金華市華麗制造有限公司采購與付款內(nèi)部控制制度優(yōu)化設(shè)計

目錄

1公司簡介..........................................................1

2公司采購與付款內(nèi)部控制制度現(xiàn)狀....................................1

3公司采購與付款內(nèi)部控制制度存在的問題..............................2

3.1采購計劃和采購量不合理........................................2

3.2采購合同簽訂與管理問題........................................2

3.3采購驗收不嚴謹................................................3

3.4采購付款審批不合理............................................3

4公司采購與付款內(nèi)部控制制度優(yōu)化設(shè)計................................3

4.1采購計劃和采購量不合理優(yōu)化設(shè)計................................3

4.1.1采購計劃優(yōu)化設(shè)計..........................................3

4.1.2實行安全庫存與最低庫存考核制度............................4

4.2采購合同簽訂和管理優(yōu)化設(shè)計....................................4

4.2.1優(yōu)化合同簽訂及審批流程....................................4

4.2.2建立合同信息化管理系統(tǒng)....................................5

4.3采購驗收環(huán)節(jié)優(yōu)化設(shè)計..........................................5

4.3.1加強對供應(yīng)商的管理和考核..................................5

4.3.2建立第三方驗收和抽驗機制..................................6

4.4采購付款審批流程優(yōu)化設(shè)計......................................6

4.4.1優(yōu)化付款審批流程..........................................6

4.4.2優(yōu)化企業(yè)對賬機制..........................................7

5設(shè)計效果及小結(jié)....................................................7

參考資料............................................................8

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計

金華市華麗制造有限公司采購與付款內(nèi)部控制制度

優(yōu)化設(shè)計

1公司簡介

金華市華麗制造有限公司創(chuàng)立于1999年，注冊資本5000萬元人民幣，是

一家集創(chuàng)新、制造和銷售為一體的大規(guī)模電動工具生產(chǎn)企業(yè)。當(dāng)前擁有角磨

機、云石機、電鉆、鋼材機、電錘、電鎬、電圓鋸、鋸鋁機等八大主產(chǎn)品及園

林，鋰電系產(chǎn)品，形成了國內(nèi)業(yè)務(wù)銷售的WOLLY華麗、新牌、雷威三大品牌和

國際業(yè)務(wù)銷售的KANO品牌。公司自2019年起每年投入資金3000萬元以上，截

止2021年累計持續(xù)投入1.2億以上用于企業(yè)研發(fā)和重大技改投入；在2019年

通過浙江制造驗收，開展卓越績效管理模式，年產(chǎn)能突破600萬臺；2021年產(chǎn)

能突破800萬臺。公司的組織結(jié)構(gòu)如圖1所示

總經(jīng)理

總經(jīng)理助理

市場營銷部財務(wù)部技術(shù)部采購部物資部人力行政部生產(chǎn)部

銷售部生產(chǎn)車間

客戶服務(wù)部金工車間

圖1公司組織結(jié)構(gòu)

2公司采購與付款內(nèi)部控制制度現(xiàn)狀

公司的采購與付款內(nèi)部控制制度，是根據(jù)其自身的發(fā)展制定的，將公司采

購業(yè)務(wù)流程規(guī)范化。到目前，公司運行的《內(nèi)控制度守則》中一共包含了九項

管理制度，其中有物資采購管理制度（見表1）。

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表1公司現(xiàn)有采購與付款制度

制度名稱內(nèi)容概述起草部門

《物資采購管理準(zhǔn)則》規(guī)定了物資采購的大章及程序。物資部

《存貨管理方案》概括了存貨采購的流程及管理細則。物資部

《產(chǎn)品集中購買管理方案》規(guī)定了產(chǎn)品實際購買工作的要求。采購部

《物資購買問價比價管理方案》規(guī)定了公司問價比價采購的管理方法。物資部

《物資采購清正廉潔從業(yè)要求》規(guī)定了物資采購人員的管理責(zé)任和的物資部

廉政從業(yè)要求。

《采購管理方法》規(guī)定了采購相關(guān)要求。采購部

《規(guī)格型號物資供應(yīng)商治理方規(guī)定了規(guī)格型號物資供應(yīng)商治理方面物資部

法》的要求和程序。

《生產(chǎn)重要物資集中購買準(zhǔn)則》規(guī)定了生產(chǎn)重要物資采購工作的步驟物資部

和要求。

《采購成本核算》規(guī)定了物資采購成本的核算方法及流財務(wù)部

程要求。

3公司采購與付款內(nèi)部控制制度存在的問題

3.1采購計劃和采購量不合理

物資采購計劃的制定與完善，牽扯到企業(yè)生產(chǎn)過程中的各個方面，它是通

過對本企業(yè)所有部門過去生產(chǎn)經(jīng)營所需物資數(shù)據(jù)的匯總整理，并結(jié)合企業(yè)當(dāng)前

的庫存情況，來制定的本企業(yè)的物資采購計劃。在采購計劃的制定過程中可能

存在物資采購計劃缺乏準(zhǔn)確性和真實性以及物資使用審批機制缺失和計劃不合

理的問題。

公司采購物資的數(shù)量主要依賴于采購員和倉庫管理員的經(jīng)驗判斷，沒有做

具體的采購計劃，超采就會導(dǎo)致庫存積壓。而且在備貨時，采購員沒有考慮到

車間的完工程度和一般領(lǐng)用周期，僅僅是為了減少采購頻次，降低裝卸費用等

考慮。有時候備貨量甚至超過了一年的用量，這就造成了實際領(lǐng)用量遠遠小于

采購量，導(dǎo)致庫存量過高。

3.2采購合同簽訂與管理問題

根據(jù)公司的采購合同訂立與審批制度可知，采購合同的訂立需要許多部門

的配合，審批流程比較復(fù)雜。在實際執(zhí)行過程中，金華市華麗電器制造有限公

司存在多個部門相互推責(zé)的現(xiàn)象，大大降低了工作效率。

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其次，合同的歸檔比較混亂。公司并沒有專門人員對合同進行歸檔管理，

導(dǎo)致采購合同歸置雜亂，當(dāng)有關(guān)人員需要借用合同時，由于部門人員的不重

視，出現(xiàn)了隨意出借并沒有登記在冊的情形。

3.3采購驗收不嚴謹

由于公司的采購具有一定的局限性，相關(guān)人員只有在生產(chǎn)過程中缺少供給

時，才會緊急地進行供應(yīng)商的選擇，所以經(jīng)常會因為資金、時間問題找不到適

當(dāng)?shù)墓?yīng)商。由于供應(yīng)商管理雜亂，導(dǎo)致采購的物資在出品率、缺陷率、及時

性方面會出現(xiàn)問題，給企業(yè)生產(chǎn)造成不良影響。

采購驗收過程中也容易遇到公司材料驗收入庫把關(guān)不嚴格的問題。公司的

采購與付款相關(guān)內(nèi)部控制制度中，沒有明確在驗收過程中相關(guān)負責(zé)人的責(zé)任，

導(dǎo)致收到貨物不能及時驗收；有事訂單與驗收數(shù)量不符合時，沒有及時上報；

原材料驗收入庫時抽檢比較敷衍。

3.4采購付款審批不合理

采購員將發(fā)票交付財務(wù)部門后，財務(wù)在入賬的時候只能在系統(tǒng)里面檢查到

倉庫是否有貨，對于收貨數(shù)量以及單位能否和發(fā)票相符合，甚至對材料的使用

狀況、實際施工時是否有不符合標(biāo)準(zhǔn)的材料出現(xiàn)，財務(wù)都是沒有辦法核實并且

跟蹤的，而生產(chǎn)部門以及庫管員也未能及時匯報，基本都會直接付款，倘若發(fā)

生了材料不符合標(biāo)準(zhǔn)從而延誤加工進程，將會產(chǎn)生很多不必要的損失。

財務(wù)部門未能與供應(yīng)商定期去核對貨款，很容易出現(xiàn)重復(fù)付款、到了賬期

未付款等問題?；旧现挥性谑聞?wù)所審計的時候，才會和供應(yīng)商核對往來款

項，但是絕大多數(shù)時候?qū)ω攧?wù)并沒有足夠重視。存在一些供應(yīng)商，采購合同付

款周期、付款方設(shè)定不合理，在公司資金沒有完全回籠時可能就要支付采購貨

款，這些情況都有可能影響公司的合理運營。

4公司采購與付款內(nèi)部控制制度優(yōu)化設(shè)計

4.1采購計劃和采購量不合理優(yōu)化設(shè)計

4.1.1采購計劃優(yōu)化設(shè)計

采購計劃作為采購管理中的第一個步驟，它的準(zhǔn)確性直接影響著采購工作

的進行，為了保障采購部能夠正常進行采購活動，必須制定良好的采購計劃。

采購人員在制定采購計劃時要考慮計劃的合理性，既要避免大量采購造成庫存

積壓帶來的資源浪費，也要防止漏采影響公司的正常生產(chǎn)運營。為了改善這個

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問題，對公司編制采購計劃的流程進行了優(yōu)化，主要是需求部門分析采購需求

并按實際需要上報采購量，庫管員對現(xiàn)有庫存進行分析為采購員編制采購計劃

提供依據(jù)，采購計劃按照嚴格的授權(quán)審批程序才得以執(zhí)行。優(yōu)化后的流程圖如

下圖2所示：

需求部門編

采購部門匯總

制請購計劃采購計劃審批采購計劃執(zhí)行

編制采購計劃

表

圖2采購計劃審批流程圖

公司可以將采購計劃作為各個部門績效評定的參考依據(jù)。每月月初對上月

采購計劃，實際入庫量，各個部門領(lǐng)用量的全過程進行監(jiān)測評價，對采購計劃

是否虛高、物資采購員是否經(jīng)驗性多采，供應(yīng)商交貨期過長，實際領(lǐng)用出庫不

足等等進行分析評價，建立采購領(lǐng)用指標(biāo)，納入部門考核，實行制度化約束。

4.1.2實行安全庫存與最低庫存考核制度

安全庫存是為了保障日常工作的運行和搶險搶修以及常規(guī)類工程的正常開

展，防止停工這種情況的出現(xiàn)，以免給公司運行帶來不必要的麻煩。最低庫存

是指存貨在公司倉庫中應(yīng)該保存的最小數(shù)量，低于此數(shù)量就有可能形成物資短

缺，影響企業(yè)正常生產(chǎn)。對于安全庫存的管理一定不能靜態(tài)化，公司可以使訂

貨數(shù)量大概符合需求數(shù)量，縮短訂貨期，降低供應(yīng)的不確定性和改善需求預(yù)測

來實行有效的安全庫存。最低庫存管理是各業(yè)務(wù)部門充分分析，根據(jù)每月的消

耗領(lǐng)用情況，對各個生產(chǎn)車間等下屬部門設(shè)置最低庫存限額以此來保障企業(yè)的

正常運行。

4.2采購合同簽訂和管理優(yōu)化設(shè)計

4.2.1優(yōu)化合同簽訂及審批流程

金華市華麗制造有限公司應(yīng)從合同的簽訂到審批進行相應(yīng)的優(yōu)化，以避免

執(zhí)行過程中出現(xiàn)漏洞和控制不到位的情況。采購合同從制定到定稿，應(yīng)由公司

不同業(yè)務(wù)部門簽字和審核，首先需要合同申請人在發(fā)起部門起草合同然后進行

會簽，達成一致意見時確定合同初稿并送到財務(wù)部進行審核，工作人員審核無

誤后有關(guān)職能部門進行打印、蓋章等，最后拿去檔案管理部門歸檔，具體優(yōu)化

流程如下圖3所示：

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發(fā)起會簽確認法務(wù)審批歸檔

申請形成統(tǒng)

會簽審核

人起一意見審批

部門相關(guān)歸檔

草合合同定蓋章

評審條款

同稿

圖3合同簽訂審批流程

4.2.2建立合同信息化管理系統(tǒng)

在簽訂合同后，合同原件要交由專業(yè)人員統(tǒng)一保管，合同主管部門留存，

有關(guān)職員對合同做好記錄工作，堅決不能隨意外借合同以防合同的丟失，追蹤

采購合同的后續(xù)工作也要做好。利用互聯(lián)網(wǎng)信息管理系統(tǒng)，對合同管理進行統(tǒng)

一在線注冊，形成"采購合同臺賬"。如果有關(guān)人員要翻閱合同，要嚴格執(zhí)行合

同審批程序，按照所持權(quán)限進行網(wǎng)上查閱。實時追蹤合同履行情況，包括合同

開始和截止日期、購買數(shù)量、型號規(guī)格、支付方式、到貨日期等。如果發(fā)現(xiàn)任

何異常，要及時向部門負責(zé)人報告，詳細記錄，保證可以追蹤。最后，各部門

負責(zé)人要做好對相關(guān)員工的監(jiān)督工作，在簽訂合同中因為員工過失造成的損

失，要采取批評或扣除提成等相應(yīng)的處罰措施。

4.3采購驗收環(huán)節(jié)優(yōu)化設(shè)計

4.3.1加強對供應(yīng)商的管理和考核

隨著經(jīng)濟全球化進程的加快，傳統(tǒng)供應(yīng)商管理模式正在發(fā)生變化：供應(yīng)商

考核和評價正成為集團公司管理中的重要一環(huán)。完善的供應(yīng)商管理質(zhì)量體系是

供應(yīng)商管理質(zhì)量保證的基礎(chǔ)，只有加強供應(yīng)商的管理和考核，質(zhì)量才有根本的

保障。如何加強對供應(yīng)商的質(zhì)量控制、管理與考核，建立互利共贏的合作關(guān)系

已經(jīng)成為企業(yè)必須認真面對的問題。為了確保供應(yīng)商選擇、評價和再評價的公

正性、科學(xué)性、客觀性，要加強對供應(yīng)商的管理與評估，使其提供的產(chǎn)品質(zhì)量

及服務(wù)符合我司要求，促進我司的產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)穩(wěn)步提高。按供應(yīng)商提供的

產(chǎn)品對公司的重要程度，可將供應(yīng)商分為Ⅰ類供應(yīng)商、Ⅱ類供應(yīng)商、Ⅲ類供應(yīng)

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商。如下表2所示：

表2供應(yīng)商分類表

供應(yīng)商類別分類標(biāo)準(zhǔn)

Ⅰ類供應(yīng)商指提供對我公司產(chǎn)品的安全性、穩(wěn)定性有重要影響的供應(yīng)商（即提

供重要零部件和重要存貨的供應(yīng)商）

Ⅱ類供應(yīng)商指提供對我公司產(chǎn)品性能和結(jié)構(gòu)有重要影響的供應(yīng)商（即提供高壓

緊固件、傳送機等生產(chǎn)工具的供應(yīng)商）

Ⅲ類供應(yīng)商指除Ⅰ、Ⅱ類供應(yīng)商以外的普通供應(yīng)商

實行供應(yīng)商分類的目的是確保他們可以給公司提供最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)和及時的

貨源，以最低的成本獲得最好的產(chǎn)品。對于不同類別的供應(yīng)商，在選擇時，要

把管理資源放在回報最高的地方，應(yīng)遵循低價格、重合同、高質(zhì)量、守信用、

就近原則。對重要供應(yīng)商，可以投入大量的時間進行管理，這類供應(yīng)商提供的

產(chǎn)品是企業(yè)的主要物資。另外，采購部門和其他相關(guān)部門必須保證每個零部件

都應(yīng)具有兩家及兩家以上的穩(wěn)定供應(yīng)商，以保證長遠穩(wěn)定的供貨。

4.3.2建立第三方驗收和抽驗機制

對于重要的貨物可以委托質(zhì)監(jiān)檢驗所進行檢查、核驗、綜合評價,并公正

地做出采購驗收結(jié)論，對于驗收不合格的產(chǎn)品予以退回?；蛘咭部晌械谌?/p>

有信譽、有實力、有威望的中介去履約驗收,以中介做出的采購驗收結(jié)論作為

驗收的依據(jù)。此做法已在個別地區(qū)開展,采購驗收質(zhì)量取得了明顯提升,保證

了采購的質(zhì)量。

對于一定額度之下的貨物類別項目,由采購人親自組織驗收,可以每年確

定一定的比例委托第三方機構(gòu)進行抽查核驗，監(jiān)管部門再對第三方機構(gòu)定期考

核查驗。

4.4采購付款審批流程優(yōu)化設(shè)計

4.4.1優(yōu)化付款審批流程

金華市華麗制造有限公司應(yīng)優(yōu)化采購付款審批流程，避免因?qū)徟h(huán)節(jié)的不

嚴謹造成資金損失或是影響與供應(yīng)商的關(guān)系。首先，對經(jīng)常不審、審批慢的環(huán)

節(jié)，考慮取消，對串行流程考慮并行。按不同審批內(nèi)容、金額分類，比如某些

特定的內(nèi)容、高于特定金額才需要高層審批。設(shè)置窗口期，集中申報、集中審

批，解決流程散發(fā)，審批過于低頻的問題。針對優(yōu)化后的付款環(huán)節(jié)流程，公司

可以按照表3執(zhí)行該流程。

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表3采購付款審批流程表

流程步驟工作內(nèi)容流程責(zé)任人

1.付款申請采購員收到發(fā)票之后，先與供應(yīng)商對賬核對金額，采購員

再核對發(fā)票內(nèi)容，核對無誤后提交付款申請單。

2.付款審批首先由采購部主任進行審批，然后由財務(wù)相關(guān)人員采購部主任、財務(wù)相

核對完該往來，核實物料實際情況，再由財務(wù)部主關(guān)人員、財務(wù)部主任、

任、主管領(lǐng)導(dǎo)審批，最后由總經(jīng)理審批（以上任意財務(wù)部主管、總經(jīng)理

環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題則返回給采購員修改）

3.執(zhí)行付款審批流程結(jié)束后，由財務(wù)核對相關(guān)原始單據(jù)再次核財務(wù)