檔案管理與文檔控制制度

檔案管理與文檔掌控制度1.規(guī)章制度的目的與適用范圍1.1目的：為確保企業(yè)檔案管理與文檔掌控工作的規(guī)范化、高效化運作，保護企業(yè)檔案與文檔的完整性、可靠性和機密性，及時供應(yīng)準(zhǔn)確的信息支持，提高工作效率和決策本領(lǐng)。1.2適用范圍：適用于公司全部部門、全體員工及與公司有業(yè)務(wù)往來的合作伙伴。2.檔案管理的組織與責(zé)任2.1檔案管理部門：公司設(shè)立檔案管理部門，負(fù)責(zé)全面統(tǒng)籌和協(xié)調(diào)公司的檔案管理工作，包含檔案的收集、整理、分類、存儲、檢索、銷毀等工作。2.2檔案管理負(fù)責(zé)人：由公司委派一名專職負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)組織和協(xié)調(diào)檔案管理工作，確保檔案管理工作的順利實施。2.3部門檔案管理員：各部門設(shè)置檔案管理員，由部門主管任命，負(fù)責(zé)本部門檔案的管理、整理、歸檔和檢索等工作。2.4檔案使用人員：公司內(nèi)部員工在使用檔案時，需嚴(yán)格遵守檔案管理制度，妥當(dāng)保管和使用檔案，并及時反饋有關(guān)檔案的增刪改查等情況。3.檔案的收集與整理3.1檔案收集范圍：涉及公司各方面業(yè)務(wù)、活動、決策的相關(guān)文件、資料、記錄等均屬于檔案的收集范圍。3.2檔案整理要求：檔案管理員應(yīng)依照規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案進行整理、清點、標(biāo)識，并制作檔案目錄。3.3檔案存儲和保管：檔案管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌檔案的存儲設(shè)施和檔案柜的配置，確保檔案的機密性和安全性，并訂立檔案存儲和保管制度。3.4檔案歸檔：檔案管理員依照檔案管理制度的規(guī)定，將整理好的檔案及時歸入相應(yīng)的檔案柜，確保檔案的有序存放。4.檔案檢索與利用4.1檔案檢索要求：檔案管理員應(yīng)依據(jù)檔案的分類目錄，依照規(guī)定的程序和要求，引導(dǎo)使用人員進行檔案檢索，并供應(yīng)相關(guān)的服務(wù)和支持。4.2檔案利用許可：使用人員在使用檔案前，需向檔案管理員提出申請及填寫使用申請表，經(jīng)批準(zhǔn)后方可使用。4.3檔案借閱與還回：使用人員在借閱檔案時，需填寫借閱登記表，并在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案。逾期未歸還或損壞檔案者，將承當(dāng)相應(yīng)的責(zé)任和賠償。4.4檔案復(fù)制與傳遞：未經(jīng)批準(zhǔn)，禁止私自復(fù)制檔案或?qū)n案傳遞給他人。需要復(fù)制或傳遞檔案的，應(yīng)遵守相關(guān)規(guī)定，并填寫檔案復(fù)制申請表。5.文檔掌控與版本管理5.1文檔掌控范圍：公司的各類內(nèi)部文件、制度、合同、報告、備忘錄等均屬于文檔掌控的范圍。5.2文檔編制與審批：全部文檔的編制和審批，應(yīng)依照公司規(guī)定的文件管理流程進行，并確保編制者和審批者的真實性和準(zhǔn)確性。5.3文檔編號與版本管理：全部文檔應(yīng)依照統(tǒng)一的編號規(guī)定進行編號，并建立文檔版本掌控制度，確保文檔的版本全都性。5.4文檔發(fā)布和下發(fā)：文檔發(fā)布前，需經(jīng)過授權(quán)人的審批，并依照規(guī)定的流程和方式下發(fā)給相關(guān)人員，確保文檔及時轉(zhuǎn)達(dá)。5.5文檔更新與廢止：對于已發(fā)布的文檔，如需更新或廢止，應(yīng)依照規(guī)定的流程和要求進行，同時及時通知相關(guān)人員有關(guān)更改內(nèi)容。6.檔案與文檔的保管與銷毀6.1檔案與文檔的保管期限：公司依照相關(guān)法律法規(guī)的要求，確定了檔案和文檔的保管期限，檔案管理員應(yīng)嚴(yán)格依照規(guī)定進行保管。6.2檔案的銷毀程序：檔案管理員應(yīng)定期對已到保管期限的檔案進行審核和銷毀，依照銷毀程序和要求進行銷毀工作，并填寫銷毀記錄。6.3銷毀審批和責(zé)任：檔案管理員需經(jīng)過授權(quán)人的審批，方可進行檔案的銷毀，并承當(dāng)相應(yīng)的銷毀責(zé)任。7.檔案管理的監(jiān)督與評估7.1檔案管理的監(jiān)督：公司建立檔案管理監(jiān)督機制，定期進行檔案管理的內(nèi)部審核和外部評估，確保檔案管理工作的規(guī)范性和有效性。7.2檔案管理的培訓(xùn)與宣傳：公司將定期開展檔案管理培訓(xùn)和宣傳工作，提高員工的檔案管理意識和本領(lǐng)。7.3檔案管理的評估與獎懲：公司建立檔案管理的績效評估機制，并依照評估結(jié)果予以相應(yīng)的嘉獎或懲罰。8.附則8.1本制度的解釋權(quán)歸公司檔案管理部門全部。8.2本制度自頒布之日起施行，如有修訂或修改，將及時通知全體員工并進行相應(yīng)的培訓(xùn)與宣傳。8.3其他未盡