湖南熙可食品有限公司存貨內(nèi)部控制制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

目錄

1公司簡介...........................................................1

2公司存貨管理現(xiàn)狀...................................................1

3公司存貨內(nèi)部控制制度存在的主要問題.................................2

3.1存貨出入庫流程不規(guī)范..........................................2

3.2存貨管理不科學(xué)................................................2

3.3采購與存貨管理聯(lián)系不夠緊密....................................3

3.4存貨管理信息化手段較弱........................................3

3.5存貨盤點(diǎn)管理制度不完善........................................3

4公司存貨內(nèi)部控制制度優(yōu)化設(shè)計(jì).......................................4

4.1優(yōu)化存貨出入庫流程............................................4

4.2對(duì)存貨實(shí)施科學(xué)的分類管理......................................5

4.3優(yōu)化公司采購流程..............................................5

4.4運(yùn)用信息化管理手段對(duì)存貨進(jìn)行管理..............................6

4.5優(yōu)化存貨盤點(diǎn)流程..............................................7

5總結(jié)...............................................................8

參考資料.............................................................9

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

湖南熙可食品有限公司存貨內(nèi)部控制制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

1公司簡介

湖南熙可食品有限公司成立于2001年1月，注冊資金100萬元。公司坐落

于美麗的蘭溪河畔。專業(yè)生產(chǎn)酒店專用原料，是湖南省農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)化龍頭企業(yè)。

公司秉承“誠信、專注、創(chuàng)新、超越”的企業(yè)精神，堅(jiān)持“好原料，好菜品”

的經(jīng)營理念。為了適應(yīng)市場快速的發(fā)展要求，2013年，公司斥資八千多萬元，

新征土地60多畝，積極導(dǎo)入HACCP及ISO22000國際食品安全管理體系，建設(shè)

了現(xiàn)代化生產(chǎn)加工廠房，引進(jìn)高科技生產(chǎn)，以更好的產(chǎn)品與服務(wù)迎接新的挑戰(zhàn)。

湖南熙可食品有限公司由總經(jīng)理、采購倉儲(chǔ)部、質(zhì)量監(jiān)督部生產(chǎn)配送部、運(yùn)營

部、財(cái)務(wù)部組成。公司部門結(jié)構(gòu)如圖1所示。

總經(jīng)理

采質(zhì)生

購量產(chǎn)財(cái)運(yùn)

倉監(jiān)配務(wù)營

儲(chǔ)督送部部

部部部

圖1公司組織結(jié)構(gòu)圖

由圖1可知，公司受總經(jīng)理也就是老板的直接管理，采購倉儲(chǔ)部有1名員

工，主要負(fù)責(zé)原材料的采買與保管，生產(chǎn)配送部負(fù)責(zé)領(lǐng)用材料并生產(chǎn)加工成米

豆腐成品并進(jìn)行真空包裝，配送至各個(gè)門店，運(yùn)營部負(fù)責(zé)各門店的招商加盟與

管理，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)款項(xiàng)的收付、會(huì)計(jì)核算及納稅申報(bào)等事項(xiàng)。

2公司存貨管理現(xiàn)狀

湖南熙可食品有限公司的存貨以食用食品為主，因此對(duì)存貨的質(zhì)量有著嚴(yán)

格的要求。一般情況下，庫存入庫前，必須經(jīng)過質(zhì)檢員檢驗(yàn)，確保數(shù)量、質(zhì)量、

規(guī)格一致，方可檢驗(yàn)入庫。倉儲(chǔ)方面，主要為存貨設(shè)立三個(gè)倉庫，即原材料倉

庫、成品倉庫、低值易耗品倉庫。每個(gè)倉庫配備一名倉管員，主要負(fù)責(zé)日常存

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湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

貨入庫、存貨發(fā)貨、進(jìn)貨數(shù)量檢驗(yàn)、單據(jù)填寫、存貨紙質(zhì)料卡臺(tái)賬登記、存貨

盤點(diǎn)等工作。湖南喜客食品有限公司采取邊生產(chǎn)邊獲取原料的制度。

公司的存貨應(yīng)管理不到位經(jīng)常發(fā)生毀損，對(duì)于存貨毀損都記入管理費(fèi)用中。

公司在2019年到2021年存貨毀損持續(xù)三年增長，管理費(fèi)用持續(xù)增加，沒有對(duì)

此重視管理，存貨占比由3%增長至4%?？梢钥闯龃尕洸少徺|(zhì)量，入庫保管到

出庫銷售存在很大的問題，導(dǎo)致公司資金虧損越來越嚴(yán)重。

3公司存貨內(nèi)部控制制度存在的主要問題

3.1存貨出入庫流程不規(guī)范

存貨是湖南熙可食品有限公司資金流較大的項(xiàng)目，流動(dòng)性很強(qiáng)。連續(xù)輸入

原材料的生產(chǎn)系統(tǒng)，使出貨和進(jìn)貨頻繁。但是，由于公司沒有制定嚴(yán)格規(guī)范的

流程，所以在這個(gè)環(huán)節(jié)存在很多管控不嚴(yán)的現(xiàn)象。在檢驗(yàn)入庫方面，質(zhì)檢人員

在對(duì)大量庫存進(jìn)行質(zhì)檢時(shí)，根據(jù)以往的經(jīng)驗(yàn)，沒有核對(duì)相關(guān)證件是否齊全，沒

有進(jìn)行嚴(yán)格的質(zhì)檢，就貿(mào)然入庫，導(dǎo)致后續(xù)出現(xiàn)問題，給公司帶來很大的損失；

在出入庫方面，因?yàn)楣具吷a(chǎn)邊提貨，提貨次數(shù)太頻繁，庫管看到領(lǐng)料單就

處理出庫，沒有核實(shí)領(lǐng)料單是否被批準(zhǔn)，經(jīng)常出現(xiàn)冒領(lǐng)和庫存丟失的情況。

3.2存貨管理不科學(xué)

湖南熙可食品有限公司隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展規(guī)模逐漸增大，生產(chǎn)廠房和生產(chǎn)線

通過擴(kuò)建后生產(chǎn)能力大增，生產(chǎn)的食品種類也越來越多，與此同時(shí)貨物的存儲(chǔ)

管理也增加了難度。存貨商品入庫時(shí)，未能及時(shí)對(duì)存貨進(jìn)行合理的管理，存貨

放置倉庫推擠，導(dǎo)致每次領(lǐng)用或者發(fā)出貨物時(shí)不便于整理和清點(diǎn)，對(duì)已在倉庫

里的存貨未能進(jìn)行及時(shí)的管理導(dǎo)致在存貨出入時(shí)忙手忙腳的出各種問題。其次，

在進(jìn)行公司產(chǎn)品存貨的存在入庫內(nèi)部儲(chǔ)存環(huán)境管理第一階段，公司不及時(shí)充分

注意公司存貨存在倉庫內(nèi)部儲(chǔ)存環(huán)境的是否發(fā)生重大改變，在潮濕的夏季炎熱

天氣不注意室內(nèi)外的通風(fēng)以及除濕，造成部分存貨受到潮濕，造成部分商品出

現(xiàn)發(fā)霉的情況，只能丟棄，還有一部分商品的包裝盒出現(xiàn)了不美觀的現(xiàn)象，公

司只能低價(jià)出售。在倉庫溫度高時(shí)，沒有及時(shí)的迅速調(diào)整商品倉庫的保存溫度，

導(dǎo)致一些需要特殊保溫條件的優(yōu)質(zhì)商品在倉庫溫度偏高的時(shí)候倉庫中就出現(xiàn)了

容易融化和迅速變質(zhì)的異常情況，同時(shí)也沒有及時(shí)的迅速處理這些容易融化和

迅速變質(zhì)的商品存貨，對(duì)其他儲(chǔ)備在一起的商品造成了污染，導(dǎo)致了存貨的盤

虧。

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湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

3.3采購與存貨管理聯(lián)系不夠緊密

湖南熙可食品有限公司公司對(duì)客戶采購產(chǎn)品存貨時(shí)，沒有明確規(guī)定產(chǎn)品使

用管理部門必須先交貨再申請(qǐng)采購計(jì)劃，在實(shí)際操作時(shí)，使用管理部門并沒有

按照申請(qǐng)計(jì)劃進(jìn)行采購，而是根據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)和經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行庫存采購。有時(shí)候在

存貨不夠時(shí)才可以進(jìn)行存貨申購，但由于采購時(shí)間的因素限制，公司往往無法

進(jìn)行科學(xué)的準(zhǔn)確計(jì)算和得出產(chǎn)品存貨量的數(shù)量和采購金額，導(dǎo)致公司采購的產(chǎn)

品存貨方式會(huì)不斷出現(xiàn)多樣化的情況，但也有時(shí)候公司會(huì)選擇采取不斷的存貨

采購因而儲(chǔ)備好的存貨可以使其在產(chǎn)品生產(chǎn)經(jīng)營過程中通常不會(huì)發(fā)生中斷，最

后就會(huì)導(dǎo)致產(chǎn)品存貨大量擠壓產(chǎn)能過剩，產(chǎn)品進(jìn)入生產(chǎn)這一階段的存貨成本也

就隨之增加了，進(jìn)而導(dǎo)致公司賬面上可支配資金的減少，存貨增加造成產(chǎn)品的

生產(chǎn)不平衡。公司采購流程負(fù)責(zé)人對(duì)庫存周轉(zhuǎn)速度、庫存盤點(diǎn)等認(rèn)識(shí)不清晰，

容易造成庫存積壓過多或庫存不足缺貨。

3.4存貨管理信息化手段較弱

目前湖南熙可食品有限公司還是通過原始的手工記賬方式，來進(jìn)行入、出

庫記錄、盤點(diǎn)、計(jì)量核對(duì)、發(fā)貨等流程，沒有引入信息化管理手段，這樣陳舊

的管理方法使公司的進(jìn)銷存不能達(dá)到應(yīng)有的效率，拖慢了各項(xiàng)工作的時(shí)間，從

而使得庫房對(duì)于人力的需求量大于所配置的人力，因此增加了庫存成本。

3.5存貨盤點(diǎn)管理制度不完善

公司進(jìn)行存貨盤點(diǎn)對(duì)于湖南熙可食品有限公司來說是一項(xiàng)非常重要的工作

任務(wù)，存貨盤點(diǎn)過程中因?yàn)閺?fù)雜的物品信息和龐大的商品數(shù)量，公司存貨管理

人員時(shí)覺得力不從心，崗位人員流動(dòng)很性大，公司的盤點(diǎn)工作一直無法得到提

升。另外由于盤點(diǎn)分工不夠明確，沒有設(shè)定具體的獎(jiǎng)懲措施，無法帶動(dòng)員工積

極性，公司雖然設(shè)立了員工培訓(xùn)師，但是培訓(xùn)人員自身對(duì)盤點(diǎn)的理解完全不夠，

經(jīng)常需要依賴傳統(tǒng)程序進(jìn)行培訓(xùn)。由于盤點(diǎn)人員缺乏責(zé)任心，盤點(diǎn)效率低，差

錯(cuò)率高，導(dǎo)致盤點(diǎn)結(jié)果與實(shí)際存在較大差異。實(shí)盤后，雖然記錄了庫存數(shù)量等

信息，但并沒有重新下單，因此在盤點(diǎn)過程中出現(xiàn)了很多錯(cuò)誤，導(dǎo)致未能及時(shí)

發(fā)現(xiàn)貨物入庫過程中的問題倉庫，無法及時(shí)做出相應(yīng)的反應(yīng)。措施，使貨物損

壞經(jīng)常發(fā)生。

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4公司存貨內(nèi)部控制制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

4.1優(yōu)化存貨出入庫流程

湖南熙可食品有限公司在對(duì)存貨管理的過程中，入庫、出庫環(huán)節(jié)是非常關(guān)

鍵的控制點(diǎn)，為嚴(yán)格規(guī)范出入庫執(zhí)行程序，解決因出入庫流程不規(guī)范導(dǎo)致人員

造假或虛假清關(guān)造成庫存損失的問題，對(duì)公司出入庫流程進(jìn)行了優(yōu)化。入庫時(shí)，

由采購部在收到貨物到達(dá)的消息后，檢查是否一致，然后將貨物送到質(zhì)檢部進(jìn)

行貨物質(zhì)檢，對(duì)數(shù)量、規(guī)格進(jìn)行復(fù)核，質(zhì)檢員檢查無誤后將貨物轉(zhuǎn)至倉儲(chǔ)部，

在檢查單據(jù)齊全后，辦理入庫，存放貨物，進(jìn)行登記。出庫時(shí)，倉儲(chǔ)部對(duì)領(lǐng)料

單進(jìn)行審批，生產(chǎn)部以及銷售部對(duì)領(lǐng)料單進(jìn)行檢查更正，在主管人員簽字蓋章

后，由倉儲(chǔ)部清點(diǎn)數(shù)量、規(guī)格，辦理出庫，并進(jìn)行存貨發(fā)出記錄，最后由生產(chǎn)

部以及銷售部復(fù)核數(shù)量，確認(rèn)領(lǐng)用。

復(fù)核數(shù)量、規(guī)

外購貨物到達(dá)

格、檢查質(zhì)量

采購部質(zhì)檢部倉儲(chǔ)部

簽字、轉(zhuǎn)至倉儲(chǔ)

檢查是否一致

部

生產(chǎn)主管確認(rèn)、檢查單據(jù)是否齊

簽字蓋章

生產(chǎn)部質(zhì)檢部全倉儲(chǔ)部

檢查數(shù)量、規(guī)格辦理入庫、相關(guān)

是否與工單一致人員簽字

圖2入庫流程優(yōu)化圖

檢查領(lǐng)料單審批

是否嚴(yán)格生產(chǎn)部

倉儲(chǔ)部檢查、更正領(lǐng)料復(fù)核數(shù)量

單確認(rèn)發(fā)貨

清點(diǎn)數(shù)量、規(guī)

銷售部

格，辦理出庫

圖3出庫流程圖

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4.2對(duì)存貨實(shí)施科學(xué)的分類管理

將公司的存貨劃分為A、B、C三類，分別進(jìn)行不同程度上的管理，A類存

貨只占全部存貨的10%，資金金額為70%，我們就可以進(jìn)行重點(diǎn)管理，B類存

貨為一般存貨，我們進(jìn)行日常管理，占總存貨的20%，資金占20%，而C產(chǎn)品

占總存貨的70%，資金占10%可以進(jìn)行一般管理。倉庫要合理規(guī)范的保持好衛(wèi)

生，做好各項(xiàng)清潔，注意防潮通風(fēng)，控制好倉庫溫度，保持干燥。貨物的擺放

遵循好常溫貨物分類存放，需低溫保存的貨物也要提供相應(yīng)的條件，同時(shí)對(duì)每

批入庫或者在庫的貨物在臺(tái)賬中登記好該批貨物的進(jìn)貨日期和生產(chǎn)批次，便于

后期領(lǐng)用。倉庫2022年5月28日入庫的臺(tái)賬登記如表2所示。

表2倉庫貨物臺(tái)賬登記表

進(jìn)貨日期名稱單價(jià)（元）數(shù)量總價(jià)（元）生產(chǎn)批次分類

2022.5.28臘肉50100005000002022.2.9A

2022.5.28外婆菜15200003000002022.5.20A

2022.5.28辣椒15200003000002022.3.31A

2022.5.28素羊排230000600002022.5.20B

2022.5.28臭豆腐230000600002022.5.20B

2022.5.28紅燒素肉230000600002022.5.20B

2022.5.28韓式素肉230000600002022.5.20B

2022.5.28黑椒素牛柳11000001000002022.5.20C

2022.5.28尖椒刀削面11000001000002022.5.20C

2022.5.28蒜香素排骨11000001000002022.5.20C

2022.5.28麥風(fēng)辣條11000001000002022.5.20C

4.3優(yōu)化公司采購流程

當(dāng)前湖南熙可食品有限公司在商品的進(jìn)、銷、存管理方面很多還是實(shí)用人

工記賬薄的方式進(jìn)行記賬，信息處理效率較慢，容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。因此引入一套

進(jìn)銷存貨管理系統(tǒng)和OA辦公系統(tǒng)，可以更好的服務(wù)公司，提高公司各部門的業(yè)

務(wù)處理效率，減少不必要的人工崗位，從而提高工作效率，同時(shí)可以為公司節(jié)

省運(yùn)營成本。湖南熙可食品有限公司在采購流程上存在訂單采購審核不夠嚴(yán)格，

對(duì)庫存盤點(diǎn)數(shù)量不夠準(zhǔn)確導(dǎo)致采購數(shù)量出現(xiàn)偏差，缺少內(nèi)部設(shè)計(jì)等問題。

首先，采購部門要嚴(yán)格審核采購單，按單采購。為避免采購不足或采購過

多，采購部門應(yīng)根據(jù)公司的實(shí)際生產(chǎn)情況和銷售訂單進(jìn)行采購。公司根據(jù)各部

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湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

門的實(shí)際需要，嚴(yán)格審核、協(xié)商，最終簽訂合同。采購過程中嚴(yán)格按照順序采

購。以免出現(xiàn)多買少浪費(fèi)的情況。其次，公司要定期對(duì)所有存貨進(jìn)行盤點(diǎn)，了

解公司原材料的使用情況、產(chǎn)品的銷售情況、材料損毀情況。定期盤點(diǎn)可以避

免采購過多和不足。便于公司快速采取止損措施，從而提高公司庫存管理水平。

最后，公司應(yīng)建立健全內(nèi)部審計(jì)制度，可設(shè)立相關(guān)審計(jì)部門履行內(nèi)部審計(jì)職能。

這樣，公司管理層就可以從審計(jì)師出具的報(bào)告中了解到存貨部門的報(bào)告數(shù)據(jù)是

否真實(shí)，采購價(jià)格和質(zhì)量是否合格，相應(yīng)的合同手續(xù)是否完備。可有效避免因

一人身兼數(shù)職而導(dǎo)致的徇私舞弊事件。

符合生產(chǎn)狀況、銷

根據(jù)訂單采購

審核采購訂單售狀況

按照采購訂單簽訂采購合同嚴(yán)格審查、協(xié)商

原料使用、產(chǎn)品銷

完善存貨管理

售、物料損毀定期盤點(diǎn)庫存

審核報(bào)表數(shù)據(jù)、合

發(fā)揮審計(jì)職能

完善內(nèi)部審計(jì)同手續(xù)

圖4公司采購流程

4.4運(yùn)用信息化管理手段對(duì)存貨進(jìn)行管理

為了讓公司管理者及時(shí)了解庫存信息，提高庫存信息安全，促進(jìn)各部門之

間的信息共享，需要建立高效的庫存信息平臺(tái)，不斷提高公司庫存管理效率。

通過建立庫存信息平臺(tái)，公司可以聘請(qǐng)專業(yè)團(tuán)隊(duì)，以專業(yè)技術(shù)知識(shí)為指導(dǎo)，不

斷提高員工庫存信息的利用水平。讓公司的庫存信息更高效的傳遞和更新，節(jié)

省公司的信息傳遞成本?？偨Y(jié)市場信息的變化，隨時(shí)調(diào)整公司庫存，及時(shí)動(dòng)態(tài)

更新修改公司最新的庫存管理法規(guī)和政策。公司還需要不斷分析公司相關(guān)系統(tǒng)

存在的漏洞，及時(shí)將信息上傳到庫存信息平臺(tái)，提醒公司員工，降低公司發(fā)生

類似事件的風(fēng)險(xiǎn)。建設(shè)庫存信息平臺(tái)，努力運(yùn)用先進(jìn)科學(xué)技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息化管理。

庫存信息可以貫穿采購、加工生產(chǎn)、成品出庫的全過程，避免人為失誤，完善

庫存管理，合理優(yōu)化庫存配置。

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湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

聘請(qǐng)專業(yè)團(tuán)隊(duì)

專業(yè)技術(shù)知識(shí)指導(dǎo)

匯總市場信息變化

調(diào)整公司存貨數(shù)量

分析公司制度漏洞

提高管理水平

節(jié)約信息傳遞成本

及時(shí)上傳信息

構(gòu)建存貨信息平臺(tái)

圖5信息管理平臺(tái)構(gòu)建流程和功能

4.5優(yōu)化存貨盤點(diǎn)流程

湖南熙可食品有限公司當(dāng)前存貨盤點(diǎn)流程存在不規(guī)范性，商品的盤點(diǎn)是指

對(duì)商品實(shí)有的庫存數(shù)量及其金額進(jìn)行全部或部分清點(diǎn)，從而使公司能夠真正掌

握期間貨物的基本情況，從而改進(jìn)和加強(qiáng)管理。湖南熙可食品有限公司優(yōu)化存

貨盤點(diǎn)侯的過程可分為三個(gè)部分，上市前準(zhǔn)備、盤點(diǎn)過程和上市后工作。優(yōu)化

后的存貨盤點(diǎn)流程如下圖：

確認(rèn)盤點(diǎn)地方

盤前準(zhǔn)備