進貨查驗記錄和索證索票制度模版（2篇）

進貨查驗記錄和索證索票制度模版企業(yè)進貨查驗與索證索票管理規(guī)程旨在確立采購環(huán)節(jié)的合規(guī)性、準確性及效率性，為各部門員工提供明確的工作指導。本規(guī)程適用于涉及采購、財務、倉儲等崗位的工作人員。一、制度要求1.進貨查驗記錄進貨查驗記錄涉及對到貨商品的詳細檢查及資料核對，確保貨物信息準確無誤。記錄內容應完整包括商品名稱、數(shù)量、質量標準、規(guī)格型號、發(fā)票編號等關鍵信息。記錄應在貨物抵達后立即完成，并由經手人簽字確認，保證資料的實時性與可靠性。進貨查驗記錄需保存至少一年，以備查驗。2.索證索票制度該制度要求在采購流程中，供應商需提供合法的證明文件和票據(jù)，以驗證貨物來源的合法性與真實性。采購部門在與供應商溝通時，必須明確要求對方提供包括營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、進貨發(fā)票在內的相關文件。貨物到達后，采購部門需核對文件與貨物，確保信息一致。如文件或票據(jù)存在問題，應立即與供應商聯(lián)系，進行確認與更正。二、責任義務1.采購部門負責對供應商資質進行嚴格審查，確保所用供應商的合法合規(guī)。必須及時獲取并核實供應商提供的證明文件和票據(jù)。向財務部門報告查驗記錄和索證結果，支持財務部門的結算和核算工作。2.財務部門負責收集和整理采購部門提供的查驗記錄及索證結果。保證記錄和報告的準確性與完整性。必須長期保存這些記錄，時間不少于三年。3.倉儲部門根據(jù)采購部門要求，準確記錄并妥善保管相關貨物及單證。加強貨物保管，保障貨物安全。與財務部門緊密合作，及時提供所需的查驗記錄和單證。三、制度執(zhí)行1.企業(yè)高層必須推廣該規(guī)程，并確保所有員工理解且遵守規(guī)程中的各項規(guī)定。2.相關部門需建立完善的工作機制和操作流程，以便規(guī)程的有效實施。3.高層應定期評估和審查該規(guī)程，并根據(jù)需要進行修訂。4.員工如有違反規(guī)程的行為，應受到相應的紀律處分，如扣除獎金、崗位調整等。四、附則本規(guī)程一經制定即刻生效，適用于公司所有采購業(yè)務的進貨查驗和索證索票工作。進貨查驗記錄和索證索票制度模版（二）為了加強企業(yè)進貨管理流程，保障企業(yè)財產安全，提升管理效率，特此推出進貨查驗記錄以及索證索票制度。該制度適用于所有企業(yè)的進貨活動，具體制度范本如下：一、進貨查驗記錄本記錄旨在確保每次進貨的準確性與完整性，具體內容包括：1.日期：記錄每次進貨的具體日期。2.進貨單號：記錄對應每次進貨的單號，方便后續(xù)的核查與跟蹤。3.供應商信息：記錄供應商的名稱、地址及聯(lián)系方式。4.進貨物品清單：詳列每次進貨的物品名稱、規(guī)格、數(shù)量和金額等信息。5.查驗人員：記錄執(zhí)行進貨查驗的人員姓名。6.查驗情況：記錄進貨物品查驗的結果，包括物品是否完好無損、數(shù)量是否與單據(jù)一致等信息。7.備注：對進貨過程中出現(xiàn)的特殊情況予以備注，例如貨品損壞、數(shù)量不足等情況。二、索證索票制度為確保進貨過程的合規(guī)性與規(guī)范性，每次進貨后都將執(zhí)行索證索票制度，具體包括：1.索證索票人員：記錄執(zhí)行索證索票的人員姓名。2.進貨單號：記錄對應每次進貨的單號。3.所需證件和票據(jù)：列出進行索證索票所需的證件和票據(jù)，如進貨單、發(fā)票、運輸文件等。4.索證索票情況：記錄索證索票的結果，確認是否已收集齊全所需的證件和票據(jù)。5.備注：對索證索票過程中出現(xiàn)的特殊情況予以備注，例如索取到的證件和票據(jù)有誤、缺失等情況。三、制度執(zhí)行要求1.進貨查驗記錄與索證索票制度由指定專人負責執(zhí)行，確保每次進貨均能得到妥善記錄與索證索票。2.查驗人員須接受專業(yè)培訓，掌握進貨物品查驗的關鍵要點與流程。3.索證索票人員需展現(xiàn)嚴謹認真的工作態(tài)度，確保所有必要的證件和票據(jù)被正確獲取。4.進貨查驗記錄與索證索票結果應及時