間進行借支事項的辦理，往往造

成事項積壓，借支費用遲遲不能核算清楚，不利于公司對費用的管控。費用報

銷工作過于經(jīng)常集中在某一相同時間段，容易導致財務核算出現(xiàn)錯誤，給公司

造成不必要的損失。

3公司員工借支與費用報銷制度優(yōu)化設計

3.1員工借支用途和額度規(guī)范化

公司員工借支是指員工用個人名義向公司臨時性、用于經(jīng)營活動的暫借款。

作為高效運轉(zhuǎn)的體系，財務系統(tǒng)中的借支環(huán)節(jié)應當具備完善的標準規(guī)范，保障

員工借支整個流程具備嚴格性和規(guī)范性。明確規(guī)定員工的借支額度和借支用途，

避免員工拖欠、無力償還。

3.1.1明確員工借支用途

根據(jù)湖南標磊物資公司的實際業(yè)務需要，按照用途將借支分為兩類：

（1）因公借支：主要涉及差旅費、備用金、部門活動資金等不便以公司賬

戶直接支付的款項，以及其他臨時借款，如業(yè)務費、周轉(zhuǎn)金等，借款人員應該

及時報賬，除周轉(zhuǎn)金以外其他借款原則上不允許跨月借支。

（2）因私借支：是在員工或家庭突遭重大變故的情況下經(jīng)總經(jīng)理批準的特

殊借支，此外，員工不得因私向公司借支。

3.1.2明確員工借支額度

為了加強公司借支事項的管理，對于員工借支事項應遵循“前款不清后款

不借”的原則，杜絕占用公司資金的情況。借支額度必須嚴格按借支的用途制

定。公司的周轉(zhuǎn)金借支原則上不能超過2萬元，由各有關部門專人負責管理。

針對部門急需的某款項、臨時申請的專項借支稱為專項費用借支，其金額不得

超過1萬元，如果超過1萬元則需要采用支票形式支付。公司對于借支金額超

過3萬元的款項則需要報告總經(jīng)理簽字，且需出具一份詳細明確的申請事由報

告以便了解資金去向防范風險。對借支額度進行規(guī)范有利于提高資金的使用效

率，確保公司資金的安全、完整。

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3.2制定費用報銷標準

湖南標磊物資貿(mào)易有限公司常規(guī)報銷內(nèi)容主要是差旅費、業(yè)務招待費、交

通費、通訊費、辦公費。其中差旅費、業(yè)務招待費用和交通費借支和報銷業(yè)務

較多，需要制定合理的標準以使員工有據(jù)可循，規(guī)范化辦理業(yè)務。

3.2.1差旅費借支及報銷標準

為保證出差人員的正常工作和生活需求，加強費用管理，控制支出，避免

資金浪費，員工需按標準進行借支和報銷。差旅費借支及報銷標準如下表：

表1差旅費借支及報銷標準

費用類型報銷標準票據(jù)類型補充說明

副總經(jīng)理及以上800(省會及一線城市)

600(其他地區(qū))超出住宿標準部分由出

部門正副職（含享受600(省會及一線城市)提供酒店、差人自行承擔；自行解

賓館、招待決住宿公司補貼150元/

正副職待遇人員）400(其他地區(qū))

住宿費所發(fā)票天，可使用其他費用發(fā)

其他人員400(省會及一線城市)

票報銷

300(其他地區(qū))

副總經(jīng)理及以上飛機（商務倉）、高鐵（商務飛機票、火必須提供發(fā)票，普通員

座）、自駕實報實銷車票、高鐵工不出差不得報銷，銷

部門正副職（含享受飛機（經(jīng)濟倉）、高鐵（商務票、過橋過售部門可憑業(yè)務記錄據(jù)

交通費正副職待遇人員）座）、自駕包干路及油票實報銷不超過1000元/

其他人員高鐵（二等座）、自駕包干等月

伙食補貼150元/天提供餐飲不得超過公司核定標準，

發(fā)票憑票據(jù)據(jù)實報銷

出差當?shù)亟粦{票據(jù)實報銷、普通員工限額報銷公交票、的票據(jù)背面注明起始地點

通費士票、加油及業(yè)務內(nèi)容

票等

湖南標磊物資貿(mào)易有限公司是一個以銷售業(yè)務為主的公司，對外出差時有

發(fā)生。為規(guī)范公司差旅費管理工作，統(tǒng)一差旅費開支標準，公司規(guī)定員工必須

填報“出差申請表”，寫明出差隨行人員、日期、地點、事由、天數(shù)、所需經(jīng)費，

經(jīng)部門負責人、公司負責人審批簽字。同時出差員工借款需持審批過后的“出

差申請表”填寫“借款單”，經(jīng)部門負責人同意，財務負責人批準后可以借款，

原則上前賬不清，后賬不借。出差期間產(chǎn)生的共同費用報銷，報銷單須有出差

人員及隨行人員簽字確認。

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3.2.2業(yè)務招待費標準

湖南標磊物資貿(mào)易有限公司是從事批發(fā)業(yè)和零售業(yè)的公司，對外業(yè)務比較

多，業(yè)務招待費的支出占比大。業(yè)務招待費是指企業(yè)為了生產(chǎn)、經(jīng)營業(yè)務所必

需的應酬費用。業(yè)務招待費包括因業(yè)務需要而招待有關人員的餐飲費、禮品費、

贈送商品、贈送福利卡開支等。公司堅持分級預算管理，實行記錄管理制度，

據(jù)實記錄招待地點、人員、陪同人數(shù)、時間。具體業(yè)務招待標準如下：

表2業(yè)務招待費標準

招待人員招待標準備注

一般業(yè)務員含酒、水、飯、菜每位就餐者費用不公司陪同人員不應超過2人

超過50元/人

業(yè)務單位部門領含酒、水、飯、菜每位就餐者費用不陪客人數(shù)從減，原則上每桌

導超過100元/人陪客不超過3人

業(yè)務單位主要領含酒、水、飯、菜每位就餐者費用不由公司高管級領導陪同，每

導或重要客戶超過150元/人桌陪客人數(shù)不超過3人

附：單次招待超過2000元的，必須事先報分管領導同意后方可發(fā)生，報銷前需分管

領導在發(fā)票背面審核簽字

3.2.3員工交通費標準

湖南標磊物資貿(mào)易有限公司為了吸引人才，每個月給予員工上下班交通補

貼幫助員工解決交通費用問題。為了在體現(xiàn)人性關懷的基礎上加強公司成本管

理。員工自駕車或乘坐公交車、地鐵等公共交通工具予以補貼，出租車不屬于

補貼范疇。此制度適用于上下班距離單程超過兩公里的公司正式職員，試用期

員工、勞務派遣工不享受本福利待遇。根據(jù)不同崗位、自備車或乘坐交通工具，

補貼標準如下:

表3交通費標準

員工級別報銷金額報銷要求

副總經(jīng)理及以上600元/月公共交通工具憑票據(jù)或提供截圖證明

進行報銷，自駕車提供上下班距離證明，

部門正副經(jīng)理500元/月

按照1.2元/公里進行報銷。

部門主管400元/月不得超過公司核定標準，超支部分自行承

擔。

普通員工300元/月

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3.3優(yōu)化借支及費用報銷審批管理

3.3.1優(yōu)化員工借支單與費用報銷審批流程

湖南標磊物資貿(mào)易有限公司原有的審批流程過于簡單，且缺乏公司高層管

理人的審批環(huán)節(jié)，導致費用管理失控，應當完善審批流程，防范和控制資金風

險。優(yōu)化后的審批流程如下圖：

圖3報銷審批

3.3.2明確員工借支與費用報銷審批職責

湖南標磊物資貿(mào)易有限公司對原有審批職責劃分不清楚，常常由部門主管

和財務審批即可借支或報銷費用，權限過大，導致資金流動隨意。為此公司應

對員工借支單與費用報銷單的審批職責進行明確。通過明確職責更好地對部門

經(jīng)濟活動進行計劃、指揮和控制，優(yōu)化審批工作流程，強化各部門的合作與聯(lián)

系，完善內(nèi)部的管理制度。具體員工借支與費用報銷審批職責如下：

表3員工借支單與費用報銷審批職責

審批環(huán)節(jié)審批內(nèi)容責任人

填報借支單或詳細填報員工借支單或費用報銷單信息（報銷人員需將費報銷人員、證

費用報銷單信用報銷單打印出來，附上相應發(fā)票；員工借支則寫明借款明人

息緣由以及準確金額）；費用報銷除經(jīng)辦人簽字外，還應有

至少一名證明人簽字。

部門審批審批借支單或費用報銷單，核對金額、事由進行審批簽字部門經(jīng)理

財務審批審核借支單、報銷單真實性，（存在超出費用或不合理費財務經(jīng)理

用，在單據(jù)上注明），復審單據(jù)金額是否準確、事由是否

真實

總經(jīng)理審批審核借支及報銷單據(jù)，部門負責人以及財務經(jīng)理是否簽字總經(jīng)理

出納付款出納進行付款，需注意付款申請的簽批手續(xù)是否按規(guī)定流出納

程簽批完畢，檢查付款申請單上的支付方式，檢查銀行存

款余額是否足夠支付

經(jīng)辦人領款經(jīng)辦人進行借支或費用報銷領款，經(jīng)辦人和領款人需一致，經(jīng)辦人

不得代領

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3.4采用網(wǎng)絡報銷機制提高財務審核效率

湖南標磊物資貿(mào)易有限公司提出報銷時間碎片化的概念，將報銷從傳統(tǒng)的

固定時間與空間中解放?？稍诰€報銷員工借支及費用，在手機端提交報銷申請，

審批人在手機里進行審批，不受時間地點的限制。根據(jù)不同的崗位設置不同的

審批人員，制定好自動傳遞審批任務，由各個環(huán)節(jié)的負責人具體掌握自己的審

批流程，讓員工，特別是長期出差的人員在移動端就可以申請借支、費用報銷，

讓公司管理人員可隨時隨地的進行審批管理，節(jié)約報銷時間。

賬務處理環(huán)節(jié)，可采用系統(tǒng)自動化處理。以前每報銷一筆費用，會計就必

須做一筆分錄，不但工作效率低，且容易出現(xiàn)錯誤。隨著互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展，公司可

以開通與會計科目相配套的報銷管理系統(tǒng)和財務核算管理系統(tǒng)。財務核算系統(tǒng)

以及費用報銷系統(tǒng)能夠有效提高員工報銷的效率。例如員工在出差后可以第一

時間將原始憑證拍照上傳至系統(tǒng)的個人賬戶，避免丟失原始憑證?，F(xiàn)在許多手

機APP高效發(fā)展，許多財務管理系統(tǒng)可以通過手機端直接進行操作，財務人員

可以根據(jù)線上流程及審批狀況進行線上結(jié)算。利用線上報銷系統(tǒng)，財務人員還

可以對公司相關運營數(shù)據(jù)進行提煉，對管理人員所需各項運營數(shù)據(jù)也可以及時

查詢和整理。